Cơ cấu tổ chức: 4 mô hình phổ biến & Ứng dụng thực tế

Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Có 5 yếu tố chính hình thành nên cấu trúc tổ chức:

• Thiết kế công việc.
• Phân chia bộ phận và điều phối công việc.
• Ủy quyền.
• Phạm vi kiểm soát – chỉ số lượng nhân viên dưới quyền cấp quản lý.
• Hệ thống phân cấp.

Lựa chọn áp dụng chiến lược tập quyền/ phân quyền cũng ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức. Với các cấu trúc tập quyền (centralized), quyền lực chủ yếu nằm ở đội ngũ lãnh đạo cấp cao – thường thể hiện dưới dạng mô hình kim tự tháp. Cơ cấu tập quyền phù hợp khi có sự khác nhau về mục tiêu và chiến lược giữa các phòng ban – và cần thống nhất các mục tiêu, chính sách đó.

Cấu trúc phân quyền (decentralized) tạo điều kiện cho nhân viên các cấp thấp hơn có quyền ra quyết định. Mô hình này được khuyến khích áp dụng khi sự mâu thuẫn, không chắc chắn về mặt chiến lược đòi hỏi khả năng thích ứng cao và ra quyết định theo khu vực.

Các loại cơ cấu tổ chức

Theo thời gian, nhiều doanh nghiệp đã dần chuyển đổi từ các sơ đồ cơ cấu tổ chức cứng nhắc, chuyên quyền, phân cấp theo chiều dọc – sang các mô hình mạng lưới, ít cấp bậc, dân chủ hơn nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm/ dịch vụ mới.

Hiện nay, có 4 loại sơ đồ cơ cấu tổ chức chính:

• Theo chức năng.
• Theo sản phẩm.
• Ma trận.
• Cấu trúc phẳng.

1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, công việc và nhân viên được phân chia dựa trên chuyên môn. Cấu trúc phân cấp này thường được tích hợp theo chiều dọc – với trọng tâm là tiêu chuẩn hóa và xây dựng quy trình cho nhân viên trong những phạm vi công việc cụ thể.

Sơ đồ cơ cấu truyền thống này là nền tảng hình thành các phòng ban như: Sản xuất, Bán hàng, Nghiên cứu & Phát triển (R&D), Kế toán, Nhân sự, Marketing, v.v… Mỗi bộ phận có một chức năng riêng và chuyên về lĩnh vực đó. Ví dụ, tất cả các chuyên gia nhân sự đều thuộc cùng một chức năng và báo cáo cho Trưởng phòng Nhân sự. Những phòng ban chức năng khác cũng tương tự như vậy.

Trong cơ cấu theo chức năng, nhân viên báo cáo trực tiếp cho quản lý; quản lý sau đó báo cáo lên giám đốc. Hoạt động quản lý công việc từ trên xuống phải có sự phối hợp tập trung giữa các bộ phận.

Ví dụ mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Ưu điểm:

• Phát triển đôi ngũ chuyên viên trong các lĩnh vực tương ứng.
• Nhân viên chỉ phụ trách những công việc mà họ thành thạo nhất.
• Cách tổ chức logic và dễ hiểu.

Nhược điểm:

• Nhân viên chỉ tập trung vào bộ phận của mình, ít phối hợp và giao tiếp với các bộ phận khác.
• Khó thúc đẩy hoạt động chức năng chéo.
• Quy trình làm việc cứng nhắc và khó thay đổi.

Loại cấu trúc này phát huy hiệu quả cao nhất ở những doanh nghiệp có tính tập quyền (quản lý cấp cao là đối tượng ra quyết định chính) và có ít mục tiêu chung giữa các phòng ban chức năng (ví dụ: tiếp thị, sản xuất, mua hàng, CNTT). Kỹ năng và phẩm chất của ban lãnh đạo đóng vai trò tối quan trọng với hoạt động vận hành chung.

2. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Với cấu trúc này, công việc và nhân viên được bố trí dựa theo sản phẩm – hoặc đôi khi theo thị trường hoặc vùng miền. Lấy ví dụ, doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng quần áo nam, nữ và trẻ em thông qua các kênh bán lẻ, thương mại điện tử và bán hàng theo danh mục ở miền Bắc, Trung và Nam có thể tổ chức sơ đồ cấu trúc như sau:

• Theo sản phẩm – quần áo nam, quần áo nữ và quần áo trẻ em.
• Theo thị trường – cửa hàng bán lẻ, thương mại điện tử và danh mục.
• Theo vùng miền – Bắc, Trung và Nam.

Ví dụ mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự tập trung và linh hoạt hơn vào năng lực cốt lõi của mỗi bộ phận.
• Cho phép các bộ phận tập trung vào sản xuất các sản phẩm chuyên biệt, đồng thời áp dụng kiến thức thu được từ các bộ phận liên quan.
• Tính phối hợp cao hơn so với cấu trúc chức năng.
• Quyền ra quyết định được chuyển xuống các cấp thấp hơn, giúp đẩy nhanh tốc độ và hiệu quả của quá trình này.

Nhược điểm:

• Có thể bị suy giảm hiệu quả và trùng lặp công việc, do mỗi bộ phận đều cấn tới những nguồn lực như nhau.
• Mỗi bộ phận thường có các công việc như nhau (ví dụ: R&D, marketing…) – dẫn đến sự “cồng kềnh” trong bộ máy, thay vì có thể hỗ trợ lẫn nhau.
• Nhân viên có công việc giống nhau sẽ ít tương tác hơn.
• Các bộ phận có thể cạnh tranh lẫn nhau khi tìm kiếm khách hàng.
• Chi phí nguồn cung gia tăng do phải mua nhiều lần với số lượng nhỏ cho từng bộ phận riêng biệt.

Sơ đồ cấu trúc này rất hữu ích khi sản phẩm cần mở rộng về số lượng hoặc độ phức tạp. Tuy nhiên, khi sự cạnh tranh giữa các bộ phận trở nên gay gắt, doanh nghiệp không thích ứng đủ nhanh, hoặc khi thiếu lợi thế về quy mô, cấp lãnh đạo cần cân nhắc ứng dụng một mô hình ma trận phức tạp hơn.

3. Cơ cấu tổ chức ma trận

Cấu trúc ma trận là sự kết hợp của hai cấu trúc theo chức năng và bộ phận trên đây. Trong đó, nhân viên sẽ báo cáo công việc cho 2 cấp quản lý. Thông thường, một người sẽ làm trong lĩnh vực quản trị như tài chính, nhân sự, công nghệ, bán hàng, tiếp thị – người còn lại làm sẽ phụ trách sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hoặc vùng miền.

Ví dụ mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Ưu điểm:

• Xây dựng mối quan hệ tương tác giữa các chức năng và bộ phận; tập trung vào công việc hơn là con người.
• Giảm thiểu chi phí bằng cách chia sẻ những vị trí nhân lực chủ chốt.
• Cải thiện tính cân bằng giữa thời gian bỏ ra và chi phí.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan về sản phẩm được sản xuất ở một số khu vực, hoặc được bán bởi nhiều công ty con ở các thị trường khác nhau.

Nhược điểm:

• Trách nhiệm công việc có thể không rõ ràng, gây khó khăn cho công tác quản trị và kiểm soát.
• Việc báo cáo cho nhiều người quản lý cùng một lúc có thể gây “lúng túng” cho nhân viên và người giám sát.
• Đòi hỏi tương tác giữa hai người giám sát trực tiếp để xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên, phân công công việc và tiêu chuẩn quản trị hiệu suất.
• Khi lãnh đạo mảng chức năng và lãnh đạo mảng sản phẩm đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau, điều này có thể dẫn tới căng thẳng giữa các nhân viên và suy giảm năng suất.
• Nhân viên tốn nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp và phối hợp với các nhân viên khác.

Những vấn đề trên đây có thể trở nên trầm trọng hơn nếu mô hình ma trận vượt quá hai chiều (ví dụ: nhân viên báo cáo cho ba người quản lý trở lên).

Cấu trúc ma trận phổ biến nhất trong các tổ chức hoạt động theo dự án (ví dụ: các công ty xây dựng). Trong đó, nhân viên từ các phòng ban chức năng khác nhau sẽ hoạt động theo nhóm – cho đến khi hoàn thành dự án. Vơi sơ đồ ma trận, mỗi giám đốc dự án báo cáo trực tiếp với phó chủ tịch và tổng giám đốc. Về bản chất, mỗi dự án là một trung tâm lợi nhuận nhỏ – do đó, Tổng giám đốc thường là người đưa ra quyết định kinh doanh chính.

Cấu trúc ma trận cho phép quản lý tiến độ và chất lượng công việc tốt hơn – đặc biệt trong các công ty lớn với cơ cấu phức tạp. Mô hình này cũng phù hợp để phát triển các lĩnh vực kinh doanh và điều phối các quy trình phức tạp, cần đến sự phối hợp giữa các phòng ban.

Cơ cấu tổ chức ma trận đặt ra thách thức cho các chuyên gia chịu trách nhiệm đảm bảo sự công bằng và bình đẳng trong tổ chức. Với cấu trúc này, nhà quản lý cần trang bị những kỹ năng cần thiết để can thiệp thông qua giao tiếp và đào tạo (nhằm đảm bảo mục tiêu trên). Thêm vào đó, lãnh đạo cần giám sát mối quan hệ giữa những nhà quản lý – bởi những mối quan hệ này rất quan trọng đối với thành công chung.

Đọc thêm: Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo – Cần lưu ý những điểm gì?

4. Cơ cấu tổ chức phẳng

Trong thời gian gần đây, những ranh giới truyền thống tại nhiều doanh nghiệp đang dần được xóa bỏ – cho phép các đơn vị kết nối với nhau linh hoạt và hiệu quả hơn. Các nhóm làm việc dần thay thế cho các phòng ban; doanh nghiệp và nhà cung cấp phối hợp chặt chẽ như những bộ phận trong cùng một công ty. Tất cả thành viên – từ nhân viên đến quản lý cấp cao – đều tham gia vào quá trình ra quyết định. Việc sử dụng công cụ phản hồi đánh giá hiệu suất 360 độ cũng theo đó trở nên phổ biến.

Ưu điểm:

• Phát huy tối đa tài năng của nhân viên.
• Phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường.
• Tăng cường hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, bộ phận và nhân viên.

Nhược điểm:

• Khó khăn trong việc vượt qua các cấu trúc “silo” trong doanh nghiệp.
• Thiếu khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và tầm nhìn chung.
• Quy trình tốn nhiều thời gian.
• Nhân viên có thể bị ảnh hưởng bất lợi bởi những thay đổi của cấp quản lý.
• Doanh nghiệp có thể ngưng thay đổi nếu việc tái cấu trúc không mang lại hiệu quả cải thiện cách nhanh chóng.

Cơ cấu tổ chức phẳng được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm cấu trúc rỗng, mô-đun và trực tuyến.

Cấu trúc rỗng

Cấu trúc rỗng (hollow structure) phân chia công việc và nhân viên dựa trên yêu cầu cốt lõi và bổ sung. Theo đó, doanh nghiệp duy trì các quy trình cốt lõi trong nội bộ – đồng thời chuyển việc xử lý các quy trình ít quan trọng hơn ra bên ngoài (outsource).

Cấu trúc rỗng phát huy hiệu quả cao nhất trong những ngành cạnh tranh về giá cả và có sẵn dịch vụ cho thuê ngoài. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể thuê ngoài các chức năng nhân sự (ví dụ: trả lương và phúc lợi) cho một bên thứ ba phụ trách.

Ưu điểm:

• Giảm thiểu chi phí.
• Cho phép doanh nghiệp tập trung vào sản phẩm cốt lõi, loại bỏ nhu cầu phát triển chuyên môn cho các chức năng không quan trọng.

Nhược điểm:

• Mất khả năng kiểm soát các chức năng ảnh hưởng đến nhân viên thường xuyên.
• Một số ngành gặp hạn chế nhất định về phạm vi thuê ngoài (ví dụ: ngành chăm sóc sức khỏe).
• Tình trạng khan hiếm các giải pháp dịch vụ thuê ngoài chất lượng.

Cấu trúc mô-đun

Cấu trúc mô-đun khác với cấu trúc rỗng ở các thành phần của sản phẩm được thuê ngoài. Theo đó, doanh nghiệp giữ một phần quy trình cốt lõi trong nội bộ – và thuê ngoài các phần khác. Mạng lưới mô-đun có thể thêm hoặc bớt tùy vào sự thay đổi nhu cầu.

Để phát huy hiệu quả cơ cấu tổ chức này, sản phẩm/ dịch vụ phải chia được thành nhiều khối. Ví dụ, nhà sản xuất máy tính Dell mua linh kiện từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau, sau đó lắp ráp tập trung tại một nơi. Các nhà cung cấp ở một đầu – và khách hàng ở đầu kia – trở thành một phần của tổ chức; doanh nghiệp chia sẻ thông tin và sáng chế với tất cả các bên liên quan. Sự linh hoạt, sáng tạo, làm việc theo nhóm và tốc độ phản hồi tạo điều kiện tinh chỉnh sản phẩm/ dịch vụ. Quyết định kinh doanh được đưa ra ở cấp độ công ty, phòng ban, dự án và cá nhân.

Ưu điểm:

• Giảm thiểu yêu cầu chuyên môn hóa và số lượng chuyên gia cần thiết.
• Tiết kiệm chi phí.
• Cho phép công ty thuê ngoài cung cấp các bộ phận và điều phối việc lắp ráp sản phẩm chất lượng.

Nhược điểm của cấu trúc này là những lo ngại về hành động của bên cung cấp nhằm kiểm soát công ty chính. Nếu đối tác bỏ qua việc kiểm tra chất lượng trên thành phẩm hoặc thuê một tổ chức bên ngoài khác, những rủi ro có thể xảy ra bao gồm:

• Nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ phải có quyền truy cập và bảo vệ vào gần như tất cả dữ liệu và bí mật thương mại của công ty chính.
• Nhà cung cấp có thể đột ngột tăng giá hoặc ngừng sản xuất các bộ phận quan trọng.
• Khó khăn trong việc nhận biết thời điểm luân chuyển trách nhiệm giữa các tổ chức.

Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Trong cơ cấu tổ chức trực tuyến (còn được gọi là cấu trúc mạng), các công ty, tổ chức hoặc cá nhân cung cấp sản phẩm /dịch vụ hợp tác với nhau dựa trên nền tảng nhận thức chung về kinh doanh. Các tổ chức xây dựng quan hệ đối tác với những người khác – thường là đối thủ cạnh tranh – và bổ sung cho nhau. Các đơn vị hợp tác tự thể hiện mình như một tổ chức thống nhất.

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự đóng góp của từng bộ phận trong đơn vị.
• Xóa bỏ ranh giới vật lý.
• Khả năng đáp ứng với môi trường thay đổi nhanh chóng.
• Chi phí tổ chức thấp hơn, thậm chí không có.
• Cho phép các công ty phản ứng linh hoạt và nhanh nhẹn hơn.
• Trao quyền cho tất cả nhân viên cùng cộng tác, chủ động đưa ra quyết định.
• Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu được quy trình làm việc.

Nhược điểm:

• Rủi ro thiếu tin cậy giữa các đơn vị.
• Yêu cầu tăng cường giao tiếp.
• Phức tạp khi xử lý nhiều quy trình ngoại vi.
• Có thể khiến nhân viên khó phân biệt ai là người có tiếng nói cuối cùng.

Cấu trúc trực tuyến thường được áp dụng khi cần xử lý một dự án đặc biệt hoặc tạm thời. Ví dụ như với một tổ chức bảo vệ môi trường – trong đó, nhân viên từ nhiều đơn vị khác nhau cùng phối hợp bảo vệ một di tích lịch sử, nhằm mục đích thu lại lợi nhuận cho các đối tác.

Chìa khóa để phát huy hiệu quả của cơ cấu tổ chức phẳng là bố trí nhân viên có khả năng thích nghi cao ở tất cả các cấp. Ban lãnh đạo cần từ bỏ quyền kiểm soát truyền thống để huấn luyện nhân viên hình thành tư duy sáng tạo và đạt được các mục tiêu chung. Nhân viên cũng phải phát huy tính chủ động và sáng tạo để mang lại lợi ích cho tổ chức, và hệ thống khen thưởng phải ghi nhận thành tích của những nhân viên đó.

Đọc thêm: Phong cách lãnh đạo dân chủ – Phát huy sức mạnh từ tập thể

Cấu trúc học tập

Trong cấu trúc học tập, doanh nghiệp chủ động tìm cách thu nhận kiến thức và thay đổi hành vi dựa trên kiến thức mới thu được. Thử nghiệm, học hỏi và thực hành kiến thức mới trở thành tiêu chuẩn chung. Bên cạnh đó, nhiều thủ tục và hệ thống được đưa ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập ở tất cả các cấp.

Ưu điểm:

• Tạo điều kiện giao tiếp cởi mở và chia sẻ thông tin.
• Phát huy tính sáng tạo.
• Khả năng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng.
• Cải thiện hiệu suất tổ chức.
• Hình thành lợi thế cạnh tranh.

Nhược điểm:

• Chênh lệch quyền lực/quyền hạn bị bỏ qua.
• Quy trình thực hiện sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian hơn.
• Nhân viên có thể tham gia vào các quyết định của tổ chức.
• Phá vỡ các quy tắc tổ chức hiện có.

Đọc thêm: 8 phong cách lãnh đạo phổ biến nhất hiện nay