Tầm quan trọng của follow up trong thay đổi hành vi & lãnh đạo

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong hành trình hướng tới sự thành thạo chuyên môn. Song, hành trình đó là một con đường gian nan đầy rẫy những chướng ngại vật và cám dỗ khiến chúng ta dễ quay lại với những thói quen cũ. Follow up giữ vai trò then chốt đảm bảo bức tranh toàn cảnh của sự thay đổi gắn kết với nhau và liên tục được thực hiện. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng khám phá tầm quan trọng của follow up, bao gồm lý do tại sao nó rất quan trọng đối với sự thay đổi hành vi lâu dài và lãnh đạo hiệu quả.

Tóm tắt nội dung chính

• Follow up là một quá trình có cấu trúc để giám sát tiến độ và đảm bảo vai trò trách nhiệm nhằm hướng đến việc đạt mục tiêu thông qua giao tiếp thường xuyên, đánh giá và giải quyết vấn đề.
• Một yếu tố quan trọng của thay đổi hành vi, duy trì theo dõi nhất quán giúp chống lại sự giảm sút động lực, bổ sung sự củng cố tích cực và xây dựng niềm tin vào năng lực bản thân. Quá trình này cung cấp sự giám sát bên ngoài và hỗ trợ hợp tác, đảm bảo tính cam kết và giảm sự cô lập trong quá trình thay đổi cá nhân.
• Lãnh đạo hiệu quả dựa trên theo dõi để đưa ra đánh giá, giám sát tiến trình, hướng dẫn các thành viên trong nhóm và tạo điều kiện cho quá trình tự phản ánh để liên tục cải tiến.
• Quy trình theo dõi hiệu quả bao gồm tự phản ánh hàng ngày thông qua các câu hỏi có chủ đích và yêu cầu đánh giá từ những người xung quanh một cách nhất quán.
• Sự thành công của các chiến lược theo dõi có thể được đo lường bằng cách đánh giá sự thay đổi hành vi và kết quả lãnh đạo, cũng như các quy trình sử dụng cả phương pháp định lượng và định tính.

Follow up là gì?

Duy trì theo dõi (follow up) là quá trình giám sát và đánh giá tiến độ hoặc kết quả có hệ thống và có chủ đích liên quan đến một mục tiêu, nhiệm vụ hoặc sáng kiến cụ thể. Quá trình này bao gồm một loạt các hành động và tương tác nhằm đảm bảo rằng các cam kết, kế hoạch hoặc mục tiêu đang được chủ động theo đuổi và hoàn thành trọn vẹn.

Thông thường, quá trình follow up bao gồm các thành phần chính sau:

• Thường xuyên kiểm tra: Bao gồm các cuộc họp theo lịch trình, đánh giá hoặc điểm chạm theo các khoảng thời gian cụ thể. Chúng đóng vai trò là cơ hội để đánh giá tiến độ, giải quyết các thách thức và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Trách nhiệm: Theo dõi ý thức trách nhiệm giữa những người liên quan. Khi mọi người nhận thức được trách nhiệm của mình, họ có xu hướng cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
• Đánh giá và giao tiếp: Để theo dõi hiệu quả, cần có sự giao tiếp cởi mở và minh bạch. Quá trình này không chỉ yêu cầu cập nhật mà còn phải tích cực lắng nghe người khác và đón nhận các mối bận tâm/đề xuất từ các bên liên quan.
• Tài liệu: Quá trình này thường yêu cầu lưu giữ hồ sơ về tiến độ và kết quả, đóng vai trò là cơ sở để phân tích, đánh giá và lập kế hoạch cho tương lai.
• Đồng nhất mục tiêu: Theo dõi đảm bảo rằng các hành động và kết quả phù hợp với các mục tiêu bao quát. Nó giúp duy trì sự tập trung và ngăn ngừa sự chệch hướng khỏi mục tiêu đã định.
• Giải quyết vấn đề: Khi các trở ngại hoặc thách thức phát sinh, theo dõi cung cấp một nền tảng để tìm ra các giải pháp, phân bổ nguồn lực và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Tầm quan trọng của follow up: Tâm lý học về thay đổi hành vi

Chúng ta đều nhận thức được nhu cầu thay đổi hành vi – quá trình điều chỉnh thói quen, hành động hoặc thái độ của một người để đạt được mục tiêu mong muốn – trong hành trình phát triển bản thân. Mặc dù khát vọng có tính phổ biến, nhưng quá trình thay đổi thường đầy rẫy những trở ngại và cạm bẫy.

Thay đổi hành vi không chỉ đơn thuần là muốn trở nên tốt hơn mà là việc thiết lập lại các liên kết neuron phức tạp trong bộ não của chúng ta. Nó đòi hỏi chúng ta phải thoát khỏi vùng an toàn của thói quen và đối mặt với sự khó chịu của những điều không quen thuộc. Do đó, đây là một quá trình cực kỳ khó khăn, chủ yếu là do mạng lưới phức tạp của các yếu tố tâm lý chi phối hành vi của chúng ta.

• Thiếu động lực: Một trong những rào cản chính là sự trồi sụt của động lực. Chúng ta có thể bắt đầu với nhiệt huyết vô cùng lớn, chỉ để thấy nó suy yếu dần theo thời gian. Ngọn lửa ban đầu có thể tắt dần, nhưng việc theo dõi giúp thổi bùng lại ngọn lửa đó. Việc kiểm tra thường xuyên đóng vai trò như một lời nhắc nhở về lý do tại sao sự thay đổi là cần thiết, giúp duy trì động lực theo thời gian.
• Thiếu sự củng cố tích cực: Bộ não của chúng ta được lập trình để tìm kiếm phần thưởng và kết quả tích cực. Khi một sự thay đổi không mang lại phần thưởng ngay lập tức, chúng ta có xu hướng quay lại những thói quen xấu cũ. Việc theo dõi giúp tạo ra một hệ thống củng cố tích cực, vì mỗi bước nhỏ hướng tới mục tiêu đều xứng đáng được ghi nhận và ăn mừng.
• Thiếu niềm tin vào năng lực của bản thân: Chúng ta thường xuyên thấy mình tự hỏi bản thân liệu có đủ khả năng để thay đổi hay không. Việc theo dõi cung cấp bằng chứng về sự tiến bộ, củng cố niềm tin của chúng ta vào khả năng thay đổi và thành công của mình.

Follow up đảm bảo trách nhiệm giải trình

“Theo dõi (follow up) là cách chúng ta nhắc nhở mọi người rằng chúng ta đang nỗ lực thay đổi và họ đang giúp chúng ta. Đó là cách ghi dấu những nỗ lực của chúng ta trong tâm trí đồng nghiệp.”

Marshall Goldsmith | Executive coach

Một phần hiệu quả của follow up bắt nguồn từ trách nhiệm giải trình, đây là một động lực tâm lý không thể đánh giá thấp. Khi chúng ta biết rằng có người khác đang theo dõi tiến trình của mình, chúng ta có xu hướng sẽ cam kết với mục tiêu của mình hơn. Chưa kể, chúng ta cũng có được cảm giác được thuộc về và tin tưởng, giúp giảm cảm giác cô lập thường đi kèm với sự phát triển bản thân.

Theo dõi không chỉ là tự giám sát, đó là lời kêu gọi hợp tác. Khi những người khác tham gia vào quá trình theo dõi, họ sẽ trở thành đồng minh trong hành trình của bạn. Sự động viên, hiểu biết thấu đáo và sự hỗ trợ của họ là những tài sản vô giá đóng vai trò như ngọn hải đăng soi đường cho chúng ta vượt qua những khúc quanh và ngã rẽ của quá trình phát triển một cách thành công.

Vai trò của follow up trong thay đổi hành vi & hiện thực hóa mục tiêu

Theo dõi không chỉ là một bước trong cả quá trình, đó là động lực của sự phát triển – thành phần quan trọng thúc đẩy chúng ta hướng tới sự thay đổi:

• Thể hiện sự quan tâm và cam kết

Khi duy trì theo dõi mục tiêu, chúng ta gửi một thông điệp rõ ràng đến bản thân và những người liên quan rằng chúng ta chú tâm đến quá trình và thực sự cam kết với quá trình này. Đó là hành động tôn trọng và biết ơn đối với nguồn động lực của chúng ta cũng như những người ủng hộ chúng ta trong suốt quá trình.

• Đo lường tiến trình và thu thập đánh giá

Follow up đóng vai trò như một tấm gương phản chiếu hành trình của chúng ta. Nó phản ánh những gì chúng ta đã đạt được, đồng thời chỉ ra những khía cạnh cần hoàn thiện. Đó là công cụ đo lường cho phép chúng ta theo dõi tiến trình của mình một cách khách quan.

Ngoài ra, nó mở ra cánh cửa để nhận được đánh giá trung thực từ những người khác, cho phép chúng ta có được những hiểu biết thấu đáo, học hỏi từ những sai lầm và tinh chỉnh hành động của mình.

• Ghi nhận thành công và học hỏi từ những sai lầm

Thành công thường bao gồm một chuỗi các thành tựu nhỏ. Việc theo dõi giúp chúng ta có cơ hội kỷ niệm những thành tựu này, bất kể chúng có vẻ “tầm thường” đến mức nào. Nhận thức về sự tiến bộ của một người thúc đẩy động lực và củng cố hành vi tích cực.

Mặt khác, trong trường hợp gặp phải thất bại, follow up giúp chúng ta hiểu lý do tại sao chúng xảy ra và cách chúng ta có thể điều chỉnh các chiến lược của mình để có kết quả tốt hơn trong tương lai.

• Tạo chu kỳ củng cố tích cực

Bên cạnh giám sát tiến độ, follow up còn giúp định hình tư duy của chúng ta. Nó thúc đẩy sự tự tin bằng cách cho chúng ta thấy hành trình đã đi qua, cũng như tăng cường tính kỷ luật bằng cách khiến chúng ta chịu trách nhiệm về các cam kết của mình và thúc đẩy nhận thức về bản thân bằng cách làm sáng tỏ các điểm mạnh và điểm cần cải thiện của chúng ta. Sự củng cố tích cực này tạo ra một chu kỳ tự duy trì giúp củng cố quyết tâm và giúp chúng ta tiếp tục tiến về phía trước.

• Truyền cảm hứng cho người khác

Khi chúng ta chủ động theo đuổi mục tiêu và liên tục theo dõi tiến độ của mình, chúng ta sẽ trở thành những người truyền cảm hứng cho những người xung quanh. Sự cống hiến của chúng ta đóng vai trò là hình mẫu để những người khác bắt đầu hành trình phát triển và thay đổi của họ.

“Trong một nghiên cứu lớn về tác động của huấn luyện điều hành, hơn 70.000 người trả lời, chúng tôi đã nhận ra rằng sai lầm lớn nhất mà các chuyên gia coaching mắc phải là không duy trì theo dõi. Không quan trọng họ là ai hay họ sử dụng phương pháp nào. Không follow up khiến mọi cách tiếp cận coaching trở nên kém hiệu quả.”

Marshall Goldsmith

Lãnh đạo và follow up

Follow up là cốt lõi của lãnh đạo hiệu quả. Trên thực tế, đây là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất giúp nhà lãnh đạo thúc đẩy thành công.

1. Góp ý & ghi nhận

Follow up cung cấp cho các nhà lãnh đạo cơ hội đưa ra góp ý mang tính xây dựng và kịp thời cho các thành viên trong nhóm, đóng vai trò như la bàn dẫn dắt họ đi đúng hướng. Mặt khác, đây cũng là cơ hội để ghi nhận và đánh giá cao những nỗ lực/thành tích của người khác, điều này rất quan trọng để thúc đẩy tinh thần, củng cố hành vi tích cực và thúc đẩy động lực.

2. Theo dõi & đánh giá

Theo dõi và đánh giá liên tục giúp xác định mọi vấn đề, thách thức hoặc cơ hội mới nổi. Do đó, các nhà lãnh đạo sẵn sàng để đưa ra quyết định sáng suốt, điều chỉnh chiến lược, phân bổ nguồn lực một cách tối ưu và đảm bảo rằng nhóm luôn đi đúng hướng để đạt được thành công.

3. Huấn luyện & cố vấn

Một phần công việc của người lãnh đạo là hướng dẫn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm trong hành trình của họ thông qua việc duy trì theo dõi. Thông qua coaching và mentoring, các nhà lãnh đạo giúp những người khác có được các kỹ năng, kiến thức và quan điểm mới để vượt qua các trở ngại và thách thức, đồng thời khuyến khích đối thoại cởi mở và trao đổi ý tưởng, từ đó đặt nền tảng cho sự đổi mới và tăng cường mối quan hệ trong nhóm.

Đọc thêm: Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

4. Suy ngẫm & cải thiện

Lãnh đạo không chỉ là lãnh đạo người khác; mà còn là cách lãnh đạo chính mình. Theo dõi là điều cần thiết để một người suy ngẫm về phong cách lãnh đạo, hành vi và tác động của chính mình.

Việc tìm kiếm đánh giá từ các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp cho phép các nhà lãnh đạo xác định và giải quyết các vấn đề giữa các cá nhân có thể cản trở các mối quan hệ hoặc hiệu suất, từ đó nâng cao nhận thức và khả năng tự điều chỉnh. Đó cũng là cam kết liên tục cải thiện bản thân.

Phương pháp follow up

Follow up là một quá trình chủ động có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Ở đây, chúng ta sẽ xem xét hai phương pháp mạnh mẽ có thể được khai thác để phát triển toàn diện.

Đặt câu hỏi hàng ngày

“Quy trình đặt câu hỏi hàng ngày” là một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để theo dõi tiến trình và duy trì trách nhiệm. Được đề xướng bởi huấn luyện viên lãnh đạo Marshall Goldsmith, quy trình này bao gồm việc tự hỏi bản thân một loạt câu hỏi đều đặn mỗi ngày nhằm suy ngẫm kỹ hơn về các hành vi và mục tiêu mong muốn của bạn.

Sau đây là cách áp dụng phương pháp này:

• Chọn các câu hỏi có liên quan: Chọn các câu hỏi phù hợp với mục tiêu cá nhân hoặc nghề nghiệp của bạn. Những câu hỏi thúc đẩy bạn suy ngẫm về các hành động hoặc hành vi cụ thể mà bạn muốn vun đắp. Ví dụ: “Hôm nay mình đã tập thể dục chưa?”, “Hôm nay mình đã thiền chưa?” hoặc “Hôm nay mình đã khiến ai đó mỉm cười chưa?”
• Đánh giá bản thân: Sau mỗi ngày, hãy tự đánh giá bản thân theo thang điểm từ 1 đến 10 cho mỗi câu hỏi. Hãy trung thực và khách quan trong các đánh giá của bạn. Bạn đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Bạn đã thực hiện tốt như thế nào?
• Theo dõi tiến độ: Theo thời gian, hãy duy trì ghi nhận về điểm số hàng ngày của bạn. Quy trình theo dõi này cho phép bạn quan sát các xu hướng, xác định các khía cạnh mà bạn luôn xuất sắc và xác định những khía cạnh cần cải thiện.

Đặt câu hỏi hàng ngày đóng vai trò như một nguồn động lực mạnh mẽ. Biết rằng bạn sẽ đánh giá tiến trình của mình mỗi ngày giúp nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm, đồng thời củng cố cam kết thực hiện mục tiêu và đưa ra lộ trình rõ ràng để cải thiện.

Yêu cầu góp ý

Mặc dù việc tự đánh giá là có giá trị, song góc nhìn từ bên ngoài cũng có giá trị không kém. Yêu cầu đánh giá từ người khác là nền tảng của sự cải thiện liên tục, cả về mặt cá nhân và chuyên môn.

• Lên lịch đánh giá: Thiết lập thói quen yêu cầu nhận góp ý từ đồng nghiệp, người cố vấn, bạn bè hoặc thành viên gia đình. Có thể là hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào mục tiêu và sở thích của bạn.
• Chọn mặt gửi vàng: Chọn những người có thể cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và trung thực. Đây phải là những cá nhân hiểu rõ mục tiêu của bạn và có khả năng cung cấp thông tin chi tiết.
• Đặt câu hỏi cụ thể: Khi tìm kiếm góp ý, hãy đặt những câu hỏi cụ thể liên quan đến mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, hãy hỏi về phong cách giao tiếp, làm việc nhóm hoặc cách tiếp cận giải quyết vấn đề của bạn.
• Bày tỏ sự biết ơn: Sau khi nhận được ý kiến đóng góp của người khác, hãy bày tỏ lòng biết ơn đối với những người đã dành thời gian tham gia thảo luận với bạn. Sự đánh giá cao thúc đẩy thiện chí và khuyến khích sự hỗ trợ liên tục.
• Hành động: Hành động theo ý kiến đóng góp nhận được. Sử dụng nó như một lộ trình để cải thiện và điều chỉnh các chiến lược của bạn cho phù hợp. Liên tục tìm kiếm góp ý để đánh giá tiến độ của bạn và thực hiện các cải tiến cần thiết.

Việc thường xuyên yêu cầu góp ý từ người khác không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của mình mà còn củng cố các mối quan hệ và xây dựng lòng tin. Đây là một công cụ mạnh mẽ để đạt được sự thay đổi tích cực lâu dài trong cả cuộc sống cá nhân và sự nghiệp của bạn.

Cách đo lường thành công của follow up

Để đánh giá tác động của việc theo dõi trong việc thay đổi hành vi và lãnh đạo, hãy cân nhắc sử dụng các số liệu và chỉ số chính phản ánh hiệu quả của những nỗ lực của bạn, bao gồm:

• Kết quả thay đổi hành vi

Những kết quả này thể hiện thông quá những số liệu hoặc tác động hữu hình của các biện pháp can thiệp thay đổi hành vi của bạn. Chúng có thể bao gồm sức khỏe được cải thiện, hiệu suất được nâng cao, sự hài lòng tăng lên hoặc hạnh phúc tổng thể.

Đo lường những kết quả này bằng cả phương pháp khách quan và chủ quan. Các biện pháp khách quan bao gồm dữ liệu từ các cuộc khảo sát, bài kiểm tra, quan sát hoặc các đánh giá định lượng khác. Các biện pháp chủ quan có thể bao gồm các báo cáo tự đánh giá và phản hồi định tính.

• Các quy trình thay đổi hành vi

Các quy trình thay đổi hành vi là các cơ chế và yếu tố tạo điều kiện thuận lợi hoặc cản trở các biện pháp can thiệp thay đổi hành vi của bạn. Chúng bao gồm động lực, tiếp thu kiến thức, hỗ trợ xã hội và hiệu quả bản thân.

Đánh giá chúng bằng cách kết hợp các phương pháp định tính và định lượng. Các kỹ thuật như phỏng vấn, nhóm tập trung, bảng hỏi và thang đo có thể cung cấp những thông tin rất có giá trị về hiệu quả của các chiến lược của bạn.

• Hiệu quả lãnh đạo

Hiệu quả quả lãnh đạo được thể hiện qua các dấu hiệu chính như: năng suất tăng, lợi nhuận cao hơn, cải thiện sự đổi mới, nâng cao sự gắn kết hoặc các biện pháp liên quan khác.

Sử dụng các thước đo khác nhau để đánh giá các kết quả này. Các chỉ số tài chính có thể bao gồm theo dõi doanh số, lợi nhuận, thị phần hoặc chi phí tiết kiệm. Các chỉ số phi tài chính có thể bao gồm các số liệu như sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân nhân viên và phản hồi từ các bên liên quan.

• Quy trình lãnh đạo

Quy trình lãnh đạo là các cơ chế và yếu tố tạo điều kiện thuận lợi hoặc cản trở cách tiếp cận của bạn. Chúng có thể bao gồm các yếu tố như thiết lập tầm nhìn, lập kế hoạch chiến lược, giao tiếp hiệu quả, cộng tác và cơ chế đánh giá.

Ngày nay, sự xuất hiện của các công cụ mới đã hỗ trợ rất nhiều trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi hiệu quả bằng cách tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, hợp lý hóa quy trình, cung cấp phản hồi theo thời gian thực và tăng cường giao tiếp và cộng tác giữa những người liên quan. Ví dụ, ứng dụng Let’s Coach của ITD World là một ví dụ điển hình về cách công nghệ có thể hỗ trợ theo dõi tiến độ, duy trì trách nhiệm giải trình và thúc đẩy các sáng kiến theo dõi thành công.

Lời kết

Follow up, về bản chất, không chỉ là một cuộc kiểm tra đơn thuần hay một nhiệm vụ thường lệ. Đó là chất keo gắn kết ý định với hành động và khát vọng với thành tựu. Dù là trong phát triển cá nhân, quản lý dự án hay lãnh đạo, việc duy trì theo dõi là la bàn giúp chúng ta đi đúng hướng và đảm bảo rằng những nỗ lực của chúng ta dẫn đến sự thay đổi có ý nghĩa và mang tính lâu dài.

Nguồn: Follow Up Matters in Behavior Change & Leadership | ITD World