Bạn có bao giờ cảm thân bản thân không bao giờ có đủ thời gian trong ngày? Tất cả chúng ta đều có 24 giờ như nhau, vậy tại sao một số người lại hoàn thành tốt công việc và thành đạt hơn so với những người khác? Mấu chốt ở đây nằm ở khả năng quản lý thời gian (time management). Dưới đây là một số kỹ thuật giúp bạn cải thiện năng suất làm việc – ngay cả trong điều kiện thời gian eo hẹp và áp lực cao.
Nội dung
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian (Time Management) là quá trình tổ chức và lập kế hoạch về thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. Kỹ năng quản lý thời gian tốt là chìa khóa giúp hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, giảm bớt căng thẳng và đưa đến thành công lớn hơn trong sự nghiệp.
Người thành đạt không phải bẩm sinh đã làm việc hiệu quả. Nói đúng hơn, họ biết cách học hỏi và thực hành các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn hơn. Năng suất làm việc không phải tài năng thiên bẩm – nhưng là một kỹ năng có thể học được.
Tại sao phải quản lý thời gian?
Sau đây là 4 lợi ích của việc quản lý thời gian tốt.
- Giảm căng thẳng
Việc xây dựng một lịch trình làm việc từ trước sẽ giúp bạn quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả. Dựa trên bảng checklist những nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ biết được liệu bản thân có đang hoàn thành công việc hay không. Nhờ đó, cảm giác lo lắng và áp lực cũng sẽ bớt đi phần nào.
- Tiết kiệm thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thêm thời gian rảnh hằng ngày để dành cho các sở thích hoặc mục tiêu phát triển cá nhân.
- Nhiều cơ hội hơn
Học cách quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, giảm bớt thời giờ lãng phí cho các hoạt động không cần thiết. Đây là một trong những phẩm chất “ghi điểm” hàng đầu trong mắt nhà tuyển dụng.
Đọc thêm: 6 kỹ năng lãnh đạo quản lý cơ bản
- Hoàn thành mục tiêu
Những người quản lý thời gian tốt có thể dễ dàng hoàn thành mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian ngắn hơn.
Hậu quả khi quản lý thời gian kém
- Quy trình làm việc thiếu chuyên nghiệp
Khi có nhiều nhiệm vụ cần xử lý, ưu tiên hàng đầu sẽ là hoàn thành các công việc liên quan hoặc theo tuần tự. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng không chuẩn bị kế hoạch từ trước, phải “nhảy qua nhảy lại” giữa các công việc. Hệ quả là chất lượng công việc và năng suất bị suy giảm đáng kể.
- Lãng phí thời giờ
Khi không có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ dễ dàng lãng phí thời gian vào các công việc “vô bổ” (ví dụ: nói chuyện với bạn bè trên mạng xã hội trong khi làm việc), gây mất tập trung và kéo dài thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Mất kiểm soát
Việc không biết nhiệm vụ tiếp theo cần làm là gì khiến bạn không thể làm chủ công việc và cuộc sống của mình. Hệ quả là bạn dễ bị căng thẳng quá mức, suy giảm trí tuệ cảm xúc, ảnh hưởng đến mối quan hệ với đồng nghiệp và người thân.
- Chất lượng công việc kém
Quản lý thời gian kém là nguyên nhân khiến bạn phải gấp rút hoàn thành nhiệm vụ vào những phút cuối cùng. Hệ quả là chất lượng công việc cũng vì thế mà giảm sút.
- Suy giảm uy tín cá nhân
Nếu khách hàng hoặc người sử dụng lao động không thể tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn của bạn, kỳ vọng và đánh giá của họ về bạn sẽ đi xuống. Về phía khách hàng, họ có thể sẽ tìm đến với một đối tác khác đáng tin cậy hơn.
Để khắc phục những vấn đề trên đây, chúng tôi xin chia sẻ với bạn đọc 32 bí quyết quản lý thời gian của người thành đạt – được đúc kết thông qua nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế.
Lập kế hoạch quản lý thời gian thông minh
Cách quản lý thời gian của người thành công là chuẩn bị cho bản thân một nền tảng thói quen vững chắc ngay từ ban đầu.
#1: Theo dõi tiến độ phân bổ thời gian
Bạn đang dành thời gian cho những công việc gì? Thông thường, có sự khác biệt rất lớn giữa những gì bạn nghĩ đang chiếm thời gian của bạn – và những gì thực sự đang diễn ra. Nguyên nhân là do con người rất kém trong việc ước chừng thời gian hoàn thành công việc.
Lấy ví dụ, bạn cần viết một email 300 chữ. Suy nghĩ của chúng ta thường là: “Đơn giản thôi. Không mất quá 5 phút đâu.” Tuy nhiên, bạn lại quên không tính tới các công việc liên quan như: hiệu đính (proofreading), xem xét ngôn ngữ sử dụng, định vị địa chỉ email, v.v… Khi tính thêm những việc này, thời gian cần để viết email có thể tăng từ 5 phút lên 20 phút, gấp 4 lần so với kế hoạch ban đầu.
Vì lý do trên đây, bạn cần nắm rõ những gì bản thân có thể hoàn thành – và những gì thực sự đang chiếm thời gian của bạn. Việc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian sẽ giúp bạn theo dõi chính xác về cách phân bổ quỹ thời gian hiện tại – từ đó lên kế hoạch cải thiện. Chẳng hạn, bạn có thể đang dành quá nhiều thời gian tham gia các cuộc họp không cần thiết.
#2: Đặt mục tiêu thực tế và sắp xếp ưu tiên công việc
Chẳng có cách quản lý thời gian nào hiệu quả – nếu khối lượng công việc cần xử lý là quá lớn. Nói cách khác, bạn cần đánh giá xem liệu mình có đang cố “ôm đồm” quá nhiều không. Nếu câu trả lời là “có”, đây là lúc sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower (Eisenhower matrix) hoặc 4D của quản lý thời gian: Do, Defer, Delegate và Delete.
- Do (Cần làm): Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.
- Defer (Trì hoãn): Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Delegate (Phân công): Nhiệm vụ cấp thiết nhưng không quan trọng.
- Delete (Xóa bỏ): Các nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng.
Mẫu sơ đồ quản lý thời gian
Sử dụng mô hình trên đây sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ nào cần ưu tiên, và những nhiệm vụ nào nên lên lịch và lập kế hoạch, ủy quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn.
Dù mục tiêu của bạn là gì, hãy luôn đảm bảo tuân thủ nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Attainable (Khả thi), Relevant (Có liên quan) và Timely (Đúng thời hạn).
Tham khảo cách đặt mục tiêu bằng công cụ vision board (bảng tầm nhìn) ngay!
#3: Lập danh sách việc cần làm hằng ngày
Bạn có thể lập danh sách vào đầu hoặc cuối ngày làm việc. Một cuốn sổ tay quản lý thời gian sẽ rất hữu ích cho khâu này.
Khi lập danh sách việc cần làm, hãy cố gắng đơn giản hóa nhất có thể. Mặt khác, đừng hứa hẹn hay ôm đồm quá mức – sẽ chẳng vui vẻ gì nếu kết thúc một ngày mà danh sách nhiệm vụ hoàn thành vẫn còn dang dở.
Một mẹo nhỏ là bạn hãy viết các công việc cần làm như thể bạn đã hoàn thành nó. Thay vì “Gửi báo cáo cho Quản lý dự án”, hãy viết “Báo cáo cho Quản lý dự án đã được đệ trình.” Bằng cách này, bạn sẽ có thêm động lực khi đánh dấu hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách.
#4: Lên kế hoạch cho tuần tới mỗi Chủ nhật
Bước vào tuần làm việc với một kế hoạch chuẩn bị từ trước sẽ giúp bạn tập trung vào những ưu tiên hàng đầu của mình. Ngoài ra, điều này cũng góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi não bộ từ thư giãn cuối tuần sang “sẵn sàng làm việc” vào sáng thứ Hai.
Hãy dành vài phút mỗi Chủ nhật để lập kế hoạch cho cả tuần của bạn. Chia nhỏ mục tiêu hàng tuần thành các công việc hàng ngày. Bằng cách đó, bạn sẽ có được ý niệm tổng quát về những gì cần làm hàng ngày.
Bí quyết quản lý thời gian thành công là giải quyết các công việc có mức độ ưu tiên thấp vào thứ Sáu và các thời điểm tiêu tốn ít năng lượng khác. Hãy nhớ rằng, mức năng lượng và năng lực sáng tạo của bạn thay đổi trong suốt tuần. Ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ sáng tạo và thử thách vào thứ Ba và thứ Tư. Lên lịch cho các cuộc họp vào thứ Năm, khi năng lượng của đội nhóm bắt đầu suy giảm. Lập kế hoạch và mở rộng mạng lưới quan hệ vào thứ Sáu và thứ Hai.
Đọc thêm: 12 bí quyết thành công dành riêng cho bạn
Chiến lược quản lý thời gian và phương pháp
#5: Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và thử thách nhất vào buổi sáng
1-2 giờ làm việc đầu tiên trong ngày là thời điểm năng suất ở mức cao nhất. Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng thực tế, chúng ta thường tập trung dễ dàng hơn khi não bộ chưa hoàn toàn tỉnh táo. Nguyên nhân là vì não bộ mới “khởi động” có ít năng lượng dư thừa hơn để mơ mộng và lo lắng về các nhiệm vụ khác. Hãy tận dụng điều này để thực hiện những công việc cần suy nghĩ nhiều nhất ngay sau khi thức dậy.
#6: Sử dụng nguyên tắc 80-20 trong quản lý thời gian
Quy tắc 80-20 (còn được gọi là Nguyên tắc Pareto) được đề xuất bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Theo đó, 80% kết quả thường đến từ chỉ 20% công việc chúng ta làm. Nhiệm vụ của bạn là xác định những hoạt động nào nằm trong nhóm 20% này.
Giả sử bạn là chủ đại lý đang tìm kiếm khách hàng. Bạn dành 30 phút mỗi ngày để gửi email cho khách hàng tiềm năng, 1 giờ nhắn tin và duy trì tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp. Chỉ có 1 khách hàng được giới thiệu đến với bạn qua phương tiện truyền thông xã hội, trong khi tới 5 khách hàng có được qua email. Rõ ràng, bạn nên đầu tư thời gian vào kênh email nếu muốn tối đa hóa nguồn khách hàng của mình.
Nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian có thể được ứng dụng cho mọi trường hợp. Nếu không chắc chắn những hoạt động nào nằm trong top 20%, bạn nên xem xét sử dụng các công cụ quản lý thời gian để xác định những công việc có tác động lớn nhất và đang chiếm nhiều thời gian nhất.
#7: Tận dụng “giờ vàng” sinh học
Bạn có biết khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày? Biết được điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khối lượng công việc của mình.
Để tìm ra giờ vàng sinh học của chính mình, hãy chia ngày làm việc của bạn thành 3-5 khoảng. Theo dõi năng suất của bạn trong tuần bằng sổ ghi chép hoặc công cụ theo dõi thời gian rảnh. Vào cuối tuần, xếp hạng những khoảng thời gian này từ hiệu quả nhất đến kém hiệu quả nhất.
Sau khi đã tìm thấy giờ vàng của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch phù hợp. Ưu tiên xử lý các công việc khó khăn hoặc quan trọng vào thời điểm năng suất cao nhất.
#8: Ứng dụng phương pháp pho mát Thụy Sĩ (Swiss cheese method)
Xu hướng chung của chúng ta là dễ cảm thấy “choáng ngợp” trước những nhiệm vụ lớn. Khi bạn không biết bắt đầu từ đâu, cảm giác choáng ngợp này có thể dẫn đến tình trạng trì hoãn hoặc mất tập trung.
Phương pháp pho mát Thụy Sĩ (Swiss cheese method), do Alan Lakein đặt ra, lập luận rằng cách tốt nhất để khắc phục vấn đề trên là chia nhỏ dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn hoặc các khoảng thời gian riêng biệt. Bằng cách hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ, đơn lẻ hoặc trong thời gian 15 phút, công việc sẽ trở nên ít thử thách hơn và có nhiều khả năng hoàn thành đúng hạn hơn.
Việc chia công việc thành các khoảng thời gian nhỏ cũng là nội dung chính trong phương pháp quản lý thời gian Pomodoro – một kỹ thuật phổ biến khác mà bạn có thể tham khảo.
Nghệ thuật quản lý thời gian
#9: Đặt giới hạn thời gian cho công việc
Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự “mở rộng” ra để chiếm toàn bộ thời gian được ấn định. Nói cách khác, nếu bạn xác định một nhiệm vụ cần 2 giờ – thay vì 1 giờ – để hoàn thành, khối lượng công việc cần làm sẽ tự động “mở rộng” ra để lấy đầy 2 giờ này.
Hãy xem xét quỹ thời gian phân bổ và xác định các công việc mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ đó. Bằng cách này, bạn sẽ tăng cường khả năng tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, điều này cũng sẽ tránh được tình trạng dự án kéo dài, khi các nhiệm vụ không được xác định rõ ràng hoặc kiểm soát tốt.
Nếu bạn vẫn thấy mình vượt quá lố giới hạn thời gian, hãy nghiên cứu lại quy trình làm việc và xác định xem bạn có cần thêm thời gian cho những nhiệm vụ đó trong tương lai hay không. Bên cạnh đó, cũng cần xem xét loại bỏ những khoảng lãng phí thời gian nhỏ (ví dụ: nghỉ ngơi đột xuất…).
#10: Thêm mục “công việc đã hoàn thành” vào danh sách việc cần làm
Bất kể bạn lập kế hoạch tốt như thế nào, sẽ luôn xuất hiện những nhiệm vụ đột xuất trong ngày. Ghi chú những công việc này vào một danh sách riêng – bên cạnh những việc cần làm – để tăng thêm cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
Mỗi Chủ nhật, hãy nhìn lại những thành tích của bạn trong tuần trước và tự chúc mừng bản thân. Điều này sẽ làm gia tăng sự tự tin và giúp bạn lên kế hoạch cho tuần tiếp theo tốt hơn.
#11: Hoàn thành sớm 1 ngày
Nhiều người thường tự tin rằng họ làm việc hiệu quả nhất dưới áp lực thời gian, và chỉ thực sự làm việc vào ngày cuối cùng. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản như vậy. Các dự án thường mất nhiều thời gian hơn so với suy nghĩ ban đầu – và thói “nước đến chân mới nhảy” sẽ khiến bạn gặp rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Do đó, hãy đặt thời hạn sớm hơn cho bản thân và kiên trì thực hiện. Đặt mục tiêu hoàn tất công việc trước một ngày so với kế hoạch.
#12: Đừng vội trả lời tin nhắn
Sai lầm của nhiều người là ngay lập tức trả lời khi vừa nhận được email hoặc tin nhắn Slack/Skype, v.v… Thay vào đó, hãy xử lý tất cả vào các khoảng thời gian rảnh rỗi. Tắt thông báo email và ứng dụng nhắn tin để tránh bị gián đoạn khi đang xử lý công việc cần tập trung cao độ.
#13: Xác định kết quả mong muốn trước cuộc họp
Mặc dù rất cần thiết và quan trọng, các cuộc họp lại thường bị đánh giá là gây lãng phí rất nhiều thời gian. Đa số đều diễn ra quá thời hạn dự định ban đầu. Để đảm bảo tính hiệu quả và đúng giờ khi họp hành, bạn cần xác định mục đích rõ ràng trước đó và chia sẻ với những người cùng tham gia. Bằng cách này, đôi bên sẽ ít lãng phí thời gian hơn và trở lại làm việc sớm hơn.
Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm – Tổng quan & Cách cải thiện
#14: Lên lịch nghỉ ngơi giữa các công việc
Cả khi thức lẫn khi nghỉ ngơi, não bộ chúng ta luôn trải qua các chu kỳ hoạt động-nghỉ ngơi cơ bản (basic rest-activity cycles, gọi tắt là BRAC). Mỗi 90 phút, bộ não lại chuyển đổi từ mức độ tỉnh táo cao hơn sang thấp hơn. Sau khi làm việc với cường độ cao trong hơn 90 phút, cơ thể bắt đầu sử dụng nguồn năng lượng dự trữ khẩn cấp để tiếp tục hoạt động.
Việc lên lịch giải lao ít nhất 90 phút một lần sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và duy trì năng suất làm việc cao suốt cả ngày.
#15: Tận dụng tối đa thời gian chờ đợi
Tất cả chúng ta đều trải qua những khoảng thời gian chờ đợi: xếp hàng, ngồi trong phòng chờ, nhà ga sân bay, ga xe lửa, v.v… Hãy sử dụng những khoảng thời gian nhàn rỗi này để trả lời email, tin nhắn điện thoại, xử lý các cuộc gọi nhỡ, thư giãn / tập thể dục, thiền định…
Ngoài ra, bạn có thể mang theo một cuốn sách hoặc thiết bị đọc sách điện tử bên mình. Ngay cả khi không liên quan trực tiếp đến công việc, đọc sách vẫn hỗ trợ tăng cường sự tập trung và cải thiện khả năng kết nối của não bộ.
Công cụ quản lý thời gian
#16: Sử dụng ứng dụng để ngăn chặn sự phân tâm
Lời khuyên là bạn hãy bật chức năng “Không làm phiền” (Do not disturb) trên máy tính/ điện thoại khi xử lý công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Các công cụ như Self Control hoặc Freedom sẽ giúp ngăn chặn các trang web gây mất tập trung (ví dụ: mạng xã hội, trang tin tức…).
#17: Sử dụng app quản lý thời gian
Các phần mềm quản lý thời gian sẽ hỗ trợ bạn theo dõi tiến trình làm việc và những thời điểm trì hoãn trong công việc. Bằng cách đặt hẹn giờ từ trước, bạn sẽ có thể tăng cường sự tập trung và đưa não bộ nhanh chóng chuyển sang chế độ làm việc.
Những ứng dụng miễn phí như Toggl Track khá dễ sử dụng và có sẵn trên hầu hết các thiết bị. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các ứng dụng trả phí như Clockify, Harvest hoặc Time Doctor.
Với những ai không mạnh về công nghệ, bạn có thể thực hành quản lý thời gian bằng excel theo những form mẫu sau.
#18: Giảm bớt các cửa sổ công việc
Bí quyết quản lý thời gian là chỉ làm việc trên một màn hình và một cửa sổ (window) duy nhất. Chuyển sang chế độ ngoại tuyến cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc – nếu bạn không cần thiết phải làm việc online.
#19: Sắp xếp email của bạn
Hộp thư lộn xộn là một nguyên nhân phổ biến gây lãng phí thời gian. Vì vậy, sắp xếp lại Inbox là ưu tiên hàng đầu.
Dưới đây là một số thủ thuật giúp bạn sàng lọc, sắp xếp và trả lời email nhanh hơn:
- Lưu trữ (Archive) các email có thể chứa một số thông tin quan trọng nhưng không cần trả lời ngay lập tức.
- Tạo các nhãn (label) thúc giục hành động như URGENT, WAITING, NEEDS ACTION.
- Sử dụng bộ lọc để tự động gán nhãn cho thư đến dựa trên người gửi hoặc một số thông tin / từ khóa khác trong email.
- Gắn nhãn các email bản tin (newsletter) bằng cách thiết lập bộ lọc cho mọi email có chứa từ ‘Hủy đăng ký’ (Unsubscribe).
- Bật Câu trả lời soạn trước và tạo mẫu từ email đã gửi nhiều hơn hai lần. Bạn có thể tùy chỉnh nội dung trước khi gửi đi – thế nhưng, việc chuẩn bị một bản phác thảo chung từ trước sẽ tăng tốc đáng kể quá trình này.
Bạn đọc quan tâm đến đề tài tối ưu quy trình làm việc có thể tham khảo bài viết về Quy trình 5S – được đánh giá là giải pháp sắp xếp công việc và cải thiện đáng kể năng suất doanh nghiệp
Phát triển kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả
Dù bạn mới bắt đầu học cách quản lý thời gian hay đã dày dạn kinh nghiệm, những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn hẳn.
#20: Thực hành thành thói quen
Những ý tưởng trên đây cần được chuyển hóa thành thói quen bền vững và tư duy lâu dài. Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Tâm lý Xã hội Châu Âu (European Journal of Social Psychology) cho thấy cần ít nhất 2 tháng – chính xác là 66 ngày – để một hành vi trở thành thói quen thường nhật. Vì vậy, đừng “dày vò” bản thân nếu bản thân gặp khó khăn trong quá trình kể trên.
#21: Từ bỏ các thói quen xấu
Cách tốt nhất để từ bỏ thói quen xấu là bắt đầu từ những việc nhỏ. Chia những thói quen xấu lớn thành những phần nhỏ – hoặc tập trung vào những thói quen xấu nhỏ hơn ngay từ đầu. Những thay đổi nhỏ thường ít khi kích hoạt các phản ứng căng thẳng sinh lý, khiến cơ thể và tâm trí của bạn dễ dàng chấp nhận hơn.
Hãy chọn một thói quen cần loại bỏ, lập thời gian biểu và tuân thủ theo kế hoạch. Dần dà, bạn sẽ dễ dàng loại bỏ những thói quen cũ gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
#22: Đừng cố xử lý nhiều việc một lúc
Đa nhiệm (Multitask) gây tác động tiêu cực đến năng suất. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người đa nhiệm thường dễ bị phân tâm và khó tập trung hơn hẳn. Ngoài ra, đa nhiệm cũng ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng nhận thức của bạn.
Chọn một việc cần làm, đặt giới hạn thời gian và chỉ tập trung vào việc đó – cho đến khi hoàn thành hoặc hết thời gian cho phép. Điều này sẽ giúp đảm bảo cả sự tập trung và tiêu chuẩn chất lượng của bạn.
#23: Đừng đợi có cảm hứng – hãy hành động ngay bây giờ
Nếu cứ đợi đến thời điểm “có hứng”, hoặc môi trường đủ yên tĩnh để làm việc, bạn sẽ không được chuẩn bị sẵn sàng để hành động khi điều kiện cho phép. Thực tế, cảm hứng và sự tập trung sẽ đến với bạn thông qua nỗ lực. Như nghệ sĩ Chuck Close đã nói: “Cảm hứng là dành cho kẻ nghiệp dư; những nghệ sĩ như chúng tôi chỉ đơn giản bắt tay vào làm việc ngay lập tức.”
#24: Đừng cố đạt tới sự hoàn hảo
Cầu toàn quá mức là “kẻ thù” của thành công. Thực tế, chẳng bao giờ ta có thể đạt tới sự hoàn hảo đích thực. Hoàn thành công việc luôn quan trọng hơn là cố gắng làm cho mọi thứ hoàn hảo.
Để thành công, bạn phải thất bại nhiều lần và học hỏi từ sai lầm của mình. Hãy xem mọi nỗ lực như thử nghiệm – một bước đi có giá trị trên hành trình sự nghiệp, dù kết quả như thế nào đi nữa.
#25: Đừng bận tâm về những chi tiết nhỏ
Thay vì mải mê theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo, hãy tìm cách hình dung bức tranh toàn cảnh. Tập trung vào các ưu tiên của bạn, thay vì các chi tiết nhỏ trong công việc. Giải quyết những công việc quan trọng nhất trong danh sách việc cần làm, và đừng phí thời gian cho những việc nhỏ nhặt.
#26: Chuẩn bị một cuốn lịch
Lịch không chỉ dùng cho mục đích chuẩn bị cho các cuộc họp. Bạn có thể sử dụng lịch để ghi chú thời gian làm việc tập trung, theo dõi thời hạn công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với quỹ thời gian của bản thân. Nếu cho rằng một công việc đã lên lịch không còn ý nghĩa gì với kế hoạch trong ngày, hãy đơn giản xóa nó đi.
Quản lý thời gian & Cân bằng công việc – cuộc sống
Công việc và cuộc sống luôn có tác động qua lại lẫn nhau. Việc duy trì thói quen sống lành mạnh sẽ giúp bạn quản lý thời gian và thành công nhiều hơn trong công việc.
#27: Thường xuyên tập thể dục
Hoạt động thể chất có mối quan hệ mật thiết với năng suất. Nghiên cứu cho thấy tập thể dục hằng ngày giúp cải thiện đến 72% hiệu quả quản lý thời gian và hoàn thành công việc. Bạn không cần phải tập luyện quá lâu – chỉ một buổi tập ngắn cách ngày với cường độ cao cũng đủ mang lại lợi ích đáng kể cho sức khỏe thể chất và tinh thần.
#28: Ngủ đủ giấc
Bạn nghĩ mình cần giảm bớt số giờ ngủ để tập trung hoàn thành một dự án sắp đến hạn? Chúng tôi khuyên bạn hãy bỏ ngay suy nghĩ đó đi!
Các nhà khoa học đã phát hiện ra rằng ngủ ít hơn để có thêm thời gian làm việc thực sự gây tác động tiêu cực – cả về ngắn hạn và dài hạn. Mệt mỏi khiến bạn trì hoãn nhiều hơn và dễ bị phân tâm hơn. Hãy cho não bộ nghỉ ngơi ít nhất 8 tiếng mỗi ngày – ngay cả khi sắp đến hạn hoàn thành dự án.
#29: Sắp xếp các khoảng thời gian thư giãn
Mỗi ngày, tất cả chúng ta đều làm những công việc đòi hỏi sự nỗ lực. Cơ thể phản ứng với nỗ lực đầu ra bằng cách gia tăng nhịp tim và huyết áp – dẫn tới mệt mỏi và căng thẳng. Cuối ngày làm việc, những phản ứng sinh lý này sẽ trở lại mức cơ bản. Việc không có thời gian nghỉ ngơi sẽ gây ra hàng loạt tác động xấu về tâm sinh lý.
Do đó, bạn cần cho não bộ nghỉ ngơi để đảm bảo sức khỏe và duy trì năng suất. Khoảng thời gian yên tĩnh có ý nghĩa rất quan trọng đối với năng lực sáng tạo. Các hoạt động như yoga, thiền… rất hữu ích nhằm giúp tĩnh tâm và thư giãn cơ thể.
Bạn đọc quan tâm đến chủ đề tư duy sáng tạo có thể tham khảo bài viết về Tư duy thiết kế (Design Thinkng) – một năng lực được đánh giá cao trong môi trường doanh nghiệp hiện tại
#30: Học cách nói “Không”
Thời gian là vàng bạc. Đừng lãng phí thì giờ vào những nhiệm vụ và dự án không phục vụ cho mục tiêu của bạn. Thay vì ngay lập tức chấp nhận các lời mời họp mặt, đi chơi… hãy trả lời: “Tôi sẽ kiểm tra lịch trình của mình và liên hệ lại với bạn”. Làm như vậy, bạn sẽ có thêm thời gian để đánh giá và đưa ra quyết định khôn ngoan.
#31: Huấn luyện phần bên kia của não bộ
Các hoạt động trí tuệ/ sáng tạo giúp rèn luyện những phần não bộ không được sử dụng trong ngày làm việc – nhưng vẫn quan trọng đối với hoạt động trí óc cao. Bằng cách phát triển những khu vực này, bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn và sáng tạo hơn.
Ngoài ra, dành thời gian bên ngoài vùng an toàn cũng góp phần gia tăng sự tự tin và phát triển kỹ năng mới. Tìm một hoạt động yêu thích – và có thể thực hành trong một khoảng thời gian như: đọc sách, nấu ăn, khiêu vũ, làm vườn, thiền, học ngôn ngữ, tình nguyện, v.v…
#32: Giữ tinh thần phấn chấn
Đừng quá ám ảnh với việc hoàn thành tất cả các mục trong danh sách việc cần làm. Mỗi chúng ta đều cần đảm bảo cân bằng công việc – cuộc sống. Sẽ chẳng có ý nghĩa gì khi bạn cố gắng làm quá nhiều việc trong hôm nay – để rồi ngày mai trở nên kiệt quệ.
Hãy duy trì tốc độ công việc ổn định. Quá vội vàng sẽ làm giảm chất lượng công việc và dẫn tới căng thẳng.
Đọc thêm: Eat the Frog – Bí quyết quản lý thời gian & cải thiện năng suất vượt bậc
Lời kết
Trên đây là tổng hợp 32 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả – được đúc kết thông qua thực tế và nghiên cứu. Chúng tôi hy vọng rằng qua những chia sẻ trên đây, bạn đọc sẽ nắm được cách sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn, giảm bớt tình trạng trì hoãn, từ đấy khôi phục lại khả năng làm chủ công việc – cuộc sống.
Trong trường hợp cá nhân/ doanh nghiệp có nhu cầu tham gia một khóa học quản lý thời gian, bạn có thể tham khảo danh sách chương trình đào tạo của ITD, hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487/ email itdvietnam@vncmd.com hoặc itdhcmc@itdworld.com.
Tham khảo
What Is Time Management? https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm. Truy cập ngày 23/04/2021.
Time Management – List of Top Tips for Managing Time. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/careers/soft-skills/time-management-list-tips/. Truy cập ngày 23/04/2021.
Time Management Is About More Than Life Hacks. https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks. Truy cập ngày 23/04/2021.
Time Management. https://www.nyu.edu/students/academic-services/undergraduate-advisement/academic-resource-center/tutoring-and-learning/academic-skills-workshops/time-management.html. Truy cập ngày 23/04/2021.
Time Management Skills. https://www.skillsyouneed.com/ps/time-management.html. Truy cập ngày 23/04/2021.
Time Management Worksheet. https://uiu.edu/wp-content/uploads/Time-Management-Worksheet.pdf. Truy cập ngày 23/04/2021.
32 Time Management Tips To Work Less and Play More. https://toggl.com/track/time-management-tips/. Truy cập ngày 23/04/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
