Hiệu suất của nhân viên chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố. Khi nhìn vào danh sách những nơi làm việc tốt nhất, bạn hẳn sẽ dễ dàng nhận thấy một điểm chung – đó là phần lớn đều chú ý tạo cơ hội thăng tiến và phát triển của nhân viên. Cùng với thời gian, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức sâu sắc hơn tầm quan trọng của công tác đào tạo nhân sự – cũng như mối quan hệ giữa các hoạt động training với hiệu suất làm việc của nhân viên.
Nội dung
Đào tạo nhân sự là gì?
Thuật ngữ đào tạo nhân sự (Personnel Training) chỉ quá trình định hướng và phát triển cho người lao động tại nơi làm việc. Đối với nhân viên mới, công tác này được thực hiện nhằm giúp họ chuẩn bị tốt nhất cho công việc sẽ làm. Với những nhân viên đã có thâm niên, đây là cơ hội quý giá để cập nhật và bổ trợ kiến thức – kỹ năng mới, trang bị nền tảng cần thiết để quản lý tốt công việc.
Sau đây là một số nội dung chính trong hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
- Giới thiệu tổng quan về công ty, mục tiêu, tuyên bố sứ mệnh, hệ thống chính sách và quy trình nội bộ.
- Training về sản phẩm – dịch vụ/ công nghệ mới/ thay đổi trong quy trình làm việc.
- Phát triển kỹ năng cần thiết cho công việc (ví dụ: cập nhật chiến lược bán hàng để phục vụ mục tiêu tăng trưởng doanh số).
- Giáo dục bổ túc nhằm hỗ trợ nhân viên đang gặp khó khăn trong công việc.
- v.v…
Tầm quan trọng của đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
Đào tạo nhân sự có quan trọng không – mức độ như thế nào? Thực tế đã chứng minh không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển bền vững – mà không đầu tư vào công tác phát triển nguồn nhân lực. Những lợi ích chính của công tác này có thể kể đến như:
Cải thiện hiệu suất nhân sự
Training đóng một vai rò rất quan trọng trong công tác quản trị hiệu suất. Một mặt, nhân viên của bạn sẽ được trang bị kiến thức để cảm thấy thoải mái, tự tin hơn khi bắt đầu làm việc. Mặt khác, việc đào tạo cũng góp phần nâng cao nhận thức về trách nhiệm và tính chất công việc.
Gia tăng sự hài lòng của nhân viên
Thông qua đào tạo, doanh nghiệp cũng đồng thời xây dựng một môi trường làm việc khuyến khích sự phát triển của nhân viên, tư duy sáng tạo và tự chủ trong công việc.
Đảm bảo tính nhất quán
Training là cơ hội để nhân viên hiểu biết hơn về tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Qua đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi thành viên đều thống nhất về các mục tiêu và quy trình hoạt động – cũng như vị trí của họ trong toàn bộ quy trình này.
Phòng ngừa các vấn đề có thể xảy ra
Trong quá trình làm việc, không ai có thể tránh khỏi sai sót. Khi đó, đào tạo là phương tiện cần thiết để giúp mọi người nhận thức về những vấn đề này ngay từ đầu, cũng như xây dựng năng lực ứng phó và xử lý tình huống.
Giảm luân chuyển lao động
Một lợi ích rất đáng kể của đào tạo nhân sự là góp phần giảm bớt tình trạng nhân viên nghỉ việc. Một nhân viên cảm thấy bản thân được đánh giá cao sẽ ít mong muốn nhảy việc hơn – nhờ đó giảm bớt chi phí cho công tác tuyển dụng.
Xây dựng lộ trình thăng tiến
Training là cách để doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều được trang bị những năng lực cần thiết cho công việc. Thông qua đào tạo, nhân viên sẽ có cơ hội trau dồi kiến thức và phát triển kỹ năng mới – để họ có thể vươn lên các vị trí cao hơn.
Nâng cao uy tín doanh nghiệp
Việc đào tạo nhân viên bài bản sẽ góp phần nâng cao uy tín và cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp, giúp công ty thu hút được nhiều nhân tài hơn.
Phân loại các hình thức đào tạo nhân sự
Sau đây là các hình thức đào tạo nguồn nhân lực phổ biến được áp dụng trong các công ty hiện nay:
1. Lớp học
Mô hình lớp học thường yêu cầu một trainer giàu kinh nghiệm đóng vai trò phụ trách. Trong đó, các nhóm nhân viên sẽ có cơ hội trải qua nhiều loại hoạt động, như đánh giá nghiên cứu hoặc thông tin về các vấn đề chính sách của công ty.
Ưu điểm của phương pháp này là khả năng phổ cập kiến thức cho một lượng lớn nhân viên cùng lúc. Tuy nhiên, áp dụng mô hình đào tạo nhân viên kể trên đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư chi phí thuê địa điểm, đi lại và ăn uống tương đối tốn kém – mà vẫn chưa chắc tạo được hứng thú cho người học.
2. Đào tạo tương tác
Phương pháp này tác động trực quan đến trải nghiệm học tập của người học – thông qua các dạng thức như kịch bản, nhập vai, câu đố hoặc trò chơi.
Thông qua thực hành kỹ năng mới và áp dụng trong tình huống công việc thực tế, người học không chỉ tham gia nhiều hơn mà còn có thể ghi nhớ những gì họ đã học tốt hơn hẳn. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi người học cần được phản hồi thường xuyên từ trainer phụ trách.
3. Đào tạo tại chỗ
Với on-the-job training, nhân viên không chỉ tích cực học tập – mà còn được tham gia vào các hoạt động thực tế liên quan đến công việc hiện tại. Đây là một trong những phương pháp đào tạo hiệu quả nhất cho công tác lập kế hoạch kế nhiệm.
4. Học tập xã hội
Được đề xuất lần đầu trong công trình của Albert Bandura vào thập niên 70, học tập xã hội (social learning) được định nghĩa là quá trình học hỏi từ người khác – bằng cách quan sát, bắt chước và mô phỏng hành vi của họ.
Mô hình học tập xã hội thường không được áp dụng phổ biến – do sự phức tạp trong yêu cầu cấu trúc, đo lường và kiểm soát. Song, hiệu quả nó mang lại là rất đáng kể, qua việc khuyến khích nhân viên vượt ra khỏi “vùng an toàn” để tìm hiểu và phát triển những quan điểm và kỹ năng giải quyết vấn đề mới.
5. Đào tạo trực tuyến/ online
Ngày nay, e-Learning đã trở thành một trong những giải pháp đào tạo nhân sự được áp dụng rộng rãi. Thông qua các khóa học e-Learning, webinar, video, v.v… trải nghiệm người học sẽ được “cá nhân hóa” ở mức tối đa. Dù vậy, mô hình này đòi hỏi chi phí đầu tư khá cao, đặc biệt ở giai đoạn phát triển ban đầu và xây dựng hệ thống quản lý học tập (Learning Management System – LMS).
Một số vấn đề & thách thức trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Theo kết quả thống kê, 40% nhân viên cho biết lý do họ nhảy việc trong năm đầu tiên là do chất lượng quy trình đào tạo nội bộ. Vì lý do này, các công ty nên dự trù trước về các vấn đề có thể phát sinh trong hoạt động training – để có kế hoạch đối phó từ trước.
Những khó khăn điển hình của công tác đào tạo nhân sự có thể kể đến như:
Thiếu tính nhất quán
Khi công ty có chi nhánh đặt ở nhiều nơi, rất khó để truyền tải nội dung nhất quán cho toàn bộ nhân viên – xuất phát từ những ngăn trở về mặt địa lý, rào cản ngôn ngữ, tính chuyên nghiệp của giảng viên và chi phí cao. Tuy nhiên, vấn đề này có thể được giải quyết phần nào thông qua học tập trực tuyến (e-learning).
Quá tải thông tin
Thông thường, hầu hết doanh nghiệp sau khi tuyển dụng đều muốn nhân viên bắt đầu đóng góp ở mức hiệu suất cao nhất ngay lập tức – nên tất cả đều tổ chức training cho họ ngay từ ngày đầu tiên. Tuy nhiên, việc truyền tải quá nhiều thông tin khi nhân viên mới vô làm có thể khiến họ bị “quá tải”, cảm thấy chán nản và sớm nghỉ việc.
Phương pháp không hiệu quả
Xu hướng số hóa và làm việc từ xa trong những năm gần đây – đặc biệt sau khủng hoảng Covid-19 – đã và đang đặt ra yêu cầu cấp bách đối với việc “đổi mới” phương thức đào tạo truyền thống.
Nhân viên quá bận rộn
Cái cớ “tôi bận” thường được mọi người sử dụng để từ chối tham gia đào tạo nhân sự. Ai cũng có cuộc sống riêng – và đôi khi, thật khó để duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Vì lý do này, phòng nhân sự/training cần xem xét quy trình “vừa tầm” để nhân viên có điều kiện học tập dễ dàng hơn – cũng như cân nhắc về phương án học tập trên nền tảng thiết bị di động.
Chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
1. Lên kế hoạch quản lý chương trình
Xây dựng một chiến lược đào tạo toàn diện phụ thuộc rất nhiều vào chuyên gia quản lý học tập và phát triển (L&D). Những tố chất cần thiết cho vị trí này có thể kể đến như: tinh thần học hỏi, cởi mở, năng động và quan tâm đầu tư phát triển kỹ năng của nhân viên – giúp họ khai phá được tiềm năng của bản thân. Bên cạnh đó, các năng lực quan trọng khác bao gồm kỹ năng giải quyết vấn đề, sự nhạy bén trong kinh doanh và kỹ năng lãnh đạo.
2. Đánh giá nhu cầu học tập
Yêu cầu quan trọng khi lên kế hoạch và nội dung đào tạo nhân sự – đó là phải xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp cũng như đối tượng mục tiêu cụ thể. Thông qua các hoạt động như nghiên cứu, phỏng vấn và khảo sát nội bộ, quá trình phân tích nhu cầu đào tạo hướng tới việc xác định “khoảng cách” giữa hiệu suất hiện tại và hiệu suất mong muốn.
Ví dụ: Nếu nhận thấy rằng có nhiều khách hàng phàn nàn về dịch vụ, doanh nghiệp có thể cân nhắc lên kế hoạch phát triển và phổ cập kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng.
3. Thống nhất nội dung truyền tải với mục tiêu kinh doanh
Công tác đào tạo phải luôn gắn liền với hệ thống chiến lược của tổ chức. Người quản lý cần xây dựng một chương trình training hỗ trợ giải quyết các vấn đề hiện tại trong doanh nghiệp – cũng như đóng góp vào mục tiêu kinh doanh.
4. Đặt mục tiêu thích hợp & thường xuyên theo dõi tiến độ
Khi lên kế hoạch training, cần đảm bảo các số liệu thể hiện rõ bức tranh toàn cảnh – bao gồm số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí và hiệu quả mong đợi. Doanh nghiệp cần xây dựng một thang đo điểm chuẩn để đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu đề ra – cũng như có phương án thu thập dữ liệu để báo cáo và phân tích khi cần thiết.
5. Khuyến khích sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo
Chìa khóa cho thành công của một chương trình đào tạo nhân sự là tác động từ trên xuống dưới của ban lãnh đạo. Qua đó, nhân viên của bạn sẽ ý thức sâu sắc hơn tầm quan trọng của chương trình, hình thành trách nhiệm giải trình và các kỳ vọng thích hợp.
6. Cập nhật nội dung giảng dạy
Trong thời buổi người đi làm bận rộn, dễ bị phân tâm và có rất ít thời gian rảnh rỗi như hiện nay, hoạt động đào tạo cần đảm bảo luôn truyền tải nội dung phù hợp với nhu cầu của họ – giúp nhân viên hoàn thành công việc hàng ngày, mở mang kiến thức và kinh nghiệm thực tế.
7. Có kế hoạch quảng bá & truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu với bất kỳ chương trình học tập và phát triển thành nào. Một kế hoạch quảng bá thành công không chỉ bao gồm các hoạt động khởi động ban đầu – mà còn phải vạch rõ những hoạt động liên tục suốt chương trình.
Mọi thông tin truyền tải đến nhân viên không chỉ cần cho họ cái nhìn tổng quan về nội dung chương trình, mà còn phải thể hiện rõ lợi ích khi họ tham gia các hoạt động này.
Đánh giá quy trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu khóa đào tạo, trainer cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được – cũng như quyết định phương pháp sẽ sử dụng để đánh giá kết quả cuối cùng. Trong tác phẩm “Great Ideas Revisited”, Donald Kirkpatrick đã xác định bốn bước cần làm để đảm bảo hiệu quả của một khóa training.
Bước 1.
Đặt ra mục tiêu rõ ràng – đồng thời giải thích các mục tiêu đó cho học viên ngay từ buổi gặp đầu tiên. Tập trung vào việc đạt được các mục tiêu trong mỗi bài tập và hoạt động. Làm như vậy, học viên sẽ có thể đánh giá chính xác hiệu quả đạt được khi tham gia chương trình.
Bước 2.
Thực hiện khảo sát ẩn danh về mức độ hài lòng của học viên. Dành thời gian cuối cuộc khảo sát để lắng nghe thêm ý kiến đóng góp. Phản hồi tích cực là tín hiệu đầu tiên cho thấy thành công của chương trình đào tạo.
Bước 3.
Lập một bảng nhận xét với các câu hỏi như “Trainer nắm rõ nội dung truyền giảng như thế nào?” “Trainer có thành thật với mục tiêu của mình không?”. Ngoài ra, cũng cần tổ chức một bài kiểm tra viết ngắn gọn – nhằm đánh giá kiến thức, kỹ năng và thái độ trước và sau khi tham gia đào tạo của học viên.
Bước 4.
Lập các nhóm quản lý và cấp dưới để đo lường các thay đổi hành vi xảy ra sau khi kết thúc khóa đào tạo. Mỗi nhóm sẽ tiến hành phỏng vấn lẫn nhau về thái độ, quan điểm và hành vi trước và sau training – dựa trên bộ tài liệu sử dụng trong chương trình.
Bước 5.
Đánh giá kết quả của khóa học. Đo lường hiệu suất theo các hành động trước và sau.
Lời kết
Như đã đề cập ở trên, chiến lược đào tạo thiết kế tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và động lực làm việc của nhân viên – nền tảng quan trọng đối với thành công lâu dài của doanh nghiệp. Việc xây dựng một chương trình training phù hợp và hiệu quả đòi hỏi người phụ trách phải tuân thủ một quy trình thiết kế giảng dạy chặt chẽ. Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ cung cấp cho bạn đọc nền tảng lý thuyết về đào tạo nhân sự – để từ đó áp dụng vào thực tế công tác phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Tham khảo ngay các khóa học kỹ năng training & quản trị nhân sự chuyên nghiệp của trung tâm đào tạo nhân sự ITD World – thiết kế bởi đội ngũ chuyên gia đầu ngành giàu kinh nghiệm trong và ngoài nước của chúng tôi!
Có thể bạn quan tâm:
- Quản lý nhân tài: 13 hạng mục chính & Bí quyết thực hành
- Quy tắc 70-20-10: Ứng dụng trong đào tạo & phát triển lãnh đạo
- Quy trình quản lý nhân sự: 9 nội dung “trụ cột” cần thực hiện
Tham khảo
5 Popular Employee Training Methods For Workplace Training. https://elearningindustry.com/how-choose-training-methods-for-employees. Truy cập ngày 19.07.2022.
How to Measure the Success of Training. https://bizfluent.com/how-8053900-measure-success-training.html. Truy cập ngày 19.07.2022.
The 9 Elements that Make Top Employee Training Programs So Successful. https://www.bizlibrary.com/blog/training-programs/employee-training-9-characteristics-of-top-programs/. Truy cập ngày 19.07.2022.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
