9 kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho thời đại mới

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (HR Management) hay Quản trị nguồn nhân lực là thuật ngữ chỉ công tác quản lý các lực lượng lao động của doanh nghiệp. Mục đích chính là để đảm bảo duy trì và cải thiện hiệu suất làm việc, xây dựng một môi trường lành mạnh, an toàn cho mọi nhân viên.

Đọc thêm: 5 phương pháp quản lý nhân sự hậu Covid-19

Quản lý nhân sự cần kỹ năng gì?

Một kế hoạch quản lý nhân sự toàn diện sẽ bao gồm – nhưng không giới hạn – các hoạt động như quản lý lợi ích, hòa giải xung đột, lương thưởng, phỏng vấn ứng viên và đào tạo nhân viên.

Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay chuyên gia nhân sự muốn hoàn thiện năng lực cá nhân, 9 kỹ năng chuyên nghiệp dưới đây sẽ là hành trang quý báu giúp bạn vươn cao hơn trong sự nghiệp của mình.

1. Giao tiếp

Giao tiếp được nhiều người đánh giá là kỹ năng quản lý nhân sự quan trọng nhất. Một Giám đốc nhân sự cần có khả năng giao tiếp tốt bằng văn bản cũng như thuyết trình để xử lý các nhiệm vụ như:

• Thương lượng lương khi phỏng vấn.
• Giới thiệu cơ chế phúc lợi doanh nghiệp.
• Giải quyết xung đột.
• Giới thiệu công ty với nhân viên và đối tác.
• Cập nhật sổ tay nhân viên.
• v.v…

Giao tiếp phi ngôn ngữ cũng rất quan trọng nhằm giúp Giám đốc nhân sự xác định xem mọi người có đang khó chịu, không trung thực hoặc bối rối trong các cuộc trao đổi nội bộ không. Kỹ năng này sẽ rất hữu ích trong trường hợp nhân viên nộp đơn khiếu nại về phân biệt đối xử, hoặc khi lên kế hoạch phỏng vấn một ứng viên tiềm năng cho công ty.

2. Tổ chức

Quản lý nhân sự đồng nghĩa với việc bạn phải chịu trách nhiệm đối với cuộc sống và sự nghiệp của mọi người trong doanh nghiệp – bao gồm ký/ chấm dứt hợp đồng, đề xuất bồi thường hoặc chương trình công nhận theo yêu cầu của cấp quản lý. Do đó, bạn cân phải biết cách tổ chức công việc, tiếp cận vấn đề có hệ thống, quản lý thời gian tốt và xử lý tình huống nhanh.

Khi một nhân viên gặp vấn đề khó khăn hoặc thắc mắc, người quản lý có thể không biết ngay câu trả lời. Tuy nhiên, kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn biết chính xác nơi để tìm thông tin được yêu cầu. Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý nguồn nhân lực để tính lương thưởng, lịch trình và phúc lợi của nhân viên.

3. Hiểu biết về công nghệ

Đã qua rồi cái thời mà các nhà quản lý nhân sự sử dụng máy đánh chữ hoặc soạn thảo đánh giá hiệu suất bằng tay. Ngày nay, việc biết cách sử dụng các phần mềm lập kế hoạch trực quan, bảng tính kỹ thuật số và cơ sở dữ liệu trực tuyến đã trở thành một kỹ năng quản lý nhân sự tối quan trọng. Một giám đốc nhân sự am hiểu về công nghệ sẽ mang lại những đóng góp chiến lược cho công ty – thông qua các bài thuyết trình PowerPoint, cập nhật blog doanh nghiệp, theo dõi phân tích nơi làm việc.

Xu hướng “số hóa” của xã hội còn góp phần giảm bớt nhu cầu làm thêm giờ. Theo Visual Planning, 94% chuyên gia kinh doanh cho biết phần mềm Lập kế hoạch trực quan giúp họ tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc và quản lý công việc hiệu quả hơn hẳn.

4. Sắp xếp công việc

Kỹ năng quản lý nhân sự không chỉ cần đến tổ chức công việc tốt, mà còn đòi hỏi bạn phải luôn linh hoạt. Nhiệm vụ công việc thay đổi hàng ngày, và các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Bạn sẽ chẳng thể dự đoán được khi nào sẽ xảy ra thương tích tại nơi làm việc – hoặc liệu nhà cung cấp dịch vụ phúc lợi đột ngột thay đổi chính sách của họ hay không.

5. Quản lý xung đột

Đôi khi, mâu thuẫn trong nội bộ xuất phát từ những vấn đề rất nhỏ – chằng hạn như “Tôi không muốn ngồi cạnh anh ấy vì anh ấy ăn ở thiếu vệ sinh” hay “Ông ta không ngừng đụng chạm vào tôi và nói rằng tôi đẹp”. Là giám đốc nhân sự, bạn sẽ phải giải quyết các mau thuẫn kể trên giữa người lao động và cấp trên, cũng như khiếu nại về bảo hiểm và phúc lợi khác. Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả đòi hỏi nơi bạn một nhân cách nhẫn nại, luôn bình tĩnh trước mọi biến động.

6. Đàm phán – Thương lượng

Khi nhân viên đến gặp ban quản lý nhân sự để trình bày vấn đề, họ luôn tin rằng mình đúng, còn các bên liên quan thì sai. Đây là tâm lý chung của mọi người – dù là khiếu nại liên quan đến tiền lương, giờ làm, nhiệm vụ công việc hay một vấn đề khác. Khi đó, Giám đốc nhân sự sẽ giải tỏa xung đột bằng cách thương lượng với nhân viên.

Ví dụ về tình huống cần đến kỹ năng đàm phán:

• Nhân viên mới có nhiều kinh nghiệm hoặc bằng cấp yêu cầu mức lương cao hơn mức khởi điểm bình thường.
• Nhân viên hiện tại đe dọa sẽ nghỉ việc nếu họ không được tăng lương.
• Nhân viên muốn ở lại công ty nhưng không thể chịu được khối lượng công việc hiện tại.
• Nhân viên từ chối làm việc với một người quản lý cụ thể.
• v.v…

Những tình huống nêu trên đòi hỏi người quản lý nhân sự phải thương lượng để đạt được những thỏa hiệp có lợi cho công ty cũng như nhân viên.

Đọc thêm: HRBP là gì? Vai trò chiến lược của HRBP đối với doanh nghiệp

7. Hành động có đạo đức

Quản lý nguồn nhân lực yêu cầu hành động có đạo đức nhằm đảm bảo lợi ích và niềm tin của tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, “nói thì dễ hơn làm” – các vấn đề về nhân sự thường khá phức tạp và khó đưa ra giải pháp rõ ràng.

Kỹ năng quản lý nhân sự đồi hỏi bạn phải sẵn sàng đưa ra quyết định nhanh chóng trong những tình huống khó khăn nhất. Những quyết định này phải luôn đảm bảo bảo vệ công ty cũng như nhân viên. Nói cách khác, giải pháp bạn đưa ra không được thể hiện sự thiên vị, phân biệt chủng tộc, phân biệt giới tính hoặc các hình thức phân biệt đối xử khác.

8. Quan tâm đến người khác

Tâm lý chung của nhân viên là thường ngần ngại khi xin nghỉ phép hoặc các quyền lợi khác về giờ làm việc. Nguyên nhân là vì họ lo rằng ban quản lý có thể đánh giá họ lười biếng, vô trách nhiệm hoặc không tận tâm với công việc.

Là nhà quản lý nhân sự, bạn cần nhớ nhân viên của bạn luôn có nhu cầu đối với cuộc sống bên ngoài nơi làm việc. Khi nhân viên tâm sự rằng họ muốn nghỉ làm, quản lý nhân sự không nên phán xét hoặc thẩm vấn họ. Giám đốc nhân sự cần thể hiện sự đồng cảm, đối xử công bằng và tôn trọng với nhân viên khi họ phàn nàn về những vấn đề nghiêm trọng như quấy rối hoặc “bè phái” tại nơi làm việc.

9. Tận tâm

Để thành công, một chuyên gia nhân sự cần thực sự quan tâm đến tình trạng của doanh nghiệp, hướng dẫn và tạo động lực cho nhân viên. Tận tâm và trung thành là những đặc điểm cần có ở các nhà quản lý nhân sự. Một chuyên gia nhân sự phải hoàn thành đầy đủ các dự án, giải quyết các vấn đề và nhu cầu của nhân viên. Nỗ lực nửa vời có thể khiến nhân viên cảm thấy “hụt hẫng” hoặc bị đánh giá thấp – dẫn đến tỷ lê thôi việc cao và suy giảm năng suất làm việc.

Kết luận

Năng lực lãnh đạo không phải do bẩm sinh mà có, nhưng được phát triển thông qua thực hành và học hỏi liên tục. Để thực sự quản lý con người hiệu quả, điều quan trọng là cấp Lãnh đạo và Nhân sự của doanh nghiệp phải không ngừng tìm tòi, học hỏi và ứng dụng các kỹ năng quản lý nhân sự trên đây.

Tham khảo

The 9 Essential Skills of Human Resources Management. https://hrdailyadvisor.blr.com/2006/07/18/the-9-essential-skills-of-human-resources-management-how-many-do-you-have-2/. Truy cập ngày 11/12/2020.

Skills All HR Managers Must Have. https://www.topresume.com/career-advice/top-skills-for-human-resource-managers. Truy cập ngày 11/12/2020.

9 Top Human Resources Job Skills Employers Are Seeking. https://www.rasmussen.edu/degrees/business/blog/human-resources-job-skills-employers-want-to-see/. Truy cập ngày 11/12/2020.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.