Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người lao động phải có kỹ năng chuyên môn – và liên tục hoàn thiện những kỹ năng đó – để đạt được hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo an toàn. Đào tạo (training) là yêu cầu cần thiết khi nhân viên chưa đạt được năng lực mong đợi ở một lĩnh vực cụ thể. Để thiết kế lộ trình phù hợp, phân tích nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên cần thực hiện.

Nội dung

Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA – Training Needs Analysis) là quá trình doanh nghiệp xác định tất cả các hoạt động training cần được tiến hành trong một thời kỳ nhất định – nhằm trang bị cho người lao động những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả nhất có thể, đảm bảo sự tiến bộ và phát triển cá nhân mỗi ngày.

Nếu thực hiện đúng cách, quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng, nội dung và phương pháp phù hợp. Thay vì cho rằng tất cả nhân viên đều cần được training – hay chỉ tổ chức một lần chung cho mọi người là đủ, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định cụ thể và chiến lược hơn – giúp “lấp đầy” khoảng cách giữa năng lực thực tế của nhân viên với tiềm năng của họ/ mong đợi của công ty.

Phân tích nhu cầu đào tạo

Tại sao phải phân tích nhu cầu đào tạo?

Sau đây là tổng hợp 6 lợi ích quan trọng nhất của TNA.

1. Sớm phát hiện những vấn đề về chuyên môn của nhân viên

Phân tích nhu cầu đào tạo là cơ sở để ban quản lý phát hiện “lỗ hổng” kiến thức của nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định hướng tiếp cận chủ động và giải quyết tốt hơn – thay vì đợi đến khi “mất bò mới lo làm chuồng”.

2. Hỗ trợ lên kế hoạch training trong năm

Việc nghiên cứu nhu cầu đào tạo là cần thiết để các bộ phận như Nhân sự/ L&D/ OD thực hiện tròn trách nhiệm của mình. Khi đã xác định được những kỹ năng cần bồi dưỡng cho nhân viên, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch và bao quát được toàn bộ các chủ đề cần học tập.

Thay vì phỏng đoán về đối tượng cần training và loại hình phù hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu trên cơ sở thực tế và logic – để có thể tác động tích cực đến quá trình kinh doanh và phát triển.

3. Không bỏ sót nhu cầu quan trọng

Việc lên kế hoạch training mà không có cơ sở nghiên cứu từ trước thường sẽ không bao giờ diễn ra suôn sẻ. Kể cả khi bạn cho rằng đã nắm rõ nhu cầu của người lao động, đầu tư thời gian nghiên cứu có thể giúp doanh nghiệp phát hiện nhiều vấn đề mà bạn có thể đã bỏ qua – đặc biệt nếu những vấn đề đó liên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh.

4. Đảm bảo tập trung đúng chủ đề

Như đã đề cập ở trên, bạn cần có cơ sở xác đáng để lên kế hoạch học tập và phát triển cho doanh nghiệp. Bước đầu tiên cần làm là xác định chính xác những kỹ năng quan trọng nhất cần tập trung, cũng như những nội dung chưa thực sự cần thiết ở thời điểm hiện tại.

Sai lầm chung của nhiều chuyên viên đào tạo là tập trung quá nhiều vào những gì bản thân MUỐN (WANT) hơn là những gì công ty thực sự CẦN (NEED). Nếu người lao động đã đạt yêu cầu ở một lĩnh vực cụ thể, việc nghiên cứu thêm sẽ chỉ gây lãng phí nguồn lực vô ích.

5. Xác định đúng đối tượng cần training

Phân tích nhu cầu đào tạo cũng cho phép doanh nghiệp nhắm đúng người đúng việc, đảm bảo trải nghiệm học tập cá nhân hóa, mang lại nhiều lợi ích nhất cho nhân viên. Việc để tất cả mọi người cùng tham gia một buổi training chung là một quyết định sai lầm. Theo thời gian, người lao động có thể sẽ không muốn tham gia nữa – khi nhận thấy hoạt động này không có ý nghĩa gì với họ.

6. Lập thứ tự ưu tiên

Có rất nhiều kỹ năng cần thiết cho công việc – và thật khó để bạn xác định kỹ năng nào là quan trọng nhất. Do đó, ban quản lý và nhân sự cần tiến hành nghiên cứu để biết được nên tổ chức training theo trình tự thế nào.

Lấy ví dụ: Mỗi nhân viên trong bộ phận bán hàng (sales) cần cải thiện các kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả họ đều phải làm việc với khách hàng; do đó, tổ chức đào tạo quan hệ khách hàng và chiến lược bán hàng trước tiên là lựa chọn khôn ngoan – ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi nào cần phân tích nhu cầu đào tạo?

Hoạt động đánh giá nhu cầu đào tạo có thể được tiến hành bất cứ lúc nào – nhưng thường là vào các thời điểm sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá và quản trị hiệu suất, lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp, kế nhiệm (succession planning), hoặc khi xảy ra những thay đổi trong tổ chức có liên quan mật thiết đến công việc của nhân viên.

Việc tổ chức đánh giá theo định kỳ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thường xuyên cập nhật nhu cầu đào tạo, nắm bắt các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên, cũng như đo lường hiệu quả của các chiến lược training từ trước.

quy trình đào tạo

Làm sao để đánh giá nhu cầu đào tạo?

Việc phân tích nhu cầu đào tạo được thực hiện ở các cấp độ cơ bản sau đây:

  • Kiến thức.
  • Kỹ năng.
  • Năng lực.

Kiến thức

Đối với người lao động là sinh viên mới tốt nghiệp/ mới chuyển nghề, việc nghiên cứu kiến thức nền của họ là rất quan trọng.

Sự nhiệt tình và năng lượng là yếu tố quan trọng để nhân viên đi được chặng đường dài – tuy vậy, để thực sự thành công trong sự nghiệp, họ cần được trang bị những kiến thức để làm việc hiệu quả. Đó có thể là hiểu biết về các quy định tại công ty, văn hóa doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, quy trình hoặc phương pháp làm việc thích hợp nhất.

Kỹ năng

Dù là nhân viên trẻ tuổi mới gia nhập hay đã có kinh nghiệm hoặc có nền tảng kiến thức tốt, việc phân tích kỹ năng vẫn có ý nghĩa rất quan trọng.

Phân tích nhu cầu đào tạo không chỉ dựa trên kỹ năng chuyên môn cho công việc – mà còn cần bao phủ cả các kỹ năng mềm như: quan hệ khách hàng, làm việc nhóm, năng lực học hiểu và ứng dụng công nghệ mới, v.v…

Môi trường làm việc ngày này đòi hỏi người lao động phải biết suy nghĩ độc lập, có tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng ra quyết định cả khi chưa đủ thông tin. Chính vì vậy, việc học hỏi kỹ năng là vô cùng quan trọng với cá nhân người lao động cũng như toàn thể doanh nghiệp.

Sau đây là một số kỹ năng mà nhân viên thường cần được trau dồi:

nhu cầu đào tạo được xác định nhu thế nào

Năng lực

Nhân viên của bạn có khả năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian không? Họ có khả năng tự kiểm soát bản thân và đặt ra các mục tiêu SMART không?

Khi người lao động càng có tinh thần độc lập và tự chủ trong công việc, năng suất và tinh thần cống hiến của họ cũng sẽ từ đó mà được cải thiện. Việc đánh giá khả năng ra quyết định của nhân viên, tập trung nhiều hơn vào hành động sẽ giúp doanh nghiệp hưởng lợi từ chính đội ngũ dưới quyền.

Đọc thêm: 5 phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

6 phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo

Sau khi đã nắm rõ các cơ sở để phân tích nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo cần làm là tìm hiểu cách thức tiến hành.

Có nhiều phương pháp xác định nhu cầu đào tạo khác nhau – mỗi lựa chọn sẽ có ưu nhược điểm riêng biệt, phù hợp với từng loại hình tổ chức cụ thể. Nhìn chung, doanh nghiệp có thể khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên theo một trong 6 hình thức sau:

  • Bảng câu hỏi
  • Quan sát
  • Phỏng vấn
  • Phân tích công việc
  • Đánh giá
  • Phân tích đối thủ cạnh tranh

1. Bảng câu hỏi

Mặc dù mức độ tin cậy của bảng khảo sát cá nhân không được đánh giá cao, ban quản lý và nhân sự vẫn có thể thu thập được những thông tin tham khảo hữu ích như: Nhân viên của bạn đánh giá về năng lực bản thân như thế nào? Họ muốn được đào tạo thêm về mảng gì?

bảng hỏi xác định nhu cầu đào tạo

2. Quan sát

Quan sát thường xuyên khi có thể cũng là một phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả. Điều quan trọng là phải thực hiện nhiều lần – một cách âm thầm, nhằm tránh gây ra sự khó chịu hay mất tự nhiên cho nhân viên.

3. Phỏng vấn/thu thập ý kiến

Tất cả mọi thành viên tổ chức – từ các cấp C-level cho đến nhân viên bảo vệ – đều có những quan điểm riêng về công ty. Bằng cách trò chuyện với họ (những người có thể đưa ra ý kiến liên quan, có giá trị), lãnh đạo doanh nghiệp sẽ biết được nhiều góc nhìn khách quan, mới mẻ, làm cơ sở lập kế hoạch đào tạo toàn diện.

4. Phân tích công việc

Phân tích công việc là bước tổng hợp tối quan trọng. Liệu những nhiệm vụ hiện tại có phản ánh kiến thức, kỹ năng và năng lực mong đợi cho nhân viên ở vị trí đó không? Sản phẩm được tạo ra có đảm bảo chất lượng không, hay đang cần được cải thiện?

5. Đánh giá

Nhiều người trong chúng ta có thể nghĩ rằng các bài thi/kiểm tra chỉ phù hợp với học sinh, sinh viên. Tuy nhiên, tổ chức thực hiện một bài trắc nghiệm ngắn trực tuyến cũng là cách để đánh giá nhanh hiểu biết của người lao động – làm cơ sở phân tích nhu cầu đào tạo.

6. Quan sát đối thủ cạnh tranh

Không chỉ là một phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo, phân tích đối thủ còn giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thị trường và vị thế hiện tại của công ty.

Đối thủ cạnh tranh lớn nhất đang làm như thế nào? Doanh số bán hàng của họ có cao hơn không? Xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đối với họ có tốt hơn không? Nếu có, họ đã làm gì để đạt được thành tích như vậy?

Cần lưu ý, quan sát đối thủ không có nghĩa là phải thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh. Thay vào đó, việc bồi dưỡng cho nhân viên ở những lĩnh vực nhất định có thể giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tham khảo mẫu phân tích nhu cầu đào tạo tại đây.

đào tạo và phát triển

Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Phát triển hồ sơ công ty

Đầu tiên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần hợp tác chặt chẽ để cùng phát triển hồ sơ công ty, bao gồm các cấp độ nhân sự hiện tại.

Đối với các vị trí trong công ty, cần xem xét những kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí – bao gồm cả trình độ học vấn và kinh nghiệm trong ngành nói chung.

Bước 2: Trả lời các câu hỏi quan trọng

Chiến lược training của doanh nghiệp cần được đánh giá ít nhất mỗi năm một lần – hoặc thậm chí ngay khi bắt đầu một chương trình đào tạo mới. Sẽ có nhiều vấn đề khác nhau trong suốt quá trình lên kế hoạch; tuy nhiên, đây là một số câu hỏi quan trọng nhất cần xem xét.

  • Mục tiêu của công ty là gì?

Việc chọn chương trình đào tạo phù hợp với những mục tiêu phát triển lâu dài của công ty là rất quan trọng. Bộ phận phụ trách cần trò chuyện với ban lãnh đạo để có định hướng rõ ràng về định hướng chung. Ngoài ra, cần đảm bảo đội ngũ huấn luyện/chuyên gia cũng có tiếng nói trong ban lãnh đạo, hoặc ít nhất là họ sẽ được cập nhật thông tin khi mục tiêu này thay đổi.

  • Mục đích đào tạo là gì?

Tương tự như trên, mục tiêu đào tạo cần được xác định dựa trên những gì doanh nghiệp thực sự cần.

  • ROI (Return On Investment – tỷ lệ hoàn vốn đầu tư) hiện tại là bao nhiêu?

Đây luôn là một câu hỏi khó, nhưng lại không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần làm việc với phòng đào tạo để xác định, đâu là các chỉ số đánh giá mức độ thành công của các chương trình đào tạo – cũng như mức độ phù hợp giữa các chương trình với mục tiêu chung.

  • Doanh nghiệp đã có đội ngũ chuyên viên đào tạo?

Sau khi đã xác định mục tiêu và phân tích nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp sẽ cần đến một đội ngũ chuyên trách quản lý công việc này. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn chính: sử dụng đội ngũ chuyên gia nội bộ, hoặc thuê một công ty training uy tín có nhiều năm kinh nghiệm.

Đọc thêm: Train the Trainer – 9 lợi ích của mô hình đào tạo giảng viên nội bộ

Bước 3: Đảm bảo tuân thủ quy định

Doanh nghiệp cần đảm bảo xem xét kỹ các quy định bắt buộc để luôn cập nhật các quy định mới nhất – bao gồm lịch trình đào tạo bắt buộc, quy tắc ứng xử chung…

Bước 4: Lên kế hoạch dài hạn

Bước tiếp theo cần làm là đánh giá mục tiêu dài hạn của tổ chức – thống nhất với mục tiêu của chiến lược đào tạo. Các phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo như phỏng vấn/bảng câu hỏi có thể được sử dụng để vạch ra hướng đi chi tiết.

Bước 5: Phân tích các tài liệu và phương pháp đào tạo hiện tại

Ý thức tầm quan trọng của công tác đào tạo cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cho xây dựng bộ tài liệu vaf phương pháp training nội bộ riêng biệt.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần xem xét giữa những gì mình đang có và kết quả thu được, những gì chưa hiệu quả và cần được cải thiện. Nếu cần thiết, hãy cân nhắc lựa chọn phương pháp thay thế.

Bước 6: Đánh giá các giải pháp đào tạo

Trên thang điểm từ 1 đến 3 (1 là cần thiết/bắt buộc, 2 là quan trọng và 3 là không quan trọng), doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá mức độ quan trọng/khả thi của một phương án đào tạo cụ thể. Các tiêu chí quan trọng cần xem xét có thể kể đến như:

  • Hiệu quả

Ví dụ, phân tích nhu cầu đào tạo cho thấy một nhóm nhân viên đang gặp vấn đề về hiệu suất. Sau khi được trang bị các kỹ năng cần thiết, họ đã đủ năng lực, đáp ứng các tiêu chuẩn/yêu cầu làm việc như mong đợi. Vậy có thể kết luận đó là giải pháp đào tạo phù hợp.

  • Chi phí

Tùy vào tình hình cụ thể, doanh nghiệp có thể sẵn sàng đầu tư một số tiền đáng kể cho một khóa đào tạo nhất định – nhưng lại bỏ qua những lựa chọn training khác dựa theo mức độ ưu tiên về tài chính. Công thức tính tổng chi phí đào tạo chung là:

Số lượng nhân viên cần được đào tạo x Chi phí khóa đào tạo = Tổng chi phí đào tạo

  • Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) là phép tính cho thấy giá trị của các khoản chi liên quan đến đào tạo và phát triển. Con số này cũng nói lên thời gian cần thiết để các hoạt động traning mang lại kết quả cho tổ chức.

  • Tính hợp pháp

Nếu các khóa đào tạo cho nhân viên có liên quan đến yêu cầu/quy định của cơ quan có thẩm quyền để duy trì chứng chỉ cho nhân viên hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện từ trước.

  • Thời gian

Trong trường hợp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch training, doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên thứ ba để đảm bảo đúng kế hoạch, tránh ảnh hưởng đến công việc hiện tại của nhân viên.

  • Duy trì tính cạnh tranh cho doanh nghiệp

Đôi khi một thiếu sót nhỏ trong sản phẩm/dịch vụ có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty. Khi đó, phân tích nhu cầu đào tạo có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch training cần thiết nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khi doanh thu được cải thiện, lợi ích công ty nhận về sẽ lớn hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra cho đào tạo.

Bước 7: Lập đề xuất phương án đào tạo

Sau khi đánh giá tình hình công ty cũng như mục tiêu và phương pháp phù hợp, phòng nhân sự có thể lập hồ sơ đề xuất phương án đào tạo cho ban lãnh đạo. Trong đó, cần tập trung vào các nội dung chính sau:

  • Phương pháp giảng dạy/truyền tải.
  • Những vấn đề về mặt chuyên môn cần được cải thiện của nhân viên.
  • Các xu hướng công nghệ hoặc những ngành công nghiệp mới.
  • Cập nhật quy định mới.
  • Cách thức cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên đối với công ty.
  • Thay đổi cần thiết để giảm chi phí và nguồn lực cho việc đào tạo.
  • Theo dõi và đánh giá kết quả theo thời gian.
  • Giải quyết những khó khăn trong đào tạo cho nhân viên.
  • v…

Lời kết

Để chuẩn bị cho hành trình phát triển lâu dài, mỗi bước đi đầu tiên đều vô cùng quan trọng. Thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo tốt sẽ cung cấp nền tảng để duy trì hoạt động kinh doanh và phát triển văn hóa đào tạo lâu dài trong doanh nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp cấp lãnh đạo và nhân sự thành công hơn khi thiết kế chương trình training cho doanh nghiệp. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn theo học chuyên sâu để trở thành trainer được chứng nhận, vui lòng tham khảo khóa đào tạo Certified Training Professional (CTP) của ITD – thiết kế theo chuẩn của ARTDO International, được các tổ chức quốc tế như Liên hiệp quốc (UN) tin chọn làm chuẩn đào tạo nội bộ.

Khóa học Train the Trainer - Certified Training Professional (CTP)

Có thể bạn quan tâm:

Tham khảo

How to Conduct a Training Needs Assessment. https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/how-to-guides/pages/conduct-training-needs-assessment.aspx. Truy cập ngày 17/11/2021.

What Training Needs Analysis Is And How It Can Benefit Your Organization. https://elearningindustry.com/training-needs-analysis-benefit-organization. Truy cập ngày 17/11/2021.

How To Conduct A Training Needs Analysis. https://www.edgepointlearning.com/blog/training-needs-analysis/. Truy cập ngày 17/11/2021.

Needs Analysis: How to determine training needs. https://hr-guide.com/Training/Determining_Training_Needs.htm. Truy cập ngày 17/11/2021.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.comitdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.

Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…

Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!

Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.

Bài viết liên quan