Can thiệp quá nhiều vào công việc

Một thói quen xấu rất phổ biến của người lãnh đạo là can thiệp quá nhiều vào công việc. Thực tế, đây chính là một biểu hiện khác của hành vi khát khao chiến thắng bằng mọi giá – đặc biệt thường thấy ở những người đã đạt đến thành công nhất định trên con đường sự nghiệp. Tuy đôi lúc chúng ta cần phải đưa ra ý kiến cá nhân, nhưng việc cố gắng đóng góp quá mức sẽ gây ra những hệ lụy khiến ta không ngờ tới.

Nội dung

Thế nào là can thiệp quá nhiều vào công việc?

Nhìn chung, người lãnh đạo đang phạm phải hành vi can thiệp quá nhiều – khi họ mong muốn đóng góp ý kiến cá nhân vào tất cả mọi cuộc thảo luận tại công sở. Trong mọi tình huống, họ luôn muốn đưa ra câu trả lời cho những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.

Nhân viên của bạn đang cần xác định mục tiêu phát triển? Đây là một số ý tưởng mà họ nên thực hiện.

Họ không biết phải hành động bước tiếp theo như thế nào cho một dự án hiện tại? Bạn có một số ý kiến mà họ nên cân nhắc.

Trong suy nghĩ của nhiều nhà lãnh đạo, công việc chính của họ – với tư cách người quản lý – là làm cho cuộc sống của các thành viên trong đội nhóm trở nên dễ dàng hơn, bằng cách loại bỏ các trở ngại, giải quyết vấn đề và xác định phương hướng hành động chung. Mỗi khi ai đó tiếp cận họ với một câu hỏi hoặc vấn đề, ý nghĩ ngay lập tức trong đầu họ là “Được rồi, tôi cần phải đưa ra một giải pháp ngay.”

Khi hành vi can thiệp quá sâu tác động xấu đến nhân viên của bạn

Bạn đã từng bao giờ đứng xếp hàng để lắng nghe quản lý bàn bạc về một loạt các chủ đề mà bạn không hề có một ý niệm về chúng chưa? Không một chuỗi ý tưởng mạch lạc nào, chỉ đơn thuần là những ý tưởng lan man mà quản lý nghĩ gì thì cứ nói ra?

Hay bạn đã từng gặp trường hợp mỗi lần tham dự một cuộc họp nhóm, khi ai đó đưa ra một ý tưởng hay, người trưởng nhóm sẽ không thể cưỡng lại thôi thúc đưa ra ý tưởng riêng của mình – làm “lu mờ” đi vai trò của các thành viên khác. Tệ hơn, trưởng nhóm tuyên bố công khai rằng ý tưởng đó sẽ không khả thi.

Những tình huống như trên quả thực gây rất nhiều khó chịu – vì có vẻ như những gì bạn nhận lại không xứng đáng với thời gian bỏ ra, hoặc vì người lãnh đạo đang tạo ra một môi trường mà trong đó, ý kiến của anh ta là ý kiến duy nhất thực sự quan trọng.

Đối với những người thành công, rất khó để họ lắng nghe người khác chia sẻ với họ điều gì đó mà họ đã biết – mà không phản ứng lại qua việc thể hiện rằng:

  • Họ biết điều đó rồi.
  • Và họ có một cách khác hay hơn nhiều.

người lãnh đạo đứng một mình

Vì sao người lãnh đạo có xu hướng can thiệp quá nhiều vào công việc?

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xu hướng can thiệp quá nhiều vào công việc này có nguyên nhân từ đâu – và tại sao nó tác động rất xấu đến vị thế lãnh đạo của bạn.

Nhìn chung, lý do chủ yếu khiến người lãnh đạo thường mắc phải thói quen này là vì:

  • Họ tự tin bản thân có câu trả lời cho vấn đề.
  • Nhìn chung, khi được giao trọng trách dẫn dắt đội nhóm, ít nhiều họ phải là một trong những thành viên tài năng. Chính điều này khiến họ luôn có ý kiến về cách công việc nên được thực hiện như thế nào.
  • Việc đưa ra ý kiến đóng góp cá nhân khiến họ cảm thấy bản thân có ích theo một cách nào đó.
  • Hoặc đơn thuần chỉ là họ có mong muốn hỗ trợ mọi người. Vì thế, khi đối diện với một vấn đề, phản ứng mặc định của họ là nêu ý kiến xử lý.

Từ đây có thể thấy, trong 99% trường hợp, nhà lãnh đạo không cố ý can thiệp quá nhiều vào công việc – chỉ để hãnh diện về bản thân. Phản ứng của họ diễn ra một các hoàn toàn bản năng – thậm chí chính họ nhiều khi không ý thức về điều đó. Đây là một ví dụ:

Nhân viên A: Tôi đang cải thiện công tác hậu cần để đảm bảo chúng ta có thể kịp sản xuất được 100 món phụ kiện trước thứ Bảy.

Quản lý: Tuyệt! Hay lắm. Bây giờ còn 5 ngày nữa, anh hãy đặt mục tiêu sản xuất ít nhất 20 phụ kiện mỗi ngày. Vì khâu đóng gói mất nhiều thời gian nhất, hãy nâng chỉ tiêu lên 25 mỗi ngày – như vậy, anh sẽ có thể đảm bảo vẫn còn dư một ít thời gian.

Nhân viên A thậm chí chưa hề đề cập đến vấn đề, vậy mà người lãnh đạo ở đây đã ngay lập tức đề xuất giải pháp cho họ. Vậy làm thế quái nào để người nhân viên đó có thể tự xoay sở mà không có quản lý chỉ dẫn?

Thi thoảng, những cuộc đối thoại như trên đây sẽ không gây ra vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu xảy ra thường xuyên, vô hình chung bạn đang tạo ra một môi trường làm việc mà trong đó, nhân viên sẽ luôn tìm kiếm giải pháp từ phía lãnh đạo – ngay cả khi họ chắc chắn có khả năng tự giải quyết vấn đề.

Hậu quả khi can thiệp quá nhiều vào công việc

Hầu hết các nhà lãnh đạo đều cảm thấy thoải mái với vai trò “người dẫn chương trình”, nhưng làm như vậy là rất có hại cho sự phát triển của đội nhóm.

Chúng ta có thể tin rằng sẽ tốt hơn cho đội nhóm nếu ta luôn đóng góp để cải tiến công việc. Nhưng thực tế không hẳn như thế.

Hãy thử hình dung cảnh một nhân viên hăng hái bước vào văn phòng của bạn để chia sẻ về một ý tưởng mới. Và bạn cảm thấy rất hào hứng với chia sẻ đó. Thay vì nhận xét “Ý tưởng tuyệt lắm”, bạn lại nói, “Đó là một ý tưởng hay. Tại sao anh không thử bổ sung thêm hạng mục này vào?”

Điều gì sẽ xảy ra sau đó?

Bạn đang vô tình làm giảm đi sự nhiệt huyết của nhân viên. Tuy chất lượng của ý tưởng có thể tăng lên 5%, nhưng tinh thần hăng hái của họ có thể đã sụt mất 50%. Đó là bởi vì nó không còn là ý tưởng của nhân viên bạn nữa – mà đã trở thành ý tưởng của bạn.

Hiệu quả công việc = a) Chất lượng của ý tưởng X b) Nhiệt huyết thực hiện

Rất nhiều khi, chúng ta bị cuốn vào việc cố gắng cải thiện chất lượng của ý tưởng – đến mức ta làm “hỏng” mất cam kết thực hiện ý tưởng đó.

lãnh đạo làm nhân viên mất động lực làm việc

Bước đầu từ bỏ

Trong một buổi coaching, chuyên gia Marshall Goldsmith từng đặt câu hỏi với J.P. Garnier, cựu Giám đốc điều hành của GlaxoSmith Kline như sau:

“Từ khi tôi trở thành huấn luyện viên điều hành của anh, điều gì anh học được đã giúp anh nhiều nhất trong vai trò nhà lãnh đạo?”

Và ông trả lời: “Ông đã khiến tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn và sống một cuộc sống hạnh phúc hơn – khi dạy cho tôi biết rằng trước khi nói, hãy dừng lại, hít thở và tự hỏi bản thân, “Điều ta định nói ra có đáng để nói không?”

J.P. Garnier tiếp tục chia sẻ, khi thực hành hít thở trước khi nói chuyện, ông nhận ra rằng ít nhất một nửa những gì bản thân định phát biểu thực tế không nên nói ra. Mặc dù tin rằng mình có thể đóng góp thêm cho công việc chung, nhưng ông nhận thấy việc giữ im lặng mang lại nhiều lợi ích lớn lao hơn gấp bội.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà lãnh đạo? Nó có nghĩa là hãy lưu ý sâu sắc đến cách thức bạn động viên và góp ý cho nhân viên.

Nếu bản thân bạn hay nói những câu như: “Ý tưởng tuyệt vời” và theo sau đó là “Nhưng” hoặc “Tuy nhiên”, hãy cố gắng dừng lại ngay ở vế đầu tiên. Nếu có thể, trước khi phát biểu, hãy hít thở và tự hỏi bản thân xem điều bạn sắp nói có đáng để nói ra hay không. Dần dà, bạn sẽ nhận thấy việc ngưng can thiệp quá nhiều vào công việc sẽ mang lại nhiều lợi ích không tưởng cho đội nhóm cũng như chính bạn.

Bí quyết khắc phục xu hướng can thiệp quá nhiều vào công việc

1. Chú ý đến nội dung cuộc đối thoại

Bước đầu tiên để khắc phục thói quen xấu này là nhận thức khi nào bạn đang đưa ra ý kiến cá nhân quá nhiều và quá sớm. Chú tâm đến những gì bạn nói trong các cuộc họp nhóm và đối thoại 1-1. Nếu tất cả các mục hành động và các bước tiếp theo đều tương tự như như nhau, thì bạn cần phải dừng lại ngay. Các thành viên khác luôn có những đóng góp rất đang tôn trọng. Hãy để họ được thể hiện chính mình!

2. Chia sẻ và tổng hợp thông tin

Tiếp theo, bạn cần làm rõ mục tiêu cuối cùng của cuộc đối thoại – một cách càng chi tiết càng tốt. Nếu các thành viên trong nhóm không nắm bắt thông tin đầy đủ, cuộc thảo luận sẽ không thể diễn ra theo hai chiều. Làm thế nào họ có thể có những đóng góp ý nghĩa – nếu họ chỉ nắm một phần thông tin, còn bạn thì biết tất cả?

Hãy ghi chú tất cả thông tin cần thiết lại ở một nơi để mọi người tiện theo dõi. Mục tiêu cuối cùng là gì? Những thông tin ta đang có là gì? Đâu là những điểm chính cần thảo luận? Hạn chế của chúng ta là gì?

3. Học cách giao tiếp – thông qua lắng nghe và đặt câu hỏi

Cuối cùng, bạn cần học cách lắng nghe tích cựcđặt câu hỏi với nhân viên. Khi cảm thấy bản thân bắt đầu muốn đưa ra ý kiến cá nhân, hãy dừng lại và thay vào đó là: “Anh/chị nghĩ cách tiếp cận tốt nhất là gì?” và sau đó giữ im lặng.

Khi cần nêu ý kiến cá nhân, hãy diễn đạt nó dưới dạng một câu hỏi chung chung nhất có thể. Chẳng hạn, thay vì đưa ra gợi ý trực tiếp như:

“Anh/chị đã từng nghĩ đến việc dành một giờ vào đầu ngày làm việc của mình để chăm lo cho dự án này chưa?”

Thì hãy trình bày như sau:

“Anh/chị đã từng thử sắp xếp lịch trình làm việc của mình theo một cách khác chưa?”

Cách đặt câu hỏi thứ hai tạo tiền đề cho một cuộc trò chuyện thực sự – trong khi cách nói thứ nhất lại đặt dấu chấm hết cho cuộc thảo luận, để đưa ra giải pháp ngay lập tức.

Đừng cố gắng trở thành “ngôi sao” tại nơi làm việc

Càng lên các cấp cao trong tổ chức, bạn càng cần phải hỗ trợ người khác thành công – thay vì chỉ quan tâm đến thành công của cá nhân.

Bạn chỉ có thể trở thành nhà lãnh đạo thực thụ – khi sự vắng mặt của bạn không ảnh hưởng đến công việc chung. Bạn không cần phải thể hiện kiến thức chuyên môn của mình ở mỗi lần tham gia họp nhóm. Hãy để các thành viên khác có cơ hội tỏa sáng!

Khi ai đó đưa ra một ý tưởng, hãy động viên họ chia sẻ chi tiết hơn về ý tưởng đó. Điều này không chỉ khuyến khích họ suy nghĩ thấu đáo hơn – mà còn góp phần giúp người đóng góp phát triển kỹ năng trình bày và bảo vệ quan điểm bản thân.

lãnh đạo động viên nhân viên phát triển

Lời kết

Thật là một giả định nguy hiểm cho người lãnh đạo – khi cho rằng nhân viên của bạn không thể đóng góp được tương tự như những gì bạn có thể đóng góp. Mỗi thành viên đều mang đến những góc nhìn vô cùng độc đáo – được đúc kết từ những trải nghiệm và thế giới quan rộng lớn của họ. Ở cương vị lãnh đạo, vai trò của bạn là truyền cảm hứng cho sự sáng tạo của tập thể, thay vì chỉ tìm cách thể hiện năng lực cá nhân.

Tham khảo ngay các khóa đào tạo kỹ năng coaching và quản trị của ITD World – thiết kế bởi các chuyên gia phát triển lãnh đạo đầu ngành, với hàng chục năm kinh nghiệm trên trường quốc tế.

Có thể bạn quan tâm:

Tham khảo

Adding Too Much Value. https://marshallgoldsmith.com/articles/adding-too-much-value/. Truy cập ngày 19/06/2022.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.comitdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching

Tổng hợp 7 nguyên tắc coaching cơ bản - nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp đạt đến thành công đột phá.

[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching

Tổng hợp 7 nguyên tắc coaching cơ bản - nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp đạt đến thành công đột phá.

Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…

Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!

Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.

Bài viết liên quan

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.