Eat the frog: Bí quyết Quản lý thời gian – Cải thiện năng suất vượt bậc

Lợi ích khi thực hành phương pháp Eat the Frog

Ngay cả khi đã áp dụng những phương pháp quản lý thời gian như khóa lịch trình (time blocking) hay kỹ thuật Pomodoro, Eat the Frog vẫn là một “vũ khí” giúp gia tăng đáng kể năng suất làm việc.

1. Phát triển thói quen làm việc tập trung cao độ

Trong nền kinh tế tri thức ngày nay, những công việc mang lại giá trị lớn nhất luôn đòi hỏi tập trung tinh thần vào một điều duy nhất (ví dụ: lập trình, thiết kế, viết bài, lên chiến lược, giải quyết vấn đề, v.v…). Thế nhưng, môi trường làm việc hiện đại lại không được thiết lập để hỗ trợ “deep work” (ý nói công việc không bị gây xao nhãng hay làm phiền).

Chúng ta bị phân tâm bởi quá nhiều email, cuộc họp, tin nhắn và các yêu cầu từ cấp trên – đến mức không còn thời gian hay không gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Eat the Frog yêu cầu ta phải “đẩy lùi” tất cả những nhân tố gây gián đoạn từ cả bên ngoài (người khác gây xao nhãng chúng ta) và bên trong (bản thân tự xao nhãng), ưu tiên hành động để hướng đến mục tiêu đề ra.

2. Hỗ trợ xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân

Thông thường, điều đầu tiên chúng ta làm khi ngồi vào bàn làm việc là kiểm tra email và tin nhắn. Khi có email hay tin nhắn đến, ta thường phản ứng ngay lập tức – điều này, vô hình chung, gây lãng phí thời gian và khiến ta làm những việc người khác cần, thay vì bản thân cần.

Ngược lại, Eat the Frog yêu cầu ta phải đặt công việc của mình làm ưu tiên hàng đầu, tránh bị ảnh hưởng bởi những nhiệm vụ rải rác trong ngày.

3. Tạo động lực cho bản thân thông qua những thành công nhỏ

Như đã nói ở phần đầu, xu hướng của con người là đánh giá quá cao những gì mình có thể hoàn thành trong một ngày – kể cả khi ta ý thức được thói quen sai lầm đó. Đây cũng là lý do tại sao các phương pháp quản lý thời gian hay cải thiện năng suất thường khiến ta cảm thấy bị “tụt hậu” và không theo kịp. Khi cảm thấy không ổn, chúng ta lại có xu hướng trốn tránh và tìm đến những thứ giúp cải thiện tâm trạng – ở đây là sự “lề mề”.

Eat the Frog yêu cầu ta phải tập trung vào ít nhiệm vụ hơn, ngay cả khi bản thân có thể làm được nhiều hơn. Mỗi ngày ăn được một con ếch – tức là bạn đã làm được một việc có ý nghĩa, và bản thân cũng vì thế mà tiến bộ hơn.

Nghiên cứu đã chỉ ra: Sự tiến bộ là động lực để ta gắn bó và hài lòng hơn với công việc, nâng cao hiệu quả quy trình làm việc. Khi lên kế hoạch những việc cần làm và hoàn thành kế hoạch đó, ta đã đạt được một thành công nhỏ cho riêng mình. Thành công đầu tiên vào buổi sáng sẽ tạo động lực để gặt hái nhiều thành công hơn nữa trong khoảng thời gian còn lại của ngày.

4. Tận dụng tối đa “giờ vàng” của năng suất nhất trong ngày

Chúng ta đều biết rõ: Năng lượng làm việc ở các khoảng thời gian trong ngày là không giống nhau. Vào buổi sáng, năng lượng và sự tập trung thường đạt mức cao nhất – nói cách khác, đây là khoảng thời gian làm việc hiệu quả hơn so với buổi chiều. Lý do là vì sau bữa trưa, tất cả những gì cơ thể cảm nhận được là “căng da bùng, chùng da mắt”.

Eat the Frog giúp ta tận dụng khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất cho nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày – và dành thời gian còn lại cho những nhiệm vụ đơn giản và ít quan trọng hơn.

5. Áp dụng đơn giản và linh hoạt

Getting Things Done là một phương pháp được đánh giá mang lại hiệu quả và toàn diện hơn – tuy nhiên, việc thực hành phương pháp này lại vô tình trở thành một nhiệm vụ trong ngày khác của bạn. Trong khi đó, Eat the Frog là một phương pháp đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện – chỉ với một khoảng thời gian ngắn và đòi hỏi ít nguồn lực tinh thần.

Phương pháp này hầu như có thể ứng dụng trong mọi lĩnh vực, ở mọi nơi – bất kể công việc, mục tiêu hay hoàn cảnh nào. Thời gian và khả năng của con người là có hạn – và Eat the Frog, tuy đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả và ý nghĩa cho mỗi ngày làm việc.