Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA): Cẩm nang hướng dẫn chi tiết

Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Phát triển hồ sơ công ty

Đầu tiên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần hợp tác chặt chẽ để cùng phát triển hồ sơ công ty, bao gồm các cấp độ nhân sự hiện tại.

Đối với các vị trí trong công ty, cần xem xét những kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí – bao gồm cả trình độ học vấn và kinh nghiệm trong ngành nói chung.

Bước 2: Trả lời các câu hỏi quan trọng

Chiến lược training của doanh nghiệp cần được đánh giá ít nhất mỗi năm một lần – hoặc thậm chí ngay khi bắt đầu một chương trình đào tạo mới. Sẽ có nhiều vấn đề khác nhau trong suốt quá trình lên kế hoạch; tuy nhiên, đây là một số câu hỏi quan trọng nhất cần xem xét.

• Mục tiêu của công ty là gì?

Việc chọn chương trình đào tạo phù hợp với những mục tiêu phát triển lâu dài của công ty là rất quan trọng. Bộ phận phụ trách cần trò chuyện với ban lãnh đạo để có định hướng rõ ràng về định hướng chung. Ngoài ra, cần đảm bảo đội ngũ huấn luyện/chuyên gia cũng có tiếng nói trong ban lãnh đạo, hoặc ít nhất là họ sẽ được cập nhật thông tin khi mục tiêu này thay đổi.

• Mục đích đào tạo là gì?

Tương tự như trên, mục tiêu đào tạo cần được xác định dựa trên những gì doanh nghiệp thực sự cần.

• ROI (Return On Investment – tỷ lệ hoàn vốn đầu tư) hiện tại là bao nhiêu?

Đây luôn là một câu hỏi khó, nhưng lại không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần làm việc với phòng đào tạo để xác định, đâu là các chỉ số đánh giá mức độ thành công của các chương trình đào tạo – cũng như mức độ phù hợp giữa các chương trình với mục tiêu chung.

• Doanh nghiệp đã có đội ngũ chuyên viên đào tạo?

Sau khi đã xác định mục tiêu và phân tích nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp sẽ cần đến một đội ngũ chuyên trách quản lý công việc này. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn chính: sử dụng đội ngũ chuyên gia nội bộ, hoặc thuê một công ty training uy tín có nhiều năm kinh nghiệm.

Đọc thêm: Train the Trainer – 9 lợi ích của mô hình đào tạo giảng viên nội bộ

Bước 3: Đảm bảo tuân thủ quy định

Doanh nghiệp cần đảm bảo xem xét kỹ các quy định bắt buộc để luôn cập nhật các quy định mới nhất – bao gồm lịch trình đào tạo bắt buộc, quy tắc ứng xử chung…

Bước 4: Lên kế hoạch dài hạn

Bước tiếp theo cần làm là đánh giá mục tiêu dài hạn của tổ chức – thống nhất với mục tiêu của chiến lược đào tạo. Các phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo như phỏng vấn/bảng câu hỏi có thể được sử dụng để vạch ra hướng đi chi tiết.

Bước 5: Phân tích các tài liệu và phương pháp đào tạo hiện tại

Ý thức tầm quan trọng của công tác đào tạo cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cho xây dựng bộ tài liệu vaf phương pháp training nội bộ riêng biệt.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần xem xét giữa những gì mình đang có và kết quả thu được, những gì chưa hiệu quả và cần được cải thiện. Nếu cần thiết, hãy cân nhắc lựa chọn phương pháp thay thế.

Bước 6: Đánh giá các giải pháp đào tạo

Trên thang điểm từ 1 đến 3 (1 là cần thiết/bắt buộc, 2 là quan trọng và 3 là không quan trọng), doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá mức độ quan trọng/khả thi của một phương án đào tạo cụ thể. Các tiêu chí quan trọng cần xem xét có thể kể đến như:

• Hiệu quả

Ví dụ, phân tích nhu cầu đào tạo cho thấy một nhóm nhân viên đang gặp vấn đề về hiệu suất. Sau khi được trang bị các kỹ năng cần thiết, họ đã đủ năng lực, đáp ứng các tiêu chuẩn/yêu cầu làm việc như mong đợi. Vậy có thể kết luận đó là giải pháp đào tạo phù hợp.

• Chi phí

Tùy vào tình hình cụ thể, doanh nghiệp có thể sẵn sàng đầu tư một số tiền đáng kể cho một khóa đào tạo nhất định – nhưng lại bỏ qua những lựa chọn training khác dựa theo mức độ ưu tiên về tài chính. Công thức tính tổng chi phí đào tạo chung là:

Số lượng nhân viên cần được đào tạo x Chi phí khóa đào tạo = Tổng chi phí đào tạo

• Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) là phép tính cho thấy giá trị của các khoản chi liên quan đến đào tạo và phát triển. Con số này cũng nói lên thời gian cần thiết để các hoạt động traning mang lại kết quả cho tổ chức.

• Tính hợp pháp

Nếu các khóa đào tạo cho nhân viên có liên quan đến yêu cầu/quy định của cơ quan có thẩm quyền để duy trì chứng chỉ cho nhân viên hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện từ trước.

• Thời gian

Trong trường hợp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch training, doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên thứ ba để đảm bảo đúng kế hoạch, tránh ảnh hưởng đến công việc hiện tại của nhân viên.

• Duy trì tính cạnh tranh cho doanh nghiệp

Đôi khi một thiếu sót nhỏ trong sản phẩm/dịch vụ có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty. Khi đó, phân tích nhu cầu đào tạo có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch training cần thiết nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khi doanh thu được cải thiện, lợi ích công ty nhận về sẽ lớn hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra cho đào tạo.

Bước 7: Lập đề xuất phương án đào tạo

Sau khi đánh giá tình hình công ty cũng như mục tiêu và phương pháp phù hợp, phòng nhân sự có thể lập hồ sơ đề xuất phương án đào tạo cho ban lãnh đạo. Trong đó, cần tập trung vào các nội dung chính sau:

• Phương pháp giảng dạy/truyền tải.
• Những vấn đề về mặt chuyên môn cần được cải thiện của nhân viên.
• Các xu hướng công nghệ hoặc những ngành công nghiệp mới.
• Cập nhật quy định mới.
• Cách thức cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên đối với công ty.
• Thay đổi cần thiết để giảm chi phí và nguồn lực cho việc đào tạo.
• Theo dõi và đánh giá kết quả theo thời gian.
• Giải quyết những khó khăn trong đào tạo cho nhân viên.
• v…