Phản hồi hiệu quả: Hướng dẫn thực hành trong giao tiếp

Đặc điểm của phản hồi hiệu quả

Dưới đây là tổng hợp một số “nguyên tắc vàng” khi đưa ra phản hồi:

• Cụ thể: Phản hồi hiệu quả mang tính chính xác, cung cấp các ví dụ cụ thể về những điều mà cá nhân làm tốt hoặc cần cải thiện. Ví dụ, thay vì sử dụng ngôn ngữ mơ hồ như “Bài thuyết trình của bạn không tốt”, chúng ta có thể đưa ra lời nhận xét cụ thể và rõ ràng như: “Bài thuyết trình của bạn sẽ hiệu quả hơn nếu bạn đã bao gồm nhiều hình ảnh để hỗ trợ quan điểm của bạn.”
• Kịp thời: Phản hồi cần được đưa ra ngay sau trong những tình huống hoặc hành vi đang được đề cập – để cá nhân nhớ lại tình huống và có thể thực hiện sửa chữa các hành động đó ngay khi cần thiết.
• Khách quan: Nhận xét không bị ảnh hưởng bởi định kiến cá nhân của người đưa phản hồi (ví dụ: “Tôi nghĩ bài thuyết trình của bạn rất khô khan”); thay vào đó, hãy đứng từ một góc nhìn trung lập để tránh hiểu lầm và đảm bảo tính khách quan (ví dụ: “Khi thuyết trình, bạn đọc trực tiếp từ các trang trình chiếu, điều này đã làm giảm sự tương tác của bạn với người nghe”).
• Tôn trọng: Phản hồi hiệu quả được truyền đạt một cách tôn trọng và ủng hộ – tập trung vào những điểm mạnh và cải tiến của cá nhân.
• Xây dựng: Mục đích ở đây là giúp người nhận phản hồi phát triển, thay vì chỉ ra những sai lầm của họ. Với lý do này, bao gồm cả những lời khuyên mang tính xây dựng cũng sẽ là công cụ để giúp họ cải thiện và thay đổi bản thân mang tính tích cực hơn.
• Nhất quán: Cuối cùng, phản hồi cần được cung cấp thường xuyên – để người nhận luôn duy trì nhận thức rõ ràng về hiệu suất làm việc của họ và cách thức họ có thể tiếp tục phát triển.

Điều gì mang lại hiệu quả khi phản hồi?

Hiệu quả của phản hồi đòi hỏi một thông điệp rõ ràng và ngắn gọn, tôn trọng, cụ thể và có thể hành động. Thay vì tập trung vào tính cách hoặc đặc điểm cá nhân của người nhận phản hồi, phản hổi hiệu quả tập trung vào hành vi cụ thể của người nhận phản hồi và sử dụng kỹ năng phản hồi mang tính tích cực để khuyến khích họ.

Ngược lại, phản hồi không hiệu quả thường được đặc trưng bởi sự mơ hồ, mang tính tổng quát và thiếu sự thực tiễn. Nó thường chỉ tập trung chỉ trích hoặc thiếu tôn trọng trong cách diễn đạt, không đưa ra được đề xuất hoặc giải pháp nào. Do đó, nó không đáp ứng được sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết cho sự phát triển và xây dựng tính chuyên nghiệp.

7 nguyên tắc phản hồi hiệu quả

Cụ thể và mô tả

Khi đưa ra phản hồi, điều quan trọng là phải rõ ràng và ngắn gọn về những gì bạn đã quan sát. Miêu tả hành động và sự tác động của nó, thay vì đưa ra đánh giá cá nhân. Ví dụ, thay vì nói “Bạn là người không sắp xếp công việc tốt”, hãy nói “Tôi đã thấy rằng bạn không có một kế hoạch rõ ràng cho dự án này, điều này làm cho việc đạt được mục tiêu của bạn trở nên khó khăn hơn”.

Tập trung vào điểm tích cực

Trong khi cần nhấn mạnh những điểm cần cải thiện, đừng quên nhấn mạnh những đóng góp tích cực mà người nhận đang đưa ra. Bắt đầu bằng việc công nhận những điều họ đang làm tốt và từ đó đóng góp phát triển thêm. Ví dụ, “Tôi đánh giá cao việc bạn đang đảm nhận nhiều trách nhiệm và thể hiện sáng kiến trong các cuộc họp của team chúng ta. Hãy xem chúng ta có thể tiếp tục phát triển tinh thần này như thế nào”.

Tránh cảm giác ép buộc

Phản hồi hiệu quả đòi hỏi một quá trình hợp tác – trong đó cả hai bên cùng nhau làm việc để đạt được kết quả mong muốn. Thay vì ra lệnh cho người nhận phản hồi về điều gì cần làm, hãy tạo điều kiện cho một cuộc thảo luận mở về những thay đổi cần thiết – và đưa ra các phương án thay thế có thể thực hiện được. Từ đó, họ nên có thể tìm ra các giải pháp cho riêng mình.

Phản hồi cần kịp thời

Phản hồi càng sớm được đưa ra sau khi một hành vi hoặc hành động được quan sát, thì nó càng hiệu quả. Chờ quá lâu để đưa ra phản hồi có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội cải thiện.

Chứng tỏ rằng bạn thật sự quan tâm đến họ

Phản hồi nên được đưa ra với mục đích giúp người khác tạo ra sự thay đổi tích cực hoặc củng cố hành vi tích cực. Do đó, hãy chắc chắn thể hiện sự đồng cảm và hiểu biết bằng cách công nhận cảm xúc và quan tâm của người nhận phản hồi.

Kiểm tra sự hiểu biết

Trước khi kết thúc cuộc thảo luận về việc đóng góp phản hồi, hãy đảm bảo rằng cả hai bên đều có sự công bằng và chính xác về hành vi và hành động đã xảy ra. Hãy đưa ra những câu hỏi để làm rõ bất kỳ sự hiểu lầm nào và khuyến khích người nhận đưa ra quan điểm của họ.

Theo dõi

Nếu cả hai bên đều có thể đưa ra kế hoạch hành động để thay đổi hành vi, hãy tiến hành theo dõi thường xuyên để cung cấp hỗ trợ và đảm bảo tiến độ đang được thực hiện. Ví dụ, lên lịch kiểm tra định kỳ để thảo luận về tiến độ thay đổi – và cung cấp phản hồi bổ sung nếu cần.