kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

Một trong những đặc thù của người huấn luyện viên và cố vấn giỏi là kỹ năng đặt câu hỏi, lắng nghe và phát huy năng lực tiềm ẩn của coachee. Khả năng đặt câu hỏi có mục đích, tác động mạnh và tinh tế là một kỹ năng mềm có thể học được. Ở vị trí cấp quản lý, bạn có thể trau dồi kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching thông qua thực hành và nghiên cứu nhiều tình huống – kịch bản huấn luyện khác nhau.

Nội dung

Cũng như mọi năng lực khác, phát triển kỹ năng đặt câu hỏi yêu cầu một khoảng thời gian và thực hành lâu dài. Trong suốt quá trình này, chúng ta thường dễ phạm phải thói quen cũ – đây là điều hoàn toàn bình thường. Bạn sẽ thấy rằng khi bạn bắt đầu đặt những câu hỏi hay, các cuộc đối thoại coaching sẽ trở nên cởi mở hơn, và coachee của bạn sẽ phát triển được tư duy giải quyết vấn đề nhạy bén hơn.

Đặt câu hỏi coaching – Mở hay đóng?

Bí quyết của coaching là đặt những câu hỏi đơn giản mà bất kỳ khóa đào tạo giao tiếp cơ bản nào cũng dùng tới – bao gồm cả câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Sự khác biệt về hiệu quả của huấn luyện và cố vấn nằm ở việc xây dựng bộ câu hỏi – cũng như cách thức huấn luyện viên đặt câu hỏi với coachee.

Một quan niệm phổ biến trong coaching là không có chỗ cho câu hỏi “đóng”. Thực tế, những câu hỏi đóng dạng ‘có’ hoặc ‘không’ có thể phát huy tác dụng tốt trong một số tình huống nhất định:

  • Khi bạn muốn ai đó đồng ý (hoặc không) về điều gì đó.
  • Trong một số trường hợp, chỉ có hai sự lựa chọn – và chúng ta cần biết coahcee lựa chọn phương án nào.
  • Khi bạn cần làm rõ hoặc xác nhận sự thật về điều gì đó.
  • Khi ta cần kiểm tra sự hiểu biết của coachee về một hoặc nhiều sự việc nhất định.

Mặt khác, câu hỏi “mở” thường mang lại hiệu quả mạnh mẽ hơn trong huấn luyện và cố vấn – thông qua các tác dụng sau:

  • Yêu cầu coachee đưa ra thông tin, ý tưởng và ý kiến sâu sắc hơn.
  • Giúp xây dựng mối quan hệ giữa đôi bên.
  • Khuyến khích coachee đối thoại nhiều hơn và tham gia và quan tâm đến các chủ đề cần thảo luận.
  • Cho phép coachee tự do trả lời cởi mở hơn, thể hiện quan điểm và cảm xúc theo cách riêng của họ.
  • Tạo điều kiện để coachee thể hiện sự hiểu biết của họ về một quyết định, suy nghĩ, cảm giác hoặc cảm xúc nhất định.

Tác dụng của câu hỏi mở giúp coachee khám phá thêm về bản thân và lĩnh vực phát triển. Thông qua đó, huấn luyện viên sẽ có cơ hội trao đổi, phát huy năng lực và tạo tiền đề chuyển đổi nơi coachee.

Đọc thêm: Lợi ích của Coaching mà doanh nghiệp không thể bỏ qua

coaching

Các loại câu hỏi trong coaching

Khi thực hành kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching, bạn có thể áp dụng nhiều loại câu hỏi khác nhau trong từng tình huống cụ thể.

  • Thử thách (Challenging): Một cách khiến coachee xem xét các cơ hội, ý tưởng và quan điểm nằm ngoài suy nghĩ thông thường, vượt ra khỏi vùng an toàn (comfort zone).

Ví dụ: “Làm thế nào bạn biết rằng đây là phương án tiếp cận tốt nhất cần xem xét?”

  • Làm rõ (Clarifying): Đây là dạng câu hỏi huấn luyện viên có thể sử dụng để thu thập thông tin, đảm bảo rằng bạn hiểu được quan điểm và suy nghĩ của coachee.

Ví dụ: “Bạn đã từng thử qua cách này trong trường hợp nào chưa?”

“Bạn đã nhận được phản hồi này từ ai?”

  • Giả thuyết (Hypothetical): Huấn luyện viên có thể đi theo hướng này để khiến coachee suy nghĩ khác đi – bằng cách yêu cầu họ họ tư duy trong các ngữ cảnh hoặc tình huống khác nhau.

Ví dụ: “Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn là trưởng nhóm? Bạn sẽ tiếp cận vấn đề như thế nào?”

  • So sánh (Comparing): Giúp coachee xác định các phương pháp giải quyết vấn đề khác nhau.

Ví dụ: “Trong số các lựa chọn, bạn nghĩ phương án nào là phù hợp nhất?”

  • Thăm dò (Probing): Khám phá cách xử lý vấn đề chi tiết hơn.

Ví dụ: “Lý do bạn lựa chọn cách tiếp cận đó là gì?”

“Bạn cảm thấy khó khăn ở phần nào của cuộc trò chuyện?”

kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

Hãy cho tôi biết thêm….

Đôi khi, huấn luyện viên sẽ muốn khuyến khích coachee gắn bó với một dòng suy nghĩ hoặc ý tưởng nhất định. Khi đó, những câu hỏi coaching như ‘Hãy cho tôi biết thêm về…’ có thể là một cách tiếp cận hữu ích để khám phá thêm – thay vì đặt một câu hỏi khác. Cần lưu ý, bạn chỉ nên sử dụng loại câu hỏi này ở mức độ vừa phải.

Lưu ý đối với kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

Hiệu quả của đặt câu hỏi trong coaching bắt nguồn từ việc xây dựng một cuộc đối thoại hướng dẫn mà không mang tính áp đặt. Ở cương vị huấn luyện viên, bạn phải sẵn sàng đưa ra các câu hỏi mà không xác định trước câu tả lời trong tâm trí. Cần ghi nhớ: chính coachee của bạn mới thực sự là người nắm giữ câu trả lời.

Trong bộ câu hỏi coaching của bạn, một số câu sẽ tỏ ra có giá trị quan trọng hơn những câu khác. Do đó, bạn sẽ cần đến một cách tiếp cận cụ thể hơn, hỗ trợ coachee tìm câu trả lời – hơn là chỉ lắng nghe toàn cục và đặt câu hỏi.

Để giúp coachee tìm câu trả lời, huấn luyện viên có thể thực hành theo trình tự sau:

  • Đặt những câu hỏi giúp coachee xác định mối quan tâm và quan điểm của họ (câu hỏi dạng thông tin).
  • Tỏ ra cởi mở với mọi điều coachee chia sẻ – mà không đưa ra phán xét hoặc mong muốn hướng tới một kết quả xác định. Lắng nghe và đặt câu hỏi là hai bước hỗ trợ và song hành với nhau trong coaching.
  • Thường xuyên tổng kết thông tin sẽ giúp coachee suy ngẫm lại những điều họ đã nói và theo kịp tiến độ buổi đối thoại.
  • Đặt thêm câu hỏi. Mục đích của việc đặt thêm câu hỏi là giúp coachee thống nhất với mục tiêu đề ra và lên kế hoạch hành động cho chính mình. Hãy nhớ: coachee của bạn luôn có sẵn câu trả lời cho vấn đề. Vai trò của huấn luyện viên là hỗ trợ họ khám phá ra lời giải ẩn giấu đó.

Đọc thêm: Phát triển kỹ năng coaching – Các bước thực hiện quy trình coach cho nhân viên

kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

Yêu cầu đối với bộ câu hỏi coaching

Sau đây là một số đặc điểm chung của các câu hỏi coaching:

  • Nâng cao nhận thức của coachee về bản thân.
  • Gợi sự tò mò và thách thức các giới hạn của coachee.
  • Khơi gợi phản hồi trung thực.
  • Ngắn gọn, dễ hiểu.
  • Nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm nơi coachee.
  • Thống nhất với mục tiêu của coachee.
  • Thúc giục hành động.

Bộ câu hỏi coaching mẫu

Dưới đây là gợi ý bộ câu hỏi mẫu mà bạn có thể sử dụng để nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching.

1. Phá băng (Ice breaking)

  • Kỳ nghỉ cuối tuần vừa rồi của bạn như thế nào?
  • Tuần vừa rồi có gì đặc biệt không?
  • Bạn đã thực hiện công việc X mà chúng ta đề cập trong tuần trước như thế nào?

2. Mở đầu cuộc đối thoại coaching

  • Bạn đã nhận thấy những thay đổi nổi bật nào kể từ lần cuối chúng ta trao đổi?
  • Có điều gì tốt đã xảy ra với bạn?
  • Bạn đã đạt được những tiến bộ nào?
  • Bạn hài lòng nhất về điều gì từ lần trao đổi gần đây nhất?

3. Thiết lập mục tiêu

  • Mục đích của bạn khi tìm đến với coaching là gì?
  • Điều gì là quan trọng đối với bạn lúc này?
  • Bạn muốn đạt được điều gì từ buổi trao đổi này?
  • Bạn muốn điều gì xảy ra sau khi chúng ta trao đổi?
  • Vào cuối buổi học, bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi đạt được điều gì?
  • Nếu có thể, bạn sẽ mong muốn điều gì?

4. Phát huy những tiến bộ đạt được

  • Bạn nhận thấy những gì đang diễn ra tốt ngay bây giờ?
  • Bạn có thể làm gì hơn để đẩy nhanh tiến độ?
  • Làm thế nào bạn có thể đảm bảo sẽ lặp lại thành công này một lần nữa?

5. Làm sáng tỏ

  • Tôi xin phép tổng hợp lại … những gì bạn đã nói là….?
  • Bạn có thể nói chi tiết hơn một chút về ….?
  • Nếu tôi hiểu đúng ý bạn, bạn đã làm…?

6. Nghiên cứu giải pháp

  • Bạn nghĩ phương án nào sẽ mang lại hiệu quả cho bạn?
  • Bạn có những cách tiếp cận giải quyết vấn đề nào?
  • Bạn có thể hành động theo cách khác nữa không?
  • Nếu có thể, đâu sẽ là cách hành động lý tưởng của bạn?
  • Làm thế nào bạn đã xử lý thành công điều này trong quá khứ?
  • Bạn có biết ai đã từng ở trong tình huống tương tự… (chờ phản hồi)… Họ đã xử lý tình huống như thế nào?
  • Nếu bạn đang đóng vai tư vấn cho một người bạn, bạn sẽ gợi ý họ điều gì?

7. Thách thức giới hạn

  • Lần trước bạn nói thế này, và bây giờ bạn nói thế này… Thực tế thì cái nào quan trọng hơn?
  • Nếu tôi yêu cầu bạn phải hoàn thành việc này vào tuần tới, phản ứng của bạn sẽ là như thế nào?

8. Đo lường tiến độ hoặc cam kết

  • Trên thang điểm 1-10, bạn đã đạt được tiến bộ nào cho đến nay trong quá trình đạt được mục tiêu của mình?
  • Theo thang điểm từ 1 – 10, bạn cam kết / có động cơ như thế nào để thực hiện hành động này?
  • Bạn đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm đối với mục tiêu …?

9. Kích thích suy nghĩ sâu hơn

  • Bạn đang không phải đối mặt với khó khăn gì?
  • Bạn có đang bỏ qua điều gì quan trọng không?
  • Vấn đề thực sự ở đây là gì?
  • Bạn thân nhất của bạn sẽ nói gì với bạn ngay bây giờ?
  • Điều gì thực sự quan trọng đối với bạn?

10. Khám phá giá trị / động lực bản thân

  • Điều gì thực sự quan trọng đối với bạn lúc này?
  • Bạn muốn mọi người nói gì về bạn?
  • Đối với bạn, khi nào bạn cho rằng mọi thứ trong cuộc sống đang diễn ra tốt đẹp?
  • Lần cuối cùng bạn cảm thấy tràn đầy sinh lực là khi nào? Điều gì xảy ra với bạn khi đó?

11. Thống nhất phương án hành động

  • Con đường phía trước của bạn là gì?
  • Lựa chọn nào khiến bạn thích thú nhất?
  • Bây giờ bạn sẽ làm gì?
  • Bạn định thực hiện nó như thế nào?
  • Chính xác khi nào bạn sẽ làm điều đó?
  • Bạn sẽ cần đến sự giúp đỡ của ai?
  • Trên thang điểm 1 -10, bạn cam kết sẽ làm điều này ở mức nào?
  • Làm thế nào bạn đảm bảo mình làm điều đó?

Đọc thêm: Mô hình coaching GROW – Phát triển nhân viên cho thành công đột phá

kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

Phát triển kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching

  • Bạn có thể rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi bằng cách xin phản hồi từ đồng nghiệp hoặc nhân viên dưới quyền về các loại câu hỏi bạn thường sử dụng.
  • Trước khi bắt đầu buổi đối thoại coaching, hãy chuẩn bị một bộ câu hỏi mở để đảm bảo thu thập đủ thông tin cần thiết. Bộ câu hỏi coaching của bạn cần phải phản ánh chính xác mục đích buổi gặp mặt.
  • Suy nghĩ kỹ về nội dung câu hỏi trước khi nói ra.

Tham khảo

Questioning Skills in Coaching. https://www.accipio.com/eleadership/mod/wiki/view.php?id=1805. Truy cập ngày 02/02/2021.

Coaching Questions Toolkit To Enhance Your Questioning Skills. https://www.personal-coaching-information.com/coaching-questions-toolkit.html. Truy cập ngày 02/02/2021.

Skills in Questioning (How to Question Others). https://managementhelp.org/communicationsskills/questioning-skills.htm. Truy cập ngày 02/02/2021.

Coaching and Asking Questions. http://www.free-management-ebooks.com/faqch/models-03.htm. Truy cập ngày 02/02/2021.

Questioning Skills and Techniques. https://www.skillsyouneed.com/ips/questioning.html. Truy cập ngày 02/02/2021.

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.

BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching

Tổng hợp 7 nguyên tắc coaching cơ bản - nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp đạt đến thành công đột phá.

[FREE EBOOK] 7 nguyên tắc vàng trong coaching

Tổng hợp 7 nguyên tắc coaching cơ bản - nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp đạt đến thành công đột phá.

Bạn mong muốn nâng cao kỹ năng coaching?

Tìm hiểu ngay chương trình đào tạo coaching – được ICF chính thức công nhận - của ITD. Phát triển nền tảng kiến thức coaching vững chắc và phong cách huấn luyện độc đáo.

Bài viết liên quan

Đăng ký nhận bản tin

Cập nhật các tin tức mới nhất về chủ đề Coaching, Lãnh đạo & Quản trị nhân sự - biên soạn bởi đội ngũ ITD Vietnam và các chuyên gia của ITD World - cũng như các chương trình đào tạo và hội thảo kỹ năng lãnh đạo sắp tới của ITD Vietnam.