Điều hành (facilitation) là hành động thu hút học viên vào việc sáng tạo, khám phá và áp dụng những hiểu biết sâu sắc trong quá trình đào tạo. Trái ngược với thuyết trình, đặc trưng bởi một “nhà hiền triết đứng trên sân khấu” truyền đạt nội dung cho khán giả, facilitator thường là một “hướng dẫn viên ở bên”, người đặt câu hỏi, điều hành các cuộc thảo luận, giới thiệu các hoạt động và giúp người tham gia nâng cao trải nghiệm học tập.
Kỹ năng này đang dần trở đặc biệt cần thiết và quan trọng đối với các chuyên gia phát triển tài năng tiến hành đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến. Các chuyên gia khác cũng có thể sử dụng kỹ năng này để hỗ trợ các dự án nhóm, đội ngũ chuyên biệt, hội đồng và các cuộc họp dưới mọi hình thức.
Nội dung
Facilitation là gì?
Facilitation hay Điều hành là một kỹ thuật được giảng viên sử dụng để giúp người học tiếp thu, lưu giữ, áp dụng kiến thức và kỹ năng. Những người tham gia được giới thiệu nội dung và sau đó đặt câu hỏi. Giảng viên thúc đẩy cuộc thảo luận, thực hiện các bước để nâng cao trải nghiệm cho người học và đưa ra gợi ý. Họ hướng dẫn người học hướng tới một kết quả học tập cụ thể.
Trong quá trình phát triển tài năng, facilitation thường được đề cập như một kỹ thuật được sử dụng trong quá trình học tập trực tiếp hoặc lớp học trực tuyến. Tuy nhiên, các kỹ thuật tương tự cũng có thể được sử dụng trong các cuộc họp hoặc các hoạt động nhóm khác. Trong bối cảnh này, điều hành có thể giúp một nhóm cải thiện cách họ làm việc cùng nhau, xác định và giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định và xử lý xung đột. Vai trò của facilitator là hướng dẫn nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn bằng cách tạo ra sức mạnh tổng hợp, tạo ra những ý tưởng mới và đạt được sự đồng thuận, thống nhất. Một người điều hành chuyên nghiệp có thể được thuê để thực hiện vai trò này. Đôi khi, một nhà lãnh đạo cấp cao, người quản lý, nhà tư vấn, huấn luyện viên hoặc chuyên gia khác (dù là nội bộ hay bên ngoài tổ chức) cũng có thể được mời đến để điều hành một cuộc họp hoặc phiên thảo luận.
Cho dù trong lớp học hay cuộc họp, người điều hành giỏi phải tập trung vào các quy trình và động lực chung của nhóm. Cuối cùng, họ chịu trách nhiệm trước nhóm và phải giành được sự tin tưởng của nhóm.
Phân biệt Facilitation, Presenting và Training
Giảng viên giúp người khác cải thiện hiệu suất của họ bằng cách giảng dạy, hướng dẫn hoặc điều hành đào tạo. Như vậy, điều hành và trình bày đều là những công cụ trong bộ công cụ của giảng viên. Trong hầu hết các trường hợp, những người đào tạo có sức hút riêng sẽ dành ít thời gian hơn để trình bày nội dung thông qua bài giảng hoặc và dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và xây dựng bối cảnh đào tạo phù hợp xoay quanh nội dung đó.
| Thuyết trình | Facilitation |
| Người trình bày cung cấp thông tin, thường thông qua một bài giảng. | Người điều hành nâng cao trải nghiệm học tập cho mọi người, thường thông qua thảo luận hoặc các hoạt động như đóng vai. |
| Người trình bày là chuyên gia chia sẻ kiến thức của họ về chủ đề này. | Người điều hành tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm chia sẻ kiến thức và học hỏi lẫn nhau. |
| Người trình bày dành phần lớn thời gian để nói chuyện. | Người điều hành dành phần lớn thời gian để đặt câu hỏi, khuyến khích người tham gia phát biểu và giải đáp thắc mắc của học viên thông qua các hoạt động |
| Người trình bày thường ở trên sân khấu hoặc ở phía trước khán giả. | Người hướng dẫn thường di chuyển xung quanh lớp học để giúp giải quyết các câu hỏi của người học hoặc theo dõi các hoạt động đang tiến triển như thế nào |
Facilitator là ai?
Người điều hành hay điều phối viên là người hướng dẫn nhóm thông qua một quy trình, giúp họ giải phóng tiềm năng của mình, hoàn thành công việc tốt nhất và tránh những cạm bẫy thông thường trong hợp tác: tư duy đám đông, thiếu kết quả và chia rẽ nội bộ. Facilitator giúp nhóm làm việc hiệu quả, đảm bảo rằng mọi người trong phòng đều được lắng nghe và đảm bảo rằng có một kết quả khả thi mỗi khi một nhóm hợp lại với nhau.
Mục tiêu của điều phối viên tốt là khuyến khích người tham gia suy nghĩ hiệu quả và cuối cùng là trình bày rõ ràng các ý tưởng phản biện, đặt câu hỏi đúng, khám phá các biến số, tìm giải pháp và xác định các hành động hiệu quả, KHÔNG phải để giải quyết thách thức của nhóm.
Một facilitator lành nghề có thể nâng cao hiệu suất của nhóm bằng cách hướng dẫn quy trình để điều hướng các thách thức phức tạp trong kinh doanh. Người điều hành là các chuyên gia lãnh đạo nhóm thông qua các cuộc họp và hội nghị quan trọng. Kết hợp các kỹ năng điều phối trong văn hóa hội họp nhằm giúp đạt được các cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn.
Một điều phối có kỹ năng có thể nâng cao hiệu suất của nhóm bằng cách loại bỏ những trở ngại trong cộng tác nhóm và cung cấp một quy trình để nhóm tuân theo. Một điều hành viên lành nghề giống như những cánh buồm của một con tàu. Họ hướng dẫn nhóm để xác định nơi họ cần đến, không có mục tiêu nào khác ngoài việc dẫn dắt nhóm đến đích. Sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều nếu trong nhóm có thành viên sở hữu kỹ năng facilitation để hướng dẫn các thành viên còn lại.
Hãy nghĩ về tất cả các cuộc họp không hiệu quả trong quá khứ; các cuộc họp mà không có gì được thực hiện, mọi người tranh cãi hoặc đơn giản là không đưa ra được quyết định nào. Facilitator giúp tạo điều kiện cho các cuộc họp tốt hơn giữa các nhóm, các bên liên quan hoặc cộng tác viên dưới bất kỳ hình thức nào. Bằng cách tạo ra một bức tranh rõ ràng về mục tiêu cuối cùng, điều phối viên đảm bảo nhóm có những gì họ cần để đáp ứng vấn đề và giúp tạo động lực khi họ gặp khó khăn trên đường đi.
Tầm quan trọng của facilitation
Facilitator rất quan trọng vì họ cho phép đội nhóm đạt được tiến bộ một cách hiệu quả. Người điều hành không phải là người quản lý mà là người trợ giúp quy trình và là người tác động đến thành công chung của đội ngũ. Dưới đây là ba lý do chính tại sao điều phối viên lại quan trọng:
Giúp giải quyết xung đột
Người điều hành là một người không thiên vị, lắng nghe từ cả hai phía trong một cuộc tranh luận. Họ sẽ giải quyết các vấn đề bằng cách dẫn dắt người tham gia tìm ra điểm chung giữa hai hoặc nhiều người.
Tiến bộ
Người điều hành làm những gì cần thiết nhằm hỗ trợ đội ngũ để đạt được tiến bộ. Hiệu quả về thời gian là yếu tố sống còn đối với người điều hành trong việc đạt được tiến bộ theo thời hạn.
Truyền cảm hứng thành công
Người điều hành truyền cảm hứng cho học viên, hỗ trợ giải quyết vấn đề và giúp học viên đạt được mục tiêu mà họ đặt ra. Người điều hành giữ thái độ trung lập về cách nhóm đạt được mục tiêu cuối cùng. Miễn là học viên đạt được kết quả mong muốn, điều phối viên đã hoàn thành tốt vai trò của mình.
Các kỹ năng facilitation cần có
Kỹ năng facilitation là những khả năng bạn sử dụng để cung cấp cơ hội và nguồn lực cho một nhóm người giúp họ tiến bộ và thành công.
Với tư cách là người điều phối, bạn mang cả nhóm lại với nhau và tạo ra một mục tiêu chung mà các thành viên trong nhóm đều có thể tham gia. Sau đó, bạn hướng cuộc trò chuyện hướng tới mục tiêu chung và cung cấp bất cứ thứ gì cần thiết để nhóm đạt được mục tiêu đó một cách thành công. Mục tiêu chính của điều phối viên là dẫn dắt nhóm của họ mà không cần trực tiếp tham gia bằng cách khuyến khích sự tham gia và sáng tạo.
Những facilitator tốt nhất thể hiện những kỹ năng sau:
Chuẩn bị kỹ lưỡng
Chuẩn bị kỹ lưỡng là một yếu tố góp phần tạo nên sự tiến bộ và dẫn dắt đội nhóm thành công. Một điều phối viên có sự chuẩn bị tốt sẽ có thể cung cấp các nguồn lực mà nhóm cần để chuyển cuộc trò chuyện hướng tới một mục tiêu chung. Từng người tham dự nên xác định một mục tiêu riêng. Có mục tiêu rõ ràng và đảm bảo rằng tất cả những người tham dự đều có mục tiêu phù hợp lệ giúp người điều hành cảm thấy tự tin hơn trong quá trình đào tạo. Sự tự tin đó truyền ngược lại cho cả nhóm, mang lại cho họ sự thoải mái để cùng nhau vượt qua những ẩn số trong quá trình giải quyết vấn đề phức tạp.
Tư duy facilitation
Nắm vững tư duy facilitation là chìa khóa để trở thành một điều phối viên hiệu quả. Nếu muốn trở thành một người điều hành xuất sắc, bạn cần học hỏi và áp dụng tư duy của một người điều hành, đó là: Hãy là người điều hành, không phải là anh hùng. Hay nói một cách thẳng thắn, đừng cố thể hiện bạn giỏi hay thông minh như thế nào, thay vào đó, hãy tập trung vào việc giúp nhóm làm việc tốt nhất. Điều này sẽ khiến bạn trở thành người lắng nghe tích cực hơn và giảm bớt áp lực vì bạn không cần phải lo lắng về việc tự mình giải quyết thử thách mà thay vào đó, bạn có thể tập trung vào việc quan sát nhóm, điều chỉnh nhu cầu của họ và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Nó cũng sẽ giúp bạn thành thạo nghệ thuật đặt câu hỏi hoặc yêu cầu các thành viên trong nhóm phát triển ý tưởng của họ thay vì áp đảo họ bằng ý tưởng của bạn.
Quản lý thời gian
Một facilitator tốt sẽ có thể thúc đẩy học viên cũng như duy trì năng lượng xuyên suốt buổi học. Và một trong những kỹ năng hữu ích nhất để làm điều đó là quản lý thời gian. Bạn không chỉ cần phân bổ đúng thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt động mà còn cần đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ theo lịch trình hoặc có thể thích ứng trong trường hợp một số hoạt động vượt quá thời gian. Một cách tuyệt vời để bắt đầu quản lý thời gian hiệu quả trong một buổi đào tạo là áp dụng kỹ thuật sắp xếp thời gian. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một hoạt động về ý tưởng, hãy đặt 10-15 phút cho hoạt động đó và sau khi hết thời gian, hãy chuyển sang các bước tiếp theo. Cách tiếp cận này buộc bạn và người tham gia phải suy nghĩ hiệu quả hơn, giúp loại bỏ các cuộc thảo luận vòng vo và đảm bảo quá trình đào tạo của bạn luôn diễn ra đúng giờ.
Khả năng thiết lập các quy định
Đặt ra các quy định ngay từ đầu dự án cho phép người tham gia chia sẻ một mục tiêu chung. Tiến độ thường đạt được nhanh hơn khi mọi người trong nhóm hiểu các quy định và biết điều phối viên muốn gì. Một trong những điều chính mà bạn sẽ làm với tư cách là người điều phối là yêu cầu mọi người thực hiện một số hoạt động nhất định và giải thích cách chúng hoạt động. Điều thú vị là đây lại là phần gây khó khăn nhất cho nhiều điều hành viên. Và không có gì có thể làm bạn căng thẳng hơn là phải giải thích cùng một hoạt động đơn giản 3 lần liên tiếp. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng phương thức truyền đạt của bạn rõ ràng với tất cả những người tham gia.
Giao tiếp rõ ràng
Hiểu và trò chuyện với nhau là cách đạt được những mục tiêu có ý nghĩa. Do đó, đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm trong các cuộc thảo luận nhóm là một nhiệm vụ quan trọng khác của một người điều hành hiệu quả. Điều này bao gồm đảm bảo hướng dẫn cho các hoạt động rõ ràng và nhóm có sự thống nhất về mục tiêu cuối cùng. Bản chất của ngôn ngữ giao tiếp dường như đơn giản có thể trở nên phức tạp hơn nhiều người nhận ra. Người điều phối giúp thiết lập sự hiểu biết chung bằng cách đưa ra các ý tưởng hoặc quyết định rõ ràng và làm rõ chi tiết trong các cuộc trò chuyện.
Lắng nghe chủ động
Facilitator cần lắng nghe tích cực những gì người học hoặc thành viên trong nhóm đang nói. Lắng nghe tích cực là chìa khóa để hiểu cả những gì ai đó đang nói và lý do tại sao họ cung cấp thông tin. Điều này liên quan đến việc dành cho mỗi thành viên trong nhóm sự chú ý đầy đủ của bạn. Mọi người đóng góp nhiều hơn khi họ cảm thấy như họ đang được lắng nghe. Nó bắt đầu bằng giao tiếp bằng mắt và ngôn ngữ cơ thể dễ tiếp thu để thể hiện sự quan tâm. Trong khi tiếp thu thông điệp, một điều phối viên lành nghề sẽ tiếp thu cả những gì được nói cũng như các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu. Việc không phán xét hoặc đánh giá đóng góp là rất quan trọng trong lắng nghe tích cực. Khi thông điệp đã được chia sẻ, người điều hành phản ánh lại cho người nói những gì họ đã nghe để nhận được xác nhận rằng thông điệp đã được hiểu chính xác. Lắng nghe tích cực không chỉ đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng mà còn giúp tiết lộ những giả định trong quá trình ra quyết định có thể dễ dàng bị bỏ qua trong các cuộc thảo luận nhóm. Bằng cách làm mẫu cho việc lắng nghe tích cực, người điều hành làm gương cho các thành viên khác trong nhóm, giúp giao tiếp hiệu quả hơn khi các thành viên trong nhóm áp dụng phương pháp này.
Đặt câu hỏi
Facilitator nên có kỹ năng đặt câu hỏi mở và kích thích thảo luận. Họ sử dụng câu hỏi yêu cầu chia nhỏ vấn đề thành các phần có thể quản lý được và rút ra ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm để vấn đề được đánh giá từ nhiều khía cạnh. Đặt câu hỏi cho phép những người tham gia dẫn dắt cuộc trò chuyện. Người điều hành không đưa ra câu trả lời, thay vào đó, họ dẫn dắt người tham gia tự khám phá câu trả lời. Đặt câu hỏi kiểu Socrates là một công cụ hữu ích trong bộ công cụ của người điều hành.
“Trong phương pháp Socrates, trải nghiệm trong lớp học là một cuộc đối thoại được chia sẻ giữa giảng viên và học viên, trong đó cả hai đều có trách nhiệm thúc đẩy cuộc đối thoại tiến lên thông qua việc đặt câu hỏi. ‘Giảng viên’, hoặc người dẫn dắt cuộc đối thoại, đặt các câu hỏi thăm dò nhằm cố gắng phơi bày các giá trị, niềm tin định hình, hỗ trợ cho những suy nghĩ và phát biểu của những người tham gia. Học viên cũng đặt câu hỏi cho cả giảng viên và lẫn nhau.”
Standford
Tính linh hoạt
Linh hoạt là khả năng thích ứng với sự thay đổi. Facilitator tiếp nhận quan điểm và tư duy hiện tại của nhóm bất cứ khi nào cần thiết. Có khoảng một triệu điều có thể xảy ra trong một buổi học: bạn có thể “cháy” thời gian cho một trong các hoạt động khiến buổi học diễn ra không đúng kế hoạch hoặc có thể có kẻ gây rối, hoặc công nghệ gặp trục trặc,… Vấn đề là KHÔNG có cách nào để hoàn toàn tránh khỏi những rủi ro. Chìa khóa ở đây là chuẩn bị sẵn sàng cho từng tình huống có thể xảy ra và sẵn sàng thích ứng với tình huống đặc biệt.
Chấp nhận người khác
Người điều hành nên giữ thái độ cởi mở và không chỉ trích các ý tưởng và đề xuất do học viên hoặc thành viên nhóm đưa ra. Tạo ra một môi trường nơi người tham gia là một thành phần quan trọng của buổi học. Nó liên quan đến nhận thức về các phong cách làm việc và tính cách khác nhau, đồng thời cân nhắc thêm việc kết hợp sự đa dạng trong suy nghĩ đó vào các cuộc thảo luận nhóm. Ví dụ, một điều phối viên hiểu được sự khác biệt giữa người hướng ngoại và người hướng nội sẽ tạo cơ hội cho cả hai cùng tham gia. Điều đó có thể có nghĩa là sắp xếp các khoảng thời gian im lặng để lên ý tưởng trước khi nhóm động não hoặc yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ của họ bằng văn bản trước buổi học. Việc duy trì nhận thức về cách mọi người đang tham gia giúp facilitator biết khi nào cần lôi kéo những cá nhân trầm tính hơn vào cuộc trò chuyện. Ngược lại, điều quan trọng không kém là phải đề phòng “những người nói nhiều” hoặc những cá nhân đang chia sẻ nhiều hơn những người khác. Nếu một hoặc một vài người chi phối cuộc trò chuyện, sẽ có rất ít chỗ cho những người tham gia khác tham gia. Người điều hành có thể nhẹ nhàng lái cuộc trò chuyện sang các thành viên khác bằng cách tử tế nói rằng muốn nghe suy nghĩ của những người khác. Ngoài ra, hãy nhắc nhở nhóm rằng đó là một nỗ lực hợp tác và tất cả các tiếng nói đều cần được lắng nghe.
Tính trung lập
Giữ thái độ trung lập với tư cách là người điều hành là rất quan trọng. Thành công của nhóm là ưu tiên hàng đầu, bất kể họ đưa ra lựa chọn nào. Cơ hội tốt nhất để cung cấp hỗ trợ hiệu quả xảy ra khi người điều hành tách rời khỏi giải pháp và thay vào đó tập trung vào cách các tương tác nhóm đang diễn ra. Các tín hiệu như ngôn ngữ cơ thể có thể tiết lộ những lo lắng không thành lời mà dễ bị bỏ qua khi người điều hành là người tham gia tích cực vào quá trình giải quyết.
Duy trì sự tập trung
Người điều phối đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả bằng cách duy trì sự tập trung cho người tham gia. Một cách để loại bỏ phiền nhiễu là thiết lập các quy tắc cơ bản về việc sử dụng điện thoại và email trong các buổi học/buổi họp. Ngoài những phiền nhiễu rõ ràng, việc xây dựng ý thức chung về việc “hoàn thành” trông như thế nào sẽ cung cấp hướng đi và giúp người tham gia xác định khi nào họ đi chệch hướng. Khi các nhóm vượt qua các thử thách, người điều hành sẽ nhẹ nhàng nhắc nhở họ về mục tiêu cụ thể đang được xem xét để hướng dẫn các cuộc thảo luận và giúp họ tiến lên vững chắc.
Giải quyết vấn đề
Người điều hành cần có kỹ năng áp dụng các kỹ thuật giải quyết vấn đề theo nhóm, bao gồm:
- xác định vấn đề
- xác định nguyên nhân
- xem xét một loạt các giải pháp
- cân nhắc những ưu điểm và nhược điểm của các giải pháp
- lựa chọn giải pháp tốt nhất
- thực hiện giải pháp
- đánh giá kết quả.
Giải quyết xung đột
Facilitator nên nhận ra rằng xung đột giữa các thành viên trong nhóm là tự nhiên và miễn là nó được thể hiện một cách lịch sự thì không cần phải dập tắt. Xung đột nên được mong đợi và giải quyết một cách xây dựng.
Khuyến khích học viên tham gia
Người điều hành nên khuyến khích tất cả người học hoặc thành viên trong nhóm tích cực tham gia và đóng góp trong các cuộc thảo luận, tùy thuộc vào mức độ thoải mái của họ. Điều này bao gồm việc tạo ra một bầu không khí an toàn và thoải mái, trong đó các thành viên trong nhóm sẵn sàng chia sẻ cảm xúc và ý kiến của họ.
Đồng cảm
Người điều hành phải có khả năng dành thời gian, suy nghĩ và công sức để để hiểu được cảm xúc của học viên hoặc các thành viên trong nhóm.
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng facilitation?
Thực hành các kỹ năng facilitation và phát triển thế mạnh sẽ giúp bạn trở thành một người điều phối viên tốt hơn. Những lời khuyên này sẽ hỗ trợ trong việc cải thiện đó:
Phát triển thế mạnh
Tập trung vào điểm mạnh cho phép thực hành facilitation ngay lập tức. Hiểu những kỹ năng bạn sở hữu và sử dụng chúng để tập hợp một nhóm người lại với nhau để cùng tiến bộ. Ví dụ, khi bạn có cơ hội trở thành người lãnh đạo của một nhóm, hãy thực hành các điểm mạnh về khả năng điều phối thay vì hành động như một ông chủ. Bạn có thể sẽ đạt được nhiều tiến bộ hơn và đạt được nhiều thành công hơn trong các mục tiêu của mình.
Thừa nhận điểm yếu
Để trở thành một facilitator tốt, hãy xem xét và đánh giá đúng cả những điểm yếu của bạn. Hiểu được điểm yếu của mình sẽ cho phép bạn tích cực khắc phục chúng ngay cả trước khi có cơ hội thực hành. Ví dụ: nếu bạn tin rằng bạn có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực của mình, hãy thực hành chúng trong mọi cuộc trò chuyện mà bạn có. Dựa trên những điểm yếu của bạn với một hoặc hai người có thể giúp bạn chuẩn bị cho một nhóm lớn hơn.
Tìm kiếm cơ hội để thực hành
Khi bạn phát triển các kỹ năng của mình, việc tìm kiếm cơ hội để điều phối sẽ cung cấp cho bạn phương pháp thực hành tuyệt vời. Cho dù bạn đang điều phối hai người hay 20 người, việc thực hành các kỹ năng của bạn sẽ giúp bạn phát triển thành một người điều phối thành công. Ví dụ: khi hai người cần làm việc cùng nhau để hoàn thành một dự án, bạn có thể thực hành kỹ năng điều phối của mình bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, tích cực lắng nghe và khuyến khích từng người trong số họ trong suốt quá trình. Thực hành tạo nên sự hoàn hảo, và điều phối cũng không ngoại lệ! Cách tốt nhất để học bất cứ điều gì là trực tiếp áp dụng kiến thức mới tìm được của bạn vào môi trường thực tế. Điều này sẽ cho phép bạn ghi nhớ các khái niệm tốt hơn và giúp bạn tự tin hơn vào các kỹ năng của mình.
Kỹ năng facilitation tại nơi làm việc
Mặc dù có nhiều kỹ năng bạn có thể thực hành và phát triển, đây là một số cách cụ thể để trở thành người điều hành hiệu quả hơn tại nơi làm việc:
Tích cực lắng nghe mọi thành viên trong nhóm của bạn
Trở thành một người lắng nghe tích cực vừa là kỹ năng facilitation vừa là kỹ năng xã hội. Cố gắng hết sức để lắng nghe những gì đồng nghiệp của bạn nói và dành cho họ sự chú tâm hoàn toàn của bạn. Tích cực lắng nghe từng thành viên trong nhóm có thể thể hiện sự tôn trọng to lớn vì họ cảm thấy như họ đang được lắng nghe. Thực hành kỹ năng này tại nơi làm việc có thể khiến những người khác chọn bạn làm người hướng dẫn cho họ trong dự án nhóm tiếp theo.
Nghĩ về sự tiến bộ thường xuyên
Khi bạn luôn nghĩ về việc đạt được tiến bộ, kỹ năng điều phối của bạn sẽ phát triển. Ví dụ, khi một dự án phải được hoàn thành vào cuối tuần, việc suy nghĩ về tiến độ cần thiết có thể cho phép việc điều phối diễn ra một cách tự nhiên.
Quản lý thời gian hiệu quả trong mọi công việc
Quản lý thời gian là một thành phần quan trọng của việc điều phối và toàn bộ tiến trình. Ví dụ: khi người quản lý của bạn giao cho bạn một nhiệm vụ cần hoàn thành vào cuối ngày, hãy chia nhỏ nhiệm vụ đó thành nhiều phần và dành cho bạn một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng phần một cách hiệu quả. Bạn quản lý thời gian của mình càng hiệu quả bao nhiêu thì bạn càng có thể điều phối thuận lợi hơn cho thời gian của cả một nhóm người bấy nhiêu.
Hãy linh hoạt và thích nghi với sự thay đổi
Khi mọi thứ ở nơi làm việc không diễn ra như kế hoạch, hãy rèn luyện sự linh hoạt. Bạn có thể thích nghi với những thay đổi trong ngày khi bạn hiểu rằng không phải lúc nào mọi thứ cũng tuân theo chính xác kế hoạch đặt ra trước đó. Ví dụ: khi tiến độ bị dừng lại do thay đổi trong dự án, hãy linh hoạt và lập một kế hoạch mới. Điều phối viên cần hiểu cách thích ứng với sự thay đổi để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Thực hành đồng cảm với người khác
Đồng cảm là một kỹ năng xã hội cho phép bạn có lòng trắc ẩn đối với những gì người khác đang cảm thấy. Thực hành sự đồng cảm có thể góp phần trực tiếp vào việc tiếp tục một dự án bị tạm dừng. Ví dụ, khi một nhóm tin rằng một dự án có thể tốt hơn và không chắc chắn về kết quả cuối cùng, lòng trắc ẩn có thể khiến họ cảm thấy được thấu hiểu. Cho nhóm của bạn thấy rằng bạn hiểu cảm xúc của họ có thể khuyến khích họ và cho phép họ tiếp tục tiến bộ.
Làm thế nào để làm nổi bật các kỹ năng facilitation
Kỹ năng facilitation có thể là điểm nhấn trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Bạn có thể thể hiện mình là một ứng cử viên sáng giá hơn cho công việc khi bạn thể hiện rằng bạn là một người điều phối xuất sắc. Dưới đây là một số cách để làm nổi bật các kỹ năng điều phối của bạn trong mỗi bước của quy trình tìm việc.
Kỹ năng facilitation trong sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch là một nơi hoàn hảo để làm nổi bật các kỹ năng điều hành. Bạn có thể liệt kê một số kỹ năng này trong phần kỹ năng sơ yếu lý lịch ví dụ như, quản lý thời gian có thể là một kỹ năng tuyệt vời để đưa vào. Bạn có thể liệt kê thêm các kỹ năng khác như khuyến khích và sự linh hoạt khi mô tả lịch sử công việc trước đây của bạn. Ví dụ: “Đã hoàn thành các dự án hàng ngày và hàng tuần theo thời hạn nghiêm ngặt đồng thời thích ứng với những thay đổi trong kế hoạch.”
Kỹ năng facilitation trong thư xin việc
Liệt kê các kỹ năng điều hành trong thư giới thiệu là một cách tốt để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Hãy suy nghĩ về công ty mà bạn đang nộp đơn và kể ra các kỹ năng bạn sở hữu mà họ đang tìm kiếm. Nếu họ đang tìm kiếm một người có thể làm việc dưới áp lực với các nguyên tắc nghiêm ngặt, hãy đưa vào kỹ năng quản lý thời gian và tính linh hoạt. Nếu họ đang tìm kiếm ai đó có thể quản lý nhóm, hãy đề cập đến khả năng đặt mục tiêu và khuyến khích thúc đẩy tiến độ. Gửi một lá thư xin việc liên quan trực tiếp đến các kỹ năng nhà tuyển dụng cần có thể giúp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng.
Kỹ năng facilitation trong buổi phỏng vấn
Một cuộc phỏng vấn việc làm là cơ hội đầu tiên để bạn trình bày về các kỹ năng của mình. Một điều phối viên thành công sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả. Vì vậy, việc có mặt sớm trong buổi phỏng vấn là bước đầu tiên hữu ích. Bạn có thể tiếp tục thể hiện kỹ năng điều phối của mình bằng cách tích cực lắng nghe người phỏng vấn ngay từ khi họ bước vào phòng.
Khi một người phỏng vấn yêu cầu bạn giải thích một hoặc nhiều tình huống từ kinh nghiệm làm việc trong quá khứ, đây là thời điểm hoàn hảo để chia sẻ các kỹ năng của bạn. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những người có thể trở thành một thành viên trong nhóm vì mục đích tiến bộ và thành công, và đó chính xác là vai trò của một điều phối viên.
Tham khảo
What is Facilitation? https://www.td.org/talent-development-glossary-terms/what-is-facilitation.
Facilitation Skills: Definition and Examples. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/facilitation-skills.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
