5 bài học về cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Cuối năm là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu tiến hành đánh giá hiệu suất (performance review) – và tất cả chúng ta đều nắm rõ quy trình “đáng sợ” này. Đầu tiên, bạn cầm bản báo cáo công việc của mình đi vô phòng họp để gặp riêng cấp trên, sau đó bắt đầu một cuộc đối thoại đầy mệt mỏi. Sếp sẽ nói một số điều tích cực về những gì bạn làm được, tiếp theo là những vấn đề bạn còn kém và kết thúc bằng một vài điều về chính bản thân sếp. Kết quả là: việc đánh giá hiệu suất khiến ngay cả những nhân viên ưu tú nhất cũng cảm thấy thất vọng. Ở cương vị quản lý, việc hiểu rõ cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ giúp bạn truyền cảm hứng cho họ phấn đấu hơn nữa.

Nội dung

Đối với nhiều nhân viên, đánh giá hiệu suất là phần căng thẳng nhất trong năm làm việc. Điều tương tự cũng đúng về phía nhà quản lý.

“Các cuộc họp đánh giá hiệu suất luôn bao gồm một người nhân viên đứng trước mặt sếp, chờ “phán xét” về những gì đã làm trong năm. Quy trình này thực sự vô cùng kém hiệu quả và gây căng thẳng cho đôi bên” – Dick Grote, tác giả phân tích How to Be Good at Performance Appraisals

Theo James Baron, Giáo sư Đại học Quản lý Yale, hoạt động đánh giá hiệu suất nhân viên không nên chỉ dừng lại ở một cuộc đối thoại mỗi cuối năm. Quản lý hiệu suất là một quá trình lâu dài – trobg đó, cấp trên cần liên tục đưa ra phản hồi và hiểu rõ từng người nhân viên của mình. Có như vậy, quan hệ giữ đôi bên mới có thể duy trì vững bền.

Dù công ty của bạn sử dụng loại hệ thống đánh giá nào, 5 lời khuyên hữu ích sau đây về cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả của hoạt động đánh giá hiệu suất.

1. Xác định mục tiêu từ sớm

“Cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Ở cương vị cấp quản lý, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn nhận thức rõ ràng về phương pháp và các tiêu chí đánh giá năng lực ngay từ đầu. Theo Dick Grote, bạn nên tổ chức các buổi họp “lập kế hoạch hiệu suất” với mỗi nhân viên dưới quyền vào đầu năm. Mục đích của buổi họp này là để thảo luận về KPI của nhân viên và kỳ vọng bạn dành cho họ.

“Bạn sẽ nhận thấy hiệu suất nhân viên được cải thiện ngay lập tức – đơn giản vì mọi nhân viên đều biết quản lý của mình mong đợi điều gì,” Grote nhận định. “Việc xác định mục tiêu từ sớm giúp nhân viên ý thức rõ trách nhiệm của mình trong năm.”

Là cấp trên, bạn hãy chú ý lắng nghe nguyện vọng của nhân viên – đây sẽ là cơ sở để xác định cách thức đánh giá công việc của họ. “Phần lớn các nhà quản lý chỉ đưa KPI mà không tính đến mong muốn phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Chúng ta thường cho rằng mọi người đều muốn trở thành quản lý hay CEO. Nhưng không phải lúc nào cũng như vậy”. Hiểu được nhân viên muốn đạt được mục tiêu sự nghiệp gì sẽ giúp bạn tìm ra cách để phát huy kinh nghiệm chuyên môn của họ.

Đọc thêm: Lãnh đạo chuyển đổi – Phong cách quản lý của thời đại

2. Chuẩn bị tinh thần cho nhân viên

“Cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Khoảng 2 tuần trước buổi đánh giá hiệu suất, hãy yêu cầu nhân viên của bạn ghi lại một vài điều họ đã làm được trong năm qua – và cảm thấy tự hào về nó. Điều này không những khơi gợi lại hệ thống chỉ tiêu đầu năm, mà còn khiến nhân viên của bạn bớt căng thẳng và suy nghĩ theo hướng tích cực hơn.

Tiếp theo, hãy xem qua các ghi chú của bạn về hoạt động của nhân viên trong năm: một dự án được thực hiện tốt; bị trễ thời hạn; cách nhân viên xử lý khéo một khách hàng khó tính, v.v… Cuối cùng, hãy xin ý kiến phản hồi từ những người khác đã làm việc chung với nhân viên của bạn. Càng nhiều người góp ý, việc đánh giá năng lực nhân viên sẽ càng khách quan và chính xác hơn.

Khoảng một giờ trước buổi họp, hãy gửi một bản sao đánh giá năng lực cho nhân viên của bạn. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tinh thần từ trước và bình tĩnh hơn khi buổi họp bắt đầu.

“Khi một người đọc đánh giá của ai đó về họ, họ sẽ hình thành nhiều loại cảm xúc khác nhau. Hãy cho họ cơ hội riêng tư để suy ngẫm về đánh giá đó” – Grote nhận định

3. Điều chỉnh ngôn ngữ đối thoại

“Đánh giá hiệu suất

Các cuộc đối thoại đánh giá hiệu suất thường diễn ra theo cùng một kịch bản: khen ngợi, chỉ trích, phân tích. Nhưng vì không có thông điệp rõ ràng, nhất quán nên cách tiếp cận này thường dễ làm suy giảm tinh thần nhân viên. Grote nói:

“Phần lớn nhân viên của bạn đều là những người có năng lực. Do đó, trong hầu hết trường hợp, bạn nên tập trung hoàn toàn vào những gì họ đã làm tốt.”

Grote cũng bổ sung thêm rằng phương pháp này có xu hướng truyền cảm hứng cho những nhân viên có năng lực và kích thích phát triển tư duy cầu tiến. Tuy nhiên, đối với những nhân viên kém hơn, đừng tránh né khuyết điểm của họ. Đánh giá hiệu suất là cơ hội để bạn gặp gỡ và yêu cầu họ cải thiện.

4. Huấn luyện với tinh thần xây dựng

“Coaching trong đánh giá hiệu suất

Kỹ năng coaching là yếu tố tiên quyết dành cho cấp quản lý hiệu quả. Sau khi thảo luận về điểm mạnh và thành tích của những nhân viên đạt thành tích tốt, bạn hãy hỏi họ cảm nhận như thế nào về công việc trong năm qua. Grote nói: “Trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ nhân viên của bạn đang thực sự quan tâm đến điều gì”. Dù là nhân viên giỏi hay kém, hãy phản hồi theo mô hình “suy ngẫm, bắt đầu và tiếp tục”.

  • Điều gì nhân viên của bạn đang làm nhưng không đưa lại hiệu quả?
  • Điều gì họ làm đang mang đến thành công?
  • Họ nên hành động như thế nào để trở nên thành công hơn nữa?

Bằng cách tập trung vào hành vi thay vì thiên hướng, bạn sẽ dễ dàng loại bỏ yếu tố cá nhân ra khỏi cuộc trò chuyện và phát huy trọn vẹn những lợi ích của huấn luyện. Hãy đưa ra những lời khuyên cụ thể và khen ngợi có chủ đích. Đừng chỉ nhận xét chung chung như: “Anh/Chị cần phải chủ động hơn.”, mà hãy đóng góp thật chi tiết như “Anh/Chị cần chủ động hơn trong việc gọi điện cho các đầu mối bán hàng tiềm năng”. Tương tự, việc khen ngợi nhân viên có năng lực sáng tạo sẽ không hữu ích như khi bạn chỉ rõ họ đã hành động sáng tạo ở điểm nào trong công việc.

Đọc thêm: 7 nguyên tắc coaching – Biến không thể thành có thể

5. Giữ vững lập trường

Một chủ đề “nóng hổi” liên quan đến đánh giá hiệu suất là lương thưởng và xếp hạng. Nếu có thể, đừng đưa vấn đề này vào trong các buổi đánh giá hiệu suất.

“Cách

Đa số công ty yêu cầu quản lý đánh giá nhân viên của họ theo thang điểm từ 1-5. Với cương vị quản lý, bạn cần nhớ rằng: hệ thống thang điểm 1-5 không tương tự với sơ đồ chấm điểm ở trường học. Phần lớn nhân viên của bạn sẽ nhận điểm trung bình là 3. Điều này có thể khiến một số cảm thấy thất vọng và nghĩ rằng họ chỉ đạt mức “trung bình” – nhưng đừng vì thế mà quá lo lắng.

“Trong thế giới doanh nghiệp, bạn đang giao dịch với một đội nhóm có tính chọn lọc cao,” Grote nói. “Các quy tắc đánh giá không còn như xưa nữa. Ở trường học, điểm C là tầm thường, nhưng điểm 3 trong thế giới làm việc có nghĩa là họ đang đáp ứng kỳ vọng của bạn.”

Truyền tải thông điệp trên là thách thức không nhỏ dành cho cấp lãnh đạo. Đó là lý do tại sao việc tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch hiệu suất ngay từ đầu năm là rất quan trọng. Nếu nhân viên của bạn đạt được mục tiêu đề ra, điểm 3 là hoàn toàn xứng đáng.

Đọc thêm: 6 phẩm chất lãnh đạo cơ bản

Tổng hợp cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: 6 nguyên tắc cần nhớ

Nên làm:

  • Họp với nhân viên của bạn vào đầu năm để bàn về chỉ tiêu và phương thức đánh giá hiệu suất.
  • Chuẩn bị tinh thần cho nhân viên bằng cách cung cấp cho họ một bản sao đánh giá năng lực trước buổi họp đánh giá hiệu suất.
  • Động viên những nhân viên giỏi bằng cách chủ yếu tập trung vào điểm mạnh và thành tích của họ.

Không nên làm:

  • Đưa ra phản hồi chung chung; thay vào đó, hãy trình bày cụ thể các hành vi bạn muốn nhân viên của mình làm/ không nên làm trong năm tới.
  • Nói về lương thưởng trong quá trình đánh giá; nhưng nếu cần phải làm thế, hãy tiết lộ thông tin này ngay khi bắt đầu cuộc trò chuyện.
  • Tránh né khuyết điểm của những nhân viên kém; việc đánh giá hiệu suất là cơ hội để bạn trực tiếp yêu cầu họ cải thiện.

[FREE EBOOK] Talent Management & Development

Trích từ bộ sách kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp “The Encyclopedia of Human Resource Management” – đồng biên soạn bởi chuyên gia William J. Rothwell

Câu chuyện thực tế số #1: Nhận thức và cùng nhau lập mục tiêu

Bình mới đảm nhiệm vị trí quản lý tại công ty. Dưới quyền của anh là Danh – trách nhiệm chính của Danh là phát triển quan hệ đối tác nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng cho doanh nghiệp. Nhưng Danh không hoàn thành nhiệm vụ được giao.

“Trong các buổi đánh giá hiệu suất hàng quý, Danh và tôi đã bàn về cách tiếp cận của Danh và những mối quan hệ tuyệt vời mà anh ấy đang phát triển. Tôi nói với Danh rằng tôi vui mừng biết bao khi mọi người nói chuyện với anh, rằng anh đang xây dựng những mối quan hệ tốt. Nhưng tôi cũng nói với anh ấy rằng chúng tôi cần những giao dịch bán hàng thực sự”, Bình cho biết.

Điều này xảy ra trong 3 quý liên tiếp: cùng một cuộc trò chuyện, và chẳng có giao dịch gì cả. Càng ngày, Bình càng bị áp lực: Danh đã tiêu rất nhiều tiền của công ty mà không có mang lại kết quả gì.

“Tôi cần phải ép anh ta hành động. Ở lần đánh giá hiệu suất tiếp theo, tôi cho Danh 90 ngày để chốt deal”.

Không có gì thay đổi và Danh bị sa thải. “Ngay cả khi chúng tôi ngồi lại với phòng Nhân sự và để anh ấy đi, Danh vô cùng ngạc nhiên về những gì đã xảy ra,” Bình nhớ lại.

Nhìn lại, Bình cho rằng anh đã tập trung quá nhiều vào những bản kế hoạch của Danh, cũng như không điều hướng được nội dung trò chuyện giữa đôi bên. “Thông điệp tôi đưa ra không hề rõ ràng – Danh chỉ nghe những gì anh ấy muốn nghe – lời khen ngợi về việc xây dựng các mối quan hệ. Anh ấy phớt lờ yêu cầu chốt các giao dịch của tôi”.

Ngay từ đầu, Bình đáng lẽ ra cũng đã nên tìm hiểu chi tiết công việc của Danh và đặt ra hệ thống mục tiêu rõ ràng. “Đó là một công việc kinh doanh mà tôi không quen thuộc. Tôi không biết làm thế nào để thúc đẩy Danh đi đúng hướng – vì tôi không nắm chính xác anh ấy đang làm gì. Tôi chưa bao giờ thực sự ngồi lại với anh ấy và xác định mục tiêu cần đạt được là như thế nào”.

Câu chuyện thực tế số #2: Trở thành một huấn luyện viên tốt hơn

Lan Anh từng là Giám đốc phát triển kinh doanh của một công ty khởi nghiệp về công nghệ sinh học tại TP.HCM. Cô quản lý Phúc, một nhân viên cô đánh giá là rất tài năng. Phúc thông minh, giàu trách nhiệm và luôn hoàn thành tốt công việc đề ra. Một trong những trách nhiệm lớn nhất của Phúc là thuyết trình với khách hàng.

“Môt hôm, Phó giám đốc góp ý với tôi rằng Phúc thường xuyên sử dụng một câu nói vô nghĩa khi thuyết trình, và rằng tuy ăn nói giỏi, nhưng Phúc đôi khi lại nói quá chậm. Cô cho rằng như vậy sẽ tạo ấn tượng không tốt với người nghe. Tôi nghĩ đó không phải là vấn đề gì to tát lắm, nhưng tôi đã quyết định đưa nó vào buổi đánh giá hiệu suất.”

Tuy nhiên, trong cuộc thảo luận trực tiếp với Phúc, Lan Anh đã thất bại. Cô nói: “Phúc làm rất tốt công việc của mình, đến nỗi tôi không muốn đưa ra bất kỳ lời chỉ trích nào. Tôi đã cố gắng góp ý về vấn đề này khi thảo luận về điểm mạnh của anh ấy. Nhưng tôi đã nói giảm nói tránh quá mức, và anh ấy không hiểu được điều tôi muốn nói.”

Cuối buổi nói chuyện, Lan Anh chỉ ra một danh sách những điểm cần cải thiện. Cô nói với Phúc rằng hãy cố gắng tỏ ra mạnh mẽ hơn khi thuyết trình. Lời khuyên quá mơ hồ; Phúc không hiểu rõ cần phải làm gì với nhận xét đó. Hệ quả là những buổi thuyết trình tiếp theo, Phúc đã thể hiện “vượt quá mức mong đợi”. Khi đó, Lan Anh nhận ra cô cần phải hướng dẫn cụ thể hơn. Cô cảnh báo Phúc về cụm từ vô nghĩa anh hãy sử dụng, và bảo anh cố gắng nói nhanh hơn.

“Phúc đã vượt qua và tiến bộ ở mọi cấp độ. Anh ấy vẫn thường xuyên sử dụng cụm từ đó, nhưng những bài thuyết trình của anh ấy giờ đây đã giàu năng lượng hơn hẳn.”

Tham khảo

Delivering an Effective Performance Review. https://hbr.org/2011/11/delivering-an-effective-performance-review. Truy cập ngày 02/11/2020.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.comitdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Bài viết liên quan

Nâng tầm kỹ năng Quản trị & Nhân sự với các khóa đào tạo của ITD

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.