KPI nhân sự

Hẳn phần lớn chúng ta đều đã quen thuộc với cụm từ KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đo lường hiệu quả công việc). Dù là việc gì đi nữa, việc xác định trước hệ thống KPI cần đạt được sẽ có ý nghĩa vô cùng to lớn – giúp định hướng chiến lược và kế hoạch hành động. Đối với công tác quản lý con người, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ một danh sách KPI nhân sự chi tiết nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và một môi trường công sở lành mạnh.

Nội dung

KPI nhân sự là gì?

KPI nhân sự là các chỉ số đánh giá đóng góp của bộ phận Nhân sự cho doanh nghiệp. Các chỉ số này cho thấy mức độ thành công của phòng Nhân sự nói chung và Giám đốc nhân sự nói riêng trong việc hiện thực hóa chiến lược phát triển con người của doanh nghiệp.

Ví dụ 1:

Công ty A đang cố gắng đổi mới trong bối cảnh thị trường rất cạnh tranh. Ban giám đốc quyết định rằng họ sẽ cắt giảm chi phí ở mọi khâu, ngoại trừ bộ phận Cải tiến sản phẩm. Câu hỏi đặt ra là: Mục tiêu này sẽ được chuyển thành KPI nhân sự như thế nào?

Toàn bộ doanh nghiệp sẽ cần tiết kiệm chi phí, bao gồm cả nhân sự. Ví dụ, khoản giảm này có thể được áp dụng cho chi phí tuyển dụng. Chi phí hiện ở mức 500.000 đô la và cần giảm xuống còn 400.000 đô la. Trong trường hợp này, ‘Chi phí tuyển dụng tính bằng đô la’ là KPI, điểm hiện tại là 500.000 đô la và mục tiêu cho KPI này là 400.000 đô la.

Ví dụ 2:

Mục tiêu đặt ra cho doanh nghiệp B là tăng cường ‘năng lực đổi mới’ – được đo lường trong khảo sát mức độ tương tác hàng năm. Mức đánh giá hiện tại theo thang điểm 10 là 6,2. Mục tiêu đặt ra là 7,5 hoặc cao hơn.

Mẫu KPI nhân sự

Mẫu KPI nhân sự

(Nguồn: Analyticsinhr)

Hệ thống chỉ số KPI trong lĩnh vực nhân sự là “chìa khóa” giúp phòng Nhân sự nhận thức đóng góp của mình vào các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp phải cắt giảm chi phí Đào tạo – Phát triển (L&D), trong khi vẫn cần phát triển tư duy đổi mới cho nhân viên. Thách thức đặt ra cho bộ phận Nhân sự là phải kích thích sự đổi mới, đồng thời vẫn giảm ngân sách đào tạo.

Đọc thêm: 5 phương pháp quản lý nhân sự hậu Covid-19

Tổng hợp 15 chỉ số KPI nhân sự quan trọng nhất

Nhiều người thường lầm tưởng các chỉ số như: thời gian phỏng vấn trung bình, mức lương trung bình, thời gian nghỉ phép trên đầu người… là các mục tiêu hàng đầu của phòng Nhân sự. Thực tế, những chỉ số trên không thực sự nói lên hiệu quả làm việc của bộ phận này đối với chiến lược doanh nghiệp. Tùy vào tình hình thực tại, mỗi doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một hệ thống KPI trong quản trị nhân sự riêng biệt.

Sau đây, chúng tôi xin giới thiệu danh sách 15 chỉ số đánh giá thường được áp dụng nhất trong quản lý nhân sự:

  1. Tỷ lệ vắng làm (Absenteeism rate).
  2. Số giờ tăng ca (Overtime hours).
  3. Chi phí đào tạo (Training costs).
  4. Năng suất nhân viên (Employee Productivity).
  5. Sự hài lòng nhân viên (Talent Satisfaction).
  6. Chi phí tuyển dụng (Cost per hire).
  7. Tỷ lệ tuyển dụng thành công (Recruiting conversion rate).
  8. Thời gian tuyển dụng thay thế (Time to fill).
  9. Đánh giá tài năng nhân viên (Talent rating).
  10. Tỷ lệ thay đổi nhân viên (Turnover rate).
  11. Tỷ lệ thay đổi nhân viên tài năng (Talent turnover rate).
  12. Tỷ lệ sa thải (Dismissal rate).
  13. Cân bằng giới (Female to male ratio).
  14. Nhân viên bán thời gian (Part-time employees).
  15. Thời gian làm việc trung bình (Average time stay).

1. Tỷ lệ vắng làm (Absenteeism rate)

KPI nhân sự đầu tiên đo lường tỷ lệ vắng mặt trung bình theo phần trăm tổng số ngày làm việc của nhân viên. Đây là một chỉ số rất quan trọng, nói lên mức độ tương tác, động lực và sự gắn bó của nhân viên trong công việc và công ty.

Theo Datapine, nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng người lao động có động lực và mức độ gắn kết thấp sẽ có nhiều khả năng “bị bệnh” hoặc nghỉ phép nhiều ngày hơn. Điều quan trọng là phòng Nhân sự phải theo dõi số liệu này theo thời gian và lên kế hoạch khắc phục. Nếu không, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng – từ bầu không khí công ty đến năng suất tổng thể và phúc lợi chung.

2. Số giờ tăng ca (Overtime hours)

Số giờ tăng ca là một KPI nhân sự đáng quan tâm ở nhiều cấp độ, nhưng cần được hiểu theo cách khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể. Con số này tăng đột ngột có thể do khối lượng đơn hàng tạm thời cao hơn hoặc tăng trưởng kinh tế. Bên cạnh đó, điều đó cũng có thể nói lên sự cống hiến của nhân viên cũng như những bất cập trong quy trình làm việc, hoặc có thể là do thiếu nhân lực, khiến nhân viên hiện tại của bạn phải chịu áp lực cao.

Số giờ tăng ca có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ vắng mặt. Thật vậy, nếu mọi người không bận tâm đến việc thỉnh thoảng làm thêm giờ, thì lượng giờ làm thêm quá mức và khối lượng công việc cao thường xuyên sẽ gây suy giảm động lực và sự hài lòng của nhân viên. Hệ quả là tỷ lệ vắng làm ngày càng gia tăng.

Đọc thêm: Quy trình 5S – Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

3. Chi phí đào tạo (Training costs)

Đây là KPI nhân sự cần được áp dụng khi doanh nghiệp muốn đo lường số tiền đã đầu tư vào việc tuyển dụng mới và nâng cao trình độ học vấn của nhân viên. Đánh giá chi phí đào tạo giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí phát triển của nhân viên và đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong công tác phát triển kỹ năng nhân viên.

Chi phí đào tạo không nên chỉ giới hạn đối với người mới – ngày nay, ngày càng nhiều người lao động mong muốn có một công việc tốt hơn và được học hỏi liên tục ở vị trí của họ. Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào nhân viên để họ hoàn thiện những kỹ năng đã có, cũng như phát triển kỹ năng mới/ Thông thường, lợi nhuận trên chi phí đào tạo sẽ lớn hơn nhiều so với mức đầu tư ban đầu.

Tham khảo mô hình Train the Trainer – xu hướng mới nổi trong đào tạo doanh nghiệp

KPI nhân sự

Đọc thêm: Coaching và Training – Sự khác nhau giữa huấn luyện và đào tạo

4. Năng suất nhân viên (Employee Productivity)

Hiệu quả Lao động Tổng thể (Overall Labor Effectiveness) là một KPI nhân sự rất thú vị và toàn diện. Chỉ số này thường được tính bằng cách chia tổng doanh số bán hàng cho số lượng nhân viên. Nhưng để phân tích sâu hơn, tốt hơn là doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố có ảnh hưởng đến sản lượng sản xuất như:

  • Khoảng thời gian mà nhân viên đang thực sự làm việc.
  • Hiệu suất, hoặc số lượng sản phẩm được tạo ra.
  • Chất lượng, hoặc số lượng sản phẩm hoàn hảo / có thể bán được sản xuất trong thời gian đó.

Phương pháp tiếp cận theo định hướng sản xuất trên đây có thể được áp dụng cho cả các lĩnh vực khác. Ngoài việc định giá hiệu suất nhân viên, các phép đo năng suất có thể giúp nhân viên hiểu họ đã làm được bao nhiêu và điều chỉnh phương pháp làm việc khi cần thiết.

5. Sự hài lòng nhân viên (Talent Satisfaction)

Đây là một trong những KPI nhân sự tối quan trọng trong bối cảnh “cuộc chiến giành nhân tài” (Talent War) như hiện nay. Đặc biệt đối với các nhân viên trẻ, tài chính không chỉ là yếu tố duy nhất quyết định lựa chọn việc làm của họ – mà còn là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mô hình thời gian làm việc linh hoạt và một nền văn hóa doanh nghiệp tốt.

Là chuyên gia nhân sự, bạn nên cố gắng đáp ứng những yêu cầu trên – đặc biệt khi cần phải giữ chân nhân viên tài năng nhất. Để đánh giá định lượng các biện pháp của doanh nghiệp trong vấn đề này, phòng Nhân sự nên thường xuyên thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.

Đọc thêm: Cách làm việc với thế hệ Millennials – Doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

6. Chi phí tuyển dụng (Cost per hire)

Đây là một KPI nhân sự khá đơn giản, đo lường số lượng đầu tư cho mỗi nhân viên mới mà doanh nghiệp cần. Chi phí này bao gồm tất cả các chi phí từ tuyển dụng (quảng cáo / tiếp thị, giới thiệu nội bộ, thời gian xem xét và lựa chọn CV, phỏng vấn) đến đào tạo (thời gian bỏ ra của người quản lý / người hướng dẫn, tài liệu và thời gian đầu tư cho một nhân viên mới). Những chi phí này cộng dồn khá nhanh và tốn khá nhiều ngân sách của công ty – đây là lý do tại sao bạn không nên xem nhẹ công tác tuyển dụng.

Cần lưu ý: mọi khoản đầu tư vào đội ngũ nhân tài của doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều giá trị hơn nữa. Vì vậy, ngay cả khi chi phí bỏ ra rất lơn, lợi ích thu được vẫn luôn rất đáng để doanh nghiệp cân nhắc.

Hậu quả khi tuyển dụng sai người đối với văn hóa doanh nghiệp

Đọc thêm: 10 chiến lược tuyển dụng nhân sự hiệu quả không thể bỏ qua

7. Tỷ lệ tuyển dụng thành công (Recruiting conversion rate)

Là một KPI nhân sự quan trọng, tỷ lệ tuyển dụng thành công là tỷ lệ nhân viên được thuê trên tổng số ứng viên nộp đơn. Mục tiêu chính là tìm ra nguồn cung cấp ứng viên tốt nhất với chi phí tối thiểu.

Việc đo lường hiệu quả sẽ tùy thuộc vào công ty, vị trí địa lý và ngành nghề cụ thể. Dựa trên chỉ số trên, phòng Nhân sự có thể xem xét kỹ hơn tất cả các bước liên quan và so sánh các phương pháp tuyển dụng khác nhau – từ đó chọn ra phương pháp hiệu quả nhất. Ngoài ra, trong quá trình này, doanh nghiệp cũng cần tính đến cả các chỉ số liên quan khác (ví dụ: tỷ lệ giữ chân nhân viên 2 tháng sau tuyển dụng).

Đọc thêm: Tuyển dụng sai người – Nỗi ám ảnh “muôn thuở” của doanh nghiệp

8. Thời gian tuyển dụng (Time to fill)

KPI nhân sự này đo lường thời gian từ thời điểm đăng thông tin tuyển dụng đến khi một nhân viên mới được lựa chọn cho vị trí đó. Cũng giống như Tỷ lệ tuyển dụng thành công, chỉ số này theo dõi mức độ hiệu quả của quy trình tuyển dụng – về khí cạnh nguồn lực thời gian cần bỏ ra. Doanh nghiệp cũng cần dựa trên chỉ số này để lập kế hoạch kinh doanh thực tế, vì việc sa thải hoặc nhân viên nghỉ việc phải được xử lý và dự đoán trước khi có thể.

Nhìn chung, thời gian tuyển dụng càng thấp càng tốt; tuy nhiên, đây không phải là yêu cầu bắt buộc. Đầu tư thời gian là rất quan trọng để tìm được ứng viên phù hợp nhất. Tuy có thể tốn kém lúc đầu, lợi ích mang về từ hoạt động tuyển dụng chất lượng sẽ luôn bù đắp chi phí bỏ ra.

9. Đánh giá tài năng nhân viên (Talent rating)

Các cuộc họp nhân viên và phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng là điều đang diễn ra ở hầu hết các công ty ngày nay. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cần phải đo lường năng lực nhân viên để có thể đánh giá các biện pháp tuyển dụng của mình. Ví dụ, nếu đánh giá nhân viên trong bộ phận IT không đạt yêu cầu, nguyên nhân có thể là do các tiêu chí đánh giá không chính xác trong quá trình tuyển dụng – hoặc quá trình kiểm tra năng lực chưa hoàn thiện và không tập trung vào các kỹ năng quan trọng nhất.

Để xác định những thiếu sót trên và hình thành cái nhìn tổng quan về tài năng của nhân viên tại mọi thời điểm, phòng Nhân sự nên phát triển một hệ thống đánh giá cá nhân nhân viên (chấm điểm tài năng).

10. Tỷ lệ thay đổi nhân viên (Turnover rate)

Là một trong những KPI nhân sự được quan tâm nhất, turnover rate đo lường tốc độ luân chuyển của nhân viên, số lượng nhân viên nghỉ việc – tự nguyện hay không. Chỉ số này thể hiện sự thành công của doanh nghiệp trong nỗ lực duy trì đội ngũ lao động, là tiền đề để doanh nghiệp để lập kế hoạch kế nhiệm.

Turnover rate cao sẽ không phải là vấn đề nghiêm trọng khi những nhân viên ra đi không phù hợp với công ty. Tuy nhiên, nếu đó là những nhân viên tài năng, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và doanh thu thu về.

Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân nghỉ việc của nhân viên không xuất phát từ công việc – mà do bất đồng với cấp quản lý. Đây là lý do tại sao phòng Nhân sự nên theo dõi nguyên nhân gốc rễ của tỷ lệ turnover rate cao và xác định những khía cạnh cần khắc phục.

11. Tỷ lệ thay đổi nhân viên tài năng (Talent turnover rate)

Tỷ lệ turnover rate cao là một thách thức thực sự với doanh nghiệp – đặc biệt đối với các vị trí khó tuyển dụng. Đây là các vị trí thường có nhu cầu về nhân tài rất lớn, yêu cầu chi phí lớn khi cần thay thế mới. Doanh nghiệp nên cố gắng giữ tỷ lệ này càng thấp càng tốt – đặc biệt đối với nhân viên cấp dưới, vì họ sẽ trở thành nguồn nhân lực quý giá nhất của bạn trong tương lai.

12. Tỷ lệ sa thải (Dismissal rate)

Turnover rate chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chính: người lao động/người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hết hạn hợp đồng, nghỉ hưu, thôi việc do mất khả năng lao động, … Để theo dõi hiệu quả chất lượng của các biện pháp tuyển dụng, doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ sa thải – một trong những KPI nhân sự quan trọng nhất. Cần xem xét chỉ số này từ các góc độ khác nhau – chẳng hạn như theo thời gian làm việc, nhóm, phòng ban hoặc riêng cho nhân viên cấp dưới của bạn.

13. Cân bằng giới (Female to male ratio)

Đây là một KPI nhân sự khá mới mẻ và còn ít được sử dụng. Việc đo lường tỷ lệ lao động nữ trên lao động nam – đặc biệt ở các vị trí quản lý cấp cao – có thể nói lên rất nhiều điều về công ty. Thực tế, một số ngành có tỷ lệ chênh lệch giới tính khá lớn (ví dụ: ngành IT và kỹ thuật đa phần nhân viên là nam giới, trong khi chăm sóc và điều dưỡng có xu hướng tập trung vào nữ).

Cùng với sự phát triển của xã hội, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức được và lên chính sách khuyến khích sự đa dạng trong môi trường làm việc. Sự đa dạng này giúp mở rộng tầm nhìn chiến lược và nâng cao năng lực đổi mới của nhân viên. Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, điều này sẽ mang lại một lợi thế cạnh tranh rất đáng kể cho doanh nghiệp.

14. Nhân viên bán thời gian (Part-time employees)

Việc tuyển dụng nhân viên bán thời gian là một xu hướng doanh nghiệp cần cân nhắc – đặc biệt khi bạn mới thành lập công ty và không thể chấp nhận quá nhiều rủi ro, hoặc khi một vị trí đang cần người nhưng không yêu cầu phải làm đủ 40 giờ/tuần. Tuy nhiên, quản lý doanh nghiệp nên lưu ý rằng việc thuê nhân viên bán thời gian để giảm bớt chi phí sẽ là lựa chọn chiến lược kém cỏi. Nguyên nhân là vì nhân viên bán thời gian thường mất nhiều thời gian hơn để tìm hiểu công việc, văn hóa công ty, và doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi cần giữ chân họ lại.

15. Thời gian làm việc trung bình (Average time stay)

Thời gian làm việc trung bình là một chỉ số KPI nhân sự quan trọng, nói lên khả năng giữ chân nhân tài của doanh nghiệp và sự hài lòng của nhân viên đối với công việc/ cấp quản lý. Chỉ số này được tính dựa trên số tuần, tháng hoặc năm trung bình mà một nhân viên ở lại trong công ty.

Ở vị trí quản lý nhân sự, hẳn bạn đã biết rõ phí tốn phải bỏ ra để thuê và đào tạo một nhân viên mới. Vì lý do này, thời gian nhân viên đó ở lại công ty càng lâu sẽ càng tốt! Chỉ số này thậm chí còn có ý nghĩa hơn nếu được đo cùng với các KPI nhân sự khác như Turnover rate – thời gian ở lại ngắn, kết hợp với turnover rate cao đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải nghiêm túc xem lại chiến lược nhân sự của mình.

KPI nhân sự

Đọc thêm: 9 kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho thời đại mới

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những KPI nhân sự quan trọng nhất trong kế hoạch phát triển và quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng KPI cho phòng nhân sự, doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi nhằm đáp ứng đặc thù cụ thể, đảm bảo hiệu quả thực thi cao nhất.

Tham khảo

Top 15 HR KPIs & Metrics. https://www.datapine.com/kpi-examples-and-templates/human-resources. Truy cập ngày 23/12/2020.

48 HR KPIs & Metric Examples – and How to Implement Them. https://www.clearpointstrategy.com/human-capital-kpis-scorecard-measures/. Truy cập ngày 23/12/2020.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

[FREE EBOOK] Talent Management & Development

Trích từ bộ sách kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp “The Encyclopedia of Human Resource Management” – đồng biên soạn bởi chuyên gia William J. Rothwell

[FREE EBOOK] Talent Management & Development

Trích từ bộ sách kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp “The Encyclopedia of Human Resource Management” – đồng biên soạn bởi chuyên gia William J. Rothwell

Bạn có đang gặp khó khăn trong việc xây dựng và quản lý KPI nhân sự của doanh nghiệp?

Tham khảo ngay các khóa đào tạo Quản lý nhân sự của ITD dưới đây.

Khóa học Nhân sự - Đối tác chiến lược kinh doanh (eCHRBP)

Khóa học Certified Human Resource Business Partner (CHRBP)

Hoàn thiện năng lực Nhân sự đối tác chiến lược.

Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và và đồng nghiệp.

Phát huy tối đa chức năng bộ phận nhân sự.

Chứng chỉ Quản lý Tài năng, Năng lực và Kế nhiệm (Certificate in Talent, Competency and Succession Management)

Khóa học Certificate in Talent, Competency & Succession Management

Thiết lập mô hình chiến lược trong quản lý nhân tài.

Cải thiện chất lượng hoạt động quản lý hiệu suất – đánh giá năng lực.

Xây dựng kế hoạch kế nhiệm khoa học, hợp lý.

Bài viết liên quan

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cùng các chương trình đào tạo và hội thảo lãnh đạo sắp tới.