Phân tích về tầm quan trọng của an toàn tâm lý (psychological safety) tại nơi làm việc đối với năng suất nhóm và năng lực đổi mới của tổ chức – cũng như 5 bí quyết mà ban lãnh đạo và quản lý nhân sự có thể áp dụng để đạt được mục tiêu này.
Nội dung
Sự đa dạng có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động phát triển đội nhóm. Khi các thành viên có cách suy nghĩ và kinh nghiệm sống khác nhau, mọi người sẽ có cơ hội “cọ xát” với nhiều quan điểm giá trị, nhận thức vấn đề và đưa ra giải pháp hành động toàn diện hơn.
Thế nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu một số thành viên trong nhóm cảm thấy không thoải mái khi lên tiếng? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ ngại chia sẻ vấn đề của mình – hoặc từ chối đặt câu hỏi? Sẽ ra sao nếu họ ngại đề xuất ý tưởng mới – vì lo rằng ý kiến của mình sẽ bị gạt đi?
An toàn tâm lý là gì?
An toàn tâm lý (psychological safety) là thái độ tin tưởng rằng bạn sẽ không bị trừng phạt hoặc bị “bẽ mặt” khi chia sẻ ý tưởng, thắc mắc, mối quan tâm hoặc lỗi sai của mình. Nói cách khác, đó là khi các thành viên trong nhóm đều thoải mái chia sẻ quan điểm mà không phải lo sợ xấu hổ, bị từ chối hoặc trừng phạt.
David Altman, giám đốc điều hành Center For Creative Leadership (CCL) cho biết:
“Mỗi cá nhân cần cảm thấy thoải mái khi đưa ra quan điểm riêng của mình, đặt ra những câu hỏi có vẻ “ngây ngô”, cũng như có quyền không tán thành với cách mọi thứ vận hành để đưa ra những ý tưởng khác biệt thực sự”.
An toàn tâm lý tại nơi làm việc không có nghĩa là lúc nào chúng ta cũng phải tỏ ra “dễ thương” hay tinh tế. Nó có nghĩa là bạn dám lên tiếng và chấp nhận có thể xảy ra xung đột – vì biết rằng đội nhóm sẽ ủng hộ bạn, và chính bạn cũng vậy.
Theo Tiến sĩ Amy Edmondson, tác giả cuốn The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth, mọi thành viên cần phải được phép nói lên những suy nghĩ còn bỏ ngỏ, đặt câu hỏi vượt ra khỏi khuôn khổ của chủ đề, và cùng nhau tư duy để xây dựng một nền văn hóa “đổi mới” đúng nghĩa.
Tầm quan trọng của an toàn tâm lý tại nơi làm việc
“An toàn tâm lý giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi được là chính mình. Họ sẽ dốc toàn tâm toàn sức cho công việc và cảm thấy hài lòng khi cống hiến cho công ty.”
Altman
Thiếu an toàn về mặt tâm lý tại nơi làm việc có thể gây ra những hậu quả vô cùng lớn cho công việc kinh doanh. Nếu nhân viên không dám nêu ý kiến về một vấn đề mà họ cho là chưa được xử lý triệt để, doanh nghiệp sẽ không thể dự trù trước mọi rủi ro có thể xảy ra. Và khi nhân viên không thật sự tận tâm với công việc, bạn đã tự đánh mất cơ hội tận dụng năng lực của họ.
Thật không may, đây là thực trạng đang xảy ra tại rất nhiều doanh nghiệp. Theo một cuộc khảo sát của Gallup năm 2017, 30% người lao động tin rằng ý kiến của họ không được xem trọng tại nơi làm việc.
4 giai đoạn hình thành an toàn tâm lý tại nơi làm việc
Trong một môi trường có sự tôn trọng và tin tưởng, các thành viên sẽ thoải mái cộng tác và tự tin chấp nhận rủi ro hơn – đây cũng chính là tiền đề thúc đẩy họ phát huy năng lực sáng tạo và đổi mới.
Theo hệ thống phân cấp nhu cầu của Maslow, tất cả mọi người đều cần được đáp ứng các nhu cầu cơ bản trước khi có thể phát huy hết tiềm năng của mình. Tương tự vậy, nhân viên của bạn phải cảm thấy được đón nhận trước khi họ có thể làm gì đó cho doanh nghiệp.
Theo Tiến sĩ Timothy Clark, tác giả của The 4 Stages of Psychological Safety: Defining the Path to Inclusion and Innovation, người lao động sẽ trải qua tổng cộng 4 giai đoạn trước khi đạt được trạng thái an toàn về mặt tâm lý:
- Hòa nhập: Hòa nhập là nhu cầu cơ bản của con người – cảm thấy được kết nối và “thuộc về” một nơi nào đó – được đáp ứng. Trong giai đoạn này, bạn cảm thấy an toàn khi là chính mình; mọi người chấp nhận con người của bạn, bao gồm những cá tính và điểm đặc biệt tạo nên con người bạn.
- Học hỏi: Nhu cầu học tập và phát triển đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn này. Bạn cảm thấy tự tin và thoải mái khi trao đổi và học tập thông qua đặt câu hỏi, cho và lắng nghe phản hồi, thử nghiệm và phạm sai lầm.
- Đóng góp: Đây là giai đoạn của nhu cầu mang lại sự khác biệt. Bạn cảm thấy an toàn khi sử dụng các kỹ năng cũng như năng lực của mình để mang đến những đóng góp có ý nghĩa.
- Thách thức: Bạn cảm thấy an toàn khi lên tiếng và đặt vấn đề – với niềm tin rằng bản thân có thể góp phần thay đổi hoặc cải thiện tình hình hiện tại.
Đọc thêm: DEI – Tầm quan trọng của Diversity, Equity & Inclusion
5 phương pháp xây dựng an toàn tâm lý tại nơi làm việc
Để giúp nhân viên vượt qua 4 giai đoạn trên, cấp lãnh đạo cần lên kế hoạch nuôi dưỡng cảm giác an toàn về mặt tâm lý cho nhân viên trong quá trình làm việc nhóm.
1. Xác định tầm quan trọng của mục tiêu an toàn tâm lý
Nhân viên của bạn cần được cho biết về tầm quan trọng của việc kiến tạo môi trường làm việc an toàn đối với việc thúc đẩy năng lực đổi mới, sự gắn kết và hòa nhập nhân viên. Ở cương vị quản lý, bạn hãy làm gương cho những hành vi bạn muốn thấy – cụ thể qua việc thể hiện thái độ đồng cảm với nhân viên tại nơi làm việc.
2. Tạo điều kiện cho mọi người lên tiếng
Hãy thể hiện sự tò mò và tôn trọng với những ai dám nói ra sự thật, hay dám nói lên điều gì đó thách thức tình hình hiện tại. Những doanh nghiệp với nền văn hóa huấn luyện mạnh mẽ thường sẽ “sản sinh” ra nhiều cá nhân sẵn sàng nói lên sự thật hơn.
3. Đặt ra các tiêu chuẩn trong việc xử lý sai phạm
Điểm mấu chốt trong đổi mới là tinh thần chấp nhận rủi ro. Khi nhân viên của bạn thất bại với ý tưởng do họ đề ra, đừng tỏ thái độ nghiêm khắc hoặc trừng phạt họ – miễn là hậu quả xảy ra không quá nghiêm trọng và có thể khắc phục được. Thay vào đó, hãy khuyến khích mọi người học hỏi từ thất bại, đồng thời cởi mở chia sẻ những bài học kinh nghiệm rút ra từ chính sai lầm của bản thân.
4. “Bật đèn xanh” cho các ý tưởng mới – kể cả những ý tưởng “táo bạo” nhất
Khi phân tích ý tưởng, cấp lãnh đạo cần tiến hành xem xét trong một bối cảnh bao quát hơn. Liệu bạn chỉ mong muốn những ý tưởng đã được “kiểm duyệt” về hiệu quả từ trước – hay bạn sẽ sẵn sàng chấp nhận những ý tưởng có tính sáng tạo cao, mới mẻ nhưng chưa được xây dựng bài bản?
Để trở thành lãnh đạo xuất chúng, bạn hãy cố gắng học cách nắm bắt những ý tưởng mới để thúc đẩy tư duy sáng tạo trong đội nhóm.
5. Quản lý xung đột hiệu quả
Khuyến khích đối thoại và tranh luận, giải quyết xung đột hiệu quả là bí quyết quan trọng trong xây dựng an toàn tâm lý. Hãy cùng đội nhóm thảo luận để tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Các thành viên trong nhóm sẽ truyền đạt quan điểm về một quy trình không hiệu quả như thế nào?
- Làm thế nào để chia sẻ kế hoạch dự phòng với đồng nghiệp mà vẫn đảm bảo tôn trọng họ?
- Chuẩn mực nhóm trong quản lý xung đột là gì?
- v.v…
An toàn tâm lý là biểu hiện “hùng hồn” nhất cho môi trường và văn hóa doanh nghiệp. Việc thay đổi nền văn hóa tổ chức có thể khiến cấp lãnh đạo cảm thấy “choáng ngợp”. Trên thực tế, quá trình chuyển đổi này sẽ diễn ra theo từng bước một. Altman cho biết.
“Hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng bản thân có thể cải thiện mục tiêu của mình 1% mỗi ngày. Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn rằng liệu họ có sẵn lòng bỏ thời gian cho 1% đó hay không. Đến cuối năm nhìn lại, bạn sẽ nhận thấy mọi thứ đã tiến xa hơn gấp 30 lần.”
Đọc thêm: Lãnh đạo là gì? Khác biệt thế nào so với quản lý?
Vai trò của thành viên đội nhóm trong xây dựng an toàn tâm lý
Nếu như cấp lãnh đạo đóng vai trò hình thành văn hóa tổ chức thì về phần mình, các thành viên nhóm góp phần tạo ra bầu không khí an toàn tại nơi làm việc.
Sau đây là những gì mỗi cá nhân có thể làm để khuyến khích tinh thần đối thoại và tranh luận hiệu quả:
- Đặt những câu hỏi mở, có ảnh hưởng mạnh mẽ, sau đó chủ động lắng nghe tích cực để hiểu được những cảm xúc, giá trị và sự thật đằng sau chia sẻ của mọi người.
- Đồng ý rằng chia sẻ những thất bại, sai lầm của bản thân là cơ hội để mọi người học hỏi và phát triển.
- Thẳng thắn trình bày quan điểm cá nhân – dù phản hồi của mọi người là tích cực hay tiêu cực.
- Yêu cầu được giúp đỡ, cũng như sẵn sàng giúp đỡ người khác khi được yêu cầu.
- Nắm bắt chuyên môn của mọi thành viên, tránh quan niệm rằng một cá nhân duy nhất nổi trội hơn những người còn lại.
- Động viên và bày tỏ lòng biết ơn, giúp các thành viên củng cố và tăng cường nhận thức về bản thân.
Quan trọng nhất, mọi tương tác và đối thoại giữa các cá nhân cần được xây dựng dựa trên sự tin tưởng. Cấp quản lý cần cho các thành viên trong nhóm thấy lợi ích của việc chấp nhận rủi ro, yêu cầu được giúp đỡ hoặc thừa nhận sai lầm của bản thân. Đổi lại, bạn cũng tin tưởng rằng những người khác sẽ làm điều tương tự cho bạn.
Ở cương vị lãnh đạo, bạn có thể lên kế hoạch tăng cường đầu tư vào chất lượng các cuộc đối thoại trong tổ chức – từ quầy lễ tân đến từng phòng ban riêng biệt. Những cuộc trò chuyện lành mạnh sẽ góp phần cải thiện văn hóa tổ chức theo chiều hướng tốt hơn. Khi kỹ năng giao tiếp được phát triển – kết hợp với môi trường an toàn, các thành viên sẽ sẵn sàng chia sẻ quan điểm, cũng như đề xuất các giải pháp mà trước đó, họ có thể không làm vì e sợ vấp phải phản đối.
Môi trường làm việc cho phép mâu thuẫn lành mạnh giữa các cá nhân cũng góp phần giúp văn hóa tổ chức trở nên năng động và sáng tạo hơn.
Đọc thêm: Điều lệ đội nhóm – Bí quyết quản lý công việc dành cho lãnh đạo
An toàn tâm lý trong bối cảnh làm việc từ xa
Do ảnh hưởng của giãn cách xã hội do dịch Covid-19 và xu hướng số hóa hiện tại, làm việc từ xa đã và đang trở thành xu hướng mới. Quản lý nhân viên làm việc từ xa đi kèm những thách thức và khó khăn nhất định – bao gồm trong đó việc xây dựng cảm giác an toàn về mặt tâm lý.
Làm thế nào để đảm bảo sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm – khi hầu hết các cuộc trò chuyện đều được lên lịch trước và thực hiện trên nền tảng online, không có tiếp xúc trực tiếp?
Theo Altman, làm việc tại nhà có thể mang đến cho các thành viên trong công ty cơ hội kết nối nhiều hơn họ nghĩ và hoàn toàn đảm bảo thoải mái về mặt tâm lý – miễn là mọi người thực sự tập trung vào công việc. Ông so sánh giữa gọi video trực truyến và trò chuyện trực tiếp thông thường:
“Trong một cuộc họp trực tuyến, bạn hoàn toàn có thể quan sát tất cả mọi người. Bạn không chỉ lắng nghe mà còn có thể cảm nhận những cảm xúc của họ.”
“Ở nhiều nền văn hóa, sẽ rất thiếu tinh tế khi bạn nhìn chằm chằm vào ai đó trong 30 giây hoặc lâu hơn. Nhưng trên Zoom, chẳng ai biết bạn đang nhìn ai, chính vì vậy, khả năng quan sát và nhận biết cảm xúc từ người khác của bạn sẽ tăng lên đáng kể”.
An toàn tâm lý tại nơi làm việc đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải tự tin đối mặt với sự tổn thương, và làm việc từ xa cũng vậy.
Bạn có thể là người sợ thể hiện cảm xúc trước mặt người khác, đặc biệt những cảm xúc yếu đuối hoặc tổn thương. Tuy nhiên, khi giao tiếp qua máy tính, bạn có thời gian suy xét những trải nghiệm của mình – cũng như cách bản thân phản hồi lại với những trải nghiệm đó.
Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng của bạn là tạo ra một môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý, nơi các thành viên trong nhóm không phải lo lắng hay sợ hãi mỗi khi lên tiếng. Khi đó, không chỉ việc chấp nhận mâu thuẫn giữa các cá nhân trở nên bình thường – mà các thành viên trong nhóm cũng dễ thích nghi hơn khi đối mặt với sự thay đổi hơn. Nói cách khác, mỗi người cần hiểu những thách thức và cơ hội trong khi làm việc tại nhà, và chính họ cũng chịu trách nhiệm trong việc biến nơi làm việc trở nên tốt hơn.
Lời kết
Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức được bức tranh tổng thể về tầm quan trọng – cũng như bí quyết xây dựng an toàn tâm lý tại nơi làm việc, từ đó cải thiện hiệu suất, năng lực sáng tạo và sự gắn kết trong nội bộ tổ chức. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu về các giải pháp đào tạo Lãnh đạo – Nhân sự chuẩn quốc tế của chúng tôi, vui lòng xem thêm tại đây, hoặc liên hệ ITD qua số điện thoại/ email để được hỗ trợ tư vấn chi tiết.
Có thể bạn quan tâm:
- Team coaching – Vì sao cần huấn luyện nhóm
- Quản trị sự thay đổi – Định nghĩa, mô hình và ứng dụng
- Lần đầu làm quản lý – 12 thách thức cần vượt qua
Tham khảo
What Is Psychological Safety at Work? https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/what-is-psychological-safety-at-work/. Truy cập ngày 13/09/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
