Giao tiếp liên văn hóa (Cross-cultural communication) tại nơi làm việc: Hướng dẫn chi tiết cho nhà lãnh đạo

Giao tiếp liên văn hóa là gì?

Giao tiếp xuyên văn hóa (cross-cultural communication/ intercultural communication) đề cập đến quá trình tìm hiểu về cách các cá nhân từ các nền tảng khác nhau (quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, nhóm xã hội, v.v…) tương tác với nhau (cả ở phương diện ngôn ngữ & phi ngôn ngữ – bao gồm cách thức truyền tải thông điệp, cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, v.v…).

Về cơ bản, trọng tâm của quá trình này là khám phá việc những khác biệt văn hóa có thể dẫn đến hiểu lầm như thế nào. Ví dụ, cử chỉ giơ ngón tay cái có thể là một dấu hiệu thân thiện ở một số nền văn hóa, nhưng lại là hành vi xúc phạm ở những nền văn hóa khác. Bằng cách ý thức điều này và điều chỉnh cách tiếp cận, mỗi người sẽ có cơ hội tốt hơn để xây dựng sự hòa hợp và mối quan hệ bền chặt với những cá nhân có xuất thân khác với mình.

Tầm quan trọng của giao tiếp liên văn hóa tại nơi làm việc

• Xây dựng sự hòa hợp

Sự phát triển của giao tiếp xuyên văn hóa sẽ  góp phần hình thành một môi trường hòa nhập – nuôi dưỡng cảm giác gắn bó cho nhân viên thuộc mọi gốc gác, đảm bảo tiếng nói của họ được trân trọng và lắng nghe. Để phục vụ mục tiêu này, theo Harvard Business Review, doanh nghiệp sẽ cần phải nắm bắt giá trị của sự đa dạng , giải quyết định kiến thông qua đào tạo và thực hành lãnh đạo hội nhập (inclusive leadership).

• Mở rộng kinh doanh ra toàn cầu

Giao tiếp liên văn hóa đóng vai trò là chìa khóa cho thành công của các chiến lược kinh doanh toàn cầu. Khi giải quyết được những khác biệt về văn hóa, doanh nghiệp sẽ có thể thúc đẩy sự hợp tác quốc tế mạnh mẽ, tạo nền tảng củng cố quan hệ kinh doanh và hiệu quả của các giao dịch đa quốc gia.

• Thúc đẩy sự đổi mới thông qua đa dạng hóa góc nhìn

Khi nhân viên từ nhiều nền tảng văn hóa cùng hợp tác, quan điểm độc đáo của họ sẽ góp phần khơi dậy năng lực giải quyết vấn đề sáng tạo của tập thể – dẫn đến các giải pháp mang tính đột phá. Trên thực tế, nghiên cứu của Forbes đã chỉ ra rằng, sự đa dạng hóa trong lực lượng lao độgn thách thức tư duy thông thường , tạo cơ sở cho sự ra đời của nhiều ý tưởng mới. Tương tự, nghiên cứu của Harvard Business Review cũng nhấn mạnh ảnh hưởng của tính đa dạng đối với công tác đổi mới và tăng trưởng thị phần.

Tôi không muốn ngôi nhà của tôi bị bao quanh bởi tường và cửa sổ bịt kín. Tôi muốn các nền văn hóa của mọi vùng đất được “thổi hồn” vào ngôi nhà của tôi cách tự do nhất có thể.

Mahatma Gandhi

Các loại hình giao tiếp liên văn hóa

Nhìn chung, giao tiếp liên văn hóa có thể được chia thành hai loại chính:

Ngôn ngữ

Loại hình giao tiếp đầu tiên đề cập đến quá trình trao đổi thông tin thông qua ngôn từ nói hoặc viết, bao gồm:

• Ngôn ngữ trang trọng/ không trang trọng: Các nền văn hóa có yêu cầu về mức độ trang trọng khác nhau trong lời nói tùy thuộc vào tình huống và đối phương. Ví dụ, ở một số quốc gia như Nhật Bản, việc sử dụng ngôn từ đời thường với người lớn tuổi hơn/người có thẩm quyền/khách hàng/ đối tác sẽ bị coi là thiếu tôn trọng.
• Trực tiếp vs gián tiếp: Một số nền văn hóa đề cao phong cách giao tiếp trực tiếp (ví dụ: không ngần ngại nói “không” nếu không đồng ý với điều gì đó), trong khi một số khác lại khuyến khích một cách tiếp cận khác (ví dụ, trả lời “có thể” hoặc “Tôi sẽ phải suy nghĩ về điều đó” ngay cả khi điều bản thân thực sự muốn nói là “không”). Nếu không thể nhận thức được sự khác biệt này, hiểu lầm sẽ là hệ quả tất yếu không thể tránh khỏi.

Phi ngôn ngữ

Thuật ngữ này đề cập đến mọi hình thức giao tiếp không sử dụng từ ngữ – như ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, v.v…

• Ngôn ngữ cơ thể: Ở một số nền văn hóa, giao tiếp bằng mắt là dấu hiệu của sự tôn trọng, trong khi với những nơi khác, đó lại được xem là thô lỗ.
• Biểu cảm khuôn mặt: Ví dụ, nụ cười có thể là dấu hiệu của sự hạnh phúc ở một nền văn hóa, nhưng nó cũng có thể biểu thị sự lo lắng hoặc xấu hổ với những nền văn hóa khác.
• Không gian cá nhân: Ở một số nền văn hóa, mọi người thường đứng gần nhau khi nói chuyện.
• Im lặng: Ở một số quốc gia, im lặng được coi là dấu hiệu của sự tôn trọng, trong khi ở những quốc gia khác, điều này có thể bị xem là ngượng ngùng hoặc thậm chí là bất lịch sự.

Ngoài ra, một số yếu tố khác cần xem xét trong giao tiếp liên văn hóa có thể kể đến như:

• Bối cảnh: Ví dụ, những gì được coi là hài hước phù hợp trong một cuộc trò chuyện thông thường có thể lại là xúc phạm trong một bối cảnh trang trọng.
• Giá trị văn hóa: Một số nền văn hóa đề cao cái tôi cá nhân, trong khi những nền văn hóa khác lại chú trọng lợi ích tập thể cao. Điều này có thể ảnh hưởng không nhỏ đến cách mọi người tiếp cận việc ra quyết định và giao tiếp.
• Địa vị xã hội: Những người đến từ các quốc gia có khoảng cách quyền lực cao nhìn chung sẽ chuộng phong cách giao tiếp gián tiếp hơn so với những người khác.

Kỹ năng giao tiếp liên văn hóa

• Nhận thức về khác biệt văn hóa

Là yêu cầu cơ bản của giao tiếp liên văn hóa, kỹ năng này đòi hỏi ta phải có hiểu biết cơ bản về các nền văn hóa khác nhau, cũng như các giá trị, niềm tin, phong tục và phong cách giao tiếp của họ. Điều này có thể đạt được thông qua đọc sách báo, xem phim tài liệu hoặc thậm chí tham gia các lớp học về giao tiếp đa văn hóa.

• Cởi mở và tôn trọng

Sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu ý tưởng mới, tôn trọng sự khác biệt, không phán xét/tây vị về nền tảng văn hóa của một cá nhân.

• Lắng nghe tích cực

Chú ý đến những gì đối phương nói, cả bằng lời nói và hành động, để hiểu rõ hơn quan điểm của họ.

• Giao tiếp rõ ràng và súc tích

Tránh dùng tiếng lóng hoặc thành ngữ mà người đến từ các nền văn hóa khác có thể không hiểu được. Ngoài ra, hãy sử dụng sự hài hước một cách thận trọng – vì nó có thể không phù hợp với một số nền văn hóa.

• Khả năng thích nghi

Linh hoạt và sẵn sàng thay đổi phong cách giao tiếp dựa trên tình huống và đối phương đang tương tác với bạn.

• Kiên nhẫn

Quá trình xây dựng mối quan hệ và hiểu biết người từ các nền văn hóa khác đòi hỏi thời gian lâu dài. Vì vậy, chúng ta cần kiên nhẫn và tránh nản lòng, ngay cả trong trường hợp xảy ra hiểu lầm.

• Lưu ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ có thể mang ý nghĩa khác nhau tùy vào từng nền văn hóa cụ thể.

• Kỹ năng ngoại ngữ

Tuy không phải lúc nào cũng cần thiết, việc có một số kiến thức cơ bản về ngôn ngữ của đối phương sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng quan hệ. Trong trường hợp xảy ra rào cản ngôn ngữ (đặc biệt tại nơi làm việc), việc sử dụng hình ảnh trực quan như biểu đồ, đồ thị có thể phần nào hỗ trợ quá trình giao tiếp của bạn.

• Sẵn sàng tiếp nhận phản hồi

Nếu ai đó chỉ ra rằng bạn đã làm điều gì đó thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng trong nền văn hóa của họ, hãy tiếp thu góp ý của họ và xin lỗi nếu cần thiết.

Chiến lược giao tiếp liên văn hóa tại nơi làm việc

1. Lắng nghe tích cực & đồng cảm

Lắng nghe tích cực và thể hiện sự đồng cảm là điều rất quan trọng trong một môi trường đa văn hóa. Việc hiểu được sắc thái cảm xúc và ngữ cảnh của các thành viên trong nhóm/ khách hàng sẽ giúp ta có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt, nhạy cảm với văn hóa hơn.

2. Đầu tư vào việc xây dựng lòng tin

Để xây dựng lòng tin trong giao tiếp, cấp lãnh đạo cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ bao hàm, ghi nhận các ngày lễ và truyền thống văn hóa, cũng như tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm chia sẻ về gốc gác của họ (ví dụ: tổ chức sự kiện văn hóa, tiệc potluck hoặc các chương trình trao đổi ngôn ngữ). Trên hết, doanh nghiệp cần đầu tư vào các hội thảo/ chương trình đào tạo để trang bị cho nhân viên kiến thức về các nền văn hóa/phong cách giao tiếp khác nhau – cũng như lên kế hoạch các chương trình cố vấn (mentoring), trong đó nhân viên có kinh nghiệm được giao nhiệm vụ hướng dẫn và hỗ trợ những người mới đến từ các nền văn hóa khác biệt với họ.

3. Vận dụng công nghệ

Trong thế giới số hóa ngày nay, công nghệ nên được ứng dụng triệt để để hỗ trợ giao tiếp liên văn hóa tại nơi làm việc. Các công cụ dịch thuật, nền tảng hội nghị truyền hình, phần mềm quản lý dự án đều có thể góp phần giúp thu hẹp khoảng cách địa lý và văn hóa.

4. Học tập và thích nghi liên tục

Thành công trong giao tiếp liên văn hóa đòi hỏi bạn phải ý thức rõ rằng, đây là một quá trình diễn ra liên tục. Nói cách khác, mỗi người cần không ngừng học hỏi về các nền văn hóa mới lạ, tự phản ánh về những thành kiến văn hóa của chính mình, linh hoạt điều chỉnh phương pháp tiếp cận khi cần thiết.

Bài viết gốc

The Power of Cross-Cultural Communication in Coaching & Leadership Development. https://itdworld.com/blog/leadership/cross-cultural-communication/.

Có thể bạn quan tâm:

• Văn hóa làm việc từ xa: Cách xây dựng & duy trì
• Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo: Những lưu ý cần nhớ
• Văn hóa coaching: Bí quyết phát triển doanh nghiệp