Đánh giá liên tục: Nền tảng của môi trường làm việc hiện đại

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, đánh giá hiệu suất hàng năm theo truyền thống đang có xu hướng trở nên lỗi thời. Các công ty ngày càng nhận ra sức mạnh của thông tin sẵn có như nền tảng của thành công bền vững. Việc áp dụng đánh giá liên tục không chỉ là một xu hướng mà còn là yêu cầu chiến lược đối với các doanh nghiệp muốn duy trì lợi thế trong “cuộc chiến nhân tài” hiện tại.

Những điểm chính

• Đánh giá liên tục bao gồm các cuộc đối thoại thường xuyên, mang tính xây dựng giữa quản lý và nhân viên nhằm thúc đẩy sự phát triển, học hỏi và cải thiện hiệu suất thông qua những thông tin kịp thời và cởi mở trong giao tiếp.
• Dẫn chứng cho thấy đánh giá hiệu suất hàng năm theo truyền thống là không còn hiệu quả, khi cả nhân viên và tổ chức đều mong muốn một cách tiếp cận năng động hơn.
• Lợi ích của đánh giá thường xuyên rất đa dạng, bao gồm thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao hiệu suất, giữ chân nhân tài, hiệu quả quản lý và duy trì thành công của tổ chức. Tuy nhiên, việc triển khai đòi hỏi phải giải quyết những thách thức như hạn chế về thời gian, các vấn đề về cấu trúc, sự phản kháng về văn hóa, khoảng cách kỹ năng quản lý và khó khăn trong việc đo lường hiệu quả. Để cải thiện khả năng thành công, các tổ chức cần đảm bảo sự lãnh đạo mạnh mẽ, mục tiêu rõ ràng, sự tham gia của nhân viên, hỗ trợ công nghệ và định nghĩa về kết quả có thể đo lường được.
• Sự toàn diện của đánh giá liên tục bao gồm coaching, các cuộc họp 1:1 thường xuyên, các chu kỳ lặp lại, tính cụ thể và phương pháp cải tiến có cấu trúc.

Đánh giá liên tục là gì?

Đánh giá liên tục là hoạt động chia sẻ đánh giá mang tính xây dựng thường xuyên tại nơi làm việc thông qua các cuộc trò chuyện liên tục giữa quản lý và nhân viên. Đây là sự thay đổi từ mô hình đánh giá hàng năm truyền thống sang phương pháp tiếp cận năng động và lặp đi lặp lại hơn đối với quản lý hiệu suất. Mục tiêu là tạo điều kiện cho sự phát triển của nhân viên và văn hóa lấy việc học làm trọng tâm bằng cách trang bị cho các thành viên trong nhóm những cập nhật kịp thời về công việc của họ, để họ có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết và trau dồi kỹ năng của mình.

Các đặc điểm chính của quy trình:

• Tính thường xuyên: Đánh giá được đưa ra thường xuyên, không chỉ một lần một năm.
• Tính xây dựng: Tập trung vào cải thiện, không phải chỉ trích.
• Tính cởi mở: Văn hóa giao tiếp cởi mở là điều cần thiết để duy trì hoạt động này.
• Tính hai chiều: Đối thoại, không phải độc thoại. Nhân viên được khuyến khích chia sẻ quan điểm của mình.

Ví dụ:

• Kiểm tra thường xuyên:

• • Các cuộc họp riêng giữa quản lý và nhân viên.
  • Các cuộc họp nhóm với thảo luận cởi mở.
  • Kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần để thảo luận về tiến độ và trở ngại.

• Đánh giá thân mật:

• • Lời khen ngợi nhanh chóng cho một việc được hoàn thành tốt.
  • Gợi ý cải tiến trong quá trình thực hiện dự án.
  • Các cuộc trò chuyện thông thường về các vấn đề liên quan đến công việc.

• Đánh giá của đồng nghiệp:

• • Ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp về các dự án nhóm.
  • Các buổi hợp tác giải quyết vấn đề.

• • Đánh giá 360 độ: Thu thập ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn, bao gồm quản lý, đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng.

• Công cụ quản lý hiệu suất:

• • Nền tảng trực tuyến để chia sẻ và theo dõi tiến độ.
  • Các tính năng thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ.

Về đánh giá liên tục trong bối cảnh kinh doanh ngày nay

Mô hình đánh giá hiệu suất hàng năm truyền thống đang ngày càng trở nên lỗi thời. Một số dẫn chứng ngày càng nhấn mạnh những hạn chế của cách tiếp cận này và ủng hộ một hệ thống đánh giá liên tục, năng động hơn.

Các số liệu thống kê gần đây vẽ nên một bức tranh ảm đạm. Cụ thể, theo Gallup, chỉ có 20% nhân viên gặp gỡ cấp trên của họ hàng tuần và chỉ có 14% cảm thấy được truyền cảm hứng từ các đánh giá hiệu suất. Ngoài ra, các phát hiện của Mercer chỉ ra rằng có tới 98% các tổ chức tin rằng hệ thống đánh giá hàng năm của họ mang lại ít giá trị. Quan điểm này được các chuyên gia nhân sự đồng tình, với 77% nghi ngờ tính chính xác của các đánh giá hàng năm trong việc phản ánh hiệu suất thực tế.

Hậu quả của tình trạng thiếu đánh giá này là rất sâu rộng. McKinsey báo cáo rằng hơn một nửa số nhân viên không thấy tác động tích cực của các đánh giá hàng năm đối với hiệu suất của họ. Ngược lại, theo Harvard Business Review, các nghiên cứu cho thấy việc phản hồi thường xuyên có mối liên hệ trực tiếp với việc gia tăng mức độ tin cậy vào lãnh đạo – một yếu tố có thể giúp tăng năng lượng nơi làm việc lên tới 106% và giảm căng thẳng xuống 74.

Lợi ích của việc chuyển sang mô hình đánh giá liên tục là rõ ràng. Nghiên cứu của Deloitte cho thấy sự cải thiện 90% trong mức độ gắn kết của nhân viên khi tần suất đánh giá tăng lên. Hơn nữa, Gallup khẳng định rằng sự đóng góp hàng tuần từ ban quản lý có thể thúc đẩy sự gắn kết lên tới bốn lần.

Lực lượng lao động hiện đại, đặc biệt là các thế hệ trẻ như Millennials, có sở thích riêng biệt đối với đánh giá theo thời gian thực. Điều này phù hợp với những phát hiện của Quantum Workplace, cho thấy những nhân viên tham gia các cuộc họp 1:1 hàng tuần với các nhà quản lý báo cáo mức độ gắn kết cao hơn đáng kể. Ví dụ, Cargill báo cáo rằng 70% nhân viên cảm thấy được coi trọng do sự trao đổi thông tin chi tiết liên tục trong tổ chức.

Các tổ chức cần phải nhận ra rằng đánh giá hiệu suất hàng năm theo truyền thống không còn đủ nữa. Sự thay đổi trong triết lý về nhân tài của họ là điều cần thiết để giải phóng toàn bộ tiềm năng của nhân viên và thúc đẩy thành công của tổ chức.

Lợi ích của đánh giá liên tục tại nơi làm việc

Đối với nhân viên

• Cải thiện hiệu suất

Thông qua việc được cung cấp thông tin chi tiết thường xuyên về kỳ vọng và đóng góp, nhân viên sẽ hiểu rõ vai trò của mình trong việc hình dung các mục tiêu của tổ chức. Sự rõ ràng này giúp họ tập trung vào các lĩnh vực cụ thể để cải thiện, từ đó giúp tăng hiệu quả và hiệu suất. Hơn nữa, bản chất đánh giá theo thời gian thực cho phép họ điều chỉnh kịp thời cách tiếp cận của mình, ngăn chặn các vấn đề leo thang và đảm bảo hiệu suất tối ưu.

Ví dụ:

Một đại diện dịch vụ khách hàng, Alex, đang phải vật lộn để đạt được mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng. Trong trường hợp này, thay vì đợi đến đợt đánh giá cuối năm, người quản lý của anh ấy trao đổi Alex để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Ngay từ đầu, họ nhận thấy xu hướng các vấn đề liên quan đến việc giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp. Ngay khi xác định được vấn đề, Alex bắt đầu tập trung vào việc cải thiện kiến thức chuyên môn của mình thông qua đào tạo hoặc cố vấn.

• Tăng cường sự gắn kết và giữ chân nhân tài

Nhân viên phát triển mạnh mẽ trong môi trường mà họ cảm thấy được coi trọng và tôn trọng. Nhận phản hồi liên tục cung cấp một phương thức mạnh mẽ để ghi nhận và đánh giá cao những đóng góp, do đó thúc đẩy ý thức về giá trị giữa các thành viên trong nhóm.

Giao tiếp cởi mở và trung thực, được khuyến khích thông qua trao đổi đánh giá thường xuyên, củng cố mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý, tạo ra bầu không khí làm việc tích cực và hợp tác hơn. Ngoài ra, việc ghi nhận thành tích và tiến bộ thông qua đánh giá liên tục đóng vai trò là động lực mạnh mẽ, truyền cảm hứng cho nhân viên phấn đấu toàn diện. Điều này góp phần giảm tỷ lệ luân chuyển và nâng cao lòng trung thành nói chung.

• Tăng trưởng nhanh

Bằng cách đánh giá hiệu suất thường xuyên, người ta có thể xác định được nguyện vọng nghề nghiệp của bản thân và các kỹ năng cần thiết để đạt được chúng. Những thông tin hữu ích này cùng với sự hỗ trợ của quản lý, cho phép tạo ra các kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.

Hơn nữa, nhận đánh giá đúng lúc tạo điều kiện cho việc tiếp thu kỹ năng nhanh chóng bằng cách cho phép nhân viên giải quyết các khoảng cách kỹ năng kịp thời. Quá trình học tập nhanh chóng này trao quyền cho họ để đảm nhận những thách thức mới và thăng tiến sự nghiệp trong tổ chức.

• Tăng cường sự tự tin

Sự củng cố tích cực thường xuyên thông qua đánh giá thúc đẩy đáng kể lòng tự trọng và sự tự tin của nhân viên vào khả năng của họ. Bằng cách giải quyết một cách cởi mở những điểm yếu, các cá nhân có thể xây dựng các chiến lược để vượt qua thách thức, nuôi dưỡng khả năng phục hồi và tư duy phát triển. Khi sự tự tin của họ tăng lên, họ có xu hướng đảm nhận thêm trách nhiệm và trở nên độc lập hơn.

• Giảm căng thẳng

Việc kiểm tra thường xuyên và giao tiếp cởi mở giúp giảm bớt sự không chắc chắn và lo lắng về hiệu suất, vì mọi người đều nhận thức được kỳ vọng và tiến độ của mình. Bằng cách xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, nhân viên có thể chủ động giải quyết chúng, ngăn ngừa căng thẳng không đáng có do các vấn đề leo thang. Hơn nữa, văn hóa đánh giá liên tục thúc đẩy môi trường hỗ trợ, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi tìm kiếm sự trợ giúp và hướng dẫn, giảm cảm giác cô lập và quá tải.

Đối với người quản lý và tổ chức

• Nâng cao khả năng ra quyết định

Bằng cách cập nhật thông tin theo thời gian thực từ nhân viên ở mọi cấp độ, các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về những gì hiệu quả và những gì không, cho phép họ đưa ra các lựa chọn dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, nó cho phép ban quản lý nhanh chóng thích ứng với các điều kiện thị trường thay đổi và nhu cầu của từng khách hàng, đảm bảo rằng họ vẫn có khả năng cạnh tranh.

Ví dụ:

Một công ty khởi nghiệp công nghệ đang gặp phải tình trạng điểm số hài lòng của khách hàng giảm. Họ quyết định triển khai hệ thống khảo sát khách hàng thường xuyên và các kênh đánh giá của nhân viên. Thông qua dữ liệu thời gian thực, họ phát hiện ra rằng bản cập nhật phần mềm gần đây đã gây ra một số lỗi, khiến người dùng thất vọng. Ngoài ra, các cuộc thảo luận nội bộ cho thấy nhóm phát triển đã vội vã để đáp ứng thời hạn phát hành, ảnh hưởng đến chất lượng.

Dựa trên những phát hiện này, công ty ưu tiên sửa lỗi ngay lập tức. Ngoài ra, họ điều chỉnh các quy trình phát triển để nhấn mạnh chất lượng hơn tốc độ, cung cấp thêm đào tạo cho nhóm phát triển về đảm bảo chất lượng và triển khai giai đoạn thử nghiệm nghiêm ngặt hơn cho các bản cập nhật trong tương lai.

• Văn hóa hiệu suất cao

Khi khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực giữa nhân viên và ban quản lý, kết quả là sự tin tưởng và minh bạch tăng lên. Khi các thành viên trong nhóm học cách chia sẻ kiến thức và hiểu biết, họ sẽ góp phần xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, hỗ trợ, đặc trưng bởi tinh thần đồng đội, tôn trọng lẫn nhau, quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình.

• Cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Việc cung cấp và tiếp nhận đánh giá thường xuyên giúp các nhà lãnh đạo có cơ hội tinh chỉnh khả năng giao tiếp, coaching và mentoring của mình – cũng như khuyến khích sự đồng cảm, lắng nghe tích cực và khả năng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Bằng cách chủ động tìm kiếm lời khuyên từ người khác, các nhà lãnh đạo thể hiện một khía cạnh khác và cam kết phát triển bản thân, điều này đóng vai trò then chốt trong việc nuôi dưỡng lòng tin và sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm.

• Quản lý tài năng hiệu quả

Thông qua các buổi đánh giá hiệu suất thường xuyên và các buổi đánh giá thân mật, các công ty có thể có cơ hội xác định những cá nhân luôn vượt quá mong đợi và thể hiện tiềm năng lãnh đạo. Điều này góp phần xây dựng nền tảng để đưa ra các kế hoạch phát triển có mục tiêu cho những cá nhân hiệu suất cao, đảm bảo họ duy trì thành công và giữ chân họ ở lại công ty lâu hơn.

Thách thức của đánh giá liên tục

• Cam kết về thời gian

Triển khai đánh giá liên tục đòi hỏi sự đầu tư thời gian đáng kể từ cả quản lý và nhân viên. Việc thường xuyên tham gia vào các cuộc trò chuyện có ý nghĩa về hiệu suất đòi hỏi nỗ lực và ưu tiên nhất quán, khiến việc duy trì trong khi vẫn đáp ứng được nhu cầu của công việc hàng ngày trở nên vô cùng khó khăn.

Để vượt qua rào cản này, các tổ chức nên hướng tới việc thúc đẩy một nền văn hóa coi trọng và tích hợp đánh giá vào quy trình làm việc, thay vì coi đó là thêm gánh nặng.

• Thiếu cấu trúc

Nếu không có khuôn khổ rõ ràng (bao gồm các mục tiêu hiệu suất được xác định cụ thể), nhân viên có thể cảm thấy choáng ngợp trước quá nhiều thông tin đầu vào, trong khi quản lý phải vật lộn để đưa ra hướng dẫn nhất quán và có thể thực hiện được. Do đó, các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc ưu tiên và hành động dựa trên thông tin nhận được. Việc xây dựng các hướng dẫn và xác định kỳ vọng rõ ràng về việc cung cấp đánh giá là rất quan trọng để giải quyết thách thức này.

• Văn hóa né tránh

Nhiều người cảm thấy không thoải mái khi đưa ra và tiếp nhận những lời góp ý mang tính xây dựng. Nhân viên có thể sợ hậu quả hoặc tổn hại đến mối quan hệ của họ với cấp trên, trong khi quản lý có thể ngần ngại giải quyết các vấn đề về hiệu suất vì những lý do tương tự.

Để giải quyết vấn đề nêu trên, các tổ chức phải tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý, nơi khuyến khích và coi trọng giao tiếp cởi mở và trung thực.

• Kháng cự thay đổi

Việc chuyển đổi từ đánh giá hiệu suất truyền thống sang mô hình đánh giá liên tục thường gặp phải sự phản kháng. Xu hướng bẩm sinh của chúng ta là tuân theo các thói quen đã thiết lập là một trong những lý do khiến chúng ta ngần ngại áp dụng các phương pháp mới. Các chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả, truyền đạt rõ ràng về lợi ích của quá trình chuyển đổi và hỗ trợ đầy đủ trong giai đoạn chuyển đổi là rất quan trọng để ngăn chặn sự kháng cự này ảnh hưởng đến thành công lâu dài của tổ chức.

• Đào tạo bộ phận quản lý

Truyền đạt đánh giá hiệu quả là một kỹ năng cần được phát triển. Các nhà quản lý cần được đào tạo về cách đưa ra lời góp ý mang tính xây dựng, lắng nghe tích cực và các kỹ thuật coaching; nếu không, họ có thể vô tình làm giảm động lực của các thành viên trong nhóm. Đầu tư vào đào tạo và huấn luyện điều hành là điều cần thiết để đảm bảo rằng đánh giá là trải nghiệm tích cực và hiệu quả cho những người liên quan.

• Đo lường tác động

Việc định lượng tác động đến hiệu suất, sự gắn kết của nhân viên và kết quả kinh doanh chung đòi hỏi phải lập kế hoạch và đo lường cẩn thận. Nếu không có các số liệu rõ ràng, sẽ rất khó để biện giải cho thời gian và nguồn lực đã đầu tư.

Các yếu tố tạo nên thành công của đánh giá liên tục

Cam kết lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo phải là những người ủng hộ nhiệt thành, có vai trò truyền đạt rõ ràng tầm quan trọng của đánh giá đối với sự phát triển của cả cá nhân và tổ chức. Sự nhiệt tình và cam kết của họ sẽ truyền cảm hứng cho những người khác đón nhận quy trình này.

Đồng thời, họ nên thể hiện thái độ nhiệt thành, sự gần gũi và cởi mở bằng cách tích cực tham gia các buổi trao đổi thông tin. Điều này tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý, nơi đánh giá được coi là một công cụ có giá trị để phát triển.

Kỳ vọng rõ ràng

Các tổ chức phải nêu rõ các mục tiêu cụ thể của chính sách, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục đích và lợi ích. Cung cấp các hướng dẫn rõ ràng thúc đẩy sự nhất quán và ngăn ngừa hiểu lầm. Ngoài ra, việc xác định mức độ thường xuyên cho các tương tác giúp tạo ra một phương pháp tiếp cận có cấu trúc đồng thời tránh làm quá tải nhân viên.

Ví dụ:

Một công ty công nghệ cỡ trung đang triển khai hệ thống CRM mới để cải thiện tương tác với khách hàng và hiệu quả bán hàng. Chương trình của họ như sau:

1. Mục tiêu

• Tăng doanh số bán hàng lên 15% trong năm đầu tiên triển khai CRM.

• Cải thiện điểm số hài lòng của khách hàng lên 10% trong vòng sáu tháng.

• Đạt được 90% người dùng áp dụng hệ thống CRM trong vòng ba tháng.

2. Mục đích và lợi ích

• Giải thích cách hệ thống CRM sẽ hợp lý hóa quy trình bán hàng, cung cấp cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung và cải thiện việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.

• Nêu bật cách hệ thống sẽ giúp nhân viên bán hàng dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng và ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ hành chính.

3. Hướng dẫn

• Cung cấp tài liệu đào tạo chi tiết và các nguồn tài nguyên về cách sử dụng hệ thống CRM hiệu quả.

• Thiết lập các quy trình nhập dữ liệu và định dạng báo cáo chuẩn hóa.

• Xác định rõ ràng các vai trò và trách nhiệm cho các nhóm người dùng khác nhau (bán hàng, tiếp thị, hỗ trợ khách hàng).

4. Mức độ thường xuyên

• Lên lịch họp nhóm hàng tuần để thảo luận về cách sử dụng CRM, các thách thức và phương pháp hiệu quả.

• Thực hiện đánh giá hiệu suất hệ thống hàng tháng và chia sẻ kết quả với nhân viên.

• Cung cấp các buổi hướng dẫn và hỗ trợ liên tục cho từng người dùng.

5. Các cân nhắc bổ sung

• Kênh truyền thông: Sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau (email, mạng nội bộ, họp nhóm) để củng cố kỳ vọng.

• Sự tham gia của nhân viên: Khuyến khích nhân viên đánh giá về hệ thống CRM và quy trình triển khai của hệ thống.

• Tính linh hoạt: Sẵn sàng điều chỉnh kỳ vọng và hướng dẫn dựa trên đánh giá của nhân viên và hiệu suất hệ thống.

Sự tham gia của nhân viên

Nhân viên nên tham gia vào việc định hình khuôn khổ đánh giá, xác định loại thông tin mà họ thấy có giá trị nhất và thiết lập các kênh truyền thông. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm để họ tự chịu trách nhiệm về sự phát triển của mình (đồng thời trang bị cho họ hướng dẫn và nguồn lực cần thiết) là một yêu cầu thiết yếu để thiết lập văn hóa trách nhiệm và gắn kết.

Công nghệ

Nền tảng đánh giá cung cấp một vị trí tập trung để chia sẻ lời khuyên và theo dõi tiến độ, giúp mọi người dễ dàng truy cập và phản ánh về hiệu suất của mình. Việc tích hợp đánh giá với các hệ thống quản lý và phát triển hiệu suất tạo ra cái nhìn toàn diện về sự phát triển của nhân viên và cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Đo lường & đánh giá

Để đánh giá hiệu quả của sáng kiến đánh giá liên tục, các tổ chức phải thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Theo dõi các số liệu như sự gắn kết của nhân viên, cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu cung cấp thông tin chi tiết về thành công của chương trình. Ngoài ra, việc yêu cầu nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ về quy trình là điều cần thiết để xác định các khía cạnh cần cải thiện.

Khuyến nghị về đánh giá liên tục

• Nuôi dưỡng văn hóa coaching

Nền tảng của việc thúc đẩy đánh giá tại nơi làm việc là thiết lập văn hóa coaching, đòi hỏi phải chuyển từ đánh giá quản lý truyền thống sang hỗ trợ và hướng dẫn liên tục. Bằng cách chuyển sang vai trò giống như coach, các nhà lãnh đạo trở thành đối tác tích cực trong hành trình phát triển của các thành viên trong nhóm, có vai trò khuyến khích giao tiếp cởi mở thông qua việc lắng nghe tích cực và tạo ra một không gian an toàn để các cá nhân chia sẻ quan điểm, trở ngại và nguyện vọng của họ.

Hơn nữa, việc cùng nhau đặt ra các mục tiêu rõ ràng và thường xuyên xem xét tiến độ là điều cần thiết để giữ cho nhân viên tập trung và có động lực. Quyền sở hữu chung về các mục tiêu này sẽ liên kết các đóng góp của cá nhân với các mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, việc kết hợp đánh giá của đồng nghiệp cung cấp góc nhìn rộng hơn về hiệu suất, giúp các cá nhân xác định các khía cạnh cần cải thiện và ăn mừng thành công.

• Ưu tiên các buổi họp riêng

Việc lên lịch kiểm tra thường xuyên thể hiện cam kết của người quản lý đối với sự phát triển của nhân viên và tạo ra một không gian an toàn cho cuộc đối thoại cởi mở. Một chương trình có cấu trúc đảm bảo rằng các cuộc họp này có hiệu quả và tập trung, và rằng nhân viên cảm thấy được chuẩn bị và được coi trọng (điều này rất quan trọng để trao đổi thông tin trung thực).

Để tối đa hóa tác động của các buổi họp 1:1, điều quan trọng là phải chuyển đổi đánh giá thành các bước hành động. Bằng cách cùng nhau xây dựng các kế hoạch hành động rõ ràng và cụ thể, các nhà lãnh đạo trao quyền cho nhân viên để họ tự chịu trách nhiệm về sự phát triển của mình và củng cố mối quan hệ với họ.

• Sử dụng vòng đánh giá liên tục

Vòng đánh giá liên tục là một quá trình liên tục, trong đó giao tiếp thường xuyên giữa nhân viên, đồng nghiệp và quản lý giúp thúc đẩy hiệu suất cao. Đây là một hệ thống tuần hoàn, trong đó đánh giá được chia sẻ, phân tích và tiến hành liên tục để cải thiện hiệu suất của cá nhân và tổ chức.

Các thành phần chính:

• Cung cấp đánh giá thường xuyên, kịp thời.
• Giao tiếp cởi mở.
• Lập kế hoạch hành động.
• Đo lường và đánh giá.

Vòng lặp thường tuân theo các bước sau:

• Đưa ra đánh giá: Nhân viên nhận được ý kiến đóng góp từ quản lý, đồng nghiệp hoặc khách hàng. Họ tích cực lắng nghe và tìm kiếm sự làm rõ nếu cần.
• Phân tích đánh giá: Nhân viên phản ánh về đánh giá và xác định các yếu tố cần cải thiện.
• Triển khai hành động: Họ lập kế hoạch để giải quyết vấn đề và thực hiện các thay đổi.
• Đo lường kết quả: Tác động của các thay đổi được đánh giá.

• Hơn cả những lời khen xã giao

Các nhà lãnh đạo cần tránh đưa ra lời khen chung chung để thực sự trao quyền cho các thành viên trong nhóm của mình. Họ cần đưa ra các ví dụ cụ thể về thái độ hoặc kết quả, cũng như giải thích tác động từ hành động của nhân viên – để họ có được sự đánh giá cao hơn về những đóng góp của họ và có mục đích.

Ví dụ, giả sử một giám đốc tiếp thị đang nói chuyện với một thành viên trong nhóm vừa mới triển khai một chiến dịch truyền thông xã hội thành công. Thay vì một lời khen chung chung như “Chiến dịch hay đó. Bạn giỏi lắm!”, hãy thử nói như sau:

“Chiến dịch của bạn cực kỳ hiệu quả trong việc tiếp cận đối tượng mục tiêu của chúng ta. Việc sử dụng nội dung video ngắn, hấp dẫn kết hợp với các hashtag có mục tiêu đã giúp chúng ta tăng lượng người theo dõi lên 20% chỉ trong một tháng. Sự tăng trưởng đáng kể này đã trực tiếp góp phần làm tăng 15% lưu lượng truy cập trang web, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra khách hàng tiềm năng và doanh số bán hàng”.

• Bánh xe Deming (Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Điều chỉnh)

Bánh xe Deming hay chu trình PDCA là một mô hình mạnh mẽ để triển khai cải tiến liên tục và theo nghĩa mở rộng là đánh giá liên tục. Nó trình bày một cách tiếp cận có cấu trúc để xác định các vấn đề, triển khai các giải pháp, đo lường kết quả và chuẩn hóa các cải tiến.

Kế hoạch:

• Xác định các khía cạnh cần đánh giá. Có thể là các vai trò, phòng ban cụ thể hoặc toàn công ty.
• Xác định các mục tiêu của hệ thống đánh giá. Bạn hy vọng đạt được điều gì? Cải thiện sự gắn kết của nhân viên, hiệu suất tốt hơn hay tăng cường đổi mới?
• Phát triển một chiến lược đánh giá, bao gồm các phương pháp (khảo sát, 1:1, đánh giá 360 độ), tần suất và những người sẽ tham gia.

Thực hiện:

• Triển khai hệ thống đánh giá đã lập kế hoạch.
• Đào tạo nhân viên về cách cung cấp và tiếp nhận thông tin hiệu quả.
• Bắt đầu thu thập dữ liệu.

Kiểm tra:

• Phân tích dữ liệu đánh giá đã thu thập được.
• Xác định các xu hướng, mô hình và khía cạnh cần cải thiện.
• Đánh giá hiệu quả của hệ thống đánh giá.

Điều chỉnh:

• Triển khai các thay đổi dựa trên phân tích.
• Điều chỉnh hệ thống khi cần thiết.
• Truyền đạt kết quả và hành động đã thực hiện cho nhân viên.

Khám phá giải pháp đào tạo của ITD World

Tại ITD World, chúng tôi tin rằng đánh giá liên tục là nền tảng của sự phát triển cá nhân và tổ chức. Bộ giải pháp của chúng tôi được thiết kế để biến điều này thành hiện thực.

• Đánh giá 360 độ

Đánh giá lãnh đạo 360 độ của ITD cung cấp góc nhìn toàn diện về hiệu quả lãnh đạo. Bằng cách thu thập đánh giá từ nhiều góc độ – cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và thậm chí cả các bên liên quan khác – chúng tôi cung cấp cái nhìn toàn diện về điểm mạnh và khía cạnh cần phát triển của lãnh đạo. Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu này đảm bảo rằng đánh giá là khách quan, có thể thực hiện và thúc đẩy các kế hoạch phát triển có mục tiêu.

• Giải pháp coaching & đào tạo

Dựa trên nền tảng này, các chương trình coaching của ITD World cung cấp hỗ trợ cho từng nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ. Các chuyên gia của chúng tôi hợp tác với các cá nhân để chuyển đổi những đánh giá thành các hành động thực tế. Thông qua các buổi coach 1:1, chúng tôi sẽ giúp các nhà lãnh đạo phát triển nhận thức về bản thân, nuôi dưỡng khả năng phục hồi và tăng cường tác động của họ.

Đồng thời, chúng tôi cũng cung cấp một loạt các giải pháp đào tạo doanh nghiệp được thiết kế để trang bị cho các nhà lãnh đạo các kỹ năng và kiến thức cần thiết để phát triển trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay. Từ các chương trình phát triển khả năng lãnh đạo đến đào tạo kỹ năng giao tiếp và xây dựng quan hệ giữa các cá nhân, chương trình giảng dạy toàn diện của chúng tôi có đủ sự hấp dẫn, tương tác và có thể áp dụng trực tiếp vào những thách thức trong thực chiến.

Nguồn: https://itdworld.com/blog/leadership/continuous-feedback/