Văn hóa làm việc từ xa: Cách xây dựng & duy trì

Điều gì xảy ra với văn hóa doanh nghiệp khi các tiêu chuẩn thay đổi?

Văn hóa doanh nghiệp luôn phát triển. Theo Andre Keil, đó là một lý do khiến các tổ chức khó xác định văn hóa của họ: “Toàn bộ vấn đề về văn hóa là, có một yếu tố hữu hình và một yếu tố vô hình. Có cách mọi thứ được cho là hoàn thành và cách mọi thứ được hoàn thành.”

Trên hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, một số hành vi được khen thưởng, trong khi những hành vi khác bị trừng phạt. “Bạn có thể có một số nhà lãnh đạo hành xử theo cách ‘phá luật’, nhưng nếu mọi người thấy họ tiếp tục hành xử theo cách đó mà không bị trừng phạt, thì điều đó có khả năng trở nên bình thường hóa — và những hành vi đó trở thành một phần văn hóa công ty.”

Trong bất kỳ môi trường nào, văn hóa của một tổ chức thay đổi khi mọi người đưa ra đánh giá về các hành vi có thể chấp nhận được và sau đó điều chỉnh hành vi của họ để thiết lập các chuẩn mực mới.

Đại dịch và hậu quả của nó là một ví dụ điển hình. Đại dịch và trạng thái “bình thường mới” sau đó đã dẫn đến sự thay đổi lớn trong cách chúng ta làm việc và những phương thức kinh doanh mới phải được thiết lập. Các nhà lãnh đạo phải nhanh chóng nắm bắt cơ hội này để tham gia vào việc thiết lập các tiêu chuẩn cho văn hóa làm việc từ xa mới của doanh nghiệp.

Nếu các nhà lãnh đạo không tham gia, mọi người sẽ thiết lập cách làm việc của riêng họ. Vào thời điểm đó, bạn sẽ ít có khả năng tạo ảnh hưởng hơn.

5 bí quyết xây dựng & duy trì văn hóa làm việc từ xa

1. Nuôi dưỡng niềm tin thông qua giao tiếp

Trong môi trường làm việc trực tuyến, việc xây dựng văn hóa bắt đầu bằng việc xây dựng lòng tin. Khi đội ngũ tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ sẵn sàng làm việc cùng nhau hơn và hướng tới một mục đích chung. Các mối quan hệ tin cậy và những cuộc trò chuyện thẳng thắn là “xương sống” của các nền văn hóa thể hiện sự giao tiếp cởi mở và trung thực. Nói một cách đơn giản, những cuộc trò chuyện có chiều sâu hơn mang lại văn hóa có tầm vóc cao hơn.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các cuộc hội thoại diễn ra thông qua các nền tảng trực tuyến có thể làm mất đi một số ngữ cảnh và sắc thái quan trọng. Kết quả là, các mối quan hệ bị ảnh hưởng và văn hóa làm việc từ xa của bạn cũng chịu tác động.

Nếu bạn đang quản lý những người đang làm việc tại nhà hoặc ở nơi khác, thì bạn phải cải thiện giao tiếp trên không gian mạng. Lên lịch các cuộc trò chuyện trực tiếp để tìm hiểu xem các cấp dưới trực tiếp đang làm gì và cảm thấy thế nào cũng như điều gì là quan trọng đối với họ.

Keil nói: “Là lãnh đạo, chúng ta có xu hướng muốn giải quyết các vấn đề, bắt tay vào thực hiện các nhiệm vụ và chỉ đạo. Nhưng để xây dựng quyền làm chủ với các cấp dưới trực tiếp của mình, bạn phải hỏi họ những câu hỏi như, ‘Làm thế nào chúng ta có thể làm việc cùng nhau tốt nhất trong môi trường này?’ ‘Bạn muốn phương thức giao tiếp như thế nào?’ và ‘Bạn cần cách thức hỗ trợ nào?’ ”

Khi bạn trò chuyện với nhân sự của mình, hãy đảm bảo rằng bạn lắng nghe kỹ càng những sự thật, cảm xúc và giá trị của họ. Vì thông qua đó, bạn sẽ hiểu điều gì quan trọng nhất đối với các thành viên trong đội nhóm của mình.

Nếu là một nhà lãnh đạo thường tập trung vào nhiệm vụ và đột nhiên phải quản lý nhân viên từ xa, hãy chống lại sự cám dỗ khi chỉ tập trung vào sự thật khi bạn giao tiếp. Nếu không, bạn có thể bỏ qua cảm xúc và giá trị của đối phương, đó là những gì thúc đẩy họ cũng như thúc đẩy hành vi của họ.

Trong các cuộc họp, hãy đề nghị mọi người tóm tắt những gì họ đã nghe để tránh hiểu lầm và cho bạn cơ hội làm rõ những điểm còn nhầm lẫn. Dành thời gian lắng mình lại trước các câu hỏi và chấp nhận chúng một cách thấu đáo để tạo ra một văn hóa làm việc an toàn hơn về mặt tâm lý, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi lên tiếng.

2. Sử dụng các kênh truyền thông phù hợp

Nhiều lãnh đạo cảm thấy thất vọng vì giờ đây họ phải dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp trực tuyến.

Trước khi lên lịch một cuộc họp, hãy nghĩ xem đó có phải là phương thức giao tiếp hiệu quả nhất hay không. Hiện tại có rất nhiều người mệt mỏi trong cuộc họp, nguyên nhân là do họ phải tham gia các cuộc họp hội thảo qua web hoặc video suốt cả ngày, sau đó không có đủ thời gian để thực hiện các nhiệm vụ khác, dẫn đến làm việc quá sức và kiệt sức.

Đây là một cơ hội tuyệt vời để đối thoại với nhân viên, tìm hiểu sở thích giao tiếp của họ và thiết lập một số quy chuẩn mà mọi người có thể làm theo. Đặt ra một số quy tắc cơ bản khi nào thì phù hợp để sử dụng email, so với cuộc gọi điện thoại, so với trò chuyện trực tuyến. Ví dụ: một số tổ chức đã quyết định rằng email là nền tảng thích hợp để chia sẻ các thông tin cập nhật, trong khi các công cụ có tính tương tác cao như Zoom phù hợp hơn để giải quyết vấn đề. Vì vậy, hãy thảo luận với các thành viên trong nhóm để xem xét phương pháp hoặc nền tảng nào sẽ hữu ích nhất.

Sau khi các nguyên tắc này trở thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp, bạn sẽ ít có xu hướng đưa ra quyết định vội vàng rằng đội nhóm cần một cuộc gọi điện video mỗi khi có một thông tin cập nhật nhanh.