Góp ý rất quan trọng đối với cả sự phát triển bản thân và sự nghiệp – qua việc giúp ta xác định các lĩnh vực cần cải thiện, học hỏi các kỹ năng mới và nâng cao hiệu suất cá nhân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng thảo luận về kỹ thuật phản hồi tích cực (constructive feedback) – cũng như một số phương pháp giúp quá trình cho và tiếp nhận phản hồi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn cho các bên liên quan!
Nội dung
Constructive feedback là gì?
Phản hồi tích cực hay góp ý mang tính xây dựng (constructive feedback/ positive feedback) là phương pháp phản hồi tập trung đưa ra các khuyến nghị cụ thể và thực tế – nhằm giúp người nghe cải thiện kỹ năng, hiệu suất hoặc hành vi của họ. Mục đích của quá trình này là hỗ trợ và hướng tới các cơ hội/ tiềm năng trong tương lai – thay vì chỉ trích, tiêu cực hoặc tập trung vào quá khứ.
Dưới đây là một ví dụ về sự khác biệt giữa phương pháp này so với cách phản hồi thông thường:
- Thông thường: “Bài thuyết trình của anh/chị không được tốt. Nội dung thiếu tính tổ chức và chưa bao quát được tất cả các luận điểm chính.”
- Mang tính xây dựng: “Tôi nghĩ rằng bài thuyết trình của anh/chị có rất nhiều tiềm năng, nhưng đồng thời có một số điểm tôi tin rằng anh/chị có thể cải thiện. Ví dụ, sẽ hay hơn nếu anh/chị sắp xếp ý tưởng của mình trước – đảm bảo bao quát tất cả các luận điểm chính. Ngoài ra, anh/chị có thể thử luyện tập kỹ năng thuyết trình cho trôi chảy và thu hút khán giả.”
Có thể thấy, góp ý kiểu truyền thống có phần thẳng thắn và tiêu cực, trong khi góp ý mang tính xây dựng chỉ ra các điểm cụ thể cần cải thiện. Do đó, phản hồi tích cực (constructive feedback) có nhiều khả năng được đón nhận hơn và mang lại kết quả hơn; trong khi với cách thứ nhất, người nghe thường sẽ cảm thấy “nản lòng” và không biết phải làm gì tiếp theo.
Tầm quan trọng của phản hồi tích cực (constructive feedback)
Đưa ra lời khuyên cho đồng nghiệp tại nơi làm việc có ý nghĩa rất quan trọng – tuy nhiên, việc góp ý nên được thực hiện một cách tôn trọng, hỗ trợ để khuyến khích cá nhân và đội nhóm phát triển.
Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng phương pháp phản hồi tích cực:
- Cơ hội phát triển: Nhận xét mang tính xây dựng chỉ ra những điểm cần cải thiện. Do đó, người nghe nhận thức toàn diện hơn về cách họ có thể phát triển kỹ năng, tiến bộ và hướng tới mục tiêu đã đề ra.
- Sự minh bạch: Góp ý xây dựng giúp định hướng mọi người ý thức những gì cần phải làm để đạt được thành công.
- Nuôi dưỡng tinh thần cống hiến: Thái độ tôn trọng là cơ sở để mọi người cảm thấy gắn kết và đầu tư hơn vào công việc – qua việc nhận thấy tác động từ những nỗ lực của mình và thực hiện các điều chỉnh hành vi cần thiết.
- Tạo động lực thay đổi: Khi được đưa ra theo hướng hỗ trợ, góp ý sẽ tạo động lực cho cá nhân/đội nhóm tiếp tục làm việc hướng tới mục tiêu và cải thiện hiệu suất.
- Xây dựng niềm tin: Góp ý với thái độ tôn trọng đặt nền tảng cho sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm, khiến họ cảm thấy bản thân luôn nhận được sự hỗ trợ và đánh giá cao. Khi mọi thành viên hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau, hiệu quả làm việc nhóm cũng đồng thời được cải thiện – làm cơ sở nâng cao hiệu suất chung.
Phân biệt phê bình (criticism) và phản hồi (feedback)
Phê bình (criticism) và phản hồi (feedback) đều là những phương thức truyền đạt đánh giá về công việc hoặc hành vi của ai đó – tuy nhiên, giữa hai cách tiếp cận này có những khác biệt nhất định.
Phê bình thường dẫn tới những cảm xúc tiêu cực, phán xét và xoáy sâu vào sai lầm/ thiếu sót của người nghe. Nó có xu hướng được thể hiện một cách gay gắt hoặc thiếu thấu cảm – giống như một cuộc công kích cá nhân. Do đó, lời phê bình thường “lợi bất cập hại” và không mang lại giải pháp thực tế.
Trong khi đó, mục đích của góp ý (feedback) là giúp đối phương cải thiện và phát triển – thay vì “nhấn chìm” họ. Vì vậy, phản hồi thường đi kèm với giọng điệu thể hiện thái độ ủng hộ và tôn trọng – cũng như thường đi kèm theo đề xuất về những việc nên làm để giải quyết vấn đề.
Dưới đây là một minh họa ngắn gọn về sự khác biệt giữa hai cách tiếp cận này:
| Phê bình | Góp ý | |
| Giọng điệu/ Cách truyền đạt | Khắc nghiệt, bào mòn và thiếu thấu cảm “Bài thuyết trình của bạn thật tệ, bạn đã không chuẩn bị đầy đủ.” | Trân trọng và ủng hộ “Bài thuyết trình của bạn có một số ý tốt. Nhưng nó sẽ càng tốt hơn nếu bạn dành nhiều thời gian hơn để chuẩn bị và luyện tập.” |
| Trọng điểm | Bất đồng cá nhân “Bạn lúc nào cũng vô tổ chức, thật khó chịu khi làm việc với bạn.” | Khả năng trong tương lai “Tôi nhận thấy rằng bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi thời hạn công việc của mình vào tuần trước. Bạn đã cân nhắc sử dụng một danh sách việc cần làm hoặc lịch làm việc để luôn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn chưa?” |
| Ý định | Làm cho mọi người cảm thấy tồi tệ về bản thân “Bạn sẽ không bao giờ thành công nếu cứ mắc phải những sai lầm này.” | Cho họ hy vọng, can đảm và động lực để tiến về phía trước “Tôi nhìn thấy tiềm năng ở bạn, nhưng để vươn cao hơn, bạn có thể cần nỗ lực cải thiện những điểm này.” |
Đặc điểm của phản hồi tích cực (constructive feedback)
- Cụ thể: Tập trung vào một hành vi hoặc hành động cụ thể, đủ rõ ràng và chi tiết để người nghe hiểu những gì cần thay đổi.
- Kịp thời: Càng gần thời điểm xảy ra sự việc càng tốt – để bên liên quan có thể dễ dàng hồi tưởng tình huống và áp dụng lời khuyên của người nói.
- Khách quan: Dựa trên các dữ kiện và quan sát thực tế, thay vì ý kiến hoặc thành kiến cá nhân.
- Cân bằng: Bao gồm cả khía cạnh tích cực và tiêu cực – song tập trung vào việc khuyến khích và công nhận những điểm mà người nghe đang làm tốt.
- Khả thi: Trình bày đề xuất chi tiết về hành vi nên được sửa đổi.
- Tôn trọng: Thể hiện thái độ tôn trọng, hướng tới việc giúp người nghe trưởng thành và phát triển – thay vì chỉ trích hoặc coi thường họ.
- Hợp tác: Bao hàm một cuộc đối thoại hai chiều, trong đó người nghe được phép chia sẻ về quan điểm của họ và đặt câu hỏi. Nhờ đó, thông tin góp ý được minh bạch và có thể áp dụng vào thực tế.
Phân loại góp ý mang tính xây dựng
- Góp ý tích cực (Positive feedback): Công nhận và củng cố các hành vi/hành động tích cực – qua đó xây dựng sự tự tin và động lực nơi người nghe.
- Góp ý khắc phục (Corrective feedback): Xác định những sai lầm trong quá khứ và nguyên nhân của chúng – để người nghe hiểu rõ hơn về bản thân và đưa ra các giải pháp thay đổi.
- Góp ý huấn luyện (Coaching feedback): Cung cấp hướng dẫn và nguồn lực cần thiết để người nghe phát triển các kỹ năng mới/cải thiện những kỹ năng hiện có.
- Góp ý chỉ đạo (Directive feedback): Bao gồm các hướng dẫn cụ thể về những gì người nghe nên làm để nâng cao hiệu suất hiện tại.
- Góp ý đánh giá/ truyền động lực (Appreciative/ Motivative feedback): Thể hiện sự đánh giá cao đối với những nỗ lực và đóng góp của người nghe – điều này rất quan trọng để xây dựng các mối quan hệ và sự gắn kết tích cực lâu dài.
Đọc thêm: 8 kỹ năng coaching chuyên sâu cho cấp lãnh đạo – quản lý
Khuyến khích phản hồi tích cực (constructive feedback) tại nơi làm việc
Đưa ra góp ý mang tính xây dựng (constructive feedback) tại nơi làm việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nuôi dưỡng một nền văn hóa doanh nghiệp khuyến khích phát triển. Ở đây, chúng ta sẽ cùng phân tích một số ví dụ thực tế về các kiểu công kích điển hình tại nơi làm việc – và cách biến chúng thành cơ hội để học tập và phát triển:
- Tình huống: Trong cuộc họp, một thành viên trong nhóm thường ngắt lời những người khác và chiếm ưu thế khi trao đổi.
Phản hồi: “Tôi đánh giá cao sự nhiệt tình và đóng góp của bạn cho cuộc họp. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng bạn đã ngắt lời người khác và không để họ nói hết suy nghĩ của mình. Điều quan trọng là mọi người đều có cơ hội để phát biểu và chia sẻ ý tưởng của họ. Trong tương lai, bạn hãy cố gắng lưu tâm hơn đến điều này và cho người khác cơ hội đóng góp.”
Lời khuyên: Hãy chỉ ra về hành vi cần thay đổi và đưa ra các đề xuất để cải thiện.
- Tình huống: Nhân viên gửi một báo cáo có sai sót và không chính xác.
Phản hồi: “Tôi đánh giá cao nỗ lực của bạn trong báo cáo này, nhưng có một số lỗi và điểm không chính xác cần được sửa chữa. Lần sau, hãy dành thời gian để xem xét cẩn thận trước khi gửi báo cáo – để đảm bảo rằng chúng ta đang cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng của mình.”
Lời khuyên: Tập trung vào hành vi hoặc tình huống cần cải thiện – thay vì chỉ trích cá nhân.
- Tình huống: Một nhân viên đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Phản hồi: “Tôi hiểu rằng bạn đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc, nhưng chúng ta phải cố gắng hoàn thành công việc đúng hạn. Bạn đã xem xét ưu tiên các công việc của mình và chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn chưa? Cách này có thể giúp bạn sắp xếp công việc và đi đúng hướng.”
Lời khuyên: Đưa ra các đề xuất khả thi để cải thiện và cung cấp hỗ trợ/ tài nguyên nếu cần.
Bí quyết đưa ra phản hồi tích cực (constructive feedback) tại nơi làm việc
Khi góp ý với người khác, chúng ta cần luôn tập trung vào hành vi hoặc tình huống – thay vì cá nhân người nghe. Dưới đây là một số hướng dẫn dành cho các nhà lãnh đạo/thành viên nhóm để đưa ra lời khuyên có giá trị và mang tính xây dựng hơn trong môi trường công sở.
Xây dựng lòng tin
Cho dù bạn là người quản lý hay đồng nghiệp của người nghe, sự tin tưởng đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo phản hồi của bạn được đón nhận và thực hiện. Trong khi đó, việc không có niềm tin sẽ khiến người nghe có thể cho rằng góp ý của bạn là vô ích – gây khó khăn cho quá trình giao tiếp.
Đọc thêm: Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo – Những lưu ý cần nhớ
Minh bạch và cụ thể
Trình bày ví dụ cụ thể về hành vi/tình huống cần cải thiện – để đối phương hình dung chính xác những gì cần thay đổi, tránh tình trạng họ diễn giải thông điệp của chúng ta theo những cách thức không mong muốn.
Ví dụ, thay vì nói, “Bạn không phải là người giao tiếp giỏi,” bạn có thể nói, “Trong cuộc họp nhóm của chúng ta ngày hôm qua, tôi nhận thấy rằng bạn đã nhiều lần ngắt lời các thành viên khác trong nhóm.”
Hoặc “Để đảm bảo công việc được tổ chức tốt, tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ hoặc lập danh sách việc cần làm mỗi sáng.” thay vì nói “Bạn cần phải ngăn nắp hơn”.
Tập trung vào mặt tích cực
Trong khi đưa ra góp ý, hãy tập trung làm nổi bật những điểm mạnh và khía cạnh tích cực trong hành vi của người nghe. Bằng cách tập trung vào những gì tốt đẹp và tiềm năng trong tương lai, người nghe không chỉ trở nên cởi mở và dễ tiếp thu ý tưởng mới hơn – mà bạn còn “truyền lửa” cho họ phát huy những thành tựu trước đó, không ngừng xác định các khía cạnh cần thay đổi cho mục tiêu phát triển bản thân.
Ví dụ:
“Tôi muốn bắt đầu bằng việc nói rằng tôi vô cùng ấn tượng đối với tinh thần cống hiến và làm việc chăm chỉ của bạn trong dự án này.”
“Mặc dù bạn đã hoàn thành xuất sắc công việc đúng hạn, nhưng tôi nhận thấy rằng chất lượng công việc có thể được cải thiện. Ví dụ, có một số sai sót trong báo cáo cần được sửa chữa.”
Đối thoại trực tiếp (face-to-face)
So với các phương thức giao tiếp điện tử như email, tin nhắn nhanh hoặc gọi điện, các cuộc đối thoại trực tiếp (face-to-face) thường phù hợp hơn để đưa ra phản hồi tích cực. Lý do là vì những phương thức điện tử thiếu các biểu hiện ngữ cảnh quan trọng như giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc. Nếu không có những biểu hiệu này, rất dễ để đôi bên hiểu nhầm hoặc bỏ qua thông điệp ngầm.
Bên cạnh đó, các cuộc trò chuyện trực tiếp cũng thường năng động hơn, cho phép cả hai bên đặt câu hỏi và khai thác vấn đề sâu sắchơn.
Cách tiếp nhận phản hồi tích cực (constructive feedback)
Khi nhận được góp ý, chúng ta cần cố gắng hết sức để giữ thái độ cởi mở và lắng nghe những gì người khác nói. Bạn có thể muốn tự bào chữa cho bản thân khi bị chỉ trích, nhưng việc duy trì thái độ cầu thị sẽ giúp bạn tận dụng tối đa cuộc trò chuyện và thu được những thông tin có giá trị.
Dưới đây là một số mẹo về cách đón nhận góp ý xây dựng từ người khác:
- Giữ bình tĩnh: Hãy cho bản thân một chút thời gian để “xử lý” thông tin trước khi trả lời. Khoảng thời gian này sẽ góp phần ngăn chặn những phản ứng thiếu suy nghĩ – đảm bảo rằng bạn đang trả lời một cách cẩn trọng và ý thức nhất có thể.
- Chú ý lắng nghe: Tập trung vào những gì đối phương đang nói – đồng thời cố gắng không ngắt lời (ngay cả khi bạn không đồng ý với ý kiến của họ). Nếu có thể, hãy tắt điện thoại và các thiết bị di động khác để tránh bị phân tâm.
- Đặt câu hỏi: Đừng ngại đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn ý kiến của đối phương. Càng đặt nhiều câu hỏi, bạn càng có được hiểu biết sâu sắc hơn về vấn đề – cũng như có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Bày tỏ sự đánh giá cao: Bày tỏ lòng biết ơn đối với góp ý của người khác sẽ chứng tỏ rằng bạn cởi mở với những phản hồi mang tính xây dựng và sẵn sàng học hỏi từ đó. Đổi lại, điều này cũng góp phần thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau, khuyến khích các cuộc đối thoại trong tương lai.
- Suy ngẫm: Sau khi tiếp nhận góp ý, hãy dành chút thời gian để suy ngẫm về những gì đã nghe – và về các chiến lược khả thi để cải thiện trong tương lai.
- Hành động: Khi đã dành đủ thời gian suy ngẫm, đây là lúc để hành động! Xây dựng một kế hoạch chi tiết, thường xuyên theo dõi tiến độ để tìm ra các vấn đề cần phải sớm giải quyết.
Bằng cách làm theo các hướng dẫn trên đây, bạn đã góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, thúc đẩy văn hóa tăng trưởng và phát triển. Đổi lại, chính điều này cũng sẽ tạo cơ hội mang đến thành công và sự hài lòng lớn hơn trong sự nghiệp của bạn, cũng như cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên.
Lời kết
Cho và nhận góp ý chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Tuy nhiên, chính đây là nền tảng cho các mối quan hệ toàn diện giữa nhân viên và người quản lý, cũng như một thành tố không thể thiếu trên hành trình phát triển bản thân và sự nghiệp. Chúng tôi hy vọng rằng những nội dung trên đây sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn để đưa ra và đón nhận những lời phản hồi tích cực (constructive feedback) – làm cơ sở cho những thành công lớn hơn trong tương lai.
Tham khảo ngay các khóa học coaching skills chuẩn ICF của ITD World – giúp người học nâng cao kỹ năng phản hồi, lắng nghe tích cực và phát triển con người trong đội nhóm!
Có thể bạn quan tâm:
- Hướng dẫn thực hành kỹ năng phản hồi trong coaching
- Feedforward: Phương pháp phản hồi thời đại mới
- Cách tiếp nhận lời phê bình: 6 bước giúp bạn lắng nghe tốt hơn
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching
[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
