Tuyển sai người không chỉ gây mất thời gian và chi phí tuyển dụng, mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu doanh nghiệp và tinh thần nhân viên. Để đảm bảo chọn đúng ứng viên, điều quan trọng là cấp quản lý – nhân sự phải nắm rõ kỹ thuật phỏng vấn tuyển dụng và chuẩn bị kỹ lưỡng kịch bản trước khi trao đổi với ứng viên. Hiện nay, phương pháp phỏng vấn theo năng lực (Competency-based interview – CBI) đang trở thành lựa chọn được ưa thích của nhà tuyển dụng.
Nội dung
Phỏng vấn theo năng lực là gì?
Phỏng vấn theo năng lực (Competency-based Interview – CBI) là phương pháp phỏng vấn được thiết kế nhằm đánh giá toàn diện năng lực của ứng viên. Khái niệm “năng lực” (competency) bao hàm trong đó 3 tiêu chí:
- Kiến thức (Knowledge).
- Kỹ năng (Skills).
- Thái độ (Attitude).
Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng, việc không đảm bảo một trong ba tiêu chí trên sẽ tác động đến khả năng được tuyển của ứng viên. Chẳng hạn, một ứng viên có kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt, nhưng sẽ không đủ năng lực đảm nhiệm vị trí Quản lý dự án – trừ khi kinh nghiệm và thái độ của họ đủ để đáp ứng cho vị trí này.
Trong buổi phỏng vấn theo năng lực, mỗi câu hỏi được thiết kế để kiểm tra một hoặc nhiều kỹ năng cụ thể. Câu trả lời của ứng viên sau đó được so với các tiêu chí đã xác định trước để đánh giá mức độ phù hợp của họ. Ví dụ, để kiểm tra khả năng chịu áp lực của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên đưa ra ví dụ cụ thể về cách họ xử lý áp lực trong quá khứ.
Ưu điểm của phỏng vấn theo năng lực so với với phương pháp truyền thống
Trong phương pháp phỏng vấn thông thường, nhà tuyển dụng sẽ đặt một số câu hỏi về những gì họ đang tìm kiếm nơi ứng viên. Tuy nhiên, mục đích chính là để đánh giá ấn tượng tổng thể về con người ứng viên – chứ không phải nhằm kiểm tra một kỹ năng cụ thể nào. Các câu hỏi thường sẽ tương đối ngẫu nhiên và đôi khi có thể khá mở. Ví dụ, câu hỏi “Bạn có thể đóng góp gì cho công ty chúng tôi?” nhằm thu thập thông tin chung về ứng viên – nhưng không kiểm tra bất kỳ kỹ năng hoặc năng lực cụ thể nào. Vì lý do này, phương pháp phỏng vấn truyền thống thường mang tính chủ quan cao hơn.
Phương pháp phỏng vấn CBI được đặc trưng ở tính cấu trúc chặt chẽ hơn. Mỗi câu hỏi được đặt ra đều nhằm mục đích kiểm tra một kỹ năng/ năng lực cụ thể. Ứng viên được yêu cầu trả lời các câu hỏi liên quan đến hành vi của họ trong những trường hợp cụ thể – đồng thời đưa ví dụ minh họa. Nhà tuyển dụng sau đó sẽ đào sâu hơn vào các ví dụ này bằng cách yêu cầu giải thích chi tiết hơn về hành vi hoặc kỹ năng của ứng viên. Vì những đặc điểm kể trên, phỏng vấn theo năng lực giúp đánh giá năng lực khách quan hơn, khắc phục phần nào những khó khăn trong tuyển dụng và định kiến của người phỏng vấn.
Đọc thêm: Cẩm nang ngành nhân sự – Tổng hợp các nguồn tuyển dụng phổ biến
Phỏng vấn theo năng lực kiểm tra những kỹ năng gì?
Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm nơi ứng viên các kỹ năng khác nhau. Ví dụ, đối với vị trí Trợ lý giám đốc, năng lực cần thiết bao gồm khả năng giao tiếp, tổ chức công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và làm việc dưới áp lực. Đối với Quản lý cấp cao, những kỹ năng quan trọng bao gồm khả năng đàm phán – thuyết phục, chịu áp lực, lãnh đạo, chấp nhận rủi ro có tính toán (calculated risks), v.v…
Những kỹ năng phổ biến thường được kiểm tra trong phỏng vấn theo năng lực sẽ bao gồm – nhưng không giới hạn – các kỹ năng sau:
| Danh sách năng lực được đánh giá trong phương pháp phỏng vấn CBI | ||
Khả năng thích ứng Tinh thần kỷ luật Giao tiếp Quản trị xung đột Sáng tạo & Cải tiến Tính quyết đoán | Khả năng trao quyền Linh hoạt Độc lập Chính trực | Khả năng dùng người Nhận thức tổ chức Chấp nhận rủi ro Nhạy cảm với người khác |
Câu hỏi phỏng vấn theo năng lực
Trong phương pháp phỏng vấn CBI, nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu ứng viên nêu ví dụ về các tình huống mà họ đã thể hiện được một hoặc nhiều kỹ năng cụ thể. Một số câu hỏi phổ biến có thể kể đến như:
- Làm thế nào để bạn đảm bảo duy trì mối quan hệ công việc tốt với các đồng nghiệp cấp cao của mình?
- Hãy kể về một tình huống mà bạn phải giải quyết xung đột với khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài.
- Bạn sẽ xử lý thế nào khi ý kiến mọi người trong nhóm mâu thuẫn với nhau?
- Đã bao giờ bạn đưa ra một quyết định và sau đó đổi ý?
Trong nhiều trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu bằng một câu hỏi chung, sau đó tiếp tục bằng những câu hỏi cụ thể hơn. Chẳng hạn, kịch bản phỏng vấn vị trí quản lý cấp trung có thể diễn ra theo trình tự sau:
- Bạn quản trị sếp của bạn (managing up) như thế nào?
- Kể về một tình huống mà bạn bất đồng về một vấn đề cơ bản với cấp trên.
Chìa khóa để trả lời câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng theo năng lực là bạn phải “chứng tỏ” bản thân có các kỹ năng phù hợp – thông qua các ví dụ thực tế dựa trên kinh nghiệm làm việc, chứ không chỉ trình bày một cách lý thuyết và phiến diện.
Đọc thêm: Tổng hợp 100+ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực hay dành cho nhà tuyển dụng
Cách đánh giá ứng viên trong phỏng vấn theo năng lực
Trước khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần xác định trước câu trả lời như thế nào sẽ ghi điểm cộng cho ứng viên và ngược lại. Ví dụ, với câu hỏi “Kể về một khoảng thời gian bạn phải đối mặt với áp lực công việc”, bạn có thể phân loại những điểm cộng và trừ như sau:
| Điểm cộng | Điểm trừ |
Thể hiện cách tiếp cận tích cực đối với vấn đề Đánh giá dựa trên nhu cầu tập thể Nhận ra những hạn chế của bản thân Có khả năng thỏa hiệp Sẵn sàng tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết Xử lý áp lực bằng các chiến lược hiệu quả | Xem khó khăn là vấn đề thay vì cơ hội học hỏi Thất bại khi cố gắng giải quyết vấn đề một mình Sử dụng các chiến lược không phù hợp để xử lý áp lực |
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, một số điểm trừ có thể bỏ qua, trong khi một số khác (ví dụ: không nhờ giúp đỡ khi cần thiết) sẽ là yếu tố để nhà tuyển dụng cân nhắc loại bỏ ứng viên. Để đánh giá năng lực ứng viên, doanh nghiệp có thể sử dụng thang điểm sau đây:
| Điểm | Phân loại | Đặc điểm |
| 0 | Không có | Hoàn toàn không có điểm cộng |
| 1 | Yếu | Rất ít điểm cộng Nhiều điểm trừ, phần lớn khá nghiêm trọng |
| 2 | Trung bình | Một vài điểm cộng Nhiều điểm trừ, có từ 1-2 điểm trừ nghiêm trọng |
| 3 | Tốt | Nhiều điểm cộng Một vài điểm trừ, nhưng không quá nghiêm trọng |
| 4 | Xuất sắc | Rất nhiều điểm cộng |
Đôi khi, nếu nhận thấy ứng viên chưa trả lời thỏa đáng ở phần nào, nhà tuyển dụng có thể đặt một số câu hỏi gợi mở để khai thác sâu hơn. Ví dụ, với câu hỏi “Kể về một khoảng thời gian bạn phải đối mặt với áp lực công việc”, nếu ứng viên chỉ tập trung nói về cách họ giải quyết vấn đề nhưng không đề cập đến cách thức xử lý áp lực, nhà tuyển dụng có thể hỏi thêm như: “Vào thời điểm đó, bạn đã giải quyết áp lực do công việc gây ra như thế nào?”.
Kỹ thuật phỏng vấn hành vi STAR (Situation – Task – Action – Result)
Là một trong các kỹ thuật phỏng vấn theo năng lực được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, phỏng vấn hành vi STAR giúp nhà tuyển dụng khai thác các thông tin đầy đủ và có ý nghĩa hơn – từ đó xác định chính mức năng lực của ứng viên.
Bước 1: Tình huống (Situation)
Kỹ thuật phỏng vấn STAR bắt đầu bằng việc xây dựng bối cảnh thực tế – khi ứng viên phải đối mặt với thử thách hoặc hoàn thành một nhiệm vụ được giao. Nhà tuyển dụng cần giải thích tình huống ngắn gọn và đầy đủ những thông tin cần thiết nhất.
Bước 2: Nhiệm vụ (Task)
Ở phần này, bạn sẽ yêu cầu ứng viên đưa ra lập luận để giải thích nguyên nhân – mục đích của tình huống kể trên. Ví dụ, với đề bài “Mô tả một tình huống mà bạn phải làm việc chung với một đồng nghiệp/ quản lý/ khách hàng khó tính”, những câu hỏi có thể đặt ra bao gồm:
- Bạn gặp họ trong hoàn cảnh như thế nào?
- Vì sao họ lại tỏ ra khó khăn với bạn?
Bước 3: Giải pháp (Action)
Đây là bước quan trọng nhất trong mô hình phỏng vấn hành vi STAR. Nhà tuyển dụng cần chú ý nội dung ứng viên trình bày về cách họ giải quyết vấn đề, lý do vì sao họ lựa chọn hành động như vậy. Những gì ứng viên trình bày phải liên quan đến chính bản thân họ – chứ không phải phản ứng của tập thể. Hãy cố gắng đặt câu hỏi để ứng viên đưa thông tin chi tiết nhất có thể.
Bước 4: Đánh giá kết quả (Result)
Ở phần này, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên kể về kết quả sau cùng của tình huống kể trên – họ đã đạt được thành tích gì, còn những gì cần cải thiện, và họ học hỏi được gì từ đó. Đây là cơ hội để đánh giá tổng quát toàn bộ kỹ năng của ứng viên – đặc biệt là việc họ lên chiến lược hành động để đạt một mục tiêu cụ thể, chứ không phải chỉ do ngẫu hứng.
Kết luận
Tuy còn khá mới mẻ, phương pháp phỏng vấn theo năng lực (Competency-based Interview – CBI) đang dần trở thành lựa chọn được yêu thích của nhiều nhà tuyển dụng. Thay vì chỉ đánh giá ứng viên một cách chung chung, với kỹ thuật này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định chính xác những đặc điểm cần có của ứng viên phù hợp và xây dựng kịch bản phỏng vấn dựa trên những tiêu chí đó. Đây sẽ là tiền đề giúp doanh nghiệp tuyển đúng người đúng việc, ngăn ngừa những tổn thất nghiêm trọng về thời gian – chi phí – uy tín thương hiệu – gắn kết nhân viên do tuyển sai người.
Tham khảo
Competency-based interviews – Interview Skills Consulting. https://www.interview-skills.co.uk/free-information/interview-guide/competency-based-interviews. Truy cập ngày 20/11/2020.
25 Competency-Based Interview Questions & Answers. https://www.how2become.com/blog/25-competency-based-interview-questions-and-answers/. Truy cập ngày 20/11/2020.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
[FREE EBOOK] Talent Management & Development
[FREE EBOOK] Talent Management & Development
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng phỏng vấn theo năng lực?
Khóa học Competency-based Interview (CBI)
Học hỏi kỹ năng phỏng vấn theo năng lực từ chuyên gia đầu ngành.
Nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp.
Tuyển đúng người đúng việc.
Tiết kiệm thời gian – chi phí tuyển dụng.
