Vai trò của phản hồi (feedback): Vươn mình trong kỷ nguyên AI

Phản hồi là yêu cầu thiết yếu đối với lãnh đạo trong kỷ nguyên AI

Sự ra đời của kỷ nguyên AI đã mở ra một nhu cầu chưa từng có về khả năng thích ứng, sự nhanh nhẹn và cam kết học hỏi liên tục ở mọi cấp độ của một tổ chức, đặc biệt là ở cấp lãnh đạo. Những nhà điều hành không chấp nhận sự đóng góp, bám víu vào các khuôn mẫu sẵn có và những giả định cá nhân, sẽ có nguy cơ trở nên trì trệ và lỗi thời.

Ngược lại, những người chủ động tiếp nhận phản hồi sẽ hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu và điểm mù của mình – những hiểu biết không thể thiếu để mài giũa sự nhạy bén trong lãnh đạo và định hướng trong một thế giới công nghệ phức tạp. Nghiên cứu của Zenger Folkman đã chỉ ra mối tương quan chặt chẽ giữa việc chủ động tìm kiếm phản hồi và đánh giá hiệu quả lãnh đạo tổng thể cao hơn, nhấn mạnh những lợi ích cụ thể của kỹ năng thường bị đánh giá thấp này.

Để thực sự khai thác sức mạnh của việc góp ý, thay vì chỉ thừa nhận tầm quan trọng của nó, các nhà lãnh đạo nên chủ động xây dựng một tư duy và văn hóa tổ chức đề cao nó. Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận đa chiều, bao gồm cả việc tạo ra môi trường thuận lợi và phát triển các kỹ năng cá nhân.

Bước đầu xây dựng văn hóa tổ chức phản hồi thường xuyên

Nền tảng của một tổ chức lấy phản hồi làm động lực dựa trên nguyên tắc an toàn tâm lý. Nhân viên, bất kể vị trí công tác, phải cảm thấy an toàn khi bày tỏ ý kiến và mối bận tâm của mình mà không sợ bị trả thù hay hệ quả tiêu cực. Nếu văn hóa sợ hãi ngự trị, những góp ý trung thực và mang tính phản biện, yếu tố then chốt của sự cải thiện, sẽ bị kìm hãm.

Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập không gian an toàn này thông qua các hành động nhất quán và giao tiếp rõ ràng.

Chiến lược xây dựng văn hóa phản hồi

• Thực hiện các chính sách cởi mở (với mục đích chân thành)

Mặc dù nhiều tổ chức nỗ lực quảng bá chính sách cởi mở, nhưng hiệu quả của nó phụ thuộc vào sự sẵn lòng thực sự của người lãnh đạo trong việc lắng nghe và giải quyết các vấn đề được nêu ra. Các nhà lãnh đạo phải chủ động thu thập ý kiến đóng góp và chứng minh rằng các góp ý được tiếp nhận nghiêm túc.

• Sử dụng cơ chế phản hồi ẩn danh

Các công cụ như khảo sát ẩn danh và hộp thư góp ý cung cấp một phương thức cho những người ngần ngại đưa ra phản hồi trực tiếp. Những phương pháp này có thể khám phá những thông tin sâu sắc có xu hướng bị giấu đi.

• Kết hợp các buổi gặp gỡ góp ý thường xuyên

Các cuộc họp cá nhân và nhóm theo lịch trình nên bao gồm rõ ràng thời gian phản hồi, cả từ trên xuống (từ các thành viên trong nhóm đến người lãnh đạo) và từ người lãnh đạo xuống các thành viên trong nhóm. Điều này giúp bình thường hóa phản hồi như một phần thường xuyên của giao tiếp.

• Lãnh đạo làm gương

Khi các nhà lãnh đạo thảo luận cởi mở về những khía cạnh họ đang tìm kiếm sự cải thiện và chia sẻ cách thức ý kiến đóng góp của người khác đã giúp họ phát triển, qua đó gửi đi một thông điệp mạnh mẽ rằng cảm giác dễ bị tổn thương và sự phát triển liên tục luôn được coi trọng trong tổ chức.

• Ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực

Ghi nhận và trân trọng những cá nhân đưa ra phản hồi chu đáo và mang tính xây dựng, ngay cả khi phản hồi đó mang tính phản biện. Điều này củng cố hành vi mong muốn và khuyến khích mọi người lên tiếng.

• Thiết lập các quy trình rõ ràng

Mô tả các hướng dẫn rõ ràng về cách thức đưa ra và tiếp nhận phản hồi, nhấn mạnh sự tôn trọng, tính cụ thể và tập trung vào hành vi hơn là tính cách.

• Thúc đẩy quy trình phản hồi 360 độ

Triển khai các sáng kiến phản hồi 360 độ có cấu trúc, qua đó các cá nhân nhận được đánh giá từ đồng nghiệp, cấp dưới trực tiếp và người giám sát. Quy trình này cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về tác động và các khía cạnh cần cải thiện của mỗi cá nhân.

• Thúc đẩy phản hồi ngang hàng

Khuyến khích một văn hóa nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi trao đổi ý kiến, để thúc đẩy sự hợp tác và cùng nhau phát triển.

Nghệ thuật tiếp nhận phản hồi: Lắng nghe chủ động và cởi mở

Ngay cả trong nền văn hóa khuyến khích phản hồi, trách nhiệm thuộc về từng nhà lãnh đạo trong việc trau dồi các kỹ năng cá nhân cần thiết để tiếp nhận nó một cách hiệu quả. Xu hướng tự nhiên của con người là trở nên phòng thủ khi đối mặt với những lời chỉ trích có thể là một rào cản đáng kể cho sự phát triển. Vượt qua bản năng này và tiếp cận phản hồi với sự tò mò cùng mong muốn chân thành đón nhận các quan điểm khác nhau là điều tối quan trọng.

Cách lắng nghe mà không phòng thủ:

• Luyện tập lắng nghe chủ động: Không chỉ đơn thuần là lắng nghe những lời được nói ra, lắng nghe chủ động đòi hỏi sự tập trung cao độ, diễn giải lại thông điệp để đảm bảo sự hiểu biết, đặt câu hỏi làm rõ để đào sâu hơn và thừa nhận quan điểm của người gửi, ngay cả khi bạn không đồng ý với nó.
• Dừng lại trước khi trả lời: Đừng vội vàng biện minh hoặc bác bỏ lời chỉ trích; thay vào đó, hãy dành một chút thời gian để xử lý thông tin trước khi đưa ra đưa ra câu trả lời. Điều này cho phép phản ứng chu đáo hơn và ít bị phản ứng thái quá hơn.
• Tìm hiểu lý do “Tại sao”: Đừng chỉ tập trung vào bản thân lời chỉ trích. Hãy đặt câu hỏi để hiểu lý do đằng sau lời góp ý và những hành vi hoặc tình huống cụ thể dẫn đến lời góp ý đó.
• Phân biệt ý định và tác động: Đôi khi, phản hồi có thể làm nổi bật một tác động tiêu cực không chủ ý. Hãy thừa nhận tác động mà không nhất thiết phải chấp nhận ý định tiêu cực. Điều này sẽ giúp giảm bớt sự phòng thủ và tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện hiệu quả hơn.
• Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn đối phương đã dành thời gian và công sức để đưa ra phản hồi, ngay cả khi điều đó khó nghe. Làm như vậy cho thấy bạn coi trọng ý kiến của họ và khuyến khích những cuộc thảo luận khác trong tương lai.
• Quản lý cảm xúc: Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc trở nên phòng thủ, hãy tạm dừng và quay lại cuộc trò chuyện sau khi bạn đã bình tĩnh hơn.
• Tập trung vào việc học hỏi và phát triển: Hãy coi phản hồi là cơ hội để phát triển chứ không phải là một cuộc tấn công cá nhân. Hãy áp dụng tư duy phát triển và xem những lời chỉ trích như những thông tin quý giá để cải thiện bản thân.

Biến phản hồi thành hành động cụ thể

Phản hồi, dù sâu sắc hay được truyền đạt tốt đến đâu, cũng sẽ chỉ có giá trị hạn chế nếu không được chuyển thành hành động cụ thể và những thay đổi có tác động. Các nhà lãnh đạo hiệu quả không chỉ lắng nghe phản hồi; họ chủ động suy ngẫm về nó, xác định các mô thức lặp lại và chủ đề chính, sau đó thực hiện các điều chỉnh cụ thể cho phong cách lãnh đạo, hành vi hoặc chiến lược của mình.

• Suy ngẫm và phân tích: Sau khi nhận được ý kiến đóng góp của người khác, hãy dành thời gian để suy ngẫm về những gì bạn đã nghe. Tìm kiếm những điểm chung và xác định những khía cạnh mà nhiều người đã nêu ra tương tự.
• Ưu tiên và lựa chọn những khía cạnh cần cải thiện: Bạn không cần phải hành động ngay lập tức với mọi phản hồi. Hãy ưu tiên những khía cạnh có tác động lớn nhất đến hiệu quả công việc và sự thành công của tổ chức.
• Lập kế hoạch hành động: Khi đã xác định được những khía cạnh cần cải thiện, đã đến lúc lập một kế hoạch hành động cụ thể và có thể đo lường được, trong đó nêu rõ các bước bạn sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề.
• Truyền đạt ý định của bạn: Hãy cho đối phương hoặc nhóm của bạn biết rằng bạn đã lắng nghe họ và đang thực hiện các bước để giải quyết mối quan tâm của họ. Qua đó chứng tỏ rằng ý kiến đóng góp của họ được coi trọng và lắng nghe nghiêm túc.
• Tìm kiếm phản hồi tiếp theo: Sau khi thực hiện các thay đổi, hãy chủ động tìm kiếm phản hồi tiếp theo để xem liệu hành động của bạn đã đạt được hiệu quả mong muốn hay chưa và xác định những điều chỉnh cần thiết.
• Theo dõi tiến độ: Thường xuyên xem xét tiến độ so với kế hoạch hành động và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Làm như vậy thể hiện cam kết cải tiến liên tục. Ngoài ra, hãy ghi nhận và tưởng thưởng những tiến bộ của bạn trong việc kết hợp phản hồi và tạo ra những thay đổi tích cực. Điều này củng cố cam kết phát triển của bạn và khuyến khích sự phát triển hơn nữa.

Lãnh đạo trong kỷ nguyên AI: Phát huy vai trò của phản hồi

Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng và không ngừng của kỷ nguyên AI ngày nay, khả năng thích ứng và học hỏi nhanh chóng là tối quan trọng. Những nhà lãnh đạo luôn cởi mở với phản hồi, chủ động tìm kiếm các quan điểm đa dạng và sẵn sàng điều chỉnh phương pháp tiếp cận dựa trên thông tin theo thời gian thực sẽ là những người thành công.

Tiếp nhận phản hồi với sự khiêm tốn và cởi mở sẽ tạo ra một tiền lệ mạnh mẽ cho toàn bộ tổ chức, thúc đẩy văn hóa học tập và đổi mới liên tục. Khi các nhà lãnh đạo thể hiện cam kết thực sự đối với sự phát triển dựa trên phản hồi, họ sẽ truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình làm điều tương tự. Điều này tạo ra một vòng tuần hoàn tích cực, trong đó phản hồi trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa của tổ chức, thúc đẩy sự linh hoạt, khả năng phục hồi (resilience) và cuối cùng là một lợi thế cạnh tranh đáng kể trong thời đại AI và hơn thế nữa.

Đọc thêm: Agile coach – Ý nghĩa trong tăng trưởng doanh nghiệp

Nâng tầm hành trình lãnh đạo của bạn với các giải pháp đào tạo của ITD World

Như bài viết này đã nhấn mạnh, khả năng tiếp nhận và hành động hiệu quả dựa trên phản hồi không còn là một kỹ năng phụ trợ mà đã trở thành năng lực lãnh đạo cốt lõi, đặc biệt là trong kỷ nguyên AI đang phát triển nhanh chóng. Nhu cầu về khả năng thích ứng, đổi mới và kết nối mạnh mẽ giữa các cá nhân chưa bao giờ cao hơn lúc này.

Tại ITD World, chúng tôi hiểu những thách thức đặc thù mà các doanh nghiệp và nhà lãnh đạo phải đối mặt khi họ định hướng trong thế giới đầy biến động, bất định, phức tạp và mơ hồ (VUCA) ngày nay, ngày càng bị định hình bởi ảnh hưởng của trí tuệ nhân tạo. Chúng tôi đã tỉ mỉ xây dựng các chương trình của mình để cung cấp cho các nhà lãnh đạo kiến thức nền tảng và các công cụ thực tế cần thiết để vượt lên.

• Khai phá năng lực lãnh đạo sáng tạo thông qua trí tuệ cảm xúc

Chương trình EQ for Innovative Leadership được thiết kế đặc biệt để người tham gia phát triển đáng kể Chỉ số Cảm xúc (EQ) của họ. Chúng tôi tin rằng hiệu quả lãnh đạo thực sự gắn liền chặt chẽ với sự tự nhận thức và khả năng thấu hiểu, kết nối với người khác, những kỹ năng thiết yếu cho cả việc đưa ra và tiếp nhận phản hồi một cách xây dựng. Chương trình này cung cấp cho người tham gia những hiểu biết sâu sắc về hành vi của chính họ và bối cảnh cảm xúc của những người xung quanh.

Để nâng cao hơn nữa sự hiểu biết này, những người tham gia chương trình EQ for Innovative Leadership cũng sẽ được hưởng lợi từ Leonard Personality Inventory (LPI). Công cụ đánh giá mạnh mẽ này xác định xu hướng cảm xúc của một cá nhân và xác định chính xác xu hướng hành vi ưa thích của họ trên năm khía cạnh chính: Cởi mở, Trung lập, Phân tích, Quan hệ và Quyết đoán.

Bằng cách hiểu sâu hơn về xu hướng hành vi của bản thân và người khác, các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy giao tiếp hiệu quả hơn, xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn và tạo ra một môi trường tiếp nhận phản hồi tốt hơn.

• Trao quyền cho các nhà điều hành trong kỷ nguyên AI thông qua chương trình Phát triển Lãnh đạo (Leadership Development Program – LDP)

Dành cho các nhà điều hành đang tìm kiếm một hành trình lãnh đạo toàn diện và mang tính chuyển đổi hơn, Chương trình Phát triển Lãnh đạo (LDP) của ITD World là lựa chọn hàng đầu. Chương trình này được thiết kế tỉ mỉ nhằm trang bị cho các nhà lãnh đạo những kỹ năng tiên tiến và tư duy chiến lược cần thiết để không chỉ tồn tại mà còn vượt trội trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo.

LDP mang đến sự kết hợp mạnh mẽ giữa các trải nghiệm học tập nhằm mục đích:

• Nâng cao tư duy thành công và đột phá cho các nhà lãnh đạo mới nổi, bồi dưỡng khả năng phục hồi và khả năng thích ứng cần thiết để vượt qua những thách thức của kỷ nguyên AI.
• Trang bị cho các nhà lãnh đạo những năng lực cốt lõi và góc nhìn sâu sắc cần thiết để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng, cải thiện hiệu suất làm việc nhóm và đóng góp đáng kể vào thành công của tổ chức trên thị trường toàn cầu. Điều này bao gồm việc nắm vững nghệ thuật cho và nhận phản hồi để thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Cho phép các nhà lãnh đạo tham gia vào các cuộc thảo luận chiến lược, tư duy phản biện về tương lai, thiết kế và đánh giá tương lai tốt đẹp hơn cho công ty trong một thế giới ngày càng được định hình bởi những tiến bộ công nghệ.

Bằng cách đầu tư chiến lược vào phát triển năng lực lãnh đạo ngay hôm nay, các nhà quản lý có tư duy tiến bộ có thể định hướng tương lai sự nghiệp hiệu quả, truyền cảm hứng cho đội ngũ sẵn sàng đón nhận thay đổi và cuối cùng định hình thành công và đổi mới lâu dài cho tổ chức.

Liên hệ ITD World để được tư vấn thông tin chi tiết!

Nguồn: Why Feedback is a Leadership Superpower: Thriving in the AI Era and Beyond | ITD World

Có thể bạn quan tâm:

• Tầm quan trọng của follow up trong thay đổi hành vi & lãnh đạo
• Lãnh đạo tự ngẫm: Ý nghĩa của tự nhận thức trong quản trị
• Kháng cự với sự thay đổi tại nơi làm việc: Cần giải quyết như thế nào?