Tổng quan về vai trò của phân tích công việc (job analysis) trong việc xác định kiến thức, kỹ năng và chuyên môn cần thiết để thực hiện hiệu quả công việc, xây dựng tiêu chí lựa chọn và tiến cử, thiết kế mục tiêu cho các chương trình đào tạo và phát triển, cũng như hình thành tiêu chuẩn đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên và phân loại mức lương.
Nội dung
Phân tích công việc là gì?
Là một thành phần tối quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, phân tích công việc (job analysis) là quá trình nghiên cứu công việc – nhằm xác định những nhiệm vụ và trách nhiệm cần thực hiện, tầm quan trọng đối với các công việc khác, trình độ cần thiết để đảm đương vị trí này, cũng như các điều kiện làm việc phù hợp.
Kết quả của phân tích công việc được sử dụng để trả lời các câu hỏi sau:
- Nhiệm vụ cần làm của vị trí này là gì?
- Quy trình cụ thể diễn ra như thế nào?
- Phương pháp thực hiện công việc?
- Tầm quan trọng của công việc này?
- Khi nào cần hoàn thành?
- Những phẩm chất nào cần có nơi nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ của mình?
Khái niệm phân tích công việc (job analysis) thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc (job evaluation) – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp.
Tại sao phải phân tích công việc?
Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn.
Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực.
- Quản trị hiệu suất.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế nhiệm (succession planning).
- Đào tạo và phát triển.
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi.
- Xây dựng chính sách đảm bảo sức khỏe, an toàn và an ninh.
- Nuôi dưỡng quan hệ với nhân viên/ người lao động.
- Quản lý rủi ro.
Nội dung phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:
- Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết (Knowledge, skills, and abilities – KSAs)
- Nhiệm vụ và hành vi trong công việc.
- Tương tác với những bên liên quan – cả nội bộ và bên ngoài.
- Tiêu chuẩn thực hiện.
- Ngân sách và tác động về mặt tài chính.
- Máy móc/ thiết bị cần sử dụng.
- Điều kiện làm việc.
- Quy trình giám sát.
Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:
- Nhóm công việc (Job family). Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.
- Công việc (Job). Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.
- Nhiệm vụ (Task). Tuyên bố cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.
Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:
- Nhóm công việc (Job family). Dịch vụ kỹ thuật.
- Công việc (Job). Nhân viên dịch vụ kỹ thuật.
- Nhiệm vụ (Task). Hỗ trợ về phương diện kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại.
Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc
Việc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.
1. Bảng câu hỏi mở
Với phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế.
2. Bảng câu hỏi cấu trúc
Bảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính.
3. Phỏng vấn
Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.
Đọc thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – Bí quyết chọn đúng người đúng việc
4. Quan sát
Với phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn.
5. Nhật ký làm việc
Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp.
6. Phỏng vấn hành vi
Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:
- Một nhóm các nhà quản lý cấp cao cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
- Nhân sự tập hợp các cá nhân hiểu biết về công việc – đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v.v…
- Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu thập thông tin về các hành vi ứng xử và tình huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã được xác định.
- Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.
- Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc.
Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.
Đọc thêm: Phỏng vấn tuyển dụng theo năng lực (CBI) – Xu hướng tuyển dụng thời đại mới
Trình tự phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:
- Xác định mục đích của thông tin cần thu thập, từ đó đề xuất phương pháp phù hợp.
- Tiến hành thu thập dữ liệu theo các phương thức kể trên.
- Lọc ra những thông tin quan trọng nhất để xác minh lại.
- Công bố kết quả cuối cùng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.
Lời kết
Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây.
Có thể bạn quan tâm:
- Train the Trainer – 9 lợi ích tuyệt vời của đào tạo nội bộ
- Nhân viên nghỉ việc – Nguyên nhân vì đâu & Xử lý thế nào?
- Top 15 KPI nhân sự chiến lược của năm
Tham khảo
Performing Job Analysis. https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/toolkits/pages/performingjobanalysis.aspx. Truy cập ngày 30/05/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
