Kỹ năng tiếp nhận phản hồi: Bí quyết thực hành trong giao tiếp

Tầm quan trọng của kỹ năng tiếp nhận phản hồi

Phản hồi (feedback) đóng vai trò là “chất xúc tác” vô giá cho hành trình phát triển cá nhân và nghề nghiệp, góp phần “định hình” con đường đi đến thành công của mỗi chúng ta.

• Cơ hội học hỏi:

Thông qua tương tác và thu nhận ý kiến từ mọi người xung quanh, mỗi người nhận thức sâu sắc hơn về việc bản thân đã làm tốt những gì – và còn những khía cạnh nào có thể cải thiện để tiến xa hơn. Khi chủ động yêu cầu và lắng nghe góp ý, chúng ta cũng đồng thời đang điều hướng quá trình phát triển chuyên môn, nâng cao năng lực giải quyết vấn đề và phát triển kỹ năng cá nhân.

• Bí quyết hạnh phúc:

Phản hồi tích cực là một hình thức khen ngợi, giúp bạn cảm thấy bản thân được đánh giá cao và trân trọng về công việc đã làm. Điều này không chỉ tác động tích cực đến kết quả đầu ra, mà còn mang lại nguồn động lực và niềm vui trong công việc.

• Phát huy năng lực sáng tạo:

Góp ý từ mọi người xung quanh đóng vai trò là nguồn cảm hứng “bất tận” cho sự sáng tạo và đổi mới. Qua việc tiếp nhận phản hồi từ người khác, bạn đồng thời có cơ hội nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau – chính điều này sẽ trang bị nền tảng để bạn vượt qua “giới hạn” của bản thân, sẵn sàng tìm ra những giải pháp mới và hiệu quả hơn hiện tại.

• Nuôi dưỡng niềm tin:

Khi tham gia chia sẻ ý kiến góp ý, chúng ta đồng thời thể hiện sự quan tâm thực sự đối với người xung quanh và công việc của họ. Hành động lắng nghe tích cực này sẽ góp phần nuôi dưỡng lòng tin, tạo nền tảng cho quá trình giao tiếp, cải thiện các mối quan hệ và hợp tác bền chặt hơn.

• Ý thức sâu sắc hơn về mục đích:

Phản hồi giúp các cá nhân hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm và đóng góp của họ trong tổ chức. Qua đó, mỗi người ý thức sâu sắc hơn tác động của những gì mình làm với mục tiêu chung của doanh nghiệp – chính nhận thức này sẽ cho họ cảm nhận chân thực nhất về ý nghĩa và giá trị của công việc. Một khi nhận thức rõ ràng về mục đích cá nhân và tập thể, bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành công việc cách tốt nhất.

• Động lực tăng trưởng:

Phản hồi là yếu tố quan trọng thúc đẩy quá trình phát triển cá nhân và tổ chức – qua việc giúp mỗi cá nhân nhận ra những cơ hội và thách thức trong công việc, từ đó có thể đặt ra những mục tiêu và kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, góp ý của người khác cũng hỗ trợ bạn đánh giá được tiến độ và kết quả của công việc, từ đó có thể điều chỉnh và thực hiện những cải tiến cần thiết.

• Cải thiện hiệu suất:

Kỹ năng tiếp nhận phản hồi giống như chiếc “la bàn” định hướng, giúp ta ý thức rõ hơn về những gì cần làm/ cần tránh để đạt được kết quả mong muốn – cũng như cần sử dụng và tối ưu nguồn lực hiện có như thế nào. Nhờ đó, mỗi người có cơ hội nâng cao chất lượng và hiệu quả của công việc, giảm thiểu lãng phí và đáp ứng kỳ vọng/ tiêu chuẩn do cá nhân/ tổ chức đặt ra.

• Xây dựng văn hóa học tập:

Hoạt động trao đổi phản hồi khuyến khích sự chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý kiến giữa các thành viên trong tổ chức – từ đấy góp phần xây dựng một môi trường làm việc đề cao tinh thần hỗ trợ và phát triển lẫn nhau. Qua thời gian, doanh nghiệp sẽ có cơ hội xây dựng một nền văn hóa học tập nhấn mạnh thái độ cởi mở, tôn trọng và đổi mới liên tục – nơi mọi người có thể tự do bày tỏ quan điểm và góp ý mà không sợ bị chỉ trích hay phán xét.

• Tăng cường tương tác:

Việc thường xuyên đóng góp và tiếp nhận phản hồi sẽ thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở và gắn kết. Khi mọi thành viên cảm thấy được lắng nghe và nỗ lực của họ được đánh giá cao, họ sẽ có nhiều động lực để gắn bó, nỗ lực hơn trong công việc và đóng góp nhiều nhất cho công ty.

• Củng cố các mối quan hệ:

Thông qua phản hồi, mỗi người có cơ hội thiết lập các kết nối mạnh mẽ và sâu sắc hơn với đồng nghiệp, quản lý và các thành viên trong đội nhóm. Nói cách khác, phản hồi khuyến khích tinh thần đối thoại cởi mở, trân trọng và tin tưởng lẫn nhau – tăng cường gắn kết và giảm bớt xung đột nội bộ.

Lợi ích của việc thực hành kỹ năng tiếp nhận phản hồi

Phát triển cá nhân

Phản hồi (feedback) là công cụ vô cùng hữu hiệu trong hành trình phát triển bản thân – cho phép chúng ta học hỏi từ sai lầm cũ, hoàn thiện bộ kỹ năng và hiện thực hóa mục tiêu đề ra. Nó giúp “khai sáng” những tiềm năng và cơ hội còn ẩn giấu, giúp chúng ta điều hướng kế hoạch hành động và khai thác các cơ hội mới.

Phát triển đội nhóm

Việc trao đổi phản hồi thường xuyên cung cấp nền tảng cho các thành viên đội nhóm tiếp xúc với các quan điểm khác biệt, tạo điều kiện giao tiếp cởi mở và góp phần giải quyết xung đột nội bộ. Thông qua đó, mỗi chúng ta ý thức sâu sắc hơn về nhu cầu và nguyện vọng của đồng đội – tăng cường khả năng làm việc gắn kết và hướng tới mục tiêu chung.

Phát triển tổ chức

Phản hồi đóng vai trò quan trọng trong việc định hình công việc của chúng ta trong tầm nhìn và giá trị mà tổ chức hướng tới. Nó đảm bảo rằng các nỗ lực mà chúng ta hướng tới sẽ đáp ứng các kỳ vọng và yêu cầu của khách hàng cũng như các bên liên quan. Bằng cách tích cực tìm kiếm và đón nhận phản hồi, chúng ta sẽ trở thành chất xúc tác cho sự đổi mới, thúc đẩy sự thành công và phát triển của tổ chức.

Như đã đề cập phía trên, thông qua giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực, phản hồi là cơ sở để doanh nghiệp/ tổ chức cải thiện chất lượng và hiệu quả của công việc. Ngoài ra, qua việc khuyến khích sự chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý kiến giữa các thành viên, nó cũng là cơ hội để phát huy tinh thần sáng tạo và đổi mới – hỗ trợ xây dựng một văn hóa học tập, nơi mọi người có thể học hỏi và phát triển từ lẫn nhau.

Niềm vui khi tiếp nhận phản hồi – Joe Hirsch, TED Talk

Làm thế nào để phát triển kỹ năng tiếp nhận phản hồi

Nhìn chung, lắng nghe ý kiến góp ý không phải là điều dễ dàng – đặc biệt khi chúng ta phải thường xuyên đối mặt với những nhận xét tiêu cực/ khó nghe từ người xung quanh. Sau đây là một số phương pháp giúp bạn vượt qua những khó khăn này để phát triển kỹ năng tiếp nhận phản hồi:

Chủ động xin ý kiến

Mỗi cá nhân cần tích cực yêu cầu phản hồi một cách thường xuyên, thể hiện sự háo hức muốn học hỏi và phát triển bản thân. Bằng việc chủ động xin ý kiến, chúng ta cũng đồng thời giảm bớt yếu tố bất ngờ và lo lắng khi phải lắng nghe những góp ý không mong muốn.

Khi tiếp cận đồng nghiệp/người giám sát/cố vấn của bạn để hỏi ý kiến, bạn có thể mở đầu cuộc đối thoại như sau:

“Tôi đánh giá cao chuyên môn của Anh/Chị/Sếp – cũng như bất kỳ ý kiến nào Anh/Chị/Sếp có thể góp ý về dự án gần đây của tôi. Tôi luôn mong muốn bản thân có cơ hội cải thiện và phát triển tốt hơn nữa.”

Tiếp thu

Khi tiếp nhận phản hồi, hãy luôn duy trì một tư duy cởi mở – cũng như cố gắng hết sức để đánh giá quan điểm/ý định của đối phương. Tập trung hoàn toàn vào người đối diện – tuyệt đối không ngắt lời hay tranh cãi. Việc giữ thái độ cầu thị như vậy sẽ góp phần khuyến khích đối thoại cởi mở và trung thực, thúc đẩy sự tin tưởng và hợp tác giữa đôi bên.

Là con người, việc ta có những phản ứng theo cảm xúc là điều hoàn toàn tự nhiên – đặc biệt khi đối mặt với những ý kiến phê phán hoặc bất ngờ. Tuy nhiên, mỗi người cần học cách quản trị bản thân – kiềm chế để không tỏ ra phòng thủ hoặc tranh cãi. Hít một hơi thật sâu, giữ bình tĩnh, đồng thời tự nhắc nhở hãy học cách lắng nghe và thấu hiểu trước khi phản ứng lại.

Suy ngẫm và hành động

Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về góp ý của người khác trước khi trả lời. Tránh các phản ứng “bốc đồng” hoặc cảm xúc thái quá, vì chúng có thể làm lu mờ khả năng phán đoán của bạn. Bình tĩnh suy nghĩ về những gì đối phương vừa truyền đạt – một cách khách quan nhất có thể. Xem xét mức độ phù hợp và hữu ích của ý kiến đó đối với sự phát triển cá nhân/ chuyên nghiệp của bạn.

Giả sử bạn nhận được nhận xét từ người giám sát trong quá trình đánh giá hiệu suất – rằng bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Thay vì ngay lập tức phản ứng phòng thủ hoặc cảm thấy nản lòng, hãy tạm dừng một chút và dành thời gian để suy nghĩ về những gì cấp trên vừa nói.

Bây giờ, hãy tự hỏi mình những câu hỏi như sau:

• Những trường hợp hoặc tình huống cụ thể nào có thể đã dẫn đến nhận xét này?
• Có quy luật/ vấn đề nào trong phong cách giao tiếp của tôi không?
• Tôi tự đánh giá thế nào về kỹ năng giao tiếp của mình?
• Tôi có thể thực hiện những thay đổi/ cải tiến cụ thể nào để nâng cao khả năng giao tiếp của mình với người khác?
• v.v…

Trong quá trình tự chiêm nghiệm này, hãy cố gắng tiếp cận phản hồi một cách khách quan – tập trung vào nội dung thông điệp hơn là cảm xúc cá nhân. Đừng quên rằng, đối phương có ý định giúp bạn phát triển, và ý kiến đóng góp của họ là cơ hội quý giá để bạn cải thiện bản thân.

Nắm bắt cơ hội

Từ những gì người khác góp ý, bạn hãy dành thời gian xác định các lĩnh vực cần cải thiện – cũng như các bước hành động khả thi mà bạn có thể thực hiện. Chủ động tìm kiếm sự hướng dẫn cần thiết – cũng như thường xuyên theo dõi tiến độ thay đổi bản thân mỗi ngày.

Quay lại ví dụ phía trên – khi người giám sát góp ý về kỹ năng giao tiếp của bạn. Hãy thử suy ngẫm xem, có điểm nào trong nhận xét của cấp trên “ăn khớp” với những quan sát hoặc ý kiến đóng góp mà bạn đã từng nhận được trong quá khứ không? Thông tin phản hồi của họ có phù hợp với mục tiêu cá nhân/ nghề nghiệp của bạn? Có những khía cạnh nào mà bạn có thể nhận thấy tiềm năng phát triển và cải thiện không?

Khi đã dành đủ thời gian suy ngẫm, bạn có thể sắp xếp một cuộc đối thoại với người giám sát để thảo luận về những suy nghĩ của bạn – cũng như chia sẻ kế hoạch hành động từ ý kiến đóng góp của họ. Hành động này thể hiện cam kết của bạn đối với sự phát triển và cải tiến – cũng như cải thiện chất lượng mối quan hệ và giao tiếp nội bộ.

Thực hành trách nhiệm giải trình và kiên định

Đừng ngần ngại thừa nhận sai lầm của bản thân. Cũng đừng đào sâu vào lỗi lầm trong quá khứ – hoặc đổ lỗi cho hoàn cảnh hay người khác về thiếu sót của bạn. Thay vào đó, sẵn sàng thừa nhận sai lầm của bạn, xin lỗi nếu cần thiết – sau đó tập trung ngày vào việc tìm kiếm giải pháp. Hãy xem phản hồi như một cơ hội học hỏi, đúc kết những hiểu biết và kinh nghiệm có giá trị.

Đọc thêm: 20 thói quen xấu trong công việc ngăn cản sự nghiệp