Trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng như ngày nay, doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh, thích ứng với các biến động thị trường và đáp ứng kỳ vọng ngày càng gia tăng của khách hàng. Vì lý do này, chuyển đổi đã trở thành một yêu cầu quan trọng – nhằm đảm bảo thành công lâu dài. Bài viết dưới đây sẽ khám phá các khía cạnh quan trọng của quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh – bao gồm lợi ích, hướng dẫn và phương pháp thực hiện chi tiết.
Nội dung
Chuyển đổi quy trình kinh doanh là gì?
Thuật ngữ chuyển đổi quy trình kinh doanh (Business Process Transformation – BPT) đề cập đến một quy trình tiếp cận toàn diện – bao gồm việc đại tu và tái cấu trúc hoàn toàn các quy trình kinh doanh nói chung. Mục tiêu chính của quá trình này là đạt được những cải tiến đáng chú ý về hiệu quả hoạt động và sự linh hoạt – thông qua việc xem xét cẩn thận và tích hợp các yếu tố như: chức năng, quy trình công việc, công cụ và công nghệ – tất cả sẽ được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đẩy nhanh thời gian đưa sản phẩm/ dịch vụ ra thị trường (time-to-market).
Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một thành phần quan trọng trong Quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM). Nếu như BPM tập trung vào việc quản lý và cải thiện các quy trình, thì BPT tiến thêm một bước xa hơn – hướng đến mục tiêu thúc đẩy những thay đổi cơ bản và đáng kể hơn.
Vì sao cần chuyển đổi quy trình kinh doanh?
Có nhiều yếu tố có thể dẫn tới nhu cầu thay đổi trong kinh doanh (ví dụ: yêu cầu cắt giảm chi phí, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường, v.v…). Ở đây, chúng ta sẽ cùng khám phá một số lý do phổ biến để doanh nghiệp cân nhắc đưa ra quyết định này:
Thống nhất quy trình với các mục tiêu chiến lược mới
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động như hiện nay, doanh nghiệp được đòi hỏi phải thích ứng với các xu hướng thị trường và nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng. Sự ra đời của các chiến lược kinh doanh mới đồng nghĩa với việc tổ chức phải bắt tay vào chuyển đổi kỹ thuật số (digital transformation) – lấy ví dụ, một công ty truyền thông chuyển đổi từ sản phẩm báo giấy sang xuất bản kỹ thuật số.
Đổi mới để phát triển doanh nghiệp
Các doanh nghiệp có tầm nhìn xa luôn ưu tiên lấy đổi mới làm động lực đằng sau các chiến lược tăng trưởng – qua việc liên tục tìm kiếm những phương pháp mới để mang lại giá trị cho khách hàng, tạo sự nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh. Chuyển đổi quy trình là cơ hội để doanh nghiệp thử nghiệm các sản phẩm/dịch vụ/mô hình hoạt động mới.
Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực
Các quy trình kinh doanh lỗi thời là nguyên nhân chính gây cạn kiệt nguồn lực, thời gian và tài chính của công ty. Thông qua chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ có thể loại bỏ các kênh lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Chẳng hạn, một công ty sản xuất quyết định chuyển đổi quy trình – bằng cách áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean), dẫn đến giảm chi phí tồn kho và cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Ngày nay, khách hàng có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp sản phẩm/ dịch vụ – đồng nghĩa với việc kỳ vọng của họ cũng trở nên phức tạp hơn. Cụ thể, phần lớn đều mong đợi trải nghiệm dịch vụ nhanh chóng, thuận tiện và cá nhân hóa. Chuyển đổi quy trình kinh doanh cho phép các tổ chức thiết kế lại quy trình – lấy khách hàng làm trung tâm, đáp ứng và cá nhân hóa theo nhu cầu của họ.
Quản lý tuân thủ và rủi ro
Ngày nay, các tổ chức phải đối mặt với vô số quy định pháp luật – cũng như phải quản lý nhiều loại hình rủi ro khác nhau, bao gồm các mối đe dọa an ninh mạng, lừa đảo và thiên tai. Chuyển đổi quy trình đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro – bằng cách triển khai các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ, biện pháp bảo mật và kế hoạch dự phòng.
Lợi ích của việc chuyển đổi quy trình kinh doanh
- Tăng cường hiệu quả kinh doanh: Thông qua tối ưu hóa và hợp lý hóa, các tổ chức có thể giảm đáng kể lãng phí, lỗi và sự chậm trễ trong các quy trình của họ – nhờ đó nâng cao tốc độ và chất lượng sản phẩm đầu ra.
- Tăng cường tính linh hoạt: Bằng cách điều chỉnh quy trình phù hợp với các điều kiện thị trường và nhu cầu của khách hàng, các tổ chức có được khả năng phản ứng nhanh chóng và linh hoạt nắm bắt các cơ hội mới – ngay khi chúng vừa phát sinh.
- Thúc đẩy đổi mới: Khai thác tiềm năng của công nghệ mới và phân tích dữ liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp – nhằm thúc đẩy việc tạo ra các sản phẩm, dịch vụ hoặc mô hình kinh doanh đổi mới, góp phần gia tăng giá trị cho khách hàng và tạo sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Thông qua việc thiết kế lại các quy trình để ưu tiên lấy khách hàng làm trung tâm, cá nhân hóa và sự thuận tiện, các tổ chức có thể nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành lâu dài.
- Giảm thiểu chi phí: Bằng cách loại bỏ sự dư thừa, tối ưu hóa tài nguyên và giới thiệu tự động hóa, các doanh nghiệp có cơ hội giảm đáng kể chi phí hoạt động, dẫn đến lợi nhuận được cải thiện.
Đọc thêm: New normal – Bí quyết thích ứng với trạng thái bình thường mới
Khi nào cần áp dụng chuyển đổi quy trình kinh doanh?
Xác định đúng thời điểm để áp dụng chuyển đổi quy trình kinh doanh là rất quan trọng đối với các tổ chức đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là các yếu tố chính báo hiệu sự cần thiết của việc chuyển đổi:
- Quy trình không hiệu quả: Khi các quy trình hiện tại tỏ ra chậm chạp, thủ công, dễ xảy ra lỗi hoặc nặng nề, thì việc xem xét và tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả và giảm sai sót là điều vô cùng cần thiết.
- Thay đổi thị trường: Biến động thị trường, nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý yêu cầu doanh nghiệp phải đánh giá lại các quy trình hiện tại của họ và sắp xếp lại cho phù hợp với thực tế mới. Thích ứng với những thay đổi này sẽ giúp đảm bảo sự linh hoạt và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.
- Công nghệ mới: Sự xuất hiện của các công nghệ mới mang đến cả cơ hội và mối đe dọa cho doanh nghiệp. Nắm bắt thay đổi cho phép các tổ chức tận dụng các công nghệ này – ngăn ngừa các “gián đoạn” tiềm ẩn đối với các mô hình kinh doanh hiện tại.
- Thay đổi tổ chức: Khi có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, văn hóa hoặc định hướng chiến lược, điều quan trọng là phải điều chỉnh quy trình phù hợp với các mục tiêu và giá trị mới của tổ chức – nhằm đảm bảo sự gắn kết và tối đa hóa tiềm năng thành công.
- Ứng phó với khủng hoảng: Các sự kiện hoặc khủng hoảng bất ngờ – chẳng hạn như đại dịch Covid-19 – có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh thông thường. Thực hiện cải cách quy trình trong những thời điểm như vậy (ví dụ: chuyển từ bán hàng ngoại tuyến sang đặt hàng trực tuyến) là rất quan trọng đối với các tổ chức để thích nghi, đương đầu với các thách thức và phục hồi hiệu quả.
Đọc thêm: ChatGPT sẽ tác động như thế nào đến ngành Nhân sự?
Các ngành công nghiệp đi đầu về áp dụng chuyển đổi quy trình kinh doanh
Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một cách tiếp cận linh hoạt – có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề khác nhau đang tìm cách nâng cao hiệu suất, thích ứng với những thay đổi của thị trường và nắm bắt các cơ hội mới nổi. Sau đây là một số ngành đòi hỏi sự cấp bách và động lực chuyển đổi lớn hơn:
- Năng lượng: Theo McKinsey, ngành năng lượng phải đối mặt với những thách thức như: biến đổi khí hậu, áp lực pháp lý, biến động giá cả và sở thích ngày càng phức tạp của khách hàng. Để giải quyết những thách thức này, ngành công nghiệp dự kiến sẽ liên tục trải qua quá trình chuyển đổi quy trình – nhằm giảm thiểu lượng khí thải carbon, nâng cao hiệu quả và đa dạng hóa các nguồn năng lượng.
- Truyền thông: Sự gián đoạn nhanh chóng từ lâu đã trở thành tiêu chuẩn đối với ngành truyền thông – đặc biệt trong bối cảnh sự xuất hiện của các nền tảng kỹ thuật số, mạng xã hội và dịch vụ phát trực tuyến thách thức các mô hình kinh doanh và dòng doanh thu truyền thống. Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp truyền thông lâu đời được yêu cầu chuyển đổi quy trình – bằng cách xây dựng và phân phối nội dung đáp ứng nhu cầu và mong đợi ngày càng tăng của khách hàng.
- Bán lẻ: Sự cạnh tranh gay gắt từ các nhà bán lẻ trực tuyến, đặc biệt là những gã khổng lồ thương mại điện tử như Amazon, đặt ra những thách thức nghiêm trọng cho ngành bán lẻ. Các nhà bán lẻ trực tuyến có được các lợi thế cạnh tranh như giá cả cạnh tranh, giao hàng nhanh và nhiều lựa chọn sản phẩm hơn. Để tồn tại trên thương trường, doanh nghiệp cần tìm cách nâng cao trải nghiệm của khách hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, cũng như tận dụng dữ liệu và phân tích. Walmart là một ví dụ minh họa cho quá trình chuyển đổi này – khi quyết định trở thành nhà bán lẻ đa kênh, cung cấp dịch vụ đặt hàng trực tuyến.
- Chăm sóc sức khỏe: Chi phí gia tăng, dân số già, bệnh mãn tính và đại dịch chỉ là một số vấn đề sức khỏe hàng đầu. Để giải quyết những vấn đề này, điều quan trọng là các nhà cung cấp dịch vụ y tế phải tham gia vào quá trình chuyển đổi – liên tục cải thiện chất lượng, khả năng tiếp cận và chi phí dịch vụ.
- Tài chính: Ngành tài chính – ngân hàng phải đối mặt với các thách thức như: lãi suất thấp, tuân thủ quy định, các mối đe dọa an ninh mạng và cạnh tranh từ các công ty fintech. Điều hướng những thách thức này đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải tìm ra cách để giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Phân loại các hình thức chuyển đổi quy trình kinh doanh
- Chuyển đổi hoạt động (Operational transformation): Tối ưu hóa hoạt động và chuỗi cung ứng để cải thiện tốc độ, chất lượng và hiệu quả chi phí.
- Chuyển đổi cốt lõi (Core transformation): Tái định hình và thiết kế lại các quy trình cốt lõi để tăng cường hiệu quả hoạt động và sự linh hoạt.
- Chuyển đổi kỹ thuật số (Digital transformation): Tận dụng công nghệ kỹ thuật số để nâng cao sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh.
- Chuyển đổi hệ thống thông tin (Information systems transformation): Nâng cấp hoặc thay thế hệ thống thông tin – hỗ trợ việc ra quyết định.
- Chuyển đổi quy trình kinh doanh (Transformation of business processes): Điều chỉnh quy trình phù hợp với nhu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường hoặc quy định pháp luật mới.
- Chuyển đổi tổ chức (Organizational transformation): Thay đổi cấu trúc, văn hóa hoặc chiến lược để xác định lại vai trò và mối quan hệ với các bên liên quan.
- Chuyển đổi quản lý (Management transformation): Cải thiện thực tiễn quản lý, giao tiếp và ra quyết định.
- Chuyển đổi văn hóa (Cultural transformation): Định hình các giá trị, niềm tin và hành vi để thúc đẩy một nền văn hóa hỗ trợ.
- Chuyển đổi thương lượng (Negotiated transformation): Thích ứng với các điều kiện mới thông qua đàm phán với các bên liên quan.
- Chuyển đổi nước rút (Sprinted transformation): Thực hiện thay đổi nhanh chóng và triệt để để giải quyết những thách thức hoặc cơ hội cụ thể.
- Chuyển đổi chậm (Slow-motion transformation): Thay đổi dần dần để đáp ứng nhu cầu nội bộ và tầm nhìn dài hạn.
- Chuyển đổi gấp rút (Hijacked transformation): Đối phó với những thay đổi đột ngột do các sự kiện hoặc khủng hoảng bên ngoài gây ra.
Mô hình & Phương pháp chuyển đổi quy trình kinh doanh
Trong lĩnh vực chuyển đổi quy trình, tồn tại nhiều khuôn khổ và phương pháp luận khác nhau cho việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các nỗ lực cải tiến quy trình của doanh nghiệp. Mỗi công cụ đi kèm những điểm mạnh và hạn chế riêng – tuy tất cả đều có ý nghĩa với các tổ chức đang tìm cách cải tiến quy trình và thúc đẩy các sáng kiến chuyển đổi thành công.
Six Sigma
Six Sigma (6 Sigma) tận dụng phân tích thống kê để giảm thiểu biến thể và sai sót do quy trình. Mô hình này sử dụng DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát) cho các quy trình hiện có và DMADV (Xác định, Đo lường, Phân tích, Thiết kế, Xác minh) cho các quy trình mới.
Six Sigma rất phù hợp cho các quy trình đòi hỏi chất lượng cao và nhất quán, như sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Lean
Phương pháp tinh gọn (Lean) tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa giá trị – qua việc nhấn mạnh tầm quan trọng của cải tiến liên tục và định hướng khách hàng. DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát) được áp dụng cho các quy trình hiện có, trong khi DMADV (Xác định, Đo lường, Phân tích, Thiết kế, Xác minh) được sử dụng cho các quy trình mới.
Lean đặc biệt có lợi cho các quy trình hướng đến hiệu quả và sự linh hoạt – chẳng hạn như phát triển sản phẩm hoặc quản lý chuỗi cung ứng.
Agility
Agility ưu tiên phân phối giá trị nhanh chóng và thường xuyên hơn cho khách hàng – thông qua các chu kỳ phát triển lặp đi lặp lại và gia tăng. Đối với cả quy trình hiện có và quy trình mới, phương pháp tiếp cận Scrum bốn bước (Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Thích ứng) được sử dụng.
Agile là lựa chọn đáng cân nhắc cho các quy trình đòi hỏi tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao, chẳng hạn như phát triển phần mềm hoặc tiếp thị.
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Reengineering – BPR)
Một khuôn khổ nhằm thiết kế lại và tái cơ cấu triệt để các quy trình để đạt được những cải tiến và kết quả đáng kể về hiệu suất. Quy trình MAREC bảy bước (Huy động, Phân tích, Thiết kế lại, Kích hoạt, Giao tiếp) được áp dụng cho cả quy trình hiện có và quy trình mới.
BPR đặc biệt có giá trị đối với các trường hợp đòi hỏi sự đổi mới mang tính toàn diện (ví dụ: chuyển đổi mô hình/ chiến lược kinh doanh).
4 giai đoạn chuyển đổi quy trình kinh doanh
- Phân tích (Assessment): Bước đầu tiên đòi hỏi nhận thức toàn diện về sự cần thiết, phạm vi và trạng thái hiện tại của quá trình chuyển đổi. Phân tích (Assessment) bao hàm việc xác định mục tiêu, định hướng và dữ liệu hiệu suất để đánh giá tiến độ và kết quả. Các kỹ thuật phân tích như lập bản đồ quy trình, đối chuẩn và phân tích lỗ hổng được sử dụng để hiểu rõ hơn quá trình chuyển đổi doanh nghiệp.
- Thiết kế (Design): Trong giai đoạn này, trạng thái tương lai và hiệu suất mong muốn của các quy trình được xác lập, cùng với những thay đổi và cải tiến cần thiết cần thiết để đạt được chúng. Sau đó, một kế hoạch và lộ trình chi tiết được xây dựng để định hướng việc thực hiện, cũng như xác định các bên liên quan và các yêu cầu về nguồn lực.
- Thực hiện (Implementation): Việc thực hiện kế hoạch chuyển đổi và hiện thực hóa các thay đổi của quy trình diễn ra trong giai đoạn này. Các cơ chế giám sát và kiểm soát được sử dụng để đảm bảo tiến độ suôn sẻ và giải quyết mọi rủi ro hoặc vấn đề mới nổi. Sử dụng các công cụ quản lý dự án, quản lý thay đổi và quản lý chất lượng là yêu cầu quan trọng để đảm bảo chất lượng đầu ra.
- Đánh giá hiệu quả (Evaluation): Giai đoạn tối ưu hóa cuối cùng bao gồm việc đánh giá kết quả đạt được qua các nỗ lực chuyển đổi, so sánh chúng với các mục tiêu được thiết lập trong giai đoạn phân tích. Các bài học kinh nghiệm, phương pháp thực hành (best practice) và khuyến nghị cải thiện được xác định.
Cách đo lường tác động của quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh
Đo lường tác động của việc chuyển đổi quy trình kinh doanh là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả đạt được. Một số phương pháp có thể được sử dụng để đo lường tác động này bao gồm:
- Các chu kỳ PDCA: Phương pháp Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động (PDCA) đưa ra một quy trình lặp đi lặp lại và có hệ thống để liên tục theo dõi và cải tiến quy trình.
- Mô hình ROI: Mô hình Lợi tức đầu tư (ROI) cung cấp đánh giá định lượng và tài chính, so sánh lợi ích chuyển đổi với chi phí liên quan.
- Đánh giá nhu cầu: Tiến hành đánh giá nhu cầu cho phép đánh giá định tính và theo ngữ cảnh, phân tích sự hài lòng và cải thiện do chuyển đổi.
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và chỉ số thành công thường được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình chuyển đổi có thể kể đến như:
- Sự hài lòng của khách hàng: Đo lường thông qua khảo sát, xếp hạng và giới thiệu, cho biết các quy trình mới mang lại giá trị cho khách hàng như thế nào.
- Sự gắn kết của nhân viên: Được đánh giá thông qua khảo sát, phản hồi và duy trì, nói lên mức độ cam kết và động lực làm việc chung giữa các nhân viên.
- Hiệu quả hoạt động: Được đo lường bằng các yếu tố như thời gian chu kỳ, tỷ lệ sai sót và mức sử dụng, cho biết các tài nguyên được tối ưu hóa tốt như thế nào.
- Hiệu suất tài chính: Được đánh giá bằng các số liệu như tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí và lợi tức đầu tư, qua đó đo lường khả năng sinh lời và tạo ra giá trị được cải thiện.
Các bước chính để chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công
Một chiến lược chuyển đổi thành công đòi hỏi nhiều thành tố quan trọng khác nhau – từ cam kết của cấp lãnh đạo, quản lý thay đổi, sự tham gia của các bên liên quan, phân tích quy trình, giao tiếp rõ ràng, hợp tác liên chức năng, cơ chế quản trị mạnh mẽ, v.v…
Sau đây là một số bí quyết nhằm đảm bảo thành công của quá trình này.
Đi sâu vào phân tích quy trình kinh doanh
Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo nhận thức toàn diện về quy trình kinh doanh – thông qua hệ thống tài liệu, lập bản đồ và đo lường. Việc phân tích sẽ góp phần xác định nhu cầu, phạm vi, trạng thái hiện tại và hiệu suất của chuyển đổi. Bằng cách vạch ra các điểm khó khăn, tắc nghẽn và cơ hội cải tiến, việc đặt nền tảng cho sự thay đổi hiệu quả sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn rõ ràng
Trước khi bắt tay vào cải tiến, cần xác định rõ mục đích và kết quả mong đợi của việc chuyển đổi. Việc điều chỉnh các nỗ lực nâng cao quy trình phù hợp với chiến lược và tầm nhìn kinh doanh là rất quan trọng. Đặt các số liệu và chỉ số cụ thể để đo lường tiến độ và kết quả, thiết lập cơ sở đánh giá các tiến bộ đạt được.
Xác định các lỗ hổng và tận dụng cơ hội để cải tiến và tự động hóa
Dựa trên phân tích quy trình kinh doanh và các mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp cần chỉ ra chính xác các khía cạnh trong quy trình có thể được nâng cao hiệu quả và áp dụng tự động hóa. Sử dụng các kỹ thuật như phân tích lỗ hổng, phân tích nguyên nhân gốc rễ hoặc phân tích SWOT để xác định vấn đề/ cơ hội có thể tận dụng.
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Thiết lập các biện pháp định lượng cho phép đánh giá hiệu lực và hiệu quả của quá trình. Các KPI này sẽ đóng vai trò hỗ trợ theo dõi hiệu suất trước, trong và sau quá trình chuyển đổi – qua đó truyền tải giá trị và tác động của quá trình chuyển đổi tới các bên liên quan. Khi lựa chọn KPI, cần đảm bảo các yếu tố như tính liên quan (Relevant), cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), thực tế (Realistic) và có thời hạn (Time-bound).
Xây dựng lộ trình chuyển đổi
Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng một tài liệu toàn diện phác thảo kế hoạch và lịch trình thực hiện chuyển đổi. Ưu tiên và sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ trong khi phân bổ nguồn lực và trách nhiệm phù hợp. Lộ trình cần đảm bảo tính thực tế và có thể thích ứng, xem xét phạm vi, mức độ phức tạp và mức độ khẩn cấp của quá trình chuyển đổi.
Về thời lượng, toàn bộ thời gian chuyển đổi có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ phức tạp, quy mô và bối cảnh tổ chức. Nó có thể kéo dài vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào phạm vi và mức độ của nỗ lực chuyển đổi.
Chỉ định người đóng vai trò chính và thu hút các bên liên quan
Xác định và chỉ định cá nhân/ phòng ban chính chịu trách nhiệm quản lý và cải tiến các quy trình cụ thể. Thông thường, các sáng kiến chuyển đổi quy trình sẽ cần được điều phối bởi các giám đốc điều hành cấp cao, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc những nhà lãnh đạo thay đổi được chỉ định – những cá nhân có tầm nhìn, sự nhạy bén chiến lược và tầm ảnh hưởng để thúc đẩy sự thay đổi trong toàn tổ chức.
Ngoài ra, cần thu hút các bên liên quan quan tâm hoặc có ảnh hưởng đến kết quả của quá trình chuyển đổi. Thường xuyên giao tiếp với họ, tìm kiếm phản hồi và thông tin đầu vào, để đảm bảo quá trình thực thi diễn ra suôn sẻ và nhận được sự ủng hộ rộng rãi hơn.
Truyền đạt hiệu quả các kế hoạch, thay đổi và quy trình mới
Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công. Các nhà lãnh đạo phải trình bày rõ ràng các kế hoạch, thay đổi, thủ tục và chính sách mới cho cá nhân chịu trách nhiệm chính, các bên liên quan, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và ban quản lý. Sử dụng đa dạng các kênh liên lạc như họp trực tiếp, email, bản tin, hội thảo trên web hoặc các buổi đào tạo – nhằm đảm bảo tính rõ ràng, nhất quán, kịp thời và minh bạch trong toàn bộ quá trình.
Thiết kế và tự động hóa các quy trình mới
Thực hiện các thay đổi và cải tiến bằng cách thiết kế và tự động hóa các quy trình làm việc mới. Sử dụng các công cụ và kỹ thuật như lập bản đồ quy trình, tạo nguyên mẫu (prototype), mô phỏng hoặc thử nghiệm để mang đến các quy trình mới hiệu quả hơn. Quá trình tự động hóa quy trình có thể tận dụng các công nghệ và nền tảng như phần mềm tự động hóa mã thấp, điện toán đám mây hoặc trí tuệ nhân tạo.
Đào tạo toàn diện về các quy trình mới
Với vai trò nhà lãnh đạo, công việc của bạn là trao quyền cho nhân viên thích nghi và phát triển khi áp dụng các quy trình mới – bằng cách cung cấp chương trình đào tạo (training) toàn diện. Đảm bảo họ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và cách vận hành trong các quy trình công việc đã chuyển đổi. Cung cấp hỗ trợ, coaching và mentoring liên tục trong và sau quá trình chuyển đổi để nâng cao sự tự tin và năng lực.
Theo dõi và đánh giá kết quả
Cuối cùng, cần liên tục theo dõi hiệu suất của các quy trình mới để đánh giá hiệu quả đạt được. Sử dụng hệ thống KPI đã thiết lập để theo dõi tiến độ. Thu thập phản hồi từ cá nhân chịu trách nhiệm chính, các bên liên quan, nhân viên, khách hàng. Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ như khảo sát, kiểm tra hoặc báo cáo để hiểu rõ hơn và giải quyết mọi vấn đề hoặc thách thức mới nổi.
Đọc thêm: Lãnh đạo chuyển đổi (Transformational Leadership) – Phong cách quản lý của thời đại
Một số lưu ý khi thực hiện chuyển đổi quy trình kinh doanh
Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một quá trình phức tạp – đòi hỏi phải lập kế hoạch và chi tiết trong khi thực hiện. Để đạt được thành công bền vững, sau đây là một số yếu tố quan trọng cần được xem xét cẩn thận:
Hiểu rõ nhu cầu và phạm vi chuyển đổi
Trước khi bắt đầu chuyển đổi quy trình, doanh nghiệp phải hiểu rõ về các động cơ thay đổi cơ bản. Việc xác định phạm vi của quá trình chuyển đổi liên quan đến việc xác định các quy trình, chức năng hoặc bộ phận liên quan – cũng như nhận thức mối liên hệ giữa từng thành tố này.
Đánh giá hiện trạng và hiệu suất
Các tổ chức phải chuẩn bị tài liệu, lập bản đồ và đo lường các quy trình hiện tại của họ = đồng thời xác định các điểm khó khăn, tắc nghẽn và các khía cạnh cần cải thiện. Đo điểm chuẩn (benchmarking) theo tiêu chuẩn ngành và thu thập phản hồi từ chủ sở hữu quy trình, các bên liên quan, nhân viên và khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu thập nhiều thông tin chi tiết có giá trị.
Hình dung tình trạng và hiệu suất trong tương lai
Dựa trên phân tích nhu cầu, phạm vi và đánh giá các quy trình hiện tại của quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp có thể đạt mục tiêu cho tương lai và hiệu suất mong muốn. Việc nắm bắt các kỹ thuật sáng tạo và đổi mới như brainstorming, tạo mẫu (prototyping), mô phỏng hoặc thử nghiệm có ý nghĩa rất quan trọng để phát triển các quy trình công việc mới.
Phân bổ nguồn lực và sự tham gia của các bên liên quan
Quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công đòi hỏi phải có đủ nguồn lực và sự tham gia tích cực của các bên liên quan. Ngoài ra, việc xác định và phân công vai trò – cũng như trách nhiệm cho chủ sở hữu quy trình và các bên liên quan sẽ thúc đẩy trách nhiệm giải trình (accountability). Giao tiếp thường xuyên và thu thập ý kiến phản hồi với các bên liên quan là rất cần thiết để nuôi dưỡng sự tham gia và gắn kết nội bộ.
Giảm thiểu rủi ro
Chuyển đổi trong kinh doanh vốn dĩ bao hàm trong đó vô số rủi ro và thách thức. Do đó, các tổ chức nên chủ động xác định các trục trặc kỹ thuật tiềm ẩn, vi phạm dữ liệu, sự phản đối của nhân viên, sự không hài lòng của khách hàng, các vấn đề tuân thủ quy định và các mối đe dọa cạnh tranh khác.
Xây dựng trước các kế hoạch dự phòng, thực hiện các cơ chế giám sát và kiểm soát chuyên sâu để giảm thiểu tác động của những rủi ro này trong suốt quá trình cải cách.
Đánh giá và cải tiến liên tục
Đánh giá và cải tiến liên tục là yêu cầu cần thiết để đảm bảo hiệu quả bền vững của các quy trình đã chuyển đổi. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đóng vai trò là thước đo để đo lường hiệu suất trước, trong và sau khi chuyển đổi. Thu thập phản hồi từ chủ sở hữu quy trình, các bên liên quan, nhân viên và khách hàng cung cấp những hiểu biết có giá trị. Sử dụng các công cụ như khảo sát, kiểm tra hoặc báo cáo cho phép đánh giá nghiêm ngặt. Các bài học kinh nghiệm và các phương pháp hay nhất cung cấp các khuyến nghị cải tiến và bền vững hơn nữa.
Đọc thêm: Quy trình 5S – Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp
Nuôi dưỡng một nền văn hóa học tập
Để nuôi dưỡng văn hóa đổi mới và cải tiến liên tục, các tổ chức nên khuyến khích thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những thất bại. Việc thiết lập các cơ chế để sáng tạo ý tưởng, sự tham gia của nhân viên và chia sẻ kiến thức sẽ thúc đẩy sự đổi mới trong suốt hành trình chuyển đổi. Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, công nhận và khen thưởng sự đổi mới, đồng thời tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp, tất cả đều góp phần tạo ra một môi trường thuận lợi cho sự cải tiến liên tục.
Đọc thêm: Văn hóa coaching – Bí quyết phát triển doanh nghiệp bền vững
Những thách thức hàng đầu trong quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh
- Vượt qua thái độ phản kháng đối với sự thay đổi: Trong một tổ chức, nhân viên có thể thể hiện sự phản đối tiềm ẩn đối với sự thay đổi – xuất phát từ lo ngại với tình trạng không chắc chắn (uncertainty) trong tương lai. Vượt qua thách thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải truyền đạt rõ ràng và thường xuyên về tầm nhìn và lợi ích của quá trình chuyển đổi. Các nhà lãnh đạo phải tìm cách giải quyết các mối quan tâm, thu hút nhân viên tham gia vào quy trình và trao quyền cho họ tự điều khiển các quá trình thay đổi.
- Chống lại sự mệt mỏi trong quá trình chuyển đổi: Tính chất thay đổi liên tục của các nỗ lực chuyển đổi có thể khiến nhân viên kiệt sức và giảm động lực. Để giải quyết thách thức này, các nhà lãnh đạo nên cung cấp hỗ trợ và nguồn lực đầy đủ – thông qua đào tạo, huấn luyện và công nhận thành tích.
- Đảm bảo nguồn tài trợ: Thông thường, rất khó để đảm bảo các nguồn lực cần thiết để thay đổi, đặc biệt là trong bối cảnh bất ổn kinh tế như hiện nay. Các nhà lãnh đạo phải chứng minh được lợi tức đầu tư (ROI) một cách rõ ràng, điều chỉnh các mục tiêu chuyển đổi với các ưu tiên chiến lược. Giám sát thường xuyên, báo cáo minh bạch và quản lý rủi ro cách chủ động là yêu cầu quan trọng để xây dựng niềm tin từ các bên liên quan.
- Duy trì ưu tiên cho thành công lâu dài: Việc ưu tiên các hoạt động và nhiệm vụ cho thành công lâu dài có thể là một thách thức trong bối cảnh nhu cầu cạnh tranh hiện nay. Doanh nghiệp cần xác lập lộ trình chuyển đổi rõ ràng, vai trò và trách nhiệm – cũng như truyền thông nhất quán về tầm nhìn và mục đích của quá trình chuyển đổi. Cung cấp thông tin phản hồi và hướng dẫn cho nhân viên – đảm bảo họ luôn tập trung theo đúng định hướng.
- Điều hướng chuyển đổi kỹ thuật số trong thời kỳ suy thoái: Chuyển đổi kỹ thuật số ngày nay phải đối mặt với những thách thức bổ sung trong quá trình cắt giảm ngân sách, hạn chế về nguồn lực và thay đổi thị trường. Các nhà lãnh đạo phải sắp xếp lại quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ để phù hợp với nhu cầu thay đổi của khách hàng, xu hướng thị trường và các yêu cầu quy định. Tối ưu hóa khả năng kỹ thuật số, đón nhận sự đổi mới và nắm bắt các cơ hội mới.
Sau đây là một số phương pháp để nhà lãnh đạo giảm thiểu rủi ro thất bại của quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh:
- Thiết lập một tầm nhìn và chiến lược rõ ràng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, cũng như truyền đạt chúng một cách hiệu quả tới các bên liên quan.
- Lập kế hoạch chi tiết, sử dụng các công cụ và kỹ thuật như lập bản đồ quy trình, tạo mẫu, quản lý dự án và quản lý rủi ro.
- Phân bổ đủ nguồn lực và khả năng, bao gồm cả thời gian, ngân sách và công nghệ, đồng thời cung cấp đào tạo và tận dụng các mối quan hệ đối tác bên ngoài.
- Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và cộng tác chặt chẽ với các bên liên quan, sử dụng nhiều kênh khác nhau và thúc đẩy văn hóa hợp tác, phản hồi và đổi mới.
- Vận động sự tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình chuyển đổi, thu hút ý kiến đóng góp và phản hồi của họ để đảm bảo kết quả toàn diện và thành công hơn.
Đọc thêm: Hiểu về lãnh đạo – Làm thế nào để trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn
Xu hướng hàng đầu trong chuyển đổi quy trình kinh doanh
Những xu hướng mới nổi sau đây nhấn mạnh sự cần thiết của các tổ chức trong việc liên tục chuyển đổi các quy trình kinh doanh của họ để duy trì tính cạnh tranh và thành công trong thế kỷ mới.
- Lấy khách hàng làm trung tâm: Doanh nghiệp cần ưu tiên cung cấp giá trị và cải thiện trải nghiệm của khách hàng trên nhiều kênh khác nhau. Quá trình này đòi hỏi phải sắp xếp các quy trình phù hợp với mong đợi, sở thích và phản hồi của khách hàng.
- Số hóa: Các tổ chức đã và đang khai thác các công nghệ mới nổi như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, tự động hóa quy trình bằng robot và các nền tảng mã thấp – nhằm nâng cao hiệu quả, sự nhanh nhẹn, đổi mới và khả năng mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Tính bền vững: Ngày càng nhiều doanh nghiệp ý thức được tầm quan trọng của các yếu tố môi trường, xã hội và quản trị trong quy trình kinh doanh. Việc chuyển đổi để giảm lượng khí thải carbon, chất thải và tiêu thụ tài nguyên, đồng thời thúc đẩy sự đa dạng, hòa nhập và trách nhiệm xã hội đang ngày càng trở nên quan trọng.
- Khả năng phục hồi (Resilience): Các tổ chức đang phải đối mặt với tình trạng không chắc chắn và biến động (disruption) chưa từng có – do nhiều yếu tố như đại dịch COVID-19 và căng thẳng địa chính trị. Để giải quyết vấn đề này, các quy trình đang được chuyển đổi để tăng cường khả năng thích ứng, linh hoạt và quản lý rủi ro.
- Hợp tác: Doanh nghiệp cần nhận thức rõ giá trị của sự hợp tác giữa các phòng ban và tổ chức trong các quy trình của họ. Các nỗ lực chuyển đổi tập trung vào việc thúc đẩy giao tiếp, phối hợp và tích hợp giữa các nhóm, phòng ban, đối tác và các bên liên quan khác nhau.
Đọc thêm: 5 phương pháp quản lý nhân sự hậu đại dịch Covid-19
Nghiên cứu điển hình về các sáng kiến chuyển đổi quy trình kinh doanh thành công
- Netflix: Netflix, nền tảng phát trực tuyến nổi bật, đã trải qua quá trình chuyển đổi mô hình kinh doanh quan trọng. Ban đầu tập trung vào dịch vụ cho thuê DVD qua thư, công ty đã chuyển sang cung cấp nội dung video theo yêu cầu qua Internet. Sự thay đổi chiến lược này cho phép Netflix thu hút khán giả toàn cầu – cũng như cung cấp trải nghiệm người dùng được cá nhân hóa và tiện lợi.
- LEGO: Để đối phó với cuộc khủng hoảng tài chính, LEGO đã tiến hành cải tổ toàn diện quy trình kinh doanh để giành lại vị trí dẫn đầu thị trường trong ngành đồ chơi. Công ty đã hợp lý hóa danh mục sản phẩm của mình, giảm bớt sự phức tạp trong vận hành và chi phí. Tập trung vào năng lực và giá trị cốt lõi, LEGO hướng tới tương tác với khách hàng và người hâm mộ thông qua các nền tảng và cộng đồng trực tuyến – cũng như đa dạng hóa nguồn doanh thu của mình thông qua các thỏa thuận cấp phép chiến lược, công viên giải trí, phim và trò chơi điện tử.
- Amazon: Amazon, gã khổng lồ thương mại điện tử, đã theo đuổi quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh để trở thành đơn vị tiên phong trong lĩnh vực điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và bán lẻ trực tuyến. Tận dụng khả năng công nghệ, dữ liệu khách hàng và quy mô của mình, Amazon đã cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ với mức giá cạnh tranh và giao hàng nhanh chóng. Công ty cũng thực hiện những thay đổi về tổ chức để thúc đẩy đổi mới nhanh chóng, thử nghiệm và không ngừng tập trung vào khách hàng.
- Spotify: Spotify, dịch vụ phát nhạc trực tuyến nổi tiếng, đã cách mạng hóa ngành công nghiệp âm nhạc thông qua quá trình chuyển đổi. Tận dụng dữ liệu và phân tích, Spotify quản lý danh sách phát được cá nhân hóa và đề xuất cho người dùng. Mô hình freemium của doanh nghiệp đã thu hút hàng triệu người đăng ký, cho phép đàm phán các thỏa thuận có lợi với các hãng âm nhạc và nghệ sĩ. Việc mở rộng sang podcast và nội dung âm thanh khác đã củng cố thêm vị trí của Spotify như một nền tảng ưu việt cho sự tương tác của người dùng.
Lời kết
Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, các tổ chức phải chủ động thích nghi với thực tế mới và áp dụng các chiến lược thay đổi cần thiết. Chuyển đổi quy trình kinh doanh là “chất xúc tác” cho thành công lâu dài, cho phép các công ty tối ưu hóa hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Bằng cách kết hợp các công nghệ tiên tiến, thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và tận dụng chuyên môn của các đối tác đáng tin cậy, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội đáng kể để định vị mình ở vị trí hàng đầu trong ngành.
Có thể bạn quan tâm:
- HR Transformation là gì? 5 bí quyết chuyển đổi nhân sự
- Organizational Development (OD): Mục tiêu & Quy trình
- Mô hình HRBP: Quá trình phát triển & Ứng dụng thực tế
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
