Quy trình Onboarding

Tìm hiểu ngay cách triển khai quy trình onboarding – bước đầu tiên quyết định khả năng thu hút và giữ chân nhân tài của doanh nghiệp.

Nội dung

Quy trình onboarding là gì?

Tiếp nhận nhân viên mới (onboarding) là quy trình giới thiệu và hòa nhập người lao động mới với công việc, môi trường và văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ trang bị cho nhân viên mới những công cụ và thông tin cần thiết để mau chóng trở thành một thành viên chủ chốt trong tổ chức.

Theo đánh giá của các chuyên gia và chuyên viên nhân sự, quy trình tiếp nhận nhân viên mới (onboarding) cần được thực hiện một cách chiến lược – trong thời gian ít nhất một năm. Những gì người sử dụng lao động thể hiện ra trong những ngày – và tháng – làm việc đầu tiên tác động rất đáng kể đến trải nghiệm của người lao động, quyết định xem doanh nghiệp có thể giữ chân nhân viên được không.

onboarding là gì

Những điểm cần lưu ý về quy trình onboarding nhân viên mới

Tuyển dụng chỉ là bước đầu tiên của quá trình xây dựng tổ chức. Chính quy trình onboarding mới đóng vai trò là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu – quyết định sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân sự mới.

Trong một số doanh nghiệp, khái niệm tiếp nhận nhân viên mới (onboarding) thường bị đánh đồng với công tác định hướng (orientation). Mục đích chính của định hướng là hoàn thành các giấy tờ và công việc thường ngày – trong khi đó, onboarding là một quá trình toàn diện, liên quan sâu sắc đến cách thức quản lý và quan hệ với đồng nghiệp, và có thể kéo dài lên đến 12 tháng.

quy trình onboarding nhân viên mới

Trước khi xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới, để đạt được sự đồng tình từ đội ngũ cũng như quản lý cấp trên, nhà tuyển dụng cần trả lời một số câu hỏi như sau:

  • Thời điểm nào sẽ bắt đầu tiếp nhận nhân viên mới?
  • Quy trình onboarding sẽ kéo dài trong bao lâu?
  • Bạn muốn những nhân viên mới có được ấn tượng gì vào cuối ngày làm việc đầu tiên?
  • Người lao động cần hiểu biết gì về văn hóa và môi trường làm việc của công ty?
  • Bộ phận nhân sự đóng vai trò gì trong quy trình này? Vai trò của người quản lý trực tiếp và những đồng nghiệp khác?
  • Bạn muốn đặt mục tiêu gì cho nhân viên mới?
  • Việc thu thập ý kiến phản hồi về và đo lường thành công của chương trình onboarding sẽ được thực hiện như thế nào?
  • v.v…

Sau khi đã trả lời các câu hỏi trên, phòng nhân sự và quản lý cấp trên có thể cùng nhau đưa ra kế hoạch hành động để giúp người mới đến nhanh chóng hòa nhập với chính sách và quy trình làm việc của công ty, cũng như nhanh chóng làm quen với văn hóa và cơ cấu tổ chức.

Đọc thêm: Nghề nhân sự là gì? Tổng hợp công việc & tố chất cần thiết

Xây dựng quy trình onboarding

Ben Peterson, Giám đốc điều hành BambooHR cho biết:

“Việc doanh nghiệp không có chiến lược onboarding cụ thể từ trước khi nhân viên mới gia nhập công ty là một sai lầm lớn. Thay vì chờ đợi, hãy gửi giấy tờ cần được ký trước cho người lao động. Cho họ biết trước về lợi ích khi gia nhập công ty. Quy trình giấy tờ sổ sách cần được tự động hóa tối đa.”

Theo Amber Hyatt – cựu giám đốc tiếp thị sản phẩm của SilkRoad, ngay khi nhận thư mời làm việc, người lao động cần ngay lập tức được truy cập vào cổng thông tin trực tuyến dành cho nhân viên mới của công ty.

“Tại đây, người lao động sẽ xem qua những nội dung được chuẩn bị sẵn cho họ, chẳng hạn như lời nhắn từ cấp quản lý, thông tin về ngày làm việc đầu tiên, tin nhắn và ảnh chào mừng từ đồng nghiệp mới, bảng chú thích thuật ngữ viết tắt được dùng trong công ty, sổ tay nhân viên – cũng như những thông tin liên quan khác về bộ phận tuyển dụng và trách nhiệm công việc.”

Xây dựng quy trình onboarding

Hyatt cho biết, phòng nhân sự cũng được hưởng lợi rất nhiều từ cổng thông tin này. Qua đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp, theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành và quản lý bằng phương pháp điện tử, làm biểu mẫu trả lương và phúc lợi.

Ngoài việc hoàn tất thủ tục giấy tờ, doanh nghiệp cũng cần cung cấp chuyên mục giải đáp những thắc mắc của nhân viên – ví dụ như nên ghé địa điểm nào vào ngày đầu tiên, cần gặp ai khi đến công ty, trang phục như thế nào là phù hợp, v.v…

Peterson cũng lưu ý, doanh nghiệp cần lên kế hoạch thông báo giới thiệu nhân sự mới – cũng như chuẩn bị sẵn thông tin đăng nhập điện thoại, máy tính và mật khẩu trên bàn cho nhân viên trước ngày làm việc đầu tiên.

“Điều tồi tệ nhất là khi doanh nghiệp tạo ấn tượng với người lao động qua một quy trình tuyển dụng ‘hoành tráng’ – để rồi đến ngày làm việc, lễ tân thậm chí không biết gì hết, hoặc khu vực làm việc không được chuẩn bị sẵn cho họ.”

Đọc thêm: KPI nhân sự – 15 hạng mục cần quan tâm đánh giá nhất

Thực hiện quy trình onboarding – Ngày đầu tiên đi làm

Trong ngày đầu tiên chào mừng nhân viên mới, doanh nghiệp cần hoàn thành 2 mục tiêu chính là: làm rõ kỳ vọng và mục tiêu của vị trí này. Theo Peterson, người lao động cần có ý tưởng rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm công việc ngay từ buổi đầu gia nhập công ty.

“Nhân viên mới cần hiểu rõ về công việc – cũng như có cơ hội làm quen với đồng nghiệp mới. Tương tác xã hội là rất quan trọng nếu bạn muốn họ tiếp tục quay lại làm việc vào những ngày tiếp theo.”

Tại BambooHR, mọi nhân viên mới đều được dẫn đi ăn trưa vào ngày làm việc đầu tiên. “Chúng tôi muốn họ hiểu công ty quan tâm đến họ và muốn hình thành mối quan hệ gắn kết giữa đôi bên.”

quy trình giới thiệu nhân viên mới

Thống nhất về kỳ vọng là tiêu chí hàng đầu cần thực hiện. Như Hyatt nhận xét:

“Việc doanh nghiệp không quan tâm tạo điều kiện cho nhân viên mới thích nghi với văn hóa tổ chức là một sai lầm nghiêm trọng. Hiểu biết về văn hóa và môi trường làm việc là nền tảng để nhân viên đưa ra quyết định phù hợp hơn với các thông lệ đã được chấp thuận.”

Theo Peterson, để tránh trường hợp những nhân viên hiện tại có cảm nhận không tốt về thành viên mới, doanh nghiệp cần đảm bảo các vai trò và trách nhiệm của họ được trình bày rõ ràng cho toàn bộ thành viên trong nhóm.

“Đôi khi, một số nhân viên cũ có thể lo sợ bị ảnh hưởng đến công việc bởi người mới. Vì vậy, hãy trình bày rõ vị trí của thành viên mới – họ sẽ làm việc với những ai, cách thức làm việc, tương tác và điều phối dự án như thế nào.”

Để phục vụ cho mục tiêu tối ưu cảm nhận của nhân viên mới, bạn đọc có thể tham khảo một số tài liệu hữu ích sau:

Theo dõi quy trình onboarding – Những tháng làm việc đầu tiên

Nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự là theo dõi định kỳ để đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy thoải mái, vui vẻ và gắn bó với công ty. Việc xem xét và đưa ra phản hồi chi tiết về đóng góp của họ là yêu cầu tối quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới.

Khảo sát của BambooHR cho thấy, 3/4 người lao động cho biết: Quy trình training trong tuần làm việc đầu tiên có ý nghĩa bậc nhất đối với họ. Trong khi đó, 41% chuyên gia nhân sự tin rằng, nhân viên mới cần được cập nhật nhanh chóng về chương trình đào tạo trong quy trình onboarding. Peterson nhận định:

“Nếu không trang bị cho nhân viên mới công cụ và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc của mình, doanh nghiệp đã đánh mất cơ hội giành lấy lòng trung thành của họ.”

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tránh để nhân viên mới bị “quá tải” bởi quá nhiều thông tin.

“Song song với việc tạo điều kiện để nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với công việc, ban quản lý cũng cần đảm bảo quy trình đào tạo phù hợp logic và theo trình tự từng bước.”

quy trình onboarding

Trong hoàn cảnh lý tưởng nhất, nhân viên mới sẽ tìm được một người cố vấn (mentor) cho mình vào cuối tháng đầu tiên. Theo nghiên cứu của BambooHR, 56% người được khảo sát cho biết, việc tìm thấy một người bạn hoặc cố vấn đã giúp họ rất nhiều trong việc vượt qua giai đoạn đầu tiên của quy trình onboarding.

Báo cáo của Aberdeen Group cho thấy, những doanh nghiệp thành công được đặc trưng ở khả năng chỉ định một người cố vấn hoặc huấn luyện (coach) trong quá trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Hyatt nêu ý kiến:

“Nội dung chương trình mentoring có thể đơn giản là chỉ định một nhân viên có kinh nghiệm – hoặc một đội ngũ cố vấn chuyên nghiệp để giải đáp những thắc mắc phát sinh trong quá trình làm việc”.

Theo Peterson, bộ phận nhân sự nên tiến hành đánh giá tiến độ lần nữa sau 3-6 tháng, tùy thuộc vào nhân viên và vai trò của họ trong công ty.

“Đáng tiếc là chỉ có 15% doanh nghiệp tiếp tục quy trình onboarding sau 6 tháng. Đừng quên, gần 90% nhân viên sẽ quyết định ở lại hay ra đi trong vòng 6 tháng đầu tiên – và doanh nghiệp có tác động rất đáng kể đến lựa chọn của họ. Đôi khi, chỉ cần thái độ quan tâm chân thành của bạn cũng đủ nói lên rất nhiều điều”.

Đọc thêm: Nhân viên nghỉ việc – Nguyên nhân vì đâu & Xử lý thế nào?

Kết thúc quy trình onboarding sau 1 năm làm việc

Năng suất làm việc của nhân viên vào cuối năm đầu tiên là bằng chứng nói lên mức độ làm việc hiệu quả của họ. Sau khoảng thời gian đó, doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch phát triển trong tương lai – cũng như cho họ thấy sự nghiệp của mình ở công ty sẽ phát triển theo chiều hướng như thế nào. Lẽ dĩ nhiên – dù không mong muốn – nhân viên của bạn có thể sẽ nhận ra: Họ không thuộc về môi trường này.

Kết thúc năm làm việc đầu tiên là thời điểm để doanh nghiệp chuyển từ quy trình onboarding truyền thống sang chiến lược giữ chân và làm hài lòng nhân viên. Peterson cho biết:

“Đây là lúc doanh nghiệp chuyển từ đào tạo tại chỗ (on-the-job training) sang giai đoạn phát triển liên tục. Lúc này, đôi bên cần ngồi lại cùng nhau để bàn bạc về lương thưởng. Người lao động sẽ cảm thấy biết ơn công ty vì đã có chính sách và chương trình rõ ràng hỗ trợ cho sự phát triển của họ.”

Đọc thêm: Quy trình nhân sự – 9 bước không thể bỏ qua

quy trình onboarding

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được cách lên kế hoạch và thực hiện quy trình onboarding chi tiết – nhờ đó tăng cường gắn kết nội bộ và nuôi dưỡng lòng trung thành của nhân viên. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu về các khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp của chúng tôi, vui lòng xem thêm tại đây, hoặc liên hệ với ITD Vietnam qua số điện thoại 028 3825 8487/ email itdvietnam@vncmd.com.

Có thể bạn quan tâm:

Tham khảo

New Employee Onboarding Guide. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/new-employee-onboarding-guide.aspx. Truy cập ngày 04/07/2021.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.comitdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.

Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…

Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!

Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.

Bài viết liên quan