Tổng hợp quy trình 10 bước xây dựng chuẩn mực nhóm dành cho cấp quản lý – trưởng nhóm nhằm đảm bảo mục tiêu hiệu suất và gắn kết nội bộ.
Nội dung
Chuẩn mực nhóm là gì?
Trong mọi mối quan hệ – cả cá nhân cũng như nghề nghiệp – hành vi của chúng ta được hướng dẫn bởi một bộ quy tắc chuẩn mực xã hội (ví dụ: phải nói “làm ơn” và “cảm ơn”, không ngắt lời, giao tiếp bằng mắt…). Ở môi trường làm việc, các chuẩn mực hành vi này thường được hiểu và thực hành một cách “bất thành văn” (thừa nhận không chính thức).
Thế nhưng, đối với môi trường đội nhóm, khi nhiều thành viên làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định, điều quan trọng là phải thảo luận và thống nhất về các chuẩn mực nhóm (team norm). Đây là một tập hợp các quy tắc/ nguyên tắc hoạt động định hình sự tương tác của các thành viên trong nhóm – tạo cơ sở thống nhất về các hành vi được phép, cách thức hoàn thành công việc, cũng như kỳ vọng mà mọi thành viên có thể mong đợi ở nhau.
Chuẩn mực nhóm là một tập hợp các thỏa thuận về cách các thành viên trong nhóm sẽ làm việc với nhau – cũng như cách hoạt động tổng thể của nhóm. Những hành vi được thỏa thuận này cho phép gia tăng hiệu suất tập thể của nhóm – thông qua tranh luận lành mạnh và rõ ràng về mục đích và vai trò.
Nguồn: Harvard Business Review
Ví dụ về chuẩn mực nhóm – Không sử dụng điện thoại khi đang họp
Vì sao cần xây dựng chuẩn mực nhóm?
Tiêu chuẩn nhóm là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hành vi cá nhân trong tổ chức. Thông qua đó, mọi người có thể nắm bắt và thực hành nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả – làm tiền đề cho thành công chung.
Sau đây là 4 lợi ích chính khi doanh nghiệp/ tổ chức/ đội nhóm có một bộ quy tắc các chuẩn mực của nhóm:
- Ngăn chặn tình trạng chính trị công sở: Chính trị công sở (office politics) là nguyên nhân dẫn đến năng suất thấp và mất khả năng hợp tác giữa các thành viên.
- Phát triển nhóm hiệu suất cao: Hiệu suất đội nhóm không tự nhiên mà có – nhưng là kết quả của việc các cá nhân luôn tuân theo một hệ thống nguyên tắc ngầm trong nhóm làm việc. Trên thực tế, nghiên cứu của Hawthorne về chuẩn mực nhóm đã cho thấy mối tương quan mật thiết giữa việc xây dựng quy chế làm việc nhóm và năng suất được cải thiện.
- Cảm giác thân thuộc: Xây dựng chuẩn mực nhóm là cơ sở hình thành tính liên kết nhóm, giúp nhân viên có tinh thần trách nhiệm và mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với công ty.
- Tránh rối loạn chức năng: Chuẩn mực của một nhóm giúp phòng tránh các vấn đề như: không chú ý đến kết quả, thiếu niềm tin, ngại xung đột, trốn tránh trách nhiệm, v.v…
Đặc trưng của chuẩn mực nhóm
Theo Hackman (1996), một số đặc trưng cơ bản của chuẩn mực nhóm có thể kể đến như:
- Tóm tắt và đơn giản hóa quy trình điều chỉnh hành vi của từng thành viên.
- Chỉ áp dụng cho hành vi, không áp dụng cho suy nghĩ và cảm xúc cá nhân.
- Dành riêng cho những hành vi được phần lớn thành viên trong nhóm xem là quan trọng.
- Có thể linh hoạt thay đổi tùy theo tình huống thực tế và nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động nhóm.
Chuẩn mực thường định hướng cho hành vi cá nhân theo một khuôn mẫu nào đó
Vai trò xây dựng chuẩn mực nhóm của người lãnh đạo – quản lý
Mặc dù có ý nghĩa rất quan trọng, việc xây dựng chuẩn mực nhóm thường ít khi nhận được sự chú ý tại các doanh nghiệp. Ngay cả khi mọi thành viên trong nhóm đều có thiện chí, những khó khăn hàng ngày trong công việc có thể khiến họ quên tuân thủ theo những chuẩn mực này.
Ở vị trí trưởng nhóm hoặc quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là xem xét các tiêu chuẩn nhóm quan trọng đối với cá nhân và công việc. Hiểu được quan điểm bản thân sẽ giúp bạn suy nghĩ về hành vi của chính mình và những phương thức hiệu quả để lãnh đạo nhóm.
Hãy thử hình dung lại thời điểm khi bạn là thành viên của một nhóm – và nhóm của bạn đã đạt được một thành tích xuất sắc:
- Ban lãnh đạo đã làm gì để góp phần vào thành công này?
- Các thành viên trong nhóm đã làm gì?
- Bản thân bạn đã làm gì?
- Làm thế nào bạn và đội nhóm có thể lặp lại những khía cạnh tích cực này?
Đọc thêm: Vai trò của người lãnh đạo thời đại mới trong doanh nghiệp
Quy trình 10 bước xây dựng chuẩn mực nhóm
Ngay từ đầu, mọi người cần cùng nhau thảo luận xây dựng chuẩn mực làm việc nhóm. Thay vì lên lịch họp riêng, hãy đưa chủ đề này một cách tự nhiên nhất vào một trong những cuộc họp đầu tiên của nhóm.
Dưới đây là quy trình 10 bước giúp bạn đảm bảo hiệu quả của cuộc họp và đạt được mục tiêu thống nhất tiêu chuẩn nhóm.
1. Hồi tưởng
Yêu cầu mỗi thành viên nhớ lại đội nhóm tồi tệ nhất mà họ từng làm việc. Đó có thể là nhóm làm việc, nhóm tình nguyện, nhóm thể thao – miễn là các thành viên phụ thuộc vào nhau để có được kết quả cuối cùng.
2. Ghi chú
Ở bước thứ hai, mỗi người dành 2 phút viết ra điều gì đã khiến trải nghiệm ở bước thứ nhất trở nên khủng khiếp như vậy. Lý do càng chi tiết càng tốt.
3. Chia sẻ
Trưởng nhóm yêu cầu các thành viên chia sẻ kinh nghiệm của họ với cả nhóm.
4. Lật ngược vấn đề
Tiếp theo, mỗi thành viên hãy nhớ lại trải nghiệm làm việc nhóm đáng nhớ nhất của họ. Cũng như phía trên, hãy dành thời gian 2 phút để viết ra lý do dẫn tới trải nghiệm tích cực này.
5. Tiếp tục chia sẻ
Tương tự như trên, trưởng nhóm khuyến khích các thành viên chia sẻ kinh nghiệm của họ với cả nhóm.
6. Thảo luận về tiêu chí làm việc nhóm
Từ những gì đã chia sẻ, trưởng nhóm tổ chức thảo luận nhóm để xác định xem những yếu tố nào cấu thành trải nghiệm làm việc nhóm tích cực – và ngược lại.
7. Đề xuất tiêu chuẩn nhóm
Yêu cầu các thành viên trong nhóm đề xuất các hành vi và chuẩn mực nhóm sẽ góp phần mang lại thành công cho nhóm. Chú ý đến các vấn đề hoặc hành động liên quan nhất có thể ảnh hưởng đến những khó khăn lớn nhất của nhóm. Những đề xuất này cần được chiếu lên màn hình hoặc viết lên bảng lớn để tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi.
8. Nghiên cứu đề xuất
Thảo luận các đề xuất theo nhóm và quyết định những đề xuất nào phù hợp nhất. Trong bước này, hãy nêu ra bất kỳ mối quan tâm hoặc thách thức nào mà nhóm cho rằng họ có thể gặp khó khăn. Ngay cả khi bạn không thể xác định được một giải pháp vững chắc, điều này sẽ giúp mọi người luôn bám sát thực tế.
9. Quyết định về biện pháp chế tài
Thảo luận về cách phản ứng khi một thành viên không tuân theo các chuẩn mực nhóm. Cơ chế giải quyết là như thế nào? Lý tưởng nhất là các thành viên trong nhóm được tự chủ, tự báo cáo về vi phạm hơn là đợi trưởng nhóm kiểm tra.
10. Chuyển thể thành văn bản
Chuyển danh sách các hành vi “phải làm” của nhóm thành một tập tài liệu điều lệ đội nhóm (team charter) để tất cả các thành viên đều có quyền xem được. Bạn có thể đăng danh sách các chuẩn mực nhóm dưới hình thức điện tử – hoặc trong phòng họp chung.
Cuối cùng, khi có thành viên mới tham gia vào nhóm, hãy thông báo cho họ được biết và xin ý kiến đóng góp của họ về các chuẩn mực nhóm này. Cần thảo luận nhằm xác định những mục hiệu quả và chưa hiệu quả. Đặt các chỉ tiêu của nhóm ở vị trí trung tâm, thường xuyên cập nhật và bổ sung, đồng thời tổ chức các cuộc họp để thống nhất về chức năng và phương pháp làm việc nhóm.
Xây dựng chuẩn mực nhóm không phải chỉ diễn ra một lần. Thực tế, đây là một trong những cách thức cải thiện hiệu suất và kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất.
Bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo?
Nâng tầm kỹ năng quản trị đội nhóm và lãnh đạo nói chung với các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD ngay!
Tham khảo
10 Steps for Establishing Team Norms. https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/the-real-world-guide-to-team-norms/. Truy cập ngày 26/03/2021.
12 Examples of Team Norms to Help You Create a High-Performing Team. https://www.ntaskmanager.com/blog/12-examples-of-team-norms-to-help-you-create-a-high-performing-team/. Truy cập ngày 26/03/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
Trước khi bạn chuyển sang đọc bài khác…
Đừng quên dành thời gian tìm hiểu các khóa đào tạo lãnh đạo của ITD bạn nhé!
Với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực, chúng tôi hiểu rõ những nhu cầu và băn khoăn của lãnh đạo doanh nghiệp – trong bối cảnh kinh tế xã hội hiện nay. Nhằm đáp ứng những trăn trở đó, ITD đã và đang không ngừng thiết kế các chương trình đào tạo quản lý mới – được xây dựng và phụ trách bởi các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước.
