Kỹ năng phỏng vấn cho nhà tuyển dụng là vô cùng cần thiết – đây là nền móng giúp doanh nghiệp phát hiện ứng viên phù hợp nhất cho vị trị cần tuyển dụng. Để tuyển được đúng người đúng việc, một trong những mối quan tâm hàng đầu là cải thiện kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho bộ phận Nhân sự hoặc tương ứng.
Nội dung
Phỏng vấn là phần tối quan trọng của quá trình tuyển dụng. Để tuyển được những ứng viên phù hợp nhất, các chuyên gia nhân sự và quản lý cần nắm rõ các nguyên tắc của một buổi phỏng vấn hiệu quả. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết về kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – bắt đầu từ các loại hình phỏng vấn, mục tiêu, phương pháp đặt câu hỏi, lắng nghe và đánh giá ứng viên.
Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Khi được thực hiện hiệu quả, cuộc phỏng vấn sẽ cho phép nhà tuyển dụng xác định xem các kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách của ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp hay không. Điều này sẽ góp phần giúp nhà tuyển dụng hạn chế nguy cơ tuyển sai người, giảm thiểu thiệt hại chi phí lâu dài.
Về phía ứng viên, phỏng vấn hiệu quả tạo điều kiện cho phép họ hiểu rõ hơn về nhu cầu việc làm, mong muốn và sự thích hợp của họ với doanh nghiệp. Xuất phát từ những lý do trên, doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng kế hoạch và kịch bản phỏng vấn tuyển dụng chi tiết cho mỗi vị trí nhất định.
Các hình thức phỏng vấn
Hiện nay, có 3 hình thức phỏng vấn được sử dụng rộng rãi nhất:
- Phỏng vấn qua điện thoại (Telephone interview). Việc trao đổi qua điện thoại là bước đầu tiên để đánh giá xem liệu trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và mức lương mong muốn của ứng viên có phù hợp với vị trí và doanh nghiệp hay không. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ thu hẹp phạm vi ứng viên được mời phỏng vấn trực tiếp.
- Phỏng vấn trực tiếp một đối một (Direct one-on-one interview). Phỏng vấn trực tiếp với ứng viên có thể diễn ra theo hình thức cấu trúc hoặc không cấu trúc. Tùy thuộc vào loại thông tin mà doanh nghiệp cần tìm kiếm, bạn có thể lựa chọn phương pháp tiếp cận hành vi (behavioral), dựa trên năng lực (competency-based) hoặc tình huống (situational).
- Phỏng vấn nhóm (Group interview). Đối với hình thức này, nhà tuyển dụng có thể sắp xếp để phỏng vấn một nhóm ứng viên cùng một lúc. Hoặc, một ứng viên sẽ trao đổi trực tiếp với hội đồng tuyển dụng từ hai người trở lên. Khi có nhiều người cùng tham gia vào quá trình đánh giá ứng viên, quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ đảm bảo tính khách quan cao hơn.
Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn
“Thất bại trong chuẩn bị – tức là chuẩn bị để thất bại”. Đối với kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, điều quan trọng nhất là bạn phải biết mình đang tìm kiếm điều gì ở ứng viên.
Nắm rõ thông tin về vị trí cần tuyển dụng
Chuẩn bị sẵn sàng một bản mô tả công việc chi tiết – nêu rõ những gì bạn thực sự mong muốn cho vị trí này. Nếu bạn không có chuyên môn về công việc (ví dụ: bạn là chuyên viên nhân sự nhận được yêu cầu tuyển nhân viên marketing từ trưởng phòng marketing), hãy nói chuyện với người phụ trách chính và đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác ý muốn của họ.
Hiểu rõ đặc thù công việc của vị trí đang tuyển dụng là điều cực kỳ quan trọng trước khi đăng tin tuyển dụng. Bạn cần nghiên cứu chi tiết những kỹ năng và phẩm chất cần thiết đối với vị trí này – cũng như những nhiệm vụ hàng ngày và KPI cần đạt được. Ngoài ra, cần đảm bảo tất cả mọi người trong bộ phận tuyển dụng đều hiểu và thống nhất về những tiêu chí này.
Lựa chọn ứng viên
Bước đầu tiên bạn cần làm là xác định các câu hỏi cụ thể để đánh giá xem ứng viên có sở hữu các tố chất quan trọng với công việc hay không. Khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, nghiên cứu thật kỹ nội dung trong đó. Nếu có thể, hãy cho điểm từng ứng viên dựa trên các tiêu chí trong mô tả công việc.
Liên hệ ứng viên
Bạn nên tránh gọi điện ứng viên vào những lúc họ đang bận công việc hoặc nghỉ ngơi như giữa trưa hay buổi tối. Khi trao đổi với ứng viên, bạn cần thông tin rõ ràng, ngắn gọn nhưng đầy đủ đủ các ý bạn muốn nói. Dù đã có kinh nghiệm hay chưa, bạn nên thực hành trước nhằm đảm bảo thông điệp truyền tải sẽ khiến ứng viên cảm thấy quan tâm đến công ty của bạn và vị trí đang tuyển dụng. Đối với chất giọng, bạn nên luyện giọng nói để có chất giọng khỏe khoắn, dễ nghe. Tránh sử dụng âm địa phương, gây khó hiểu cho người nghe.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng: Phương pháp đặt câu hỏi
Một câp quản lý/ chuyên viên nhân sự có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng tốt sẽ luôn chuẩn bị trước về nội dung những gì sẽ trao đổi với ứng viên. Thông thường, một bộ câu hỏi phỏng vấn sẽ bao gồm những dạng câu hỏi sau đây:
1. Câu hỏi chung
Mục đích của những câu hỏi này là nhằm xác thực lại thông tin ghi trên CV của ứng viên, cũng như tìm hiểu động cơ của họ khi ứng tuyển vào vị trí này. Các câu hỏi thuộc dạng này có thể kể đến như:
- Bạn đã làm việc ở công ty cũ trong thời gian bao lâu? Nhiệm vụ chính của bạn gồm những gì?
- Bạn biết gì về công ty chúng tôi?
- Tại sao bạn mong muốn làm việc tại vị trí này?
- Sở thích của bạn là gì?
- v.v…
2. Câu hỏi hành vi
Các câu hỏi hành vi giúp doanh nghiệp không chỉ xác thực lại thông tin ghi trong CV, mà còn hiểu rõ hơn về phong cách làm việc của ứng viên. Một số câu hỏi phỏng vấn thường được nhà tuyển dụng sử dụng bao gồm:
- Vấn đề lớn nhất bạn từng đối mặt ở công việc cũ là gì?
- Cách thức bạn vượt qua khó khăn trong công việc?
- Bạn đã từng kiêm nhiệm dự án lớn nào tại công ty cũ?
- Theo bạn, phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý là gì?
- Kể về một tình huống bạn thể hiện tư duy cầu tiến – sáng tạo trong công việc.
- v.v…
Thay vì đặt câu hỏi về quá trình làm việc trước kia của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một số tình huống nhất định nhằm đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của họ như:
- Bạn sẽ hành động như thế nào khi biết đồng nghiệp của mình gian lận trong vấn đề tài chính?
- Sếp giao cho bạn một nhiệm vụ cần đến sự hỗ trợ của một đồng nghiệp khác có mâu thuẫn với bạn. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
- Bạn sẽ làm thế nào để huấn luyện kỹ năng và thay đổi tư duy cho một nhân viên “cứng đầu” dưới quyền? Kỹ năng cần thiết là gì?
3. Câu hỏi gây áp lực
Đúng như tên gọi, các câu hỏi gây áp lực nhằm mục đích kiểm tra khả năng chịu áp lực và xử lý trong những tình huống mới lạ của ứng viên. Những câu hỏi mẹo như “Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn mà không làm bể nó” không chỉ giảm bớt không khí căng thẳng trong buổi phỏng vấn, mà còn giúp đánh giá năng lực sáng tạo và thích ứng của ứng viên. Nếu vị trí bạn đang tuyển là các vị trí cấp cao – đòi hỏi sự linh hoạt trong phong cách quản lý – những câu hỏi phỏng vấn dạng này cần được “xoáy sâu” hơn nữa.
4. Câu hỏi thăm dò
Chuyên viên phỏng vấn nên cân nhắc đặt các câu hỏi phụ (follow-up) – còn gọi là câu hỏi thăm dò (probing) khi không hiểu đầy đủ câu trả lời của ứng viên, hoặc khi cần thêm một thông tin cụ thể nào đó. Ví dụ:
- Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm về. . . ?
- Tôi không chắc mình đã hiểu. Bạn có thể cho tôi biết thêm về…?
- Tôi không chắc bạn muốn nói gì. . . Bạn có thể nêu ví dụ không?
- Đây là những gì tôi nghe bạn nói. . . Tôi đã hiểu chính xác chưa?
- Bạn có thể cho tôi một ví dụ về. . . ? Điều gì khiến bạn cảm thấy như vậy?
Chuẩn bị bộ câu hỏi trước phỏng vấn là rất quan trọng – tuy nhiên, nhà tuyển dụng không nên “gò bó” với một danh sách các câu trả lời lý tưởng trong đầu. Trong phần lớn trường hợp, ứng viên của bạn sẽ không trả lời giống như bạn nghĩ. Thay vào đó, hãy tập trung ghi nhớ những phẩm chất lý tưởng mà một ứng viên phù hợp sẽ có.
Đặt câu hỏi mở hay đóng?
Một lưu ý quan trọng trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là tập trung đặt nhiều câu hỏi mở hơn. Những câu hỏi này khuyến khích ứng viên trả lời chi tiết hơn – nhờ đó giúp bạn hiểu sâu hơn về ứng viên, tính cách, điểm mạnh – điểm yếu, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, mức độ quan tâm đến công việc… của họ.
Ví dụ câu hỏi mở:
- Bạn hãy chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong quá khứ.
- Bạn đang muốn đạt được điều gì từ vị trí tiếp theo của mình?
- Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của chúng tôi?
- Tại sao bạn lại rời bỏ công việc gần đây nhất?
- Mối quan hệ của bạn với người quản lý trước đây như thế nào? Bạn có thể cải thiện mối quan hệ đó bằng cách nào?
- Mô tả phong cách quản lý của bạn.
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng
Quá trình phỏng vấn có thể gây căng thẳng cho cả người phỏng vấn và ứng viên. Ở cương vị nhà tuyển dụng, bạn nên cố gắng giúp ứng viên cảm thấy thoải mái ngay từ khi họ bước vào phòng. Bằng cách giúp họ cảm thấy thư giãn và thoải mái, bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về năng lực và tính cách của ứng viên.
Tùy tình hình cụ thể, doanh nghiệp có thể bố trí nhiều hơn một người phỏng vấn nhằm đảm bảo tính khách quan trong lựa chọn ứng viên – cũng như phát triển kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho các bên liên quan. Nhìn chung, các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng bao gồm:
- Giới thiệu. Trước khi bắt đầu, bạn có thể dành vài phút trao đổi về các chủ đề như thông tin cá nhân, thời tiết, cuộc sống… hoặc một mối quan tâm cụ thể được ứng viên liệt kê trong hồ sơ. Đây là bước quan trọng nhằm tạo sự thoải mái cho ứng viên, tạo điều kiện cho cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn.
- Đặt câu hỏi. Thông thường, trình tự phỏng vấn sẽ bắt đầu từ các câu hỏi chung, đến câu hỏi hành vi và cuối cùng là câu hỏi gây áp lực. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể linh động thay đổi trình tự này tùy vào đặc thù vị trí tuyển dụng.
- Tổng kết. Sau khi tạo điều kiện cho ứng viên đặt câu hỏi, bạn nên cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn và thông báo thời điểm dự kiến sẽ có kết quả.
- Kiểm tra sau phỏng vấn. Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu làm một bài kiểm tra tính cách (Predictive Index – PI) hoặc một case study thực tế nhằm đánh giá chính xác hơn năng lực và thái độ của ứng viên.
Các chủ đề phỏng vấn
Sau đây là gợi ý một số chủ đề mà nhà tuyển dụng có thể đưa vào quá trình đối thoại với ứng viên:
- Kỹ năng chuyên môn: Kiến thức, trình độ giáo dục…
- Kỹ năng công việc: Lập kế hoạch, giao tiếp, đạo đức làm việc, xác định mục tiêu, ra quyết định, tư duy phản biện…
- Hành vi và động lực: Chú ý đến chi tiết, định hướng quy trình, sự bền bỉ, tinh thần cạnh tranh, quản trị thay đổi…
- Năng lực lãnh đạo: Phong cách quản lý, kỹ năng phản hồi (feedback), huấn luyện (coaching), quản lý đội nhóm, truyền cảm hứng, đàm phán – thương lượng, giải quyết xung đột…
- Hiểu biết về con người: Phù hợp văn hóa, phong cách học tập, mục tiêu nghề nghiệp, khả năng thích ứng, cân bằng công việc – cuộc sống…
Nghệ thuật phỏng vấn: Học cách lắng nghe
Để đảm bảo ý nghĩa của buổi phỏng vấn đối với quá trình quyết định tuyển dụng, bạn sẽ không chỉ cần đến kỹ năng đặt câu hỏi – mà còn phải biết lắng nghe hiệu quả.
“Nói thì dễ hơn là làm”. Xu hướng của chúng ta là thường tập trung vào những gì mình nói hơn là những lắng nghe. Để thành thục kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, bạn cần luyện tập nói càng ít càng tốt. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn cải thiện khả năng lắng nghe:
- Giảm thiểu các tác nhân gây mất tập trung từ bên trong và bên ngoài (ví dụ: phỏng vấn ở một nơi yên tĩnh); chỉ tập trung hoàn toàn vào những gì ứng viên đang nói.
- Lắng nghe câu trả lời đầy đủ trước khi đặt câu hỏi tiếp theo.
- Làm rõ các câu trả lời của ứng viên nếu cần thiết và hỏi xem họ có cần thêm thông tin hay không. Đôi khi, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc trình bày lại câu trả lời của ứng viên bằng lời của chính họ.
- Theo dõi biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của người được phỏng vấn.
Ghi chú và đánh giá
Nguyên tắc chung của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là tập trung vào ứng viên khi họ đang trả lời. Quan sát ngôn ngữ cơ thể của họ và lắng nghe cẩn thận những gì họ đang nói.
Đừng cố gắng ghi chú khi ứng viên đang trình bày; bạn có thể làm điều đó sau khi họ chia sẻ xong. Đối với phỏng vấn hội đồng, các thành viên khác nên ghi chú khi câu hỏi đang được trả lời, nhưng hãy đảm bảo rằng mình cũng đang lắng nghe và nhận thức được ngôn ngữ cơ thể của ứng viên.
Mỗi thành viên nên cho điểm ứng viên theo từng tiêu chí khi cuộc phỏng vấn diễn ra. Hãy cố gắng hoàn thành khâu này sớm – vì sau 45 phút, bạn sẽ không nhớ rõ các câu trả lời trước đó. Nếu có thể, hội đồng phỏng vấn nên thảo luận về từng ứng viên ngay sau khi họ rời khỏi phòng và thống nhất về điểm số của họ về các tiêu chí đề ra.
Đánh giá sau phỏng vấn
Do ảnh hưởng của thiên kiến cá nhân và nhiều yếu tố khác, việc đánh giá ứng viên sau phỏng vấn thường không đảm bảo đầy đủ tính khách quan. Trong hoàn cảnh đó, bạn nên cân nhắc sử dụng một hệ thống thang điểm – đặc biệt khi cần phỏng vấn số lượng lớn.
Một lưu ý đối với kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là cần tránh so sánh các ứng viên với nhau trước khi đối chiếu với thang điểm chung. Chỉ nên thực hiện bước này khi bạn lên kế hoạch chốt số lượng ứng viên tuyển dụng.
Đánh giá theo cảm tính là một sai lầm lớn trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Khi bạn ‘thích’ một ứng viên, điều đó thường có nghĩa là họ đã rất giỏi trong việc xây dựng mối quan hệ, hoặc họ nhắc nhớ bạn về một người mà bạn thích.
Tương tự như vậy, cảm giác không thực sự quan tâm đến ai đó thường ám chỉ rằng ứng viên đang lo lắng, hoặc nói/làm điều gì đó khiến bạn nhớ đến người mà bạn không thích hoặc không hợp.
Những tín hiệu trên đây KHÔNG phải là dấu hiệu cho thấy ứng viên có thể hoàn thành công việc tốt như thế nào – mặc dù nó có thể cho bạn biết phần nào sự phù hợp của họ với đội nhóm. Tuy nhiên, trừ khi đây là một yếu tố quan trọng trong mô tả công việc, còn thì bạn không nên để nó ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
Đọc thêm: Top 10 thách thức trong tuyển dụng & Giải pháp khắc phục
Tổng hợp những lưu ý chính về kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng
- Nghiên cứu hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn: Ngoài CV ra, bạn có thể nghiên cứu profile của ứng viên trên Facebook, LinkedIn và những trang mạng xã hội khác để hiểu rõ hơn về năng lực và tính cách thực sự của họ.
- Giữ thái độ vui vẻ và thân thiện: Việc làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn thu thập được càng nhiều thông tin về họ càng tốt. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên thực hiện những cử chỉ thân thiện như mỉm cười, gật đầu, giao tiếp bằng mắt, v.v… Điều này sẽ giúp ứng viên cởi mở hơn – nhờ đó, bạn sẽ thu thập được nhiều thông tin hữu ích về họ hơn.
- Ghi chú: Việc ghi chú đặc biệt quan trọng khi phỏng vấn số lượng lớn. Càng ghi chép nhiều thông tin, bạn càng dễ dàng ra quyết định chính xác hơn.
- Chú ý lắng nghe: Một sai lầm của nhiều nhà phỏng vấn tuyển dụng là nói quá nhiều về công ty và công việc cần làm. Điều này không chỉ gây mất thời gian, giảm bớt lượng thông tin bạn thu thập được, mà còn khiến ứng viên có ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy luôn để ứng viên đóng vai trò chính trong cuộc phỏng vấn.
Lời kết
Lựa chọn tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ có khi đúng – và có khi sai. Ở cương vị phụ trách phỏng vấn và tìm kiếm nhân tài, bạn phải liên tục thực hành kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – thông qua tìm đọc tài liệu, trao đổi với đồng nghiệp cũng như kinh nghiệm thực tế. Ngoài ra, tham gia vào một khóa học phỏng vấn chuyên nghiệp cũng là lựa chọn rất đáng để cân nhắc. Cùng với thời gian, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ dần cải thiện chất lượng quy trình tuyển dụng.
[FREE EBOOK] Talent Management & Development
Kết luận
Cũng như mọi kỹ năng mềm khác, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đòi hỏi thời gian để có thể thực sự phát triển và hoàn thiện. Điều quan trọng nhất đối với bộ phận nhân sự và tuyển dụng là không ngừng học hỏi, thực hành và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc tham gia các lớp đào tạo kỹ năng để có cơ hội thực hành và học hỏi từ những người cùng ngành khác.
Tham khảo
Strategies of Effective Interviewing – Harvard Business Review. https://hbr.org/1964/01/strategies-of-effective-interviewing. Truy cập ngày 16/03/2021.
15 Tips for Improving Your Skills Interviewing Job Candidates. https://www.entrepreneur.com/article/248608. Truy cập ngày 16/03/2021.
How to be a good interviewer – Workable Resources. https://resources.workable.com/stories-and-insights/how-to-be-good-interviewer. Truy cập ngày 16/03/2021.
Interviewing Skills. https://www.skillsyouneed.com/ips/interviewing-skills.html. Truy cập ngày 16/03/2021.
18+ Interview Techniques for Employers. https://builtin.com/recruiting/interview-techniques. Truy cập ngày 16/03/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
