Kỹ năng thuyết phục

Lãnh đạo (leadership) là quá trình dẫn dắt tập thể để tạo định hướng, thống nhất và cam kết hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Trên thực tế, một nhóm hoặc đội là tập hợp những cá nhân riêng lẻ với các giá trị, nhu cầu, tầm nhìn và tính cách khác nhau. Khi chúng ta tạo lòng tin và thuyết phục những người xung quanh – sếp, đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, cấp trên, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, v.v… – đó là lúc ta đang duy trì ảnh hưởng liên tục tại nơi làm việc. Nếu không có kỹ năng thuyết phục, những tầm nhìn của nhà lãnh đạo sẽ không thể nào thành hiện thực được.

Nội dung

Kỹ năng thuyết phục là gì?

Kỹ năng thuyết phục (persuasion skills) là khả năng của một cá nhân hoặc nhà lãnh đạo trong việc ảnh hưởng (influence), định hình hoặc chuyển đổi ý kiến, hành vi hoặc hành động của người khác mà không cần phải can thiệp bằng quyền hạn chính thức. Điều này có thể thực hiện thông qua giao tiếp bằng miệng (oral) hoặc văn bản.

Từ ảnh hưởng (Influence) được mượn từ tiếng Latin “influere” – có nghĩa là tràn vào/ chảy vào. Đây là một dạng quyền lực mềm, xuất phát từ cá nhân và hoàn toàn không liên quan đến quyền lực hay chức danh của một người.

Kỹ năng thuyết phục là gì

Vai trò của kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng thuyết phục và gây ảnh hưởng là điều mà chúng ta học được từ thời thơ ấu. Quá trình này diễn ra trong gia đình, giữa bạn bè, cộng đồng, tại nơi làm việc và rộng hơn là toàn xã hội. Trung bình mỗi ngày, mỗi chúng ta tác động đến hơn 100 người khác nhau.

Bán hàng (sales) là công việc yêu cầu kỹ năng thuyết phục rõ ràng nhất, nhưng ngay cả những vị trí khác cũng cần đến năng lực này. Sau đây là một số tình huống ví dụ tiêu biểu:

  • Nhà quản lý cần thuyết phục nhân viên làm những công việc khó khăn nhưng cần thiết.
  • Luật sư tranh luận trước bồi thẩm đoàn.
  • Các công ty công nghệ thông tin (CNTT) thuyết phục khách hàng đầu tư sử dụng thiết bị mạng tốt hơn.
  • Trưởng bộ phận trình bày để thuyết phục cấp trên gia tăng ngân sách.

Vai trò của kỹ năng thuyết phục

Người lãnh đạo quản lý thực hiện kỹ năng thuyết phục nhằm hướng tới những mục tiêu gì?

“Lãnh đạo là tạo ảnh hưởng, không hơn không kém”

John C. Maxwell

Năng lực ảnh hưởng – thuyết phục cho phép nhà lãnh đạo hoàn thành công việc và đạt được kết quả mong muốn mà không cần áp đặt bất cứ sự ép buộc nào. Nhờ đó, hiệu quả làm việc nhóm sẽ được cải thiện đáng kể.

Nghiên cứu của Center for Creative Leadership (CCL) cho thấy khả năng ảnh hưởng là một trong những năng lực lãnh đạo quan trọng – dù bạn ở bất kỳ cấp bậc nào trong tổ chức.

Vai trò của kỹ năng thuyết phục đối với năng lực lãnh đạo

Yêu cầu của kỹ năng thuyết phục

Trên thực tế, năng lực thuyết phục là tổng hòa của nhiều kỹ năng mềm khác nhau như:

1. Giao tiếp

Giao tiếp tốt là nền tảng để hoàn thiện các kỹ năng thuyết phục khác. Mục tiêu của thuyết phục là tác động để người khác suy nghĩ hoặc hành động theo một hướng nhất định – và cách nhanh nhất để làm điều này là nói chuyện với họ.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả yêu cầu bạn phải thể hiện bản thân một cách rõ ràng, sử dụng các cử chỉ phi ngôn ngữ và từ vựng mà người đối diện có thể hiểu được. Nếu bạn chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ của mình một cách hấp dẫn, lôi cuốn người nghe, thì họ sẽ có nhiều khả năng bị thuyết phục và nghe theo bạn hơn.

Đọc thêm: Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo

2. Trí tuệ cảm xúc

Kỹ năng thuyết phục yêu cầu bạn phải chú ý và biết diễn giải cảm xúc của người nghe. Trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence/ EQ) là một năng lực có thể học được; qua đó, bạn hiểu những gì người khác đang cảm thấy và phản ứng một cách thích hợp. EQ tốt giúp bạn điều chỉnh các phương pháp thuyết phục của mình cho phù hợp với một tình huống hoặc đối tượng cụ thể.

Ví dụ về kỹ năng thuyết phục bằng tâm lý:

Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng thuyết phục đồng nghiệp đảm nhận một trách nhiệm mới trong công việc. Khi nói chuyện với họ, bạn nhận thấy rằng họ thường khoanh tay và tránh giao tiếp bằng mắt. Đến lượt họ nói, đồng nghiệp của bạn chỉ nói những câu rất ngắn gọn. Sử dụng trí thông minh cảm xúc của mình, bạn sẽ có thể biết được rằng họ đang cảm thấy khó chịu hoặc bị đe dọa. Dựa trên cơ sở này, bạn sẽ có thể điều chỉnh chiến thuật thuyết phục để giúp họ bình tĩnh hơn.

3. Lắng nghe tích cực

Một kỹ năng thuyết phục không kém phần quan trọng khác là lắng nghe tích cực (active listening). Lắng nghe tốt là khi bạn tỏ thái độ chú ý và tôn trọng trong cuộc trò chuyện với người khác.

Trước khi có thể thuyết phục ai đó, bạn cần lường trước những mối quan tâm hoặc lý lẽ họ có thể sử dụng. Việc cho đối phương thời gian để chia sẻ suy nghĩ sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng và có thể góp phần xây dựng lòng tin. Ngoài ra, đây cũng là cơ họi để bạn hiểu rõ động cơ của họ, từ đó hình thành những lý lẽ thuyết phục hiệu quả hơn.

4. Suy luận logic

Lập luận hiệu quả yêu cầu bạn phải sử dụng tốt tư duy logic và các kỹ năng lập luận. Trước khi bạn có thể thuyết phục người khác tin vào một ý tưởng hoặc cam kết thực hiện một hành động nào đó, họ cần hiểu tại sao cần phải hành động như vậy. Vì vậy, bạn sẽ cần phải lập luận với họ bằng cách sử dụng các chứng cứ/ số liệu/ dữ kiện hỗ trợ quan điểm của bạn.

Tư duy logic và kỹ năng lập luận tốt sẽ giúp bạn xây dựng những lập luận hung hồn, đủ sức thuyết phục người khác.

5. Xây dựng quan hệ

Quá trình ảnh hưởng – thuyết phục đòi hỏi bạn phải thực hiện các tương tác tích cực, đồng thời duy trì các mối quan hệ có ý nghĩa với người khác. Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với việc trò chuyện hoặc tham gia vào các mối quan hệ tại nơi làm việc, việc hình thành năng lực tạo ảnh hưởng sẽ thực sự là một thách thức lớn.

Kỹ năng thuyết phục yêu cầu bạn phải tỏ ra chân thật, tự nhiên và ít nhiều lôi cuốn. Mọi người thường có xu hướng đồng tình với người họ thích – vì vậy, cải thiện mối quan hệ là một trong những cách tốt nhất để phát triển năng lực thuyết phục.

6. Đàm phán

Đàm phán là một phần quan trọng trong hành trình thuyết phục. Trong nhiều trường hợp, người mà bạn đang thuyết phục sẽ không muốn hợp tác – trừ khi họ tin rằng bản thân đang được lợi từ thỏa thuận này. Do đó, bạn có thể cần thỏa hiệp để họ sẵn sàng nghe theo ý bạn. Để làm được điều này, bạn sẽ phải hiểu nhu cầu của họ, tìm cách đáp ứng những nhu cầu đó và thương lượng để đạt tới một thỏa thuận làm hài lòng đôi bên.

Đàm phán – thương lượng là một kỹ năng cần thực hành, nhưng khi hoàn thiện, nó sẽ là “tài sản” quan trọng khi bạn cố gắng thuyết phục một đồng nghiệp hoặc khách hàng “cứng đầu”.

Kỹ năng giao tiếp thuyết phục

3 phản ứng thường gặp khi thực hành kỹ năng thuyết phục

Ảnh hưởng là một phần thiết yếu của năng lực lãnh đạo. Vai trò của người lãnh đạo trong tổ chức và quyền lực vị trí này mang lại là không đủ để thúc đẩy và tạo cảm hứng cho nhân viên. Thay vào đó, bạn phải là người đề xuất ý tưởng của bản thân; hoặc đại diện cho những ý tưởng chung của mọi người. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường tổ chức và doanh nghiệp ngày nay – khi lành ranh của cấp bậc đang dần phai mờ đi, và xã hội ngày càng ít bị phụ thuộc vào những “anh hùng” cá nhân riêng lẻ.

Khi thực hành năng lực tạo ảnh hưởng, cấp lãnh đạo sẽ đối diện với 3 phản ứng thường gặp sau.

  • Cam kết (commitment): Các nhà lãnh đạo sử dụng thuần thục kỹ năng thuyết phục sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra hơn. Sức ảnh hưởng của các nhà lãnh đạo sẽ mang đến sự cam kết – hay nói cách khác, nhân viên và đồng nghiệp của bạn sẽ hết lòng hỗ trợ cách tự nguyện. Hệ quả đi kèm là giảm thiểu công sức phải giám sát người khác, mọi người tập trung tốt hơn vào mục tiêu chung và cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân.
  • Tuân thủ (Compliance): Nếu nhà lãnh đạo có kỹ năng thuyết phục người khác kém hơn, phản ứng nhân viên có thể sẽ là tuân thủ. Thái độ và suy nghĩ của mọi người không thay đổi. Việc tuân thủ có thể giúp gia tăng năng suất cao hơn khi các nhiệm vụ được xác định rõ ràng – nhưng không đủ thúc đẩy để giải phóng hết tiềm năng và năng lực sáng tạo của cấp dưới.
  • Phản kháng (Resistance): Trong trường hợp tệ nhất, khi kỹ năng thuyết phục của bạn hoàn toàn không hiệu quả, điều bạn nhận lại sẽ là sự phản kháng của nhân viên – thể hiện qua việc họ gây cản trở hoặc phá hoại, yêu cầu sự can thiệp của quản lý cấp cao hơn, cố gắng thuyết phục bạn từ bỏ ý tưởng của mình, hoặc tìm cách thoái thác, giả vờ tuân thủ – nhưng thực tế không làm theo những yêu cầu đề ra.

Kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng thuyết phục của nhà lãnh đạo – 3 chiến thuật toàn diện

Có rất nhiều cách mà nhà lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng đến hành vi và ý kiến của người khác: thông qua cơ sở lập luận logic, thông qua sự kêu gọi về các giá trị – niềm tin, hoặc thông qua sự ủng hộ từ cấp dưới.

Nghiên cứu cho thấy các nhà lãnh đạo có thể nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp bằng cách áp dụng 3 chiến thuật sau: Hợp lý, Hợp tình và Hợp tác. Những phương pháp tạo ảnh hưởng dưới đây sẽ không làm tổn hại đến các mối quan hệ khi được sử dụng.

  • Bộ não: Đây là chiến thuật tạo ảnh hưởng bằng những lập luận logic là cách giải quyết vấn đề cho mọi người theo cách hợp lý hoặc trí tuệ. Các lập luận, lý lẽ chuẩn xác và số liệu được đưa ra vì lợi ích tốt nhất của tổ chức, đội nhóm hay cá nhân.
  • Trái tim: Phương pháp gây ảnh hưởng bằng cảm xúc là khi bạn giao tiếp, đưa ra quyết định dựa trên cảm giác hạnh phúc hay thân thuộc lên người khác. Nhà lãnh đạo với kỹ năng thuyết phục phải tạo được sự thu hút và quan tâm đối với thái độ, mục đích chung, lý tưởng, niềm tin của người khác thông qua việc truyền cảm hứng và sự nhiệt tình của chính họ.
  • Đôi tay: Đối với gây ảnh hưởng bằng cách hợp tác, bạn sẽ tìm kiếm lời khuyên và đề nghị hỗ trợ từ người khác. Nhà lãnh đạo củng cố mối quan hệ sẵn có với mọi người xung quanh, cùng hợp tác để hoàn thành mục tiêu quan trọng của đôi bên.

3 cách tạo ảnh hưởng

Mỗi cá nhân sẽ có sở thích khác nhau về cách họ muốn được ảnh hưởng. Lựa chọn chiến thuật phù hợp là điều quan trọng đối với kỹ năng thuyết phục, để có thể đạt được kết quả mong muốn với cá nhân hoặc đội nhóm. Các nhà lãnh đạo giỏi là người biết cách sử dụng chiến thuật thích hợp để xây dựng liên kết và cam kết trong tổ chức. Những cá nhân kết hợp nhuần nhuyễn các hướng tiếp cận trên đây sẽ nhận được sự đánh giá cao từ đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên.

Nghệ thuật thuyết phục người khác: 6 lưu ý cần nhớ

Dưới đây là 6 quy tắc quan trọng trong cách thuyết phục người khác:

  • Am hiểu và có khả năng điều hướng những hoạt động mang tính chính trị của tổ chức: Trong mọi tổ chức luôn tồn tại các cấu trúc chính thức và không chính thức. Hiểu và điều hướng hiệu quả các tình huống phức tạp đòi hỏi nơi bạn sự thấu hiểu sâu sắc về chính trị. Các nhà lãnh đạo giỏi là người thích nghi với thực tế của chính trị doanh nghiệp, cũng như nhạy cảm với cách tổ chức hoạt động.
  • Hình ảnh hóa bản thân: Để tạo ra cơ hội mới, các nhà lãnh đạo phải thật sự nổi bật và nhận được sự chú ý từ người khác, đồng thời vẫn giữ được sự tin cậy. Nhà lãnh đạo phải đảm bảo cho phép các thành viên trong tổ chức thể hiện bản thân và tỏa sáng – nhưng vẫn không “quá đà” trong việc khen thưởng họ.
  • Xây dựng và duy trì sự tin cậy cá nhân: Nhiệm vụ của nhà lãnh đạo là yêu cầu người khác chấp nhận những rủi ro cùng mình. Do đó, mọi người cần phải có sự tin tưởng vào vị trí lãnh đạo và khả năng của họ. Về phía người lãnh đạo, bạn phải luôn thể hiện sự chính trực và tín nhiệm mà mọi người dành cho bạn.
  • Tận dụng mạng lưới quan hệ: Việc hình thành và nuôi dưỡng mạng lưới mối quan hệ là yêu cầu vô cùng quan trọng trong thế giới ngày nay. Mạng lưới quan hệ cho phép các nhà lãnh đạo học hỏi kinh nghiệm mới, phát triển kỹ năng thuyết phục, đồng thời khai thác các kỹ năng và tầm nhìn của người khác.
  • Giao tiếp rõ ràng: Viết và nói rõ ràng, ngắn gọn, áp dụng nhiều phong cách giao tiếp khác nhau sẽ giúp các nhà lãnh đạo truyền tải thông điệp và đảm bảo được hiệu quả tạo ảnh hưởng lên người khác.
  • Tạo động lực: Bằng cách thúc đẩy người khác, các nhà lãnh đạo tạo ra bầu không khí mà trong đó các thành viên gắn bó và trao quyền lực cho cá nhân xứng đáng. Ở vị trí lãnh đạo, bạn phải hiểu được nhu cầu, phong cách và động lực của nhân viên. Mọi người sẽ thích làm việc cùng những nhà quản lý có đức tính đó – cũng như dễ dàng tiếp nhận ảnh hưởng của họ hơn.

Nghệ thuật thuyết phục người khác

Kỹ năng thuyết phục khách hàng trong kinh doanh

Sau đây là một số bước bạn có thể thực hiện để nâng cao kỹ năng thuyết phục và nắm bắt tâm lý khách hàng

1. Đánh giá nhu cầu của khách hàng mục tiêu

Trong lĩnh vực bán hàng, bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi khách hàng về sở thích hoặc mong muốn của họ trước khi trình bày giải pháp sản phẩm. Nghiên cứu khách hàng mục tiêu là bước rất quan trọng nhằm đảm bảo quảng cáo của bạn “đánh trúng” sở thích hoặc những băn khoăn của họ.

2. Xây dựng sự hòa hợp với khán giả

Khách hàng của bạn cần cảm thấy rằng bạn đang quan tâm đến lợi ích tốt nhất của họ. Về phía bạn, hãy đặt câu hỏi và tích cực lắng nghe câu trả lời. Hỏi về gia đình và sở thích của họ, cũng như chia sẻ bạn là ai.

Xây dựng mối quan hệ là một quá trình liên tục. Ngay cả sau khi bạn đã đạt được sự ủng hộ của đối tượng, bạn vẫn nên tiếp tục “bồi đắp” mối quan hệ cho những lần cộng tác trong tương lai, tận dụng cơ hội để nói lời cảm ơn.

3. Tập trung vào lợi ích

Bạn cần cho khách hàng thấy những lợi ích của việc áp dụng đề xuất của bạn. Hãy trình bày cụ thể những lợi ích họ có thể được hưởng khi thay đổi hành động hoặc quan điểm.

4. Lắng nghe mối quan tâm của các bên liên quan

Bạn cần chuẩn bị tinh thần cho những thái độ “phản đối” có thể xảy ra, cũng như lắng nghe những ý kiến phản đối đó. Thái độ phản kháng sẽ dễ dàng xử lý hơn nếu bạn thể hiện tinh thần nỗ lực lắng nghe và tôn trọng mối quan tâm của người khác.

5. Nhận ra những hạn chế trong giải pháp của bạn

Mọi người thường dễ thuyết phục hơn nếu bạn thể hiện sự minh bạch và nhận ra những phản đối hợp lệ đối với giải pháp của bạn. Bạn nên lường trước những yếu tố nào mà bạn có thể linh hoạt thay đổi, từ đó đưa ra hướng xử lý cụ thể (ví dụ: giảm giá sản phẩm hoặc dịch vụ…).

Kỹ năng thuyết phục khách hàng trong kinh doanh

Cách rèn luyện kỹ năng thuyết phục

Sau đây là một số bước bạn có thể thực hiện để trở thành một nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng hơn:

1. Vun đắp các mối quan hệ

Bước đầu tiên là cải thiện kỹ năng làm việc với con người của bạn. Tập trung vào việc xây dựng lòng tin và mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng và bạn bè. Ngay cả khi bạn không bao giờ phải sử dụng kỹ năng thuyết phục đối với những người này, việc tăng cường mối quan hệ với họ sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp và trí tuệ cảm xúc.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm kiếm cơ hội để xây dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp mới và mở rộng mạng lưới của mình.

2. Xây dựng sự tự tin

Nếu bạn đang cố gắng thuyết phục người khác thay đổi niềm tin của họ hoặc cam kết thực hiện một nhiệm vụ, bạn sẽ cần phải hoàn toàn tin tưởng vào lập luận của mình.

Nếu bạn không thể giao tiếp bằng mắt hoặc thể hiện bản thân một cách rõ ràng, người nghe sẽ khó tin vào lập luận của bạn.

Trước khi phát biểu, hãy thực hành nói từ trước và loại bỏ các tín hiệu phi ngôn ngữ khiến bạn trông có vẻ lo lắng đối với người khác.

3. Thực hành kỹ năng giao tiếp

Phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân xuất phát từ nhận thức một cách có chủ ý về cách bạn tương tác với những người khác. Hãy tìm kiếm cơ hội để khơi dậy các cuộc trò chuyện hoặc tham gia thảo luận. Nỗ lực đóng góp vào các quyết định của nhóm, sẵn sàng tham gia vào các cuộc họp tại nơi làm việc. Bất kỳ cơ hội nào bạn có để trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn cũng sẽ là hành tranh quý báu để nâng cao kỹ năng thuyết phục.

Cách rèn luyện kỹ năng thuyết phục

Lời kết

Kỹ năng thuyết phục đòi hỏi thời gian và thực hành – nhưng với nỗ lực bền bỉ, bạn sẽ dần dần hoàn thiện năng lực ảnh hưởng và sự tín nhiệm của mọi người dành cho mình. Một khi nắm rõ các nguyên tắc cơ bản, bạn sẽ có thể thành công hơn trong giao tiếp và các mối quan hệ.

Tổng hợp 10 đầu sách kỹ năng thuyết phục hay nhất

Ngoài ra, việc tham gia một khóa học kỹ năng thuyết phục hiệu quả cũng là ý tưởng rất đáng cân nhắc – đặc biệt nếu cơ sở đào tạo đảm bảo yêu cầu về chất lượng giảng dạy và kinh nghiệm giảng viên.

Kỹ năng thuyết phục

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.comitdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.

Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…

Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!

Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.

Bài viết liên quan