Kịch bản phỏng vấn tuyển dụng cho doanh nghiệp bắt đầu từ sau bước lọc hồ sơ và chọn ra một số ứng viên nhất định. Trước buổi phỏng vấn trực tiếp, doanh nghiệp nên tận dụng thời gian để làm quen – và đánh giá – ứng viên như thế nào? Có bao nhiêu người trong công ty nên tham gia buổi phỏng vấn? Làm thế nào để xác định liệu một ứng viên có phù hợp hay không? Và cuối cùng, nên đặt những câu hỏi nào cho ứng viên?
Nội dung
Cùng với sự phát triển của thị trường lao động, việc tuyển dụng đúng người đúng việc ngày càng trở nên khó khăn hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ứng viên cũng có thể tiếp cận nhiều thông tin hơn về quy trình tuyển chọn của từng công ty. Nếu quy trình phỏng vấn không được chuẩn bị kỹ càng, khả năng lớn là ứng viên của bạn sẽ lựa chọn một cơ hội khác. Ở vị trí bộ phận nhân sự và phụ trách tuyển dụng, vai trò của bạn là đánh giá ứng viên, đồng thời thuyết phục những người giỏi nhất lựa chọn bạn.
7 bước trong kịch bản phỏng vấn tuyển dụng
Dưới đây là gợi ý 7 bước quan trọng trong kịch bản phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
1. Chuẩn bị câu hỏi
Trước khi gặp trực tiếp ứng viên, bộ phận tuyển dụng cần phải hiểu chính xác những gì doanh nghiệp đang cần cho vị trí này – để có thể đặt ra những câu hỏi phù hợp. Theo Fernández-Aráoz, bạn nên bắt đầu bằng cách “biên soạn danh sách các tiêu chí lựa chọn”.
Một gợi ý là bạn nên đánh giá lại những nhân viên giỏi nhất của bạn.
- Họ có đặc điểm gì chung?
- Họ xử lý tình huống như thế nào?
- Họ đã đạt được những gì trước khi làm việc tại công ty?
- Họ đã giữ những vai trò gì?
Câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ giúp bạn hoạch định ra các tiêu chí quan trọng và dựa vào đó mà xây dựng bộ câu hỏi liên quan. Nếu cần thiết, bộ câu hỏi phỏng vấn sau đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo đáng giá dành cho bạn.
Đọc thêm: 5 bài học cho cấp quản lý về cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
2. Giảm bớt áp lực cho ứng viên
Ứng viên thường cảm thấy căng thẳng khi đi phỏng vấn xin việc vì nhiều lý do khác nhau.
- Người phỏng vấn tôi sẽ như thế nào?
- Họ sẽ hỏi những câu hỏi gì?
- Làm thế nào tôi có thể sắp xếp thời gian cho cuộc phỏng vấn này?
- Mình nên mặc gì khi đi phỏng vấn đây?
Sự căng thẳng sẽ ảnh hưởng xấu đến khả năng thể hiện mình của ứng viên. Ở vai trò phỏng vấn tuyển dụng, bạn nên góp phần giảm bớt áp lực nêu trên. Hãy nói trước với họ về chủ đề bạn muốn thảo luận để họ có thời gian chuẩn bị. Sẵn sàng gặp ứng viên vào thời điểm thuận tiện cho họ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần giải thích quy tắc ăn mặc phù hợp. Làm được những việc trên sẽ giúp tạo sự thoải mái cho ứng viên, nhờ đó gia tăng hiệu quả và tính chuyên nghiệp của buổi phỏng vấn.
3. Sắp xếp người phụ trách phỏng vấn
Bất kỳ quyết định quan trọng nào đều cần đến lời khuyên từ người khác. Vì vậy, nếu có thể, doanh nghiệp nên sắp xếp cho nhiều hơn một người phụ trách phỏng vấn ứng viên để đảm bảo tốt hơn nữa tính khách quan trong đánh giá.
Nhìn chung, kịch bản phỏng vấn tuyển dụng lý tưởng cho doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 người tham gia:
- Quản lý trực tiếp.
- Quản lý cấp cao.
- Chuyên viên tuyển dụng.
Việc sắp xếp cho cấp quản lý của vị trí tuyển dụng tham gia phỏng vấn sẽ tăng khả năng tuyển “đúng người đúng việc” hơn – tránh tình trạng xung khắc hoặc mâu thuẫn công việc xảy ra khi ứng viên gia nhập doanh nghiệp.
4. Đánh giá năng lực
Theo Fernández-Aráoz, doanh nghiệp nên dành khoảng 2 giờ cho cuộc phỏng vấn đầu tiên. Khoảng thời gian đó cho phép doanh nghiệp “thực sự đánh giá đúng năng lực và tiềm năng của ứng viên”. Hãy chú ý đến các dấu hiệu về tinh thần học hỏi, hiểu biết, sự quyết tâm và khả năng điều hành nhóm của ứng viên.
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, một lời khuyên hữu ích là bạn hãy hình dung sẽ ra sao nếu ứng viên trong 1 năm tới được thăng chức và giữ vai trò quản lý. Hãy đặt câu hỏi nhằm đánh giá tư duy phát triển, nỗ lực học tập và suy nghĩ của ứng viên về vị trí định hướng tương lai của doanh nghiệp. Như John Sullivan giải thích: “Không ai có thể đoán trước được tương lai, nhưng bạn cần một người luôn thao thức về tương lai hằng ngày.”
5. Yêu cầu các giải pháp thực sự
Đừng lãng phí thì giờ với những câu hỏi “cổ điển” như: Điểm yếu của bạn là gì? Thay vào đó, doanh nghiệp hãy tập trung phân biệt xem ứng viên sẽ xử lý các tình huống thực tế liên quan đến công việc như thế nào. Hãy trình bày một vấn đề khó khăn hiện tại của doanh nghiệp và yêu cầu ứng viên đề xuất phương hướng giải quyết. Ngoài ra, bạn có thể mô tả một quy trình mà công ty của bạn sử dụng và yêu cầu ứng viên xác định những điểm không hiệu quả trong quy trình này. Dựa trên câu trả lời của ứng viên, bạn sẽ đối chiếu lại với danh sách tiêu chí đã lập ở bước đầu để xác định xem họ có phù hợp không.
Lấy ví dụ, doanh nghiệp đang cần tuyển một giám đốc điều hành (CEO) – vị trí này đòi hỏi kỹ năng huấn luyện cho nhân viên, sự linh hoạt trong phong cách lãnh đạo và tác động đến một số lượng lớn nhân viên trong doanh nghiệp. Bộ phận tuyển dụng có thể đặt câu hỏi như sau:
- Bạn đã bao giờ phải thuyết phục một người không trực tiếp dưới quyền của mình làm một điều gì đó?
- Bạn đã giải quyết tình huống trên như thế nào?
- Kết quả sau cùng là gì?
Đọc thêm: Lãnh đạo chuyển đổi – Phong cách quản lý của thời đại
6. Cân nhắc khả năng phù hợp với văn hóa công ty của ứng viên
Phù hợp văn hóa là một tiêu chí quan trọng trong kịch bản phỏng vấn tuyển dụng của doanh nghiệp. Bạn nên tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy “ứng viên sẽ cảm thấy thoải mái” tại công ty của bạn. Hãy suy nghĩ về môi trường làm việc của doanh nghiệp và so sánh nó với định hướng của ứng viên. Lấy ví dụ:
- Ứng viên là người thích lập kế hoạch dài hạn hay thích suy nghĩ ngắn hạn?
- Họ có tinh thần hợp tác hay thích làm việc độc lập hơn?
Cần lưu ý, đánh giá của bạn về tính cách ứng viên không thực sự nói lên khả năng thích nghi của họ với văn hóa doanh nghiệp.
7. Thuyết phục ứng viên lựa chọn bạn
Nếu cuộc phỏng vấn diễn ra tốt đẹp và bạn nhận thấy ứng viên đảm bảo các tiêu chí quan trọng, hãy dành thời gian nửa sau cuộc phỏng vấn để nói về công việc và doanh nghiệp. Hãy “nói cho họ biết lý do tại sao bạn nghĩ họ là người phù hợp”.
Phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình sàng lọc lẫn nhau giữa người phỏng vấn và ứng viên. Nhà tuyển dụng nên hỏi ứng viên xem họ có muốn trao đổi thêm với bộ phận liên quan nào không. Để làm được việc này, điều quan trọng là người phụ trách phỏng vấn phải thực sự có niềm đam mê với công việc và doanh nghiệp.
Các nguyên tắc vàng dành cho nhà tuyển dụng khi xây dựng kịch bản phỏng vấn
Nên:
- Tạo sự thoải mái cho ứng viên bằng cách nói trước với họ những gì bạn sẽ hỏi họ.
- Đặt câu hỏi về hành vi và tình huống.
- Khi đã tin tưởng ứng viên, hãy chia sẻ với họ về doanh nghiệp nhằm thuyết phục họ lựa chọn bạn.
Không nên:
- Không chuẩn bị trước khi phỏng vấn.
- Không liệt kê trước các đặc điểm của ứng viên lý tưởng và sử dụng nó để xây dựng các câu hỏi liên quan.
- Sắp xếp quá nhiều người cùng tham gia phỏng vấn.
- Nhấn mạnh quá nhiều vào “sự phù hợp văn hóa” mà quên tính đến năng lực thích nghi của ứng viên.
Tham khảo
How to Conduct an Effective Job Interview. https://hbr.org/2015/01/how-to-conduct-an-effective-job-interview. Truy cập ngày 23/10/2020.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
[FREE EBOOK] Talent Management & Development
[FREE EBOOK] Talent Management & Development
Nâng tầm kỹ năng Quản trị & Nhân sự với khóa đào tạo của ITD
Certificate in Talent, Competency & Succession Management
- Thiết lập mô hình chiến lược trong quản lý nhân tài.
- Cải thiện chất lượng hoạt động quản lý hiệu suất – đánh giá năng lực.
- Xây dựng kế hoạch kế nhiệm khoa học, hợp lý.
Certified Human Resource Business Partner
- Hoàn thiện Năng lực Nhân sự đối tác chiến lược (HRBP).
- Cải thiện chất lượng quan hệ với khách hàng – đồng nghiệp.
- Phát huy năng lực đóng góp chiến lược của phòng Nhân sự.
