Đã bao giờ bạn gặp phải một người khiến bạn thất vọng đến mức “vò đầu bứt tai” và chỉ muốn hét lên thành tiếng? Không một môi trường làm việc nào mà không tồn tại những cá nhân khó tính – từ đồng nghiệp, sếp, khách hàng, đối tác, thậm chí là bạn bè. Việc phát triển và hoàn thiện kỹ năng làm việc với người khó tính tuy có thể khiến bạn khó chịu – nhưng là yêu cầu không thể thiếu để đạt được thành công trong sự nghiệp.
Nội dung
Vì sao một số người lại khó chịu hơn những người khác?
Theo TS. Greg Barnett – Phó Chủ tịch Cấp cao tại The Prediction Index, mâu thuẫn giá trị và áp lực tình huống là hai nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tình trạng căng thẳng trong các mối quan hệ.
Sai lệch giá trị xảy ra khi hai cá nhân mang hai hệ thống niềm tin hoàn toàn khác nhau, trong khi áp lực tình huống liên quan đến yếu tố môi trường – ví dụ như quản lý không tốt, bầu không khí căng thẳng hoặc hạn chế về nguồn lực – có thể làm cho mâu thuẫn càng trở nên tồi tệ hơn.
Đặc biệt trong môi trường công sở, khác biệt về phong cách làm việc là nguyên nhân gây xung đột phổ biến nhất. TS. Allison Siminovsky, Chuyên gia Tư vấn Nghiên cứu Cấp cao tại The Predictive Index nhận định:
“Hãy nghĩ về một kịch bản khi hai người đang làm việc cùng nhau – một người thì cực kỳ chú trọng vào quá trình và chi tiết, trong khi người kia lại thiên về tư duy toàn cục. Trừ khi cả hai người đều cực kỳ tự giác và kiên nhẫn, bằng không thì xung đột nhất định sẽ nảy sinh khi họ làm việc cùng nhau. Thông thường, mâu thuẫn trong công việc không liên quan gì đến việc cả hai bên có thích hay tôn trọng nhau hay không.”
Phân loại các kiểu người khó tính
Những người khó chịu thường xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số chỉ biết nói liên tục và không bao giờ chịu lắng nghe. Một số khác không ngừng nêu ý kiến chỉ trích – đặc biệt về những vấn đề không liên quan đến họ. Một số lại không bao giờ biết giữ lời hứa. Có những đồng nghiệp khó chịu luôn cạnh tranh với bạn để giành lấy quyền lực, đặc quyền và sự chú ý của mọi người; một số thậm chí luôn theo dõi và tìm cơ hội nói xấu, “dìm” bạn xuống để lấy lòng cấp trên. Quản lý thiên vị trong cách đối xử với cấp dưới, v.v…
Sâu đây là một số loại người khó tính thường gặp nhất nơi công sở.
1. Kẻ bắt nạt
Bạn đã bao giờ phải làm việc với người khó tính, chuyên đi “bắt nạt” người khác? Nếu đồng nghiệp liên tục “giành” phát biểu trong các cuộc họp, thường xuyên chỉ trích bạn về hiệu suất làm việc, thậm chí “cướp công” những thành tích cá nhân của bạn, họ rất có khả năng rơi vào nhóm kẻ bắt nạt (bully).
Việc phải làm việc với những người như trên sẽ khiến bạn thường xuyên cảm thấy bị đe dọa và mất tinh thần khi đi làm. Về lâu về dài, sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn sẽ bị tác động đáng kể.
2. Người suy nghĩ tiêu cực
Mọi doanh nghiệp luôn tồn tại một thành phần nhân viên luôn “chìm ngập” trong những suy nghĩ tiêu cực. Họ không thích công việc phải làm, luôn “ca thán” về những cấp trên yếu kém, những đồng nghiệp xấu tính, chỉ đối xử bất công với họ. Với họ, những ngày làm việc tại công ty là một chuỗi ngày lãng phí, còn khách hàng chỉ là những “ông trời con” suốt ngày đòi hỏi.
3. Người có thói quen xấu
Bạn đã từng bao giờ làm việc với một đồng nghiệp có những thói quen khó chịu như: nhai kẹo cao su quá ồn ào, hoặc mang những vấn đề cá nhân đến văn phòng mỗi ngày? Hoặc một đồng nghiệp có vấn đề vệ sinh cá nhân, luôn toát ra mùi rượu và cà phê tại nơi làm việc? Những cá nhân này là nguyên nhân gây suy giảm năng suất, cũng như nhiều loại vấn đề hành vi và cá nhân khác.
Vì sao phải làm việc với người khó tính?
Chúng ta thường có xu hướng phiền lòng khi tiếp xúc những người khó chịu, với những suy nghĩ kiểu như: “Tại sao những người này lại khó chịu đến vậy?”, “Họ thật vô trách nhiệm!”, “Thật xui xẻo khi phải làm việc với họ” hoặc “Tôi không bao giờ muốn làm việc với những người này nữa!” .
Dù muốn hay không, đây là tình trạng không thể tránh khỏi nơi công sở. Bất kể bạn làm việc ở đâu, sẽ luôn có một vài đồng nghiệp/ khách hàng gây khó khăn cho bạn. Tránh né không phải là giải pháp lâu dài – trừ khi bạn quyết định nghỉ việc.
Càng để lâu, bạn sẽ càng trở nên tức giận và đau đớn – cảm xúc đó sẽ ngăn cản bạn xử lý công việc một cách lý trí. Vì vậy, mỗi chúng ta phải cố gắng học cách làm việc với người khó tính ngay khi có thể.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn tránh né vấn đề?
Việc liên tục phàn nàn sẽ nhanh chóng khiến bạn trở thành người hay than vãn trong mắt đồng nghiệp. Nếu bạn liên tục bị cuốn vào xung đột tại nơi làm việc, cấp trên sẽ đặt câu hỏi về năng lực giải quyết vấn đề của bạn – thậm chí, chính bạn có thể bị đánh giá là loại người khó tính. Điều này sẽ dẫn tới những hệ lụy rất nguy hiểm đối với sự nghiệp của bạn.
Cuối cùng, nếu tình hình tiếp tục xấu đi theo thời gian, doanh nghiệp sẽ cảm thấy “mệt mỏi” với bạn. Cấp trên có thể quyết định rằng bạn cần được thay thế bởi một nhân viên chuyên nghiệp và có tinh thần hợp tác hơn.
Vì vậy, thay vì chỉ phản ứng tiêu cực với tình hình, lời khuyên là bạn hãy trang bị cho bản thân kỹ năng làm việc với người khó tính.
Lợi ích khi học cách giao tiếp với người khó tính
Bằng cách cải thiện khả năng đối phó với người khó chịu tại nơi làm việc, bạn cũng đồng thời góp phần cải thiện đáng kể môi trường công sở trở nên tốt hơn cho mọi người. Điều này sẽ khiến bạn được nhiều người biết đến, chiếm được cảm tình của tập thể. Những mối quan hệ cũng sẽ từ đó đến với bạn – theo sau đó là cơ hội thăng tiến trong tổ chức.
Đọc thêm: Kỹ năng lãnh đạo quản lý – 6 phẩm chất cơ bản
11 bí quyết làm việc với người khó tính
Việc ứng xử với người khó tính dễ dàng hay khó khăn tùy thuộc vào tính cách cá nhân và tình huống cụ thể. Nhìn chung, sẽ đơn giản hơn nếu như cá nhân đó đều bị mọi người xem là “đáng ghét”, hoặc hành vi của họ ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó, bạn có thể cùng những người đồng chí hướng lập thành nhóm để giải quyết cá nhân khó chịu trên – hoặc thông báo cho cấp quản lý và Nhân sự để được hỗ trợ.
Tuy nhiên, vấn đề sẽ trở nên phức tạp nếu cá nhân đó công khai phá hoại uy tín công việc của bạn, “cướp công” những đóng góp của bạn, hoặc tìm cách “bắt nạt” và tấn công cá nhân bạn.
Dưới đây, chúng tôi xin được chia sẻ 11 mẹo cải thiện quan hệ với họ tốt hơn:
1. Giữ bình tĩnh
Mất bình tĩnh và nổi nóng không phải là cách nói chuyện với người khó tính. Trừ khi bạn biết rằng sự tức giận sẽ kích thích họ hành động và thay đổi có ý thức, tốt hơn bạn hãy học phương pháp thực hành đức điềm tĩnh.
Thái độ bình tĩnh sẽ khiến bạn được mọi người đánh giá là biết kiểm soát, tập trung và nhận được sự kính trọng hơn. Hãy thử hình dung xem, bạn thích được làm việc với một người điềm tĩnh hay nóng nảy hơn? Khi người đối diện nhận thấy bạn vẫn bình tĩnh dù họ có làm gì, họ sẽ sẵn sàng chú ý và lắng nghe bạn hơn.
2. Tự đánh giá lại chính mình
Bạn có chắc rằng vấn đề nằm ở người khác, và bạn không phản ứng thái quá không? Chẳng hạn, bạn có từng gặp khó khăn với cùng một kiểu người hoặc hành động tương tự không?
Liệu có quy luật nào thường xảy ra trong tương tác của bạn với đồng nghiệp không? Bạn có nhận thấy bản thân dễ bị kích động bởi một số tác nhân cụ thể nào không? Hãy luôn chú ý tự đánh giá bản thân để xác định rằng có phải nguyên nhân nằm ở hành vi của người khác hay không.
3. Tìm hiểu ý định của đối phương
Chúng tôi tin rằng không ai tự bản thân muốn tỏ ra khó khăn với người khác. Ngay cả khi có vẻ như người đó chỉ muốn làm phiền bạn, luôn có một động cơ nào đó thúc đẩy họ hành động như vậy. Bí quyết làm việc với người khó tính là xác định động cơ dẫn tới hành động của họ.
Để làm được điều này, bạn cần tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Điều gì đang khiến họ hành động theo cách này?
- Nguyên nhân nào đang ngăn cản họ hợp tác với bạn?
- Bạn có thể giúp gì để đáp ứng nhu cầu của họ và giải quyết vấn đề?
- v.v…
Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc (EQ) – Tầm quan trọng với thành công trong cuộc sống
4. Tham khảo quan điểm của người khác
Khi bạn là đối tượng của một cuộc tấn công, hoặc sếp tỏ ra ủng hộ các hành động “quá đáng” của đồng nghiệp, thường rất khó để giữ được một “cái đầu lạnh”. Cảm giác tức giận, đau đớn, sỉ nhục, sợ hãi và lo lắng thường sẽ dẫn tới những hành động “dại dột”, khiến tình hình càng tồi tệ hơn.
Trong trường hợp đó, hãy tìm cơ hội chia sẻ với đồng nghiệp, quản lý hoặc bạn bè của bạn. Khả năng lớn là họ đã từng trải qua những tình huống tương tự – theo cách này hay cách khác. Họ sẽ có thể nhìn mọi thứ từ một góc độ khác và đưa ra cách xử lý tình huống khách quan hơn.
5. Thảo luận riêng với đối phương
Đối đầu với đồng nghiệp khó tính không phải là điều dễ dàng – nhưng sẽ thực sự cần thiết nếu bạn muốn bảo vệ quyền lợi của mình tại nơi làm việc. Hãy trao đổi với họ về những gì bạn đang trải qua – một cách nhẹ nhàng và thân thiện.
Trong nhiều trường hợp, họ có thể không ý thức tác động của lời nói hoặc hành động của họ đối với bạn. Họ có thể đang thử nghiệm tác động của họ đối với bạn khi gặp nhau lần đầu tiên. Hoặc, họ có thể cần phải xem lại cách tương tác của chính mình với mọi người.
Một số người có thể ý thức tác động của họ đối với bạn, nhưng lại chọn cách phủ nhận hoặc cố gắng giải thích cho hành động của họ. Trong tình huống xấu hơn, họ có thể tỏ ra hờ hững và không quan tâm với những chia sẻ của bạn. Khi thảo luận, hãy cố gắng đạt được thỏa thuận về các hành động tích cực và hỗ trợ trong tương lai. Tập trung vào một hoặc hai hành động gây tổn thương đến bạn nhiều nhất.
Đọc thêm: Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo – Một số lưu ý quan trọng
6. Chia sẻ với họ về ý định của bạn
Một bí quyết đối phó với người khó tính là cho họ biết ý định đằng sau những gì bạn đang làm. Đôi khi, họ tỏ ra khó chịu vì nghĩ rằng bạn đang làm khó họ. Hãy cho họ biết lý do đằng sau hành động của bạn, cũng như toàn bộ thông tin cơ bản về những gì đang xảy ra sẽ giúp họ dễ dàng đồng cảm với hoàn cảnh của bạn hơn.
7. Học cách lắng nghe
Lắng nghe tich cực chính là chìa khóa giao tiếp và chinh phục người khó tính. Khi đối thoại, bạn nên tập trung vào những gì đối phương đang nói, không phải vào những gì bạn muốn nói tiếp theo.
Khi đối phương muốn nói điều gì đó, đừng ngắt lời – nhưng hãy cho họ cơ hội nói hết ý. Nếu bạn thấy điều gì khúc mắc, hãy đặt câu hỏi và nhờ họ giải thích lại. Diễn giải và “phản chiếu” lại những gì bạn nghe được để kiểm tra xem bạn hiểu đúng ý của đối phương không.
Hãy nhớ luôn lắng nghe và đặt bản thân vào vị trí của người khác – chắc chắn, uy tín của bạn trong mắt họ sẽ trở nên mạnh mẽ hơn rất nhiều.
Đọc thêm: Cách tiếp nhận lời phê bình – 6 bước giúp bạn lắng nghe tốt hơn
8. Giữ liên lạc sau khi đối thoại
Hành vi của họ sau khi trao đổi có thay đổi hay không? Theo hướng tích cực hay tiêu cực? Xác định xem bạn có cần một cuộc thảo luận tiếp theo hay không – nếu có, kết quả dự kiến sẽ là như thế nào. làm
9. Chú ý xây dựng quan hệ
Học vấn, kinh nghiệm, chức danh… sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không hòa hợp với đồng nghiệp. Không có các mối quan hệ tốt, bạn sẽ chẳng thể thành công trong sự nghiệp. Quan hệ tích cực với sếp và đồng nghiệp không chỉ góp phần mang lại thành công, mà còn đảm bảo cảm giác hài lòng trong công việc.
Sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa khiến việc giao tiếp ít nhiều trở nên “máy móc hóa”. Thay vào đó, hãy tìm cách kết nối với đồng nghiệp ở cấp độ cá nhân nếu có thể. Dành thời gian làm quen với họ như một người bạn thực sự – chứ không chỉ đơn thuần là đồng nghiệp. Tìm hiểu về sở thích, gia đình và cuộc sống của họ. Hẹn gặp gỡ hoặc đi ăn chung nếu có thể.
Dù quan hệ của bạn với đồng nghiệp thế nào, hãy luôn đối xử tôn trọng với họ. Không ai thích bị đối xử như thể bản thân thiếu năng lực / bất tài. Nếu bạn thể hiện sự thiếu tôn trọng, sẽ không ngạc nhiên nếu đối phương cũng hành động tương tự với bạn.
Đọc thêm: Kỹ năng networking – Bí quyết thành công của thế kỷ mới
10. Tập trung vào hành động
Đôi khi, bạn có thể bị đồng nghiệp “chơi xấu”, chẳng hạn như không nhận được công việc mà họ đã hứa giao, hoặc bị quy trách nhiệm sai về một điều bạn không làm. Dù là thế nào đi nữa, hãy chấp nhận rằng mọi chuyện đã diễn ra rồi. Thay vì lo lắng về những gì bạn không thể thay đổi, hãy lên kế hoạch về những gì bạn có thể làm để cải thiện tình hình và khắc phục vấn đề.
Một lưu ý quan trọng là không tham gia nói xấu hay buôn chuyện về đồng nghiệp. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được những lời đàm tiếu phá hoại của người khác về chính mình.
11. Làm ngơ
Nếu bạn đã thử mọi cách trên mà đối phương vẫn không tiếp thu, làm ngơ là giải pháp tốt nhất. Sau cùng thì bạn đã làm tất cả những gì có thể. Chú tâm thực hiện các công việc hàng ngày của bạn, và chỉ giao tiếp với họ khi cần thiết. Tất nhiên, hướng đi này sẽ không khả thi trong trường hợp người đó đóng vai trò quan trọng trong công việc của bạn.
Giải pháp cuối cùng – Báo cáo với cấp trên
Nếu mọi cố gắng làm việc với người khó tính của bạn đều thất bại, báo cáo với quản lý là giải pháp có thể cân nhắc – dù chỉ nên áp dụng khi mọi phương pháp khác đều không thành công.
Đôi khi, đây sẽ là hướng giải quyết duy nhất hiệu quả – đặc biệt với các cơ cấu tổ chức quan liêu. Ngay cả trong trường hợp đó, bạn cũng nên tránh lạm dụng – nếu không, cấp quản lý có thể đánh giá thấp năng lực giải quyết vấn đề của riêng bạn.
Cần chuản bị những gì trước khi nói chuyện với quản lý?
- Ghi chú các vấn đề đang xảy ra và ảnh hưởng đến năng suất, công việc và tiến độ công việc của bạn.
- Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Có lẽ bạn sẽ cần sếp của người đồng nghiệp khó tính tham gia thảo luận trong quá trình này.
- Tập hợp những nhân viên khác có thể gặp vấn đề tương tự như bạn. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục cấp quản lý về tầm quan trọng của vấn đề. Tuy nhiên, hãy cẩn thận đừng để cấp trên có ấn tượng rằng bạn và các đồng nghiệp đang lập bè phái để “bắt nạt” người đó.
Lưu ý cuối cùng – Tất cả chúng ta đều là con người
Tất cả chúng ta đều có những khoảng thời gian căng thẳng trong cuộc sống – cảm giác áp lực này có thể khiến ta trở nên khó tính hơn với mọi người. Vì vậy, kiên nhẫn và thời gian đôi khi là tất cả những gì cần thiết để xử lý vấn đề. Thay vì phản ứng trước hành vi không thân thiện của đồng nghiệp, hãy tỏ ra thấu cảm và hỏi han xem họ có khỏe không. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn thực sự muốn hỗ trợ, họ có thể sẽ thay đổi cách hành xử của mình.
Bất kỳ đội nhóm nào đều cần đến sự kết hợp của nhiều cá tính và cách tiếp cận khác nhau – người bi quan sẽ chỉ ra những lỗ hổng trong kế hoạch, người giàu ý tưởng sẽ đẩy mạnh quá trình đổi mới, người có tinh thần trách nhiệm sẽ làm mọi thứ để đạt được kết quả, v.v… Vì vậy, có thể mâu thuẫn tại nơi làm việc chỉ đơn giản là do sự khác biệt về phương pháp tiếp cận vấn đề.
Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm – Định nghĩa & Phương pháp cải thiện
Lời kết
Học cách làm việc với người khó tính không chỉ mang lại lợi ích cho chính bản thân bạn – mà còn có ý nghĩa với sự phát triển của đội nhóm và thành công của doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng bạn đọc sẽ ứng dụng được những nội dung chia sẻ trên đây vào thực tế công việc và cuộc sống. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ các chuyên gia của chúng tôi, vui lòng tham khảo các khóa học kỹ năng lãnh đạo – quản trị của chúng tôi, hoặc liên hệ ITD qua hotline/email để được hỗ trợ tư vấn chi tiết.
Có thể bạn quan tâm:
- Lần đầu làm quản lý – 12 thách thức hàng đầu cần vượt qua
- Vai trò của người lãnh đạo trong doanh nghiệp
- Xây dựng chuẩn mực nhóm – Quy trình 10 bước chi tiết
Tham khảo
9 Useful Strategies to Dealing with Difficult People at Work. https://www.businessinsider.com/9-useful-strategies-to-dealing-with-difficult-people-at-work-2011-6. Truy cập ngày 26/09/2021.
How to Deal With Difficult People at Work. https://www.thebalancecareers.com/how-to-deal-with-difficult-people-at-work-1919377. Truy cập ngày 26/09/2021.
10 Tips for Dealing With Difficult People at Work. https://www.thebalancecareers.com/dealing-with-difficult-people-at-work-1917903. Truy cập ngày 26/09/2021.
How to deal with difficult people at work. https://www.theguardian.com/careers/careers-blog/how-to-deal-difficult-people-at-work. Truy cập ngày 26/09/2021.
How to work with difficult people. https://www.atlassian.com/blog/teamwork/how-to-work-with-difficult-people. Truy cập ngày 26/09/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
