Dịch Covid-19 đã và đang đặt ra những thách thức chưa từng có cho các nhà quản lý nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng. Một trong những khó khăn lớn nhất là yêu cầu phải quản lý nhân viên làm việc từ xa. Theo nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), gần 3/4 (71%) người sử dụng lao động thừa nhận gặp khó khăn với quá trình chuyển đổi này.
Nội dung
Sự thay đổi này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải cung cấp cho đội ngũ quản lý những hướng dẫn cụ thể – nhằm đảm bảo nhân viên nhận được sự hỗ trợ cần thiết trong việc giải quyết những khủng hoảng về mặt cảm xúc, cũng như làm việc hiệu quả và gắn kết với nhau.
Làm việc từ xa – Thử thách chưa từng có tiền lệ
Để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, cấp lãnh đạo được đòi hỏi phải có thay đổi đáng kể về mặt tư duy, đặc biệt đối với những nhà quản lý vốn quen với cách tư duy truyền thống.
Paul Pellman, Giám đốc điều hành công ty phần mềm máy tính Kazoo ở Austin, Texas, cho biết:
Nếu đây là lần đầu tiên bạn chịu trách nhiệm quản lý nhân viên từ xa, việc điều hướng và đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, gắn kết và phát triển quả thực là một thách thức to lớn. Quá trình chuyển đổi từ làm việc văn phòng sang trực tuyến đồng nghĩa với việc mất đi khả năng giao tiếp giữa người với người, vốn đóng vai trò quan trọng giúp các thành viên công ty tương tác và gắn kết với nhau.
Trước đây, lãnh đạo doanh nghiệp thường theo dõi hiệu quả công việc dựa trên “thời gian làm việc” và “mức độ hoạt động”. Chính phương pháp quản lý này đã dẫn tới vô vàn khó khăn khi chuyển đổi sang phương án làm việc từ xa.
Về phía người lao động, phần lớn cũng gặp phải nhiều vấn đề trong thời gian đầu – khi phải điều chỉnh theo những thay đổi mới này. Jane Sparrow, giám đốc The Culture Builders, cho biết:
Nếu bạn đã quen nhìn thấy đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình hàng ngày, cảm giác bị cô lập sẽ nhanh chóng xuất hiện. Môi trường làm việc trực tuyến cũng gây ảnh hưởng đến khả năng tập trung, ý thức làm việc nhóm và năng lực sáng tạo. Nếu muốn duy trì đội nhóm vững mạnh, vui vẻ và làm việc hiệu quả, cấp lãnh đạo cần nhận thức và tìm phương án xử lý những vấn đề này.
3 thách thức lớn nhất khi quản lý nhân viên làm việc từ xa
Dưới đây là 3 thách thức chính mà cấp lãnh đạo và chủ doanh nghiệp gặp phải trong quá trình quản lý nhân viên từ xa.
1. Không có cơ hội tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và cấp trên
Con người chúng ta luôn có bản tính xã hội. Vì vậy, tương tác trực tiếp đóng vai trò rất quan trọng đối với những trao đổi hàng ngày.
Như đã đề cập phía trên, cấp lãnh đạo trước đây thường dựa vào các cuộc họp tại nơi làm việc để theo dõi năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây cũng là dịp để theo dõi tâm trạng của nhân viên, chủ động giải quyết những vấn đề xảy ra khi làm việc chung.
Việc quan sát nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người khác một cách vô thức giúp ta “đọc hiểu” ý nghĩa sau lời nói và hành động của họ. Thông qua tương tác thường xuyên với quản lý và đồng nghiệp, nhân viên sẽ có thể nhận ra những điều này và có phản ứng phù hợp.
2. Giảm hiệu quả liên lạc và trao đổi thông tin
Khi làm việc từ xa, nhân viên không thể tìm kiếm đồng nghiệp hoặc quản lý để giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng.
Việc trao đổi bằng phương tiện kỹ thuật số (email, tin nhắn văn bản) đi kèm với rủi ro thông tin bị “thất lạc”. Mặt khác, việc phải chờ đợi hồi âm phần nào ảnh hưởng đến tiến độ công việc – khiến một số nhân viên cảm thấy không hài lòng.
Thêm vào đó, sự tinh tế trong tương tác giữa các cá nhân có thể bị mất đi khi giao tiếp trực tuyến. Những ai vốn dễ mến và thân thiện trong giao tiếp thường ngày có thể bỗng chốc trở nên thiếu tinh tế khi trao đổi qua email.
Để giải quyết vấn đề này, trách nhiêm của nhà quản lý là mô hình hóa nhằm đưa ra các chiến lược truyền thông hiệu quả khi làm việc trực tuyến.
3. Xao nhãng do môi trường xung quanh
Một khó khăn không thể bỏ qua trong quản lý nhân viên làm việc từ xa là nguy cơ xao nhãng bởi môi trường xung quanh (ví dụ: trẻ em quấy khóc, tiếng ồn xung quanh, v.v…). Những yếu tố này không chỉ làm giảm bớt động lực và năng suất làm việc của nhân viên, mà còn có thể tác động đến hiệu quả của các cuộc họp trực tuyến.
Ở cương vị quản lý, sự kiên nhẫn và thấu cảm có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc duy trì tinh thần và mong muốn đóng góp của người lao động.
Đọc thêm: Lần đầu làm quản lý – 12 thách thức hàng đầu cần vượt qua
10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa
Đại dịch Covid-19 cùng sự phát triển của các phương tiện kỹ thuật số đã khiến nhiều chuyên gia dự đoán: Xu hướng làm việc từ xa sẽ còn tiếp tục phát triển trong tương lai. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp cần nhanh chóng học cách thích ứng với xu thế mới này.
Cách quản lý làm việc online hiệu quả là nhà quản lý cần nới lỏng bớt sự kiểm soát, cũng như lên kế hoạch giao việc phù hợp cho nhân viên.
Khi không thể giám sát nhân viên trong một không gian làm việc chung, cấp lãnh đạo cần tập trung đánh giá chất lượng công việc hoàn thành được. Tận dụng công nghệ thông qua tổ chức họp online cũng là một giải pháp đáng cân nhắc.
Ngay cả khi đã lên kế hoạch từ trước để giúp doanh nghiệp ứng biến với tình hình dịch bệnh phức tạp, việc quản lý nhân viên từ xa thành công đòi hỏi nhà quản lý phải sẵn sàng điều chỉnh phong cách lãnh đạo của mình.
Dưới đây, chúng tôi xin phép chia sẻ 10 cách quản lý nhân viên từ xa hữu ích mà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo.
1. Đặt ra những tiêu chuẩn về năng suất rõ ràng
Một số quy chuẩn năng suất cần linh hoạt thay đổi tùy theo tính chất công việc; số khác có thể được duy trì làm tiêu chuẩn cho toàn bộ công ty.
Lấy ví dụ, doanh nghiệp có thể đưa ra quy định chung là trả lời tất cả email của khách hàng trước khi kết thúc ngày làm viên – hoặc nhân viên cần luôn sẵn sàng tham gia họp bất cứ lúc nào trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều.
Đối với các tiêu chuẩn riêng, ban lãnh đạo cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng và lập thành văn bản. Chẳng hạn, đội nhóm có thể thống nhất rằng một nhân viên IT đã được giao dự án phải cung cấp mã code sẵn sàng cho thử nghiệm (testing) trong vòng 5 ngày làm việc – nếu không kịp tiến độ, nhân viên cần thông báo trước 48 giờ cho đội nhóm được biết.
Lấy ví dụ khác: một nhân viên tổng đài có thể giải quyết 10 cuộc gọi của khách hàng trong một giờ – với điều kiện không để tiếng trẻ em khóc lọt vào cuộc nói chuyện. Một chuyên viên tuyển dụng cần thực hiện 20 cuộc phỏng vấn qua điện thoại và tìm được ứng viên cho 5 vị trí mỗi tháng.
Trong quá trình quản lý nhân viên làm việc từ xa, lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu thêm tài liệu về những tiêu chuẩn năng suất, để có thể nhanh chóng phát hiện ra những vấn đề cần được giải quyết.
Ví dụ: sau 90 ngày giám sát công việc của nhân viên tổng đài, bạn có thể nhận ra doanh nghiệp cần cung cấp thêm thời gian để nhân viên phục vụ khách hàng, hoặc xác định đâu là vấn đề chính ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên.
2. Tập trung vào kết quả thay vì quy trình
“Sự linh động về mặt thời gian là chìa khóa để duy trì tính nhất quán khi làm việc từ xa. Ngay cả khi đã lập kế hoạch cụ thể, bạn nên sẵn sàng điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Việc nhân viên của bạn chọn làm việc vào buổi sáng hay buổi tối đều không thành vấn đề, miễn là công việc được hoàn thành và đảm bảo chất lượng.”
Angela Civitella, chuyên gia coaching lãnh đạo
Khi làm việc tại nhà, nhiều nhân viên phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ ở công ty lẫn chăm sóc gia đình. Chính vì vậy, hãy cho phép nhân viên của bạn hoàn thành công việc theo cách dễ dàng và hiệu quả nhất đối với họ.
Nếu phải họp lúc 9 giờ sáng, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề để tránh lãng phí thời gian. Lên lịch họp vào thời điểm đã được cả hai bên đồng ý. Sự linh hoạt cho phép nhân viên hoàn thành công việc theo cách riêng của họ.
“Ở cương vị quản lý, bạn cần ngừng chú ý đến quy trình và quan tâm nhiều hơn đến mục tiêu. Chỉ cần nói chuyện với nhân viên về những gì bạn muốn họ hoàn thành.”
Brian Kropp, Phó Chủ tịch Research, Gartner.
3. Xác định và cung cấp công cụ hỗ trợ phù hợp
Để quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả, doanh nghiệp cần cung cấp cho họ những công cụ hỗ trợ dễ dàng tiếp cận khi cần thiết. Vì lý do này, cấp lãnh đạo và đội nhóm cần cùng nhau trao đổi về những giải pháp có thể giúp doanh nghiệp chuyển sang phương án làm việc online.
Nhân viên làm việc tại nhà cần có quyền tiếp cận những nguồn tài nguyên quan trọng như khi ở văn phòng, bao gồm:
- Hướng dẫn về quy trình làm việc và các chính sách của công ty.
- Bản trình bày mẫu và nguồn cung.
- Nguồn cung cấp thư và văn phòng phẩm.
- Chương trình phần mềm.
- Máy tính cá nhân.
- Thẻ tín dụng công ty.
- v.v…
4. Dành thời gian tương tác với nhóm
Như đã đề cập trên đây, tương tác trực tiếp tại nơi làm việc đóng vai trò rất quan trọng với việc thúc đẩy tính tập thể và tinh thần đồng đội.
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, cấp quản lý sẽ cần đầu tư nhiều nỗ lực hơn để duy trì những kết nối và tương tác này. Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ luôn tìm cơ hội để mọi cá nhân tham gia vào các hoạt động và thảo luận nhóm bất cứ khi nào có thể.
Thoạt đầu, mọi người có thể cảm thấy gượng ép và miễn cưỡng tham gia. Tuy nhiên, cấp lãnh đạo cần hết lòng khuyến khích nhân viên liên lạc thường xuyên với những thành viên trong nhóm – và ngược lại, chính bản thân bạn cũng hãy chủ động liên hệ với từng người một. Mức độ thường xuyên như thế nào sẽ phụ thuộc vào công việc và nhiệm vụ mà nhân viên phải hoàn thành.
Việc cập nhật lịch làm việc của nhân viên trên một nền tảng hoặc ứng dụng chung mang lại lợi ích vô cùng đáng kể. Khi nhân viên không có mặt, họ có thể cập nhật trạng thái “vắng mặt” (away) trên ứng dụng và cài đặt email trả lời tự động về sự vắng mặt (out-of-office) đó trong giờ hành chính. Những điều tưởng chừng như nhỏ nhặt này lại giúp giảm thiểu rủi ro và cảm giác không hài lòng do những vấn đề về liên lạc khi làm việc trực tuyến.
Để theo dõi tiến độ công việc và duy trì sự gắn kết nội bộ, bạn có thể thiết lập những khoảng thời gian nhất định để họp nhóm trực tuyến. Chỉ cần một cuộc họp ngắn hàng ngày với nhân viên là đủ để ban quản lý nắm rõ tiến độ công việc, cũng như xác định những vấn đề đang gặp phải.
Giống như khi gặp mặt trực tiếp, một cuộc họp online muốn hiệu quả cần đảm bảo những tiêu chí sau:
- Có một chương trình làm việc (agenda) rõ ràng.
- Điểm danh khi bắt đầu những cuộc họp lớn để mọi người biết ai đang có mặt.
- Khuyến khích mọi người tự tắt âm khi không trình bày.
Ngoài ra, một giải pháp khác là mỗi nhân viên có thể viết email hàng tuần nêu rõ những gì họ đang làm, thời hạn cần hoàn thành, cũng như các khó khăn hiện tại.
5. Nhắc lại các giá trị của doanh nghiệp
“Ngay từ trước khi khủng hoảng Covid-19 diễn ra, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy tầm quan trọng của việc coi nhân viên như những bên liên quan chính (stakeholder). Ngay lúc này, bạn có thể cho nhân viên thấy bạn đã có chủ động tìm kiếm những người như họ suốt một thời gian dài.”
Brian Kropp
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đã dành thời gian xây dựng bộ giá trị mô tả mức độ quan tâm của họ đối với nhân viên – cũng như tầm quan trọng của việc tạo ra cuộc sống và trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Hãy luôn tìm cách nhắc nhớ lại về những giá trị này với nhân viên của bạn.
Ngoài ra, cấp lãnh đạo cần không ngừng nêu gương các hành vi phù hợp với văn hóa tổ chức – đồng thời khuyến khích nhân viên thông báo về những hành vi vi phạm văn hóa này. Nhắc nhở nhân viên về các kênh báo cáo hành vi sai trái, cũng như nêu rõ các biện pháp trừng phạt nếu không tuân thủ theo. Đây sẽ là nền tảng giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc trong công việc và an toàn về phương diện tâm lý.
6. Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc của nhân viên
Quá trình liên lạc không chỉ để theo dõi năng suất của nhân viên, mà còn là cơ hội giúp doanh nghiệp nuôi dưỡng động lực làm việc và gắn kết với người lao động.
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, việc lên lịch gọi điện hàng tuần sẽ giúp bạn:
- Xác định xem nhân viên có đang thực hiện tốt công việc tổng thể hay không.
- Trao đổi với nhân viên nhằm xác định và giải quyết những khó khăn họ đang gặp phải.
- Thảo luận về kế hoạch phát triển cho nhân viên.
- Trả lời những câu hỏi liên quan đến nhân viên.
Không có quy định cụ thể về việc doanh nghiệp nên giữ tần suất liên hệ với nhân viên làm việc từ xa như thế nào. Tùy thuộc vào cá nhân người lao động và tính chất công việc, cấp quản lý có thể điều chỉnh mức độ tương tác cho phù hợp.
7. Chú ý đến các dấu hiệu kiệt sức ở nhân viên
Khi tương tác với nhân viên, cấp quản lý cần chú ý đến nội dung trò chuyện trực tiếp – cũng như thông qua quan sát gián tiếp – để biết được những khó khăn và bận tâm của họ. Tận dụng mọi cơ hội có thể để cho họ thấy bạn mong muốn hỗ trợ và quan tâm đến họ.
Để có thể trò chuyện thường xuyên khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, lãnh đạo doanh nghiệp cần nghiên cứu cách tiếp cận các chủ đề nhạy cảm liên quan đến đại dịch Covid-19 như: mô hình làm việc thay thế, triển vọng và an toàn công việc, tác động đến nhân viên, tình trạng căng thẳng/ burnout khi làm việc, v.v…
8. Luôn lắng nghe
Justin Hale, chuyên gia thiết kế và nghiên cứu đào tạo tại VitalSmarts nhận định:
Những nhà quản lý tài năng nhất luôn biết lắng nghe, giao tiếp để tạo dựng sự tin tưởng và tôn trọng. Họ theo dõi sát sao khối lượng và tiến độ công việc mà không cần phải thực hành quản lý vi mô hay giao tiếp quá mức.
Theo Pellman, khảo sát là một công cụ ít được các doanh nghiệp vận dụng. Ví dụ, chỉ số Net Promoter Score (NPS) của nhân viên hàng tháng/ quý – kết hợp với khảo sát – sẽ giúp cấp lãnh đạo tìm hiểu sâu hơn về suy nghĩ của nhân viên. Theo HR Technologist, chỉ số này nói lên rất nhiều về khả năng nhân viên sẽ quảng bá về công ty cho những người lao động khác.
9. Tránh quản lý vi mô
Nhiều nhà quản lý có thể cảm thấy lo lắng khi không thể giám sát nhân viên liên tục như trước. Tuy nhiên, hãy giữ bình tĩnh để tránh rơi vào tình trạng quản lý vi mô. Điều đó sẽ chỉ làm nhân viên của bạn thêm căng thẳng và mệt mỏi.
Đừng cố giải quyết các vấn đề về hiệu suất mà bạn nhận thấy – bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm việc này dựa vào các hệ thống quản lý hiệu suất đã được thiết lập, sau khi dịch bệnh bắt đầu giảm bớt. Pellman nhận định:
Bạn không cần phải theo dõi nhất cử nhất động của nhân viên khi ở văn phòng, và đương nhiên khi họ làm việc từ xa cũng vậy. Trò chuyện hoặc gọi điện trực tiếp với mức độ vừa phải giúp người quản lý tránh rơi vào quản lý vi mô – mà vẫn cho phép họ theo sát được nhân viên, cũng như tạo điều kiện cho nhân viên làm việc để đảm bảo nhận được phản hồi từ cả hai chiều.
Hãy tin tưởng rằng nếu nhân viên của bạn đang giao tiếp rõ ràng và hoàn thành các mục tiêu công việc đúng thời hạn, tức là họ đang làm việc có năng suất và hiệu quả.
10. Chia sẻ các mẹo làm việc trực tuyến
Đối với những cá nhân lần đầu quản lý nhân viên làm việc từ xa, bạn có thể tìm đến những người trong ngành đã từng có kinh nghiệm đi trước để có được những lời khuyên hữu ích – chẳng hạn như về các phần mềm quản lý cần thiết khi làm việc tại nhà.
Những thông tin chi tiết đó có thể được chia sẻ qua các tệp PDF, video ngắn hoặc các cuộc gọi video ngắn với mọi thành viên trong nhóm.
Một số mẹo làm việc hữu ích khác bao gồm:
- Quản lý khối lượng công việc ở cả vào ngày bình thường và giai đoạn cao điểm.
- Địa chỉ bán thực phẩm chất lượng có giao hàng tại địa phương.
- Bí quyết duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa.
- Mẹo quản lý thời gian.
- Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả.
Lời kết
Quản lý nhân viên làm việc từ xa có thể tỏ ra là một thử thách “không tưởng” với những cấp lãnh đạo vốn quen với cách làm việc truyền thống. Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc nắm được cách lên kế hoạch thích hợp để đảm bảo năng suất đội nhóm và hiệu quả quản lý nhân viên trong mùa dịch.
Nếu bạn đọc quan tâm đến các giải pháp đào tạo lãnh đạo và nhân sự chuẩn quốc tế của chúng tôi, vui lòng xem thêm tại đây – hoặc liên hệ ITD qua số điện thoại 028 3825 8487/ email itdvietnam@vncmd.com.
Có thể bạn quan tâm:
- Mô hình lãnh đạo trong môi trường Hybrid working
- Văn hóa làm việc từ xa: Xây dựng như thế nào?
- Quản lý nhân sự – Chìa khóa thành công của doanh nghiệp
- Giữ chân nhân viên – Bí quyết thu hút và gắn kết người tài
- Nhân viên nghỉ việc – Nguyên nhân & Cách xử lý
Tham khảo
Managing Remote Employees: 7 Tips And Best Practices. https://www.insperity.com/blog/managing-remote-employees/. Truy cập ngày 27/08/2021.
10 Tips for Successfully Managing Remote Workers. https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/covid19-10-tips-for-successfully-managing-remote-workers-.aspx. Truy cập ngày 27/08/2021.
9 Tips for Managing Remote Employees. https://www.gartner.com/smarterwithgartner/9-tips-for-managing-remote-employees/. Truy cập ngày 27/08/2021.
A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers. https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers. Truy cập ngày 27/08/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
