Quy trình hướng dẫn nhân viên mới: ‘Nâng cấp’ công tác quản lý nhân tài

Trong thị trường việc làm cạnh tranh ngày nay, thu hút những nhân tài hàng đầu quan trọng, song giữ chân những người có hiệu suất cao thậm chí còn quan trọng hơn đối với thành công lâu dài của tổ chức. Một quy trình hướng dẫn được thiết kế tốt chính là vũ khí bí mật trong cuộc chiến giành nhân tài hiện nay. Đó chính là cầu nối đưa những người mới được tuyển dụng từ những người mới vào nghề nhiệt tình trở thành những thành viên trong nhóm gắn kết và năng suất.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và chiến lược hiệu quả để xây dựng một chương trình toàn diện, giúp những người mới được tuyển dụng của bạn đạt được thành công ngay từ đầu.

Những điểm chính

• Onboarding là một quy trình giúp nhân viên mới thích nghi với văn hóa công ty, kỳ vọng và vai trò của họ, đồng thời trang bị cho họ kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một chương trình có cấu trúc tốt sẽ thúc đẩy sự tự tin của nhân viên mới, giảm căng thẳng và thúc đẩy môi trường hợp tác bằng cách đưa ra kỳ vọng rõ ràng, đào tạo phù hợp và các kênh giao tiếp cởi mở. Ở cấp độ tổ chức, nó góp phần thúc đẩy tinh thần đồng đội, củng cố văn hóa công ty, cải thiện năng suất và giữ chân nhân viên, đồng thời củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng.
• Onboarding không chỉ trang bị cho nhân viên mới các công cụ để hòa nhập với những người khác, chẳng hạn như chuyển giao kiến thức, quản lý hiệu suất, hòa nhập văn hóa, cơ hội phát triển và đào tạo tuân thủ. Các bước chính của quy trình bao gồm chào đón nhân viên mới, giúp họ thích nghi với công ty và vai trò, đồng thời cung cấp tài nguyên liên tục để họ đạt được thành công ban đầu.
• Những nỗ lực onboarding không hiệu quả điển hình như kỳ vọng không rõ ràng, rào cản về mặt hậu cần, giao tiếp kém và thiếu hỗ trợ liên tục dẫn đến tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc cao. Để đảm bảo sự gắn kết, các công ty cần tuân theo một khuôn khổ có cấu trúc, áp dụng phương pháp tiếp cận được cá nhân hóa, tập trung vào những trải nghiệm và bài học tích cực, đồng thời cam kết cải tiến liên tục.
• Hành trình của một nhân viên trong công ty không chỉ dừng lại ở việc onboarding mà còn bao gồm cả quá trình chuyển đổi trong công ty (giao lưu chéo), rời đi (rời công ty) và quay lại (giao lưu lại).
• Trong tương lai, quá trình onboarding dự kiến sẽ trải qua các xu hướng như công nghệ (onboarding từ xa, AI, VR), học tập theo từng phần, cộng tác và cá nhân hóa dựa trên dữ liệu.

Onboarding là gì?

Onboarding (còn được gọi là “xã hội hóa tổ chức”) đề cập đến quá trình hướng dẫn một nhân viên mới (đôi khi được gọi là “người mới được tuyển dụng”) vào một tổ chức. Đó là quá trình giúp họ ổn định và nắm bắt mọi thứ họ cần biết để hoàn thành tốt vai trò mới của mình và đóng góp tích cực cho nhóm.

Là một phần của quy trình tuyển dụng nhân tài, onboarding thường bao gồm một số hoạt động để trang bị cho thành viên mới những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết, giúp họ hiểu được văn hóa, kỳ vọng của tổ chức cũng như vai trò cụ thể của họ trong công ty. Bao gồm:

• Giới thiệu về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty.
• Tổng quan về các chính sách và quy trình của công ty.
• Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính như thủ tục giấy tờ và chuẩn bị không gian làm việc.
• Các buổi đào tạo liên quan đến vai trò công việc.
• Các cuộc họp với các thành viên chủ chốt trong nhóm và các nhà quản lý.
• Đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng về hiệu suất.
• v.v.

Hướng dẫn nhân viên mới so với định hướng

Hướng dẫn nhân viên mới và định hướng đều là những bước thiết yếu để một nhân viên mới hòa nhập môi trường làm việc nhưng nhằm phục vụ cho các mục đích khác nhau. Sau đây là sự phân tích về những điểm khác biệt chính:

Nói tóm lại, buổi định hướng giống như món khai vị cho bạn “nếm thử hương vị ban đầu” về công ty. Mặt khác, hướng dẫn nhân viên mới là món chính kết hợp “món khai vị” với các hoạt động khác như đào tạo, giao lưu và hòa nhập nhằm giúp người mới được tuyển dụng có đủ khả năng để làm việc năng suất và phát triển toàn diện vai trò của mình.

Tầm quan trọng của quy trình hướng dẫn nhân viên mới trong HR

Một quy trình hướng nhân viên mới hiệu quả là giải pháp đôi bên cùng có lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên mới:

Đối với nhân viên

• Tăng sự tự tin và năng lực

Nhân viên mới có xu hướng cảm thấy choáng ngợp trước công việc mới. Một chương trình onboarding được xây dựng tốt sẽ giới thiệu cho họ về văn hóa công ty và giúp họ làm quen với các công cụ mà họ sẽ sử dụng. Qua đó làm giảm sự không chắc chắn và giúp họ cảm thấy thoải mái hơn trong vai trò của mình.

Onboarding thường bao gồm các buổi đào tạo trang bị cho một người mới những kỹ năng cụ thể mà họ cần để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả. Bao gồm việc học phần mềm mới, phân tích quy trình của công ty hoặc mở rộng kiến thức chuyên ngành. Với nền tảng kiến thức vững chắc, nhân viên mới có thể hòa nhập vào nhóm nhanh hơn và có thể bắt đầu đóng góp cho các dự án sớm hơn.

• Cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Một kế hoạch có cấu trúc nêu rõ những gì được mong đợi ở một thành viên trong những tuần hoặc tháng đầu tiên của họ. Sự rõ ràng này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và cảm giác thất vọng khi không biết phải làm gì hoặc hỏi ai. Đồng thời, nó cũng đảm bảo rằng các quy trình như điền giấy tờ, thiết lập tài khoản và học hỏi kinh nghiệm sẵn có và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm bớt căng thẳng ban đầu khi bắt đầu công việc mới.

Đầu tư thời gian và công sức vào quá trình onboarding thể hiện cam kết của tổ chức đối với nhân viên. Điều này góp phần tạo nên cảm giác gắn bó và tạo nên cảm giác tích cực cho trải nghiệm của họ tại công ty.

• Nhận thức tốt hơn về bức tranh toàn cảnh

Một mô tả công việc rõ ràng có thể chưa đủ. Quá trình onboarding làm rõ các kỳ vọng cụ thể đối với vai trò của nhân viên mới, bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và cách công việc của họ đáp ứng các mục tiêu của nhóm. Ngoài ra, một quy trình chi tiết cần có các kênh giao tiếp để nhân viên mới đặt câu hỏi, tìm kiếm sự làm rõ và nhận đánh giá. Qua đó thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, sở hữu và hợp tác.

Đối với doanh nghiệp

• Tăng cường động lực chung của nhóm

Các hoạt động liên quan đến tương tác với đồng nghiệp, như cùng ăn trưa hoặc các chương trình coaching/mentoring, thúc đẩy các kết nối xã hội và tinh thần đồng đội, giúp nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của nhóm ngay từ ngày đầu tiên. Bằng cách đưa ra những góp ý mang tính xây dựng ngay từ đầu, các nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên làm quen với vai trò của mình và xây dựng mối quan hệ làm việc chặt chẽ với đồng nghiệp. Kết quả đạt được là tăng cường sự hợp tác, lòng tin và thành công chung của nhóm.

• Văn hóa công ty mạnh mẽ hơn

Quá trình nhân viên mới hội nhập là thời điểm lý tưởng để giới thiệu cho họ về các giá trị cốt lõi của công ty – ý nghĩa thực sự của chúng, cùng với những câu chuyện về những nhân viên cũ đã thể hiện chúng ra sao, v.v. Quá trình này tạo tiền đề cho thành công của nhân viên, thúc đẩy cảm giác được gắn bó và đảm bảo mọi người đều hướng tới cùng một mục tiêu, tất cả đều góp phần tạo nên một nơi làm việc tích cực và hiệu quả hơn.

• Hiệu suất và tỉ lệ giữ chân nhân viên cao hơn

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên có trải nghiệm onboard tốt có xu hướng gắn bó với công ty hơn, do đó giảm tỷ lệ luân chuyển nhân sự tốn kém và các nguồn lực liên quan (ví dụ: chi phí đào tạo lại). Như đã chỉ ra trong nghiên cứu của Gallup, những người cảm thấy gắn bó và được coi trọng sẽ ít tìm kiếm cơ hội ở môi trường khác. Mặt khác, mức độ gắn bó thấp có thể khiến tỷ lệ luân chuyển nhân sự tăng vọt lên tới 43%.

Trong một nghiên cứu khác được công bố trên Harvard Business Review, người ta chi ra rằng một quy trình hội nhập nhân viên mới chuẩn hóa có khả năng nâng cao năng suất của nhân viên mới lên 62% và tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 50%.

• Góp phần xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Những nhân viên hạnh phúc và gắn bó có thể trở thành đại sứ thương hiệu cho công ty của họ bằng cách chia sẻ kinh nghiệm của họ trên mạng xã hội, mạng lưới chuyên nghiệp như LinkedIn hoặc thậm chí thông qua các buổi chia sẻ thân mật. Do đó, hình ảnh của công ty trong mắt các ứng viên tiềm năng sẽ được cải thiện đáng kể.

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, nhiều người tìm việc dựa vào các trang web đánh giá nhà tuyển dụng như Glassdoor hoặc Indeed để có được cảm nhận về môi trường làm việc của công ty. Trải nghiệm onboard tích cực giúp doanh nghiệp nhận các đánh giá tích cực trên các nền tảng này, làm nổi bật các khía cạnh như đồng nghiệp hỗ trợ, giao tiếp rõ ràng và tập trung vào phúc lợi của nhân viên. Danh tiếng trực tuyến tích cực này sẽ góp phần thu hút những nhân tài hàng đầu đang tìm kiếm một môi trường tuyệt vời để làm việc.

• Xây dựng nhóm nhân tài

Thông qua các chương trình đào tạo và dự án ban đầu, các tổ chức có thể xác định những cá nhân có tiềm năng cao, những người có thể phù hợp với các vai trò lãnh đạo trong tương lai hoặc các chương trình phát triển chuyên biệt. Việc xác định sớm cho phép đầu tư vào sự phát triển của những người này, chuẩn bị cho họ những vị trí tuyển dụng trong tương lai trong công ty.

Khi nhân viên cảm thấy được công ty coi trọng và hỗ trợ, họ có xu hướng tiếp tục đóng góp cho tổ chức của mình. Những giới thiệu của họ góp phần mở rộng nguồn nhân tài với các ứng viên đủ tiêu chuẩn đã có ấn tượng tích cực về văn hóa công ty.

Các loại Onboarding

Có một số loại onboarding khác nhau, mỗi loại tập trung vào một khía cạnh cụ thể của quy trình:

• Onboarding hoạt động: Cấp độ cơ bản nhất, mục tiêu của nó là đảm bảo nhân viên mới được trang bị mọi thứ họ cần để hoàn thành công việc. Các hoạt động bao gồm thiết lập không gian làm việc, làm quen thiết bị và phần mềm, và hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết.
• Onboarding kiến thức: Cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cụ thể cần thiết cho vai trò của họ thông qua các chương trình đào tạo, tiếp cận tài nguyên/tài liệu và sự cố vấn từ các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm.
• Onboarding hiệu suất: Đặt ra kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng bằng cách thiết lập các mốc quan trọng ngắn hạn, cung cấp đánh giá thường xuyên và tạo cơ hội cho nhân viên mới thể hiện khả năng.
• Onboarding xã hội: Các hoạt động nhằm mục đích khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hòa nhập vào tập thể. Ví dụ bao gồm ăn trưa cùng nhóm, chương trình bạn đồng hành, hoạt động xã hội và cơ hội kết nối với đồng nghiệp bên ngoài công việc.
• Onboarding tài năng: Cung cấp cơ hội để phát triển và thăng tiến, giao các nhiệm vụ đầy thử thách và khuyến khích tham gia vào các dự án đặc biệt, để xác định và tinh chỉnh năng lực của một người để có hiệu suất tối ưu.
• Onboarding quy chế: Bao gồm thông tin liên quan đến pháp lý và chính sách mà một người cần biết trong vai trò mới của mình.

Quy trình hướng dẫn cho nhân viên mới – Các giai đoạn và bước chính

1. Trước khi vào làm (Chấp nhận lời mời – Ngày bắt đầu)

Giai đoạn này bắt đầu ngay khi nhân viên mới chấp nhận lời mời. Trọng tâm là giữ cho họ gắn kết và chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên.

Thông thường, giai đoạn đầu tiên bao gồm các bước sau:

• Bộ quà tặng nhân viên mới: Gửi email hoặc bộ quà tặng kèm thông tin của công ty để nhân viên mới hào hứng.
• Chuẩn bị giấy tờ: Thu thập giấy tờ cần thiết qua mạng (ví dụ: biểu mẫu thuế) để hoàn thành trước ngày bắt đầu.
• Tổng quan về lịch trình: Cung cấp lịch trình tạm thời cho tuần đầu tiên, bao gồm những người họ sẽ gặp và những gì mong đợi.
• Thiết lập thiết bị: Đảm bảo không gian làm việc của nhân viên mới được thiết lập với các thiết bị và quyền truy cập phần mềm cần thiết.

2. Hướng dẫn (Ngày đầu tiên – Tuần/tháng)

Tiếp theo, chúng ta bước vào giai đoạn “chăm sóc tích cực” nhằm giúp nhân viên mới hòa nhập vào công ty và thích nghi với vai trò của họ.

Ngày đầu tiên:

• Chào mừng và giới thiệu: Khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón bằng lời chào nồng nhiệt và giới thiệu với các thành viên chủ chốt trong nhóm và đồng nghiệp.
• Tham quan không gian làm việc: Giới thiệu không gian làm việc, thiết lập CNTT và các nguồn lực của họ.
• Tổng quan về công ty: Cung cấp tổng quan về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và văn hóa của công ty.
• Cuộc họp với người quản lý: Lên lịch họp với người quản lý để thảo luận chi tiết về kỳ vọng, mục tiêu và vai trò.

Tuần đầu tiên:

• Định hướng phòng ban: Giới thiệu nhân viên mới với phòng ban, thành viên nhóm và quy trình làm việc cụ thể của họ.
• Đào tạo theo vai trò: Bắt đầu các chương trình đào tạo theo vai trò, bao gồm hướng dẫn về phần mềm, kiến thức về sản phẩm và quy trình của phòng ban.
• Giới thiệu về chương trình cố vấn: Kết nối nhân viên với người cố vấn có thể hướng dẫn và hỗ trợ liên tục.

Tháng đầu tiên:

• Đào tạo liên tục: Cung cấp các cơ hội học tập và phát triển liên tục dựa trên vai trò và nhu cầu của nhân viên.
• Kiểm tra hiệu suất: Lên lịch đánh giá thường xuyên với người quản lý để thảo luận về tiến độ, giải quyết các câu hỏi và cung cấp đánh giá.
• Hòa nhập tập thể: Tạo điều kiện cho nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp thông qua các bữa ăn trưa nhóm, sự kiện xã hội hoặc chương trình bạn đồng hành.

3. Sau khi gia nhập (Tháng – Năm)

Giai đoạn liên tục này tập trung vào việc hỗ trợ, đánh giá và đào tạo liên tục cho nhân viên mới.

• Đánh giá và nâng cao hiệu suất: Liên tục đánh giá, phát triển và đào tạo thông qua các đánh giá hiệu suất, chương trình xây dựng kỹ năng và các nhiệm vụ đầy thử thách.
• Hỗ trợ liên tục: Duy trì các kênh giao tiếp mở và đảm bảo nhân viên mới cảm thấy thoải mái khi tìm kiếm sự trợ giúp hoặc hướng dẫn khi cần.

Sau đây là sơ đồ đơn giản để trực quan hóa quy trình trên (đây chỉ là khuôn khổ chung – các bước và thành phần cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty và vai trò của bạn).

Sơ đồ cụ thể hơn, tùy chỉnh:

Thách thức của quá trình hướng dẫn nhân viên mới

Theo nghiên cứu của Gallup, chỉ có 12% nhân viên mới được tuyển dụng tin rằng quy trình hướng dẫn tại công ty của họ là tốt. Nhiều người quyết định nghỉ việc trong vòng vài tháng đầu tiên, đây là vấn đề mà các tổ chức cần tìm giải pháp.

Các chính sách về quy trình hướng dẫn nhân viên mới có thể thất bại vì một số lý do, thường là do thiếu kế hoạch, cấu trúc kém và giao tiếp không rõ ràng. Sau đây là phân tích một số thách thức và sai lầm phổ biến nhất:

• Thiếu quy trình chính thức

Một nghiên cứu của CareerBuilder cho thấy có tới 36% nhân viên mới được tuyển dụng cảm thấy rằng các công ty thiếu quy trình hướng dẫn có cấu trúc, khiến họ cảm thấy lạc lõng và bối rối. Vì lẽ đó, họ khó hòa nhập và mất nhiều thời gian để đạt năng suất như mong đợi. Mặt khác, nhiều tổ chức mắc sai lầm khi không để quản lý tham gia vào các chính sách mà chỉ phụ thuộc vào phòng nhân sự.

• Kỳ vọng mơ hồ

Nếu nhân viên mới được tuyển dụng không hiểu vai trò của mình và những gì được mong đợi ở họ, điều đó có thể dẫn đến sự thất vọng và nắm chắc sự thất bại. Mặt khác, việc cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc cũng gây ra những tác động phản tác dụng.

• Thủ tục giấy tờ và hậu cần không được sắp xếp hợp lý

Một quy trình rườm rà để hoàn thành thủ tục giấy tờ, cài đặt thiết bị hoặc truy cập vào hệ thống sẽ chỉ gây ra căng thẳng không cần thiết.

• Bỏ qua giao lưu và văn hóa công ty

Việc tuyển dụng không chỉ là các nhiệm vụ hành chính của phòng nhân sự mà còn là việc hỗ trợ nhân viên mới có trải nghiệm trọn vẹn. Nếu không làm như vậy, họ sẽ cảm thấy bị cô lập và cản trở cảm giác được thuộc về.

• Không đào tạo

Việc tuyển dụng là một quá trình liên tục, không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Những người mới được tuyển dụng cần được hỗ trợ và phát triển liên tục sau ngày hoặc tuần đầu tiên.

• Quy trình thủ công

Việc phụ thuộc vào các giấy tờ hoặc nhập dữ liệu thủ công là một cách tiếp cận chậm và không hiệu quả, không còn phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện đại. Sử dụng phần mềm tuyển dụng có thể hợp lý hóa quy trình và giải phóng thời gian cho các tương tác cá nhân hóa hơn.

• Thách thức khi tuyển dụng từ xa

Việc tuyển dụng nhân viên từ xa gặp phải những khó khăn riêng và đòi hỏi công ty phải nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ cảm thấy được kết nối và gắn bó.

Điều gì tạo nên một quy trình hướng dẫn tốt?

Một quy trình hướng dẫn tốt không chỉ dừng lại ở giấy tờ và buổi giới thiệu. Mà quy trình đó cần phải là một chương trình chiến lược và được thiết kế tốt, giúp những người mới được tuyển dụng nhanh chóng thích nghi với văn hóa công ty và vai trò của họ. Sau đây là một số yếu tố chính của quy trình:

• Mô hình có cấu trúc

Có một mô hình cụ thể với các giai đoạn rõ ràng (nhận việc, vào làm việc, sau khi vào làm việc) và các bước cụ thể trong từng giai đoạn đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và có tổ chức cho những người mới được tuyển dụng. Ngoài ra, giao tiếp chủ động và nhất quán giúp họ luôn được cập nhật thông tin, giảm bớt lo lắng và thúc đẩy cảm giác kết nối.

• Tập trung cá nhân hóa

Ví dụ, Sarah, một nhà thiết kế đồ họa mới, bắt đầu làm việc tại một công ty tiếp thị. Chương trình hướng dẫn của cô bao gồm các hướng dẫn về phần mềm thiết kế và công cụ quản lý dự án của công ty, nhưng cũng đi sâu hơn vào phong cách thiết kế và hướng dẫn xây dựng thương hiệu cụ thể của công ty. Phương pháp tiếp cận được cá nhân hóa này cho Sarah thấy rằng các kỹ năng và đóng góp độc đáo của cô được đánh giá cao và giúp cô để hoàn thành tốt phần việc của mình.

Trong ví dụ trên, chúng ta thấy cách điều chỉnh chương trình theo vai trò (nhà thiết kế đồ họa) và nhu cầu của Sarah (học phong cách thiết kế của công ty) thể hiện sự đầu tư của công ty vào cô ấy với tư cách là một cá nhân, từ đó tạo ra một cá nhân năng động và gắn bó hơn. Mặt khác, việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cung cấp đánh giá thường xuyên giúp họ hiểu được kỳ vọng, theo dõi tiến độ và cảm thấy được hỗ trợ trong quá trình phát triển của mình.

• Trải nghiệm tích cực

Một quy trình hướng dẫn hiệu quả không chỉ dừng lại ở khâu hậu cần (như chế độ phúc lợi và thiết lập CNTT); mà còn là việc khiến những người mới được tuyển dụng cảm thấy được chào đón và hỗ trợ, đồng thời thể hiện văn hóa nơi làm việc tích cực giúp họ có thêm sức mạnh và cảm thấy mình là một phần của tập thể. Do đó, các tổ chức cần đầu tư vào việc kết nối họ với những người cố vấn giàu kinh nghiệm, tạo cơ hội để họ có những tương tác giá trị với những người khác và củng cố các giá trị của họ thông qua các hoạt động như hội thảo, sự kiện và các buổi nghỉ xả hơi của nhóm.

• Học tập

Một cuộc khảo sát của LinkedIn đã chỉ ra rằng 94% nhân viên sẽ ở lại lâu hơn nếu họ cảm thấy công ty đang tích cực đầu tư vào việc học tập và phát triển của họ. Để giảm khả năng nhân viên mới nghỉ việc sau khi gia nhập, các công ty phải tìm cách để họ phát triển các kỹ năng chuyên môn và thăng tiến trong con đường sự nghiệp mong muốn. Bên cạnh các buổi đào tạo chính thức, đào tạo tại nơi làm việc cũng nên được coi là một yếu tố quan trọng.

• Cải tiến liên tục

Việc thường xuyên yêu cầu đánh giá từ những người mới được tuyển dụng và theo dõi số liệu về quá trình tuyển dụng cho phép các tổ chức xác định các khía cạnh cần cải thiện và đảm bảo hiệu quả. Ngoài ra, họ cần đảm bảo rằng các chính sách của mình có thể thích ứng để phù hợp với những thay đổi trong công ty, công nghệ mới hoặc các vai trò đang phát triển.

Ví dụ, giả sử một công ty phần mềm vừa tuyển dụng các kỹ sư mới bằng một chương trình bao gồm đào tạo về công nghệ mã hóa và các công cụ quản lý dự án của họ. Sau một vài tháng, họ theo dõi những thành viên này thông qua các cuộc khảo sát và các cuộc họp riêng, và biết rằng một số người gặp khó khăn khi học một ngôn ngữ mã hóa mới cụ thể mà ban đầu không phải là một phần của quá trình tuyển dụng. Để ứng phó với tình huống, công ty bổ sung đào tạo bổ sung về ngôn ngữ này vào kế hoạch của họ. Việc đánh giá này đảm bảo rằng các kỹ sư mới được trang bị những kỹ năng mới nhất mà họ cần để hoàn thành tốt vai trò, cải thiện trải nghiệm chung và năng suất của công ty.

Một số gợi ý để có quy trình hướng dẫn nhân viên hiệu quả

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất giúp thiết kế chương trình hướng dẫn góp phần nâng cao sự gắn kết của nhân viên:=

• Bắt đầu sớm: Liên hệ trực tiếp với nhân viên mới trước buổi hẹn hò đầu tiên của họ. Có thể là gọi điện, gửi email hoặc thậm chí là một ghi chú viết tay từ người quản lý của họ.
• Lịch trình có cấu trúc: Cung cấp một lộ trình rõ ràng cho tuần đầu tiên, nêu rõ họ sẽ gặp ai, họ sẽ học được gì và mong đợi điều gì mỗi ngày. Ngoài ra, hãy lên lịch gặp gỡ riêng với người quản lý để thảo luận về kỳ vọng và mục tiêu, cũng như trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên mới có thể có.
• Các hoạt động xã hội: Lên kế hoạch cho các sự kiện xã hội hoặc bữa trưa nhóm để họ kết nối tốt hơn với các đồng nghiệp bên ngoài môi trường làm việc. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, các yếu tố như giao lưu và tính xác thực có thể giúp tăng tới 33% về khả năng giữ chân nhân tài và sự hài lòng của khách hàng.
• Kết hợp theo dõi công việc: Cho phép nhân viên mới theo dõi đồng nghiệp của mình để có được kinh nghiệm thực tế và hiểu rõ hơn về vai trò của họ.
• Thu hút sự tham gia của ban lãnh đạo: Yêu cầu các nhà lãnh đạo cấp cao tham gia vào quá trình hướng dẫn.
• Kỷ niệm các cột mốc: Ghi nhận và kỷ niệm những thành tựu của nhân viên mới, dù lớn hay nhỏ, để thúc đẩy tinh thần và giữ chân họ.
• Thảo luận về lộ trình sự nghiệp: Thảo luận về nguyện vọng nghề nghiệp và lộ trình phát triển tiềm năng của họ trong công ty.
• Tích hợp công nghệ: Sử dụng công nghệ để hợp lý hóa các nhiệm vụ hướng dẫn, cung cấp tài liệu đào tạo và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp.

Chỉ số trong quy trình hướng dẫn nhân viên mới

Chỉ số về sự gắn kết:

• Độ thiện cảm của nhân viên mới với công ty (NPS): Chỉ số này, tương tự như NPS được sử dụng cho khách hàng, đo lường mức độ nhân viên mới sẵn lòng giới thiệu công ty cho những người khác dựa trên trải nghiệm của họ.
• Thời gian đạt đến trình độ thành thạo: Nhân viên mới mất bao lâu để đạt đến một mức năng suất cụ thể trong vai trò của mình.
• Tỷ lệ hoàn thành các chương trình đào tạo: Tỷ lệ phần trăm nhân viên mới hoàn thành các mô-đun đào tạo hướng dẫn được giao.
• Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên: Các cuộc khảo sát thường xuyên có thể đánh giá mức độ hài lòng chung của nhân viên mới đối với quy trình hướng dẫn và mức độ gắn kết của họ với công ty.

Chỉ số về khả năng giữ chân nhân viên

• Tỷ lệ luân chuyển nhân viên mới: Tỷ lệ phần trăm nhân viên mới nghỉ việc trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là trong năm đầu tiên).
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên năm đầu: Tỷ lệ phần trăm nhân viên vẫn làm việc cho công ty sau năm đầu tiên.

Chỉ số về hiệu suất:

• Chất lượng công việc: Đánh giá chất lượng công việc do nhân viên mới tạo ra sau khi họ hoàn tất quá trình hướng dẫn.
• Điểm hài lòng của khách hàng (nếu có): Họ thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng như thế nào.

Các chỉ số khác:

• Thời gian hoàn tất quá trình hướng dẫn: Thông thường, một người mất bao lâu để hoàn tất chương trình hướng dẫn.
• Số lượng phiếu yêu cầu hỗ trợ: Số lượng phiếu yêu cầu hỗ trợ do nhân viên mới gửi trong quá trình hướng dẫn có thể chỉ ra những khía cạnh mà họ có thể cần hỗ trợ thêm.

Danh sách cần chuẩn bị cho quy trình hướng dẫn

Dưới đây là mẫu danh sách cần chuẩn bị cho quy trình hướng dẫn có thể được sử dụng như xuất phát điểm để phát triển một chương trình toàn diện cho nhân viên mới. Bạn có thể điều chỉnh nội dung theo nhu cầu cụ thể của công ty và các vai trò mà bạn đang tuyển dụng.

Trước khi vào làm việc (Đã chấp nhận lời mời – Ngày bắt đầu):

• Bộ quà tặng nhân viên mới: ✔ Gửi email chào mừng hoặc bộ quà tặng kèm theo quà lưu niệm của công ty và thông tin về văn hóa công ty, quyền lợi và ngày bắt đầu.
• Chuẩn bị giấy tờ: ✔ Thu thập trực tuyến giấy tờ cần thiết (ví dụ: biểu mẫu thuế) để hoàn thành trước ngày bắt đầu.
• Tổng quan về lịch trình: ✔ Cung cấp lịch trình tạm thời cho tuần đầu tiên, bao gồm những người họ sẽ gặp và những gì mong đợi.
• Cài đặt thiết bị: ✔ Đảm bảo không gian làm việc của nhân viên mới được lắp đặt các thiết bị và cấp quyền truy cập các phần mềm cần thiết (máy tính, điện thoại, v.v.).

Ngày đầu tiên:

• Chào mừng & Giới thiệu: ✔ Chào đón nhân viên mới nồng nhiệt và giới thiệu họ với các thành viên chủ chốt trong nhóm và đồng nghiệp.
• Tham quan không gian làm việc: ✔ Giới thiệu họ với không gian làm việc, thiết lập CNTT và các tài nguyên (máy in, phòng giải lao, v.v.).
• Tổng quan về công ty: ✔ Cung cấp tổng quan về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và văn hóa của công ty.
• Cuộc họp với quản lý: ✔ Lên lịch họp với quản lý để thảo luận chi tiết về kỳ vọng, mục tiêu và vai trò.
• Tổng quan về quyền lợi và nhân sự: ✔ Giải thích các quyền lợi, chính sách và quy trình của công ty (thời gian nghỉ phép, bảo hiểm y tế, v.v.).
• Đào tạo về bảo mật và đăng nhập CNTT: ✔ Cung cấp thông tin đăng nhập và tiến hành đào tạo bảo mật CNTT cơ bản.

Tuần đầu tiên:

• Định hướng phòng ban: ✔ Giới thiệu nhân viên mới với phòng ban, thành viên nhóm và quy trình làm việc cụ thể của họ.
• Đào tạo theo vai trò cụ thể: ✔ Bắt đầu các chương trình đào tạo theo vai trò cụ thể, bao gồm hướng dẫn phần mềm, kiến thức sản phẩm và quy trình của phòng ban.
• Giới thiệu về chương trình cố vấn: ✔ Kết nối nhân viên mới với cố vấn có thể hướng dẫn và hỗ trợ liên tục.

Tháng đầu tiên:

• Đào tạo liên tục: ✔ Cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển liên tục dựa trên vai trò và nhu cầu của nhân viên.
• Kiểm tra hiệu suất: ✔ Lên lịch kiểm tra thường xuyên với người quản lý để thảo luận về tiến độ, giải quyết các câu hỏi và cung cấp đánh giá.
• Hòa nhập tập thể: ✔ Tạo điều kiện cho nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp thông qua các bữa trưa nhóm, sự kiện xã hội hoặc chương trình bạn đồng hành.

Các gợi ý khác:

• Nhiệm vụ định hướng: Bao gồm các nhiệm vụ cụ thể cho từng giai đoạn định hướng với thời hạn hoàn thành (ví dụ: hoàn thành các mô-đun đào tạo trực tuyến).
• Danh sách nguồn lực: Cung cấp danh sách các nguồn lực chính cho nhân viên mới, chẳng hạn như sổ tay nhân viên, thông tin liên hệ hỗ trợ CNTT và trang web phúc lợi.
• Cơ chế đánh giá: Xây dựng theo cách để nhân viên mới cung cấp đánh giá về trải nghiệm định hướng của họ trong suốt quá trình.

Công cụ và phần mềm hỗ trợ quy trình hướng dẫn

Có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ hướng dẫn khác nhau để chuẩn hóa quy trình hướng dẫn, cải thiện giao tiếp và nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới. Sau đây là một số công cụ và phần mềm phổ biến:

• Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS)

Những hệ thống này có thể được sử dụng để quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, bao gồm gửi thư mời và thu thập giấy tờ trước khi tuyển dụng qua phương tiện điện tử.

Ví dụ: Greenhouse, BambooHR.

• Nền tảng quản lý tuyển dụng

Phần mềm tuyển dụng chuyên dụng giúp tự động hóa các tác vụ, tạo quy trình làm việc và theo dõi tiến trình của nhân viên mới trong suốt quá trình tuyển dụng. Chúng cũng có thể được sử dụng để cung cấp tài liệu đào tạo, quản lý tài liệu và tạo điều kiện giao tiếp.

Ví dụ: Workday Onboarding, BambooHR Onboarding, Rippling.

• Nền tảng học trực tuyến

Nền tảng được thiết kế để tạo và cung cấp các mô-đun đào tạo trực tuyến, câu đố và các tài liệu học tập khác cho nhân viên mới được tuyển dụng.

Ví dụ: LearnDash, Moodle, Kajabi.

• Công cụ giao tiếp và cộng tác

Công cụ quản lý dự án, phần mềm hội nghị trực tuyến và nền tảng nhắn tin tức thời tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa nhân viên mới được tuyển dụng, quản lý và đồng nghiệp trong quá trình tuyển dụng.

Ví dụ: Slack, Microsoft Teams, Zoom.

Câu hỏi thường gặp

Quá trình hướng dẫn mất bao lâu?

Thời gian của quá trình có thể thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như:

• Quy mô và mức độ phức tạp của công ty: Các tổ chức lớn với cấu trúc phức tạp có thể cần nhiều thời gian hơn.
• Vai trò công việc và thâm niên: Các vị trí cao cấp hoặc chuyên môn cao có thể cần thời gian hướng dẫn dài hơn so với các vai trò cần ít kinh nghiệm.
• Ngành: Một số ngành nhất định, như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe, có thể có các yêu cầu đào tạo tuân thủ hoặc theo quy định nghiêm ngặt hơn, có khả năng kéo dài thời gian.

Hầu hết các chuyên gia nhân sự đều khuyến nghị thời gian hướng dẫn tối thiểu là ba tháng để những người mới được tuyển dụng có thể có được nền tảng vững chắc về văn hóa công ty, vai trò của họ và các kỹ năng cần thiết. Tuy nhiên, ngay cả sau đó, quá trình này có thể kéo dài tới một năm, để đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và gắn bó lâu dài.

Làm thế nào để điều chỉnh quá trình hướng dẫn cho phù hợp với các đối tượng/vị trí khác nhau?

Một chương trình hướng dẫn hiệu quả sẽ đáp ứng nhu cầu cụ thể của các đối tượng và vị trí khác nhau. Sau đây là cách điều chỉnh:

• Hướng dẫn cụ thể theo vai trò: Phát triển các chương trình đào tạo và nhiệm vụ có mục tiêu phù hợp với các kỹ năng và kiến thức cụ thể cần thiết cho vai trò đó. Ví dụ: quy trình hướng dẫn dành cho chuyên gia tiếp thị sẽ bao gồm các yếu tố khác so với kỹ sư phần mềm.
• Trình độ kinh nghiệm: Đối với những người được tuyển dụng cấp cao, quy trình có thể tập trung vào sự hòa nhập văn hóa và hiểu biết về chiến lược của công ty, trong khi các vị trí ít kinh nghiệm có thể cần đào tạo cơ bản hơn về các quy trình cốt lõi và công cụ của công ty.
• Sở thích học tập: Cân nhắc cung cấp nhiều phương pháp học tập khác nhau như các mô-đun trực tuyến, đào tạo thực tiễn hoặc các chương trình cố vấn để đáp ứng các phong cách học tập khác nhau.

Bên cạnh Onboarding: Crossboarding, Offboarding và Reboarding

Onboarding đặt nền tảng cho thành công của nhân viên mới, nhưng đó chỉ là bước đầu tiên. Sau đây là ba giai đoạn quan trọng khác:

Crossboarding:

• • Định nghĩa: Quá trình chuyển đổi một nhân viên trong cùng một công ty sang một vai trò hoặc phòng ban mới.
  • Tại sao điều này quan trọng: Ngay cả đối với các luân chuyển nội bộ, nhân viên cần được hòa nhập vào nhóm mới, hiểu và được chuẩn bị để hoàn thành tốt vai trò của mình.

• Mẹo:

• • Tận dụng kiến thức và kỹ năng hiện có từ vai trò trước.
  • Cung cấp đào tạo có mục tiêu cụ thể cho vai trò và trách nhiệm mới.
  • Tạo điều kiện cho việc giới thiệu và kết nối trong phòng ban mới.
  • Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn trong suốt thời gian chuyển đổi.

Offboarding:

• • Định nghĩa: Quá trình chính thức chấm dứt mối quan hệ của nhân viên với công ty, cho dù là do từ chức, nghỉ hưu hay chấm dứt hợp đồng.
  • Tại sao điều này quan trọng: Một quy trình nghỉ việc được quản lý tốt giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo việc bàn giao diễn ra suôn sẻ và duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên sắp nghỉ việc.

• Mẹo:

• • Thực hiện các cuộc phỏng vấn khi nghỉ việc để thu thập đánh giá về trải nghiệm của nhân viên.
  • Thu hồi tài sản của công ty (máy tính xách tay, v.v.).
  • Bảo mật quyền truy cập vào hệ thống và dữ liệu của công ty.
  • Thông báo ngày làm việc cuối cùng của nhân viên và các bước tiếp theo.
  • Cân nhắc cung cấp các chế độ phúc lợi sau khi nghỉ việc.

Reboarding:

• • Định nghĩa: Quy trình tái hòa nhập một nhân viên trở lại công ty sau thời gian nghỉ phép. Điều này có thể là do nghỉ phép chăm con, nghỉ phép dài hạn hoặc nghỉ ốm.
  • Tại sao điều này quan trọng: Môi trường làm việc có thể đã thay đổi trong thời gian họ vắng mặt. Tái hòa nhập giúp họ thích nghi nhanh và đảm bảo quá trình quay lại diễn ra suôn sẻ.

• Mẹo:

• • Cung cấp thông tin cập nhật về các thay đổi, chính sách và quy trình của công ty.
  • Cung cấp chương trình đào tạo bồi dưỡng về các kỹ năng và công cụ công việc có liên quan.
  • Tái kết nối họ với các đồng nghiệp và thiết lập lại các mối quan hệ của họ trong công ty.
  • Giải quyết mọi mối quan ngại hoặc thách thức mà họ có thể gặp phải khi quay trở lại làm việc.

Bằng cách quản lý hiệu quả các giai đoạn khác nhau này, các tổ chức có thể cải thiện sự gắn kết của nhân viên, chuyển giao kiến thức và đảm bảo trải nghiệm chung của nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại công ty.

Tương lai của Onboarding – Xu hướng chính mới

Onboarding dự kiến sẽ chuyển sang phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu, cá nhân hóa và hỗ trợ công nghệ nhiều hơn. Bằng cách nắm bắt các xu hướng sau, các công ty có thể chuẩn bị tốt hơn để mang đến những trải nghiệm hấp dẫn, cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

• Onboarding từ xa: Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, onboarding trực tuyến đã trở nên cần thiết. Điều này bao gồm việc sử dụng hội nghị trực tuyến, mô-đun đào tạo trực tuyến và các công cụ cộng tác để tích hợp hiệu quả các nhân viên từ xa.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và chatbot: Chatbot hỗ trợ AI có thể trả lời các câu hỏi của nhân viên mới 24/7, cung cấp thông tin và tài nguyên cơ bản, đồng thời giúp họ điều hướng quy trình onboarding. Chúng cũng có thể giúp cá nhân hóa trải nghiệm bằng cách đề xuất các tài liệu đào tạo có liên quan dựa trên vai trò và phong cách học tập của nhân viên mới.
• Thực tế ảo (VR) và Thực tế tăng cường (AR): Công nghệ VR và AR có tiềm năng tạo ra trải nghiệm nhập vai. Hãy tưởng tượng một kỹ sư mới đi bộ qua một nhà máy sản xuất hoặc một nhân viên bán hàng thực hành tương tác với khách hàng.
• Học chia và trò chơi hóa: Các mô-đun học ngắn, vừa phải và các yếu tố trò chơi hóa có thể khiến việc nhập vai trở nên hấp dẫn hơn, đặc biệt là đối với gen Y và gen Z.
• Học tập xã hội và cộng tác: Các diễn đàn trực tuyến, nền tảng chia sẻ kiến thức và cơ hội học tập lẫn nhau dự kiến sẽ trở nên phổ biến. Chúng giúp nuôi dưỡng ý thức cộng đồng và sự hợp tác giữa những người mới được tuyển dụng, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa.
• Thông tin dựa trên dữ liệu: Tận dụng phân tích dữ liệu để theo dõi tiến trình hướng dẫn, xác định các khía cạnh cần cải thiện và cá nhân hóa trải nghiệm cho những người được tuyển dụng trong tương lai.
• Các số liệu phức tạp hơn: Các công ty sẽ không chỉ theo dõi tỷ lệ hoàn thành đơn giản mà còn đi sâu hơn vào việc đo lường mức độ tương tác, khả năng ghi nhớ kiến thức và tác động của quy trình hướng dẫn đối với các chỉ số hiệu suất chính (KPI).
• Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên: Quy trình hướng dẫn tạo ra trải nghiệm tích cực và hấp dẫn cho những người mới được tuyển dụng ngay từ ngày đầu tiên. Có nghĩa là bên cạnh các nhiệm vụ hành chính, các công ty cần tập trung vào việc khiến họ cảm thấy được chào đón, được coi trọng và được hỗ trợ.
• Phát triển kỹ năng mềm: Bên cạnh đào tạo kỹ năng chuyên môn, các công ty còn tích hợp phát triển các kỹ năng mềm như giao tiếp, cộng tác và giải quyết vấn đề.

Lời kết

Bằng cách đầu tư vào một chương trình hướng dẫn có cấu trúc tốt, bạn không chỉ có sự chuẩn bị kĩ lưỡng cho những người mới được tuyển dụng mà còn đặt nền tảng cho một môi trường làm việc hiệu quả, gắn kết và tích cực hơn cho mọi người. Chúng tôi hy vọng rằng các chiến lược và gợi ý được nêu trong bài viết này sẽ trang bị cho bạn nền tảng cần thiết để liên tục cải thiện các chiến lược về nhân tài của mình và luôn đi đầu trong bối cảnh kinh doanh không ngừng phát triển.

Nguồn: Onboarding Process: Supercharge Your Talent Game | ITD World