Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao: Bí quyết thành công cho nhà lãnh đạo

Thế nào là đội nhóm hiệu suất cao?

Một nhóm có hiệu suất cao là một nhóm cá nhân luôn vượt quá mong đợi và đạt được kết quả vượt trội. Họ có khả năng làm việc cùng nhau một cách trơn tru, tận dụng tốt sức mạnh tập thể và vượt qua các thách thức một cách hiệu quả.

Đặc điểm chính:

• Mục tiêu rõ ràng và tầm nhìn chung: Các thành viên trong nhóm thống nhất về mục tiêu của mình và hiểu cách những nỗ lực cá nhân đóng góp vào thành công chung.
• Giao tiếp chặt chẽ: Giao tiếp cởi mở, trung thực và hiệu quả là điều cần thiết để xây dựng lòng tin, giải quyết xung đột và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm.
• Chia sẻ trách nhiệm: Mọi người đều chịu trách nhiệm về công việc của mình và chịu trách nhiệm về hành động của mình. Lãnh đạo không chỉ giới hạn ở một người; thay vào đó, tất cả mọi người đều được trao quyền để chủ động.
• Tin tưởng lẫn nhau: Các thành viên trong nhóm tin tưởng và tôn trọng khả năng của nhau, thúc đẩy môi trường hợp tác và hỗ trợ.
• Khả năng thích ứng: Các nhóm có hiệu suất cao có khả năng thích ứng với hoàn cảnh thay đổi và đón nhận những thách thức mới.
• Học hỏi và cải tiến liên tục: Các thành viên trong nhóm đều cam kết học hỏi và phát triển, cả ở phương diện cá nhân lẫn tập thể.

Không giống như những cá nhân trong các nhóm thông thường (những người thường chỉ tập hợp lại để làm công việc của mình và tuân theo mệnh lệnh), các thành viên trong một nhóm có hiệu suất cao tích cực đóng góp vào thành công của nhóm thông qua quan điểm và kỹ năng độc đáo của họ. Đồng thời, họ cảm giác được trao quyền và có trách nhiệm, từ đó xây dựng chiến lược hiệu quả và đạt được mục tiêu vượt trội. Thành công gắn liền với thành tích của mỗi cá nhân và cả nhóm, trong đó, thành tích tập thể thường được chú trọng nhiều hơn.

Tầm quan trọng của xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Trong bối cảnh kinh doanh năng động và cạnh tranh ngày nay, thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào năng lực của lực lượng lao động. Tuy nhiên, chỉ tài năng của mỗi cá nhân thôi là chưa đủ. Để các tổ chức duy trì được lợi thế bền vững, họ cần sức mạnh tập thể của các nhóm có hiệu suất cao. Việc này không đơn giản chỉ là tập hợp những cá nhân có tài năng. Quan trọng hơn hết là tập hợp và dung hòa thông qua việc quản lý hiệu quả, kết nối chặt chẽ, sự tin tưởng không lay chuyển và văn hóa hòa nhập.

• Tối ưu hiệu suất thông qua quản lý hiệu quả

Nghiên cứu của McKinsey vẽ nên một bức tranh rõ ràng: các công ty có hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ, các nhà quản lý tích cực dẫn dắt, coaching và phát triển nhân viên của mình, đặt tỷ lệ hiệu quả 74%. Hiệu suất của các công ty này cao hơn tới 62% so với các đối thủ cạnh tranh của họ.
Các nhà quản lý hiệu quả không chỉ là người quản lý nhiệm vụ. Họ là người cố vấn, trao quyền cho các thành viên trong nhóm để phát triển, đổi mới và nhận thức được toàn bộ tiềm năng.

• Thành công trên cơ sở kết nối

Theo nghiên cứu của Gallup, các nhóm xếp hạng trong top 20% về cảm giác kết nối, họ giảm đáng kể 41% tình trạng vắng mặt, 59% tỷ lệ nghỉ việc và tăng đáng kinh ngạc 66% về mức độ hạnh phúc của nhân viên.
Kết nối mạnh mẽ thúc đẩy cảm giác gắn bó, hỗ trợ lẫn nhau và mục đích chung. Từ đó sự gắn kết, năng suất và tinh thần chung của nhóm cũng tăng lên.

• Đổi mới thông qua đa dạng

Nghiên cứu của Deloitte nêu bật mối liên hệ không thể phủ nhận giữa văn hóa nơi làm việc và hiệu suất vượt trội. Cụ thể, các tổ chức đề cao sự đa dạng và hòa nhập có khả năng đạt hoặc vượt gấp đôi mục tiêu tài chính, đạt hiệu suất cao gấp ba lần, đổi mới và nhạy bén gấp sáu lần và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn gấp tám lần.

Môi trường hòa nhập thúc đẩy sự đa dạng về quan điểm và trải nghiệm, mở ra nguồn ý tưởng sáng tạo dồi dào, khả năng giải quyết vấn đề được nâng cao và khả năng ra quyết định được cải thiện.

Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao là một hạng mục đầu tư chiến lược, không phải là giải pháp nhất thời. Nó đòi hỏi cam kết phát triển liên tục.

Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Lợi ích của xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

• Quy trình làm việc hợp lý: Khi các vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, điều đó sẽ giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn và giảm tình trạng ứ đọng. Khi các thành viên trong nhóm gắn kết và có động lực làm việc hướng tới mục tiêu chung, họ sẽ đạt được năng suất cao hơn.
• Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề: Các quan điểm đa dạng và giao tiếp mạnh mẽ giúp giải quyết vấn đề và ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Do có chung ý thức trách nhiệm và cam kết tự học/phát triển kỹ năng, các thành viên trong nhóm được trang bị tốt hơn để cung cấp trải nghiệm dịch vụ đặc biệt, tạo điều kiện cho mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và đóng góp vào kết quả kinh doanh chung.
• Thúc đẩy sự đổi mới: Các nhóm hiệu suất cao thường khuyến khích thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và tư duy sáng tạo. Điều này, cùng với nền tảng đa dạng của các thành viên trong nhóm, giúp dễ dàng đưa ra các ý tưởng và giải pháp sáng tạo hơn cho các vấn đề.
• Cải thiện tinh thần và giữ chân nhân tài: Khi nhân viên cảm thấy được coi trọng, hỗ trợ và gắn bó, họ không chỉ có nhiều khả năng tìm thấy sự hài lòng và thỏa mãn trong công việc của mình mà còn ít có khả năng cân nhắc nhảy việc.
• Hình ảnh thương hiệu tích cực: Danh tiếng về việc có các nhóm làm việc hiệu suất cao là yếu tố đóng góp chính khi nói đến thương hiệu nhân viên và thu hút/tuyển dụng nhân tài. Nói cách khác, điều này giúp các tổ chức có vị thế tốt hơn để cạnh tranh trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh như hiện nay.

Đọc thêm: Quản lý nhân tài – 13 hạng mục chính & Bí quyết thực hành

Phân loại đội nhóm hiệu suất cao

Nhóm liên chức năng:

• Thành phần: Các thành viên từ các phòng ban hoặc lĩnh vực chức năng khác nhau.
• Mục đích: Giải quyết các dự án phức tạp đòi hỏi nhiều kỹ năng và quan điểm khác nhau.
• Ví dụ: Nhóm phát triển sản phẩm bao gồm các kỹ sư, designers, marketers, và đại diện bán hàng.

Nhóm tự quản lý:

• Thành phần: Các thành viên trong nhóm có quyền tự chủ trong việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện công việc của mình.
• Mục đích: Trao quyền cho nhân viên và thúc đẩy ý thức sở hữu.
• Ví dụ: Nhóm dịch vụ khách hàng quản lý lịch trình, khối lượng công việc và quy trình giải quyết vấn đề của họ.

Nhóm ảo:

• Thành phần: Các thành viên cách biệt về mặt địa lý và chủ yếu giao tiếp trực tuyến.
• Mục đích: Tận dụng nhân tài toàn cầu và giảm chi phí.
• Ví dụ: Nhóm phát triển phần mềm có các thành viên ở nhiều quốc gia khác nhau.

Nhóm dự án:

• Thành phần: Các thành viên được tập hợp để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể.
• Mục đích: Đạt được mục tiêu đã xác định trong khung thời gian đã định.
• Ví dụ: Nhóm được giao nhiệm vụ ra mắt sản phẩm mới.

Nhóm quản lý cấp cao:

• Thành phần: Các giám đốc điều hành cấp cao chịu trách nhiệm đưa ra quyết định chiến lược cho toàn bộ tổ chức.
• Mục đích: Lãnh đạo và định hướng chung.
• Ví dụ: Tổng giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính, Giám đốc điều hành và các giám đốc điều hành cấp cao khác của một công ty.

Nhóm giải quyết vấn đề:

• Thành phần: Các thành viên được tập hợp lại để xác định và giải quyết các vấn đề hoặc thách thức cụ thể.
• Mục đích: Cải thiện hiệu quả, chất lượng hoặc các chỉ số hiệu suất chính khác.
• Ví dụ: Một nhóm được thành lập để giải quyết tình trạng suy giảm sự hài lòng của khách hàng.

Nhóm cải tiến quy trình:

• Thành phần: Các thành viên tập trung vào việc hợp lý hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Mục đích: Nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện chất lượng.
• Ví dụ: Một nhóm được giao nhiệm vụ thiết kế lại quy trình sản xuất.

Các mô hình xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Mô hình của McKinsey

Khi nói đến việc xây dựng các nhóm thành công, McKinsey cung cấp một mô hình được xây dựng dựa trên ba trụ cột cốt lõi:

• Thống nhất theo định hướng

Tính thống nhất chỉ có mọi người cùng chung quan điểm. Tầm nhìn chung và sự hiểu biết về mục tiêu của nhóm đóng vai trò như một la bàn, dẫn dắt mọi người hướng tới một mục tiêu chung.

Điều này bắt đầu bằng việc truyền đạt rõ ràng về mục đích và tầm nhìn của nhóm. Cụ thể, các nhà lãnh đạo không chỉ phải nêu rõ những gì cần đạt được mà còn phải nêu rõ lý do tại sao điều đó lại quan trọng. Khi mỗi cá nhân hiểu được vai trò của mình đóng góp như thế nào vào bức tranh toàn cảnh, họ sẽ trở nên gắn kết và có động lực hơn.

• Tương tác hiệu quả

Hãy tưởng tượng một cuộc họp nhóm nơi các ý tưởng được trao đổi tự do và những lời góp ý mang tính xây dựng được đón nhận. Đây chính là bản chất của tương tác hiệu quả. Những cuộc tranh luận lành mạnh và sự sẵn sàng thách thức hiện trạng sẽ thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn.

• Ý thức đổi mới mạnh mẽ

Duy trì động lực của nhóm theo thời gian đòi hỏi phải liên tục “đổi mới” – bao gồm việc thường xuyên suy ngẫm về hiệu suất của nhóm. Dành thời gian để ăn mừng những thành công nhỏ và lớn sẽ củng cố các hành vi tích cực và thúc đẩy tinh thần.

Học hỏi từ những thất bại cũng quan trọng không kém. Bằng cách phân tích những sai lầm và xác định các khía cạnh cần cải thiện, nhóm trở nên kiên cường và dễ thích nghi hơn.

Đọc thêm: Lãnh đạo tự ngẫm – Ý nghĩa của tự nhận thức trong quản trị

Tháp nhu cầu của Maslow

Tháp nhu cầu của Maslow là một lý thuyết tâm lý cho rằng nhu cầu của con người được sắp xếp theo thứ tự phân cấp. Khi các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn, mọi người sẽ có động lực để đáp ứng các nhu cầu cấp cao hơn. Lý thuyết này có thể được áp dụng để hiểu động lực của các nhóm có hiệu suất cao:

Nhu cầu thể lý:

• Ổn định công việc: Các thành viên trong nhóm cần một môi trường làm việc ổn định, an ninh việc làm và chế độ đãi ngộ thỏa đáng để cảm thấy an toàn và bảo đảm về mặt thể chất. Nền tảng này rất cần thiết cho năng suất và sự tập trung.
• Sức khỏe và thể chất: Khả năng tiếp cận dịch vụ, chương trình chăm sóc sức khỏe và môi trường làm việc lành mạnh đều đóng góp rất lớn vào sức khỏe và hiệu suất chung của mọi người.

Nhu cầu an toàn:

• An toàn về việc làm: Kỳ vọng rõ ràng, chính sách công bằng và văn hóa làm việc hỗ trợ giúp mọi người có nhiều khả năng cảm thấy an toàn trong vai trò của mình.
• An toàn tâm lý: Một môi trường tôn trọng và hòa nhập, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái thể hiện bản thân mà không sợ bị phán xét hoặc chế giễu.

Nhu cầu về tình cảm & sự gắn kết:

• Sự gắn kết của nhóm: Mối quan hệ chặt chẽ trong nhóm, các tương tác xã hội và cảm giác được gắn kết.
• Công nhận và đánh giá: Công nhận và tôn vinh những thành tích của các thành viên trong nhóm để nuôi dưỡng ý thức về giá trị bản thân.

Nhu cầu được tôn trọng:

• Công nhận thành tích: Cơ hội để phát triển, thăng tiến và được công nhận rất quan trọng để các thành viên trong nhóm cảm thấy được coi trọng và có động lực để vượt trội.
• Địa vị và sự tôn trọng: Một nền văn hóa tôn trọng những đóng góp của cá nhân và nuôi dưỡng ý thức tự chủ.

Nhu cầu tự hoàn thiện:

• Sự phát triển cá nhân: Hỗ trợ sự phát triển chuyên môn và mục tiêu nghề nghiệp của các thành viên trong nhóm.
• Mục đích và ý nghĩa: Ý thức chung về mục đích và sự kết nối với một điều gì đó lớn lao hơn bản thân.

Về bản chất, trong đội nhóm hiệu suất cao, nhu cầu của các thành viên được đáp ứng ở mọi cấp độ trong hệ thống phân cấp của Maslow. Bằng cách giải quyết các nhu cầu cơ bản về an toàn và an ninh, nuôi dưỡng ý thức về sự gắn bó, công nhận và đánh giá cao những đóng góp của cá nhân và hỗ trợ sự phát triển cá nhân, các tổ chức tạo ra một môi trường mà các thành viên trong nhóm có động lực, gắn bó và có thể đạt được kết quả tốt nhất.

Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Điều gì cấu thành đội nhóm hiệu suất cao?

1. Phong cách lãnh đạo

Lãnh đạo hiệu quả đóng vai trò không thể thiếu trong việc thành lập các nhóm có hiệu suất cao. Mặc dù có nhiều cách tiếp cận quản lý khác nhau, nhưng một số cách đặc biệt phù hợp để thúc đẩy văn hóa xuất sắc:

• Lãnh đạo phục vụ: Một triết lý quản lý mà trọng tâm chính của một người là phục vụ nhu cầu của người khác, bao gồm các thành viên trong nhóm, khách hàng và cộng đồng. Thay vì ở vị trí quyền lực và kiểm soát, các nhà lãnh đạo phục vụ coi mình là người quản lý và người tạo điều kiện, dẫn dắt nhóm của họ hướng tới các mục tiêu chung.
• Lãnh đạo chuyển đổi: Những nhà lãnh đạo này thúc đẩy người khác vượt ra ngoài lợi ích cá nhân (và hướng tới tầm nhìn chung) thông qua sự kết hợp giữa kích thích trí tuệ và sự cân nhắc cá nhân.
• Lãnh đạo chân thực (authentic): Như tên gọi của nó, những người áp dụng phong cách này luôn tận tụy với bản thân và các giá trị của mình. Họ tạo dựng lòng tin bằng cách chân thành, minh bạch và nhất quán trong hành động. Nói cách khác, đó là “lãnh đạo từ trái tim”, chứ không chỉ là lý trí.

2. Văn hóa công ty

Một nền văn hóa tổ chức lành mạnh là điều cần thiết để xây dựng các nhóm có hiệu suất cao:

• Lòng tin: Niềm tin của các thành viên trong nhóm vào nhau và vào các nhà lãnh đạo của họ đặt nền tảng cho sự hợp tác liền mạch và hiệu suất vượt trội. Theo Harvard Business Review, lòng tin như vậy bắt nguồn từ sự kết hợp của các hành vi lãnh đạo, bao gồm không để sự hợp tác diễn ra ngẫu nhiên, luôn cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, chia sẻ công lao, tin vào lợi ích của những bất đồng và chủ động giải quyết căng thẳng bất cứ khi nào nó phát sinh.
• Tôn trọng: Tôn trọng sự khác biệt và đóng góp của cá nhân là điều quan trọng để tạo ra một môi trường đa dạng và hòa nhập.
• Đổi mới: Một nền văn hóa khuyến khích sự sáng tạo, thử nghiệm và cải tiến liên tục.
• Trách nhiệm: Các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về hành động và kết quả của mình, đồng thời được cung cấp sự hỗ trợ và các nguồn lực mà họ cần để thành công.
• Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Hỗ trợ sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống là điều bắt buộc đối với các tổ chức để duy trì sức khỏe và hiệu suất của nhân viên ở mức tối ưu.

Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

3. An toàn về mặt tâm lý

An toàn về mặt tâm lý là niềm tin rằng một người có thể lên tiếng mà không lo sợ hậu quả tiêu cực. Khi mọi người cảm thấy an toàn về mặt tâm lý, họ sẽ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng, chấp nhận rủi ro và làm việc cùng nhau. Để đạt được điều này, vai trò của bạn với tư cách nhà lãnh đạo là:

• Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Tạo bầu không khí/điều kiện cần thiết để người khác cảm thấy thoải mái khi bày tỏ suy nghĩ và ý kiến của họ.
• Lắng nghe tích cực: Chú ý đến mối bận tâm và phản hồi của các thành viên trong nhóm.
• Tránh đổ lỗi: Tập trung vào các giải pháp thay vì đổ lỗi cho những sai lầm.
• Tôn vinh thành công: Ghi nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm vì những thành tích của họ.
• v.v.

4. Động lực nhóm

• Thành phần nhóm: Sự kết hợp phù hợp giữa các kỹ năng, tính cách và kinh nghiệm có thể tác động đáng kể đến hiệu suất chung. Nhìn chung, các tổ chức nên nỗ lực xây dựng một nhóm đa dạng với nhiều quan điểm và kinh nghiệm khác nhau.
• Giao tiếp: Các kênh giao tiếp hiệu quả, cả bằng lời nói và văn bản, đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. Các công ty có thể cân nhắc đầu tư vào công nghệ phù hợp để tăng cường sự hợp tác và năng suất.

5. Quản lý hiệu suất

• Các chỉ số hiệu suất chính (KPI): KPI là chỉ số định lượng có thể được sử dụng để đánh giá tiến độ hướng tới mục tiêu. Chúng có thể bao gồm các khía cạnh như năng suất (ví dụ: sản lượng trên mỗi nhân viên hoặc tỷ lệ hoàn thành dự án), chất lượng (ví dụ: tỷ lệ sản phẩm lỗi, điểm hài lòng của khách hàng hoặc tỷ lệ lỗi), hiệu quả (ví dụ: sử dụng tài nguyên, thời gian xử lý hoặc hiệu quả về chi phí), đổi mới (ví dụ: bằng sáng chế đã nộp, ra mắt sản phẩm mới hoặc phản hồi của khách hàng về các giải pháp sáng tạo, v.v.). Khi thiết lập KPI, các nhà lãnh đạo nên tính đến các yếu tố như sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức, sự phù hợp với vai trò/trách nhiệm của nhóm và khả năng đo lường.
• Phản hồi: Phản hồi thường xuyên và mang tính xây dựng giúp các thành viên trong nhóm cải thiện hiệu suất của họ và tập trung vào các mục tiêu. Các công cụ như phần mềm đánh giá 360 độ của ITD World có thể được sử dụng cho mục đích này.
• Cơ hội ghi nhận và phát triển: Việc ghi nhận và khen thưởng những người khác vì những nỗ lực của họ sẽ thúc đẩy tinh thần và động lực. Mặt khác, các công ty cũng nên hướng đến mục tiêu cung cấp cho nhân viên nhiều cơ hội để phát triển và học hỏi chuyên môn (ví dụ: các buổi đào tạo và cố vấn tại nơi làm việc, hội thảo, nghỉ dưỡng, v.v.).
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Tận dụng số liệu và phân tích để đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên bằng chứng và dữ liệu thay vì giả định/thành kiến.

Đọc thêm: Quản trị hiệu suất hiệu quả – Các nguyên tắc cần nhớ

Các giai đoạn xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

• Định hình
  • Thành lập nhóm: Nhóm được thành lập, thường thông qua quá trình lựa chọn hoặc phân công.
  • Thiết lập mục tiêu: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được, đảm bảo mọi người đều hiểu mục đích và mục tiêu của nhóm.
  • Xác định vai trò: Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm được xác định để tránh nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều nhận thức được đóng góp của mình.
• Xung đột
  • Giải quyết xung đột: Xung đột và bất đồng ban đầu có thể phát sinh khi các thành viên trong nhóm khẳng định mình và cạnh tranh để giành quyền lãnh đạo.
  • Chuẩn hóa nhóm: Chuẩn mực và kỳ vọng của nhóm dần bắt đầu xuất hiện, định hình văn hóa và hành vi của nhóm.
  • Xây dựng lòng tin: Xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm là rất quan trọng ở giai đoạn này, vì nó đặt nền tảng cho sự hợp tác trong tương lai.
• Chuẩn hóa
  • Hợp tác: Các thành viên trong nhóm bắt đầu làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, chia sẻ ý tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
  • Ra quyết định: Các quy trình ra quyết định của nhóm được thiết lập, đảm bảo rằng ý kiến đóng góp của mọi người đều được coi trọng.
  • Bản sắc nhóm: Ý thức mạnh mẽ về bản sắc nhóm và sự gắn bó phát triển, thúc đẩy môi trường tích cực và hỗ trợ.
• Hoạt động
  • Hiệu suất cao nhất: Nhóm đạt đến mức hiệu suất cao nhất, liên tục đạt được mục tiêu và vượt quá mong đợi.
  • Đổi mới: Sáng tạo và đổi mới phát triển khi các thành viên cùng nhau tìm ra những cách mới và tốt hơn để thực hiện mọi việc.
  • Giải quyết vấn đề: Các thách thức được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng, chứng minh khả năng vượt qua trở ngại của nhóm.
• Thoái trào
  • Hoàn thành: Các mục tiêu của nhóm đã đạt được và dự án đã hoàn thành.
  • Suy ngẫm: Các thành viên suy ngẫm về trải nghiệm của mình và học hỏi từ quá trình này.
  • Kết thúc: Trong một số trường hợp, nhóm có thể giải tán hoặc chuyển sang các dự án mới.

Thách thức trong việc xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

• Thiếu tin tưởng

Như đã đề cập, lòng tin là nền tảng của bất kỳ nhóm thành công nào. Khi các thành viên trong nhóm không tin tưởng lẫn nhau, kết quả là sự bất đồng trong giao tiếp, khó cộng tác và giảm năng suất. Nỗi sợ thất bại ngăn cản mọi người chấp nhận rủi ro hoặc chia sẻ ý tưởng của họ, trong khi các mục đích ngầm làm suy yếu lòng tin và cản trở sự cộng tác.

• Giao tiếp kém

Những hiểu lầm thường phát sinh khi giao tiếp không rõ ràng hoặc không hiệu quả, dẫn đến xung đột và giảm năng suất. Thiếu minh bạch (điều này rất phổ biến trong nhiều môi trường làm việc hiện nay) tạo ra bầu không khí ngờ vực và thiếu tin tưởng, cản trở hiệu suất chung.

• Mục tiêu xung đột

Sự không thống nhất về các ưu tiên dẫn đến bất đồng, thiếu tập trung và giảm năng suất. Ví dụ, giả sử một nhóm tiếp thị được giao nhiệm vụ nâng cao nhận thức về thương hiệu và thúc đẩy doanh số. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm không đồng ý về việc ưu tiên hình ảnh thương hiệu hay doanh số. Điều này dẫn đến sự khác biệt trong các phương hướng hành động và cản trở sự hợp tác.
Để giải quyết vấn đề này, nhóm nên tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận cởi mở, xây dựng khuôn khổ ưu tiên và khuyến khích thỏa hiệp và hợp tác.

• Lãnh đạo kém hiệu quả

Lãnh đạo yếu kém – đặc trưng bởi sự thiếu định hướng, hỗ trợ hoặc động lực, xu hướng quản lý vi mô – kìm hãm sự sáng tạo, làm giảm tính tự chủ và làm xói mòn lòng tin.

• Kháng cự thay đổi

Sự thay đổi là điều tất yếu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nỗi sợ điều chưa biết và lo lắng về an ninh việc làm là nguyên nhân khiến nhiều người cảm thấy không thoải mái khi đón nhận thay đổi. Việc bám chấp vào thói quen cũ thường cản trở khả năng thích ứng với những thách thức và cơ hội mới của nhóm.

• Khác biệt văn hóa

Hiểu lầm, gián đoạn giao tiếp và xung đột phát sinh khi các thành viên trong nhóm đến từ các nền văn hóa khác nhau thể hiện các giá trị, niềm tin hoặc phong tục khác nhau. Các khuôn mẫu và định kiến, nếu không được kiểm soát, sẽ cản trở sự hợp tác và tạo ra môi trường làm việc thù địch.

Đọc thêm: Giao tiếp liên văn hóa – Hướng dẫn cho nhà lãnh đạo

• Thiếu nguồn lực

Những hạn chế về nguồn lực (ví dụ: tài trợ, thiết bị hoặc nhân sự) thường dẫn đến khối lượng công việc quá mức và kiệt sức, hạn chế khả năng hợp tác và đạt được mục tiêu của nhóm.

Cách xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

1. Nuôi dưỡng lòng tin và sự hợp tác

Nền tảng vững chắc của lòng tin tạo ra một môi trường an toàn và hỗ trợ, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng, chấp nhận rủi ro và cùng nhau làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Để tạo điều kiện cho việc giao tiếp cởi mở và đảm bảo ý thức về mục đích chung trong nhóm, các tổ chức nên cân nhắc các hoạt động xây dựng nhóm – có thể bao gồm từ các hoạt động xã hội đến các dự án hợp tác đòi hỏi phải làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Khi nhân viên hiểu nhau ở cấp độ cá nhân, họ sẽ phát triển ý thức đồng đội và tôn trọng lẫn nhau.

Đồng thời, sự công bằng và minh bạch cũng rất quan trọng để nuôi dưỡng lòng tin vào các nhà lãnh đạo và đồng nghiệp. Các công ty cũng nên đầu tư vào đào tạo giải quyết xung đột, để các cá nhân được trang bị các kỹ năng/tư duy cần thiết để quản lý bất đồng một cách hiệu quả và mang tính xây dựng, ngăn ngừa xung đột leo thang và làm tổn hại đến động lực nội bộ.

2. Tăng cường giao tiếp và sự thống nhất

Kỳ vọng rõ ràng rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. Là một nhà lãnh đạo, vai trò của bạn là đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về vai trò, trách nhiệm và mục tiêu của mình. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp theo dõi tiến độ, giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn và giảm nguy cơ đi chệch khỏi mục tiêu của nhóm.

Để thông tin được chia sẻ liền mạch, việc thiết lập các kênh truyền thông hiệu quả là điều cần thiết. Một ví dụ là lên lịch một cuộc họp ngắn hàng ngày, trong đó mỗi người chia sẻ những gì họ đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì họ dự định làm hôm nay và bất kỳ trở ngại nào họ đang gặp phải.

Ngoài ra, các công ty cũng nên đưa ra các cơ chế phản hồi – diễn đàn để các thành viên trong nhóm đưa ra và tiếp nhận ý kiến đóng góp (ví dụ: các cuộc họp 1:1, khảo sát ẩn danh, họp tóm tắt sau dự án, đánh giá hàng tháng, v.v.)

3. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm

Ủy quyền là một kỹ năng lãnh đạo không thể thiếu khi xây dựng các nhóm có hiệu suất cao. Các nhà lãnh đạo cần học cách ủy quyền nhiệm vụ và trách nhiệm – để các thành viên trong nhóm có cơ hội phát triển các kỹ năng mới, đảm nhận công việc đầy thử thách hơn và có được cảm giác sở hữu lớn hơn. Khi các cá nhân được trao quyền tự chủ để đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề, họ có nhiều khả năng sáng tạo hơn trong cách tiếp cận của mình.

Mặt khác, điều quan trọng là các tổ chức phải đưa ra các chính sách chi tiết để ghi nhận và học tập liên tục.

4. Thống nhất mục tiêu & ưu tiên

Khi mọi người cùng làm việc hướng tới cùng một mục tiêu, nhóm sẽ hoạt động hiệu quả, hiệu suất và thành công hơn. Vì mục đích này, các nhà lãnh đạo cần đầu tư vào kế hoạch chiến lược – đưa ra lộ trình chung – cũng như tổ chức các cuộc đánh giá thường xuyên (có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào doanh nghiệp cụ thể).

Một phương pháp đảm bảo sự điều chỉnh là thiết lập mô hình ưu tiên để nhóm có thể phân bổ nguồn lực và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Ví dụ: Một nhóm phát triển phần mềm nhỏ đang triển khai một ứng dụng di động mới. Nhóm có một danh sách tồn đọng các tính năng và bản sửa lỗi.

Mô hình ưu tiên:

Căn chỉnh chiến lược:

• Tầm nhìn và sứ mệnh: Xác định mục đích và mục tiêu chung của ứng dụng.
• OKR: Đặt ra các Mục tiêu và Kết quả chính rõ ràng phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh.

Tác động đến khách hàng:

• Nghiên cứu người dùng: Thu thập thông tin chi tiết về nhu cầu và điểm khó khăn của người dùng.
• Câu chuyện người dùng: Tạo câu chuyện đại diện cho các mục tiêu cụ thể của người dùng.

Giá trị doanh nghiệp:

• Phân tích ROI: Ước tính lợi nhuận đầu tư tiềm năng cho mỗi tính năng hoặc bản sửa lỗi.
• Tác động doanh thu: Đánh giá cách mỗi tính năng hoặc bản sửa lỗi sẽ đóng góp vào tăng trưởng doanh thu.

Độ phức tạp về mặt kỹ thuật:

• Ước tính nỗ lực: Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết để triển khai từng tính năng hoặc bản sửa lỗi.
• Sự phụ thuộc: Xác định bất kỳ sự phụ thuộc nào vào các tính năng hoặc thành phần khác.

Đánh giá rủi ro:

• Rủi ro tiềm ẩn: Xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến từng tính năng hoặc bản sửa lỗi.
• Chiến lược giảm thiểu: Đưa ra các chiến thuật để giảm thiểu những rủi ro đó.

5. Giải quyết các khác biệt về văn hóa và tính đa dạng

Trong thế giới toàn cầu hóa ngày nay, các nhóm ngày càng có khả năng làm việc hiệu quả bất kể ranh giới địa lý. Do đó, giải quyết các khác biệt về văn hóa và thúc đẩy tính đa dạng là điều cần thiết để tạo ra một nơi làm việc hòa nhập và tôn trọng hơn.

Đào tạo nhận thức về văn hóa tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm được tiếp xúc và trân trọng những người có hoàn cảnh xuất thân khác. Các tổ chức có thể cân nhắc trang bị cho nhân viên kiến thức về ngôn ngữ và thái độ hòa nhập – để nơi làm việc trở nên chào đón và tôn trọng hơn.

Phương pháp Agile là một công cụ hữu ích để thúc đẩy tính linh hoạt, khả năng thích ứng và phát triển xoay vòng trong các nhóm đa dạng. Sau đây là một ví dụ về cách triển khai:

Tình huống: Một nhóm phát triển phần mềm đa quốc gia đang nghiên cứu một sản phẩm mới. Các thành viên trong nhóm đến từ các quốc gia khác nhau với nhiều nền văn hóa khác nhau.

Phương pháp Agile:

• Scrum: Nhóm sử dụng mô hình Scrum, bao gồm các cuộc họp thường kỳ, lập kế hoạch chạy nước rút và họp đánh giá. Các cuộc họp này tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin cập nhật, thảo luận về các thách thức và học hỏi lẫn nhau.
• Các nhóm liên chức năng: Nhóm bao gồm những cá nhân có nhiều kỹ năng và chuyên môn khác nhau, đảm bảo rằng mọi quan điểm đều được cân nhắc.
• Phát triển xoay vòng: Nhóm làm việc theo các chu kỳ lặp đi lặp lại ngắn (sprint) để cung cấp phần mềm hoạt động theo từng bước. Điều này cho phép họ thu thập phản hồi từ khách hàng sớm và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• Nhạy cảm về văn hóa: Mọi người được khuyến khích lưu ý đến những khác biệt về văn hóa và sử dụng ngôn ngữ và hành vi bao hàm. Họ cũng tham gia đào tạo nhận thức về văn hóa để tìm hiểu thêm về nền tảng của nhau.

6. Lãnh đạo hiệu quả

Một nhà lãnh đạo đưa mọi người đến nơi họ muốn đến. Một nhà lãnh đạo tuyệt vời đưa mọi người đến nơi họ không nhất thiết muốn đến nhưng phải đến.

Rosalynn Carter

Tất cả bắt đầu bằng việc xây dựng một nhóm điều hành có hiệu suất cao. Khi các nhà lãnh đạo tin tưởng và giao quyền cho các thành viên trong nhóm của mình, họ tạo ra một môi trường mà các cá nhân cảm thấy được coi trọng, có động lực và đóng góp vào thành công của nhóm. Như vậy, mọi người được trao quyền để chịu trách nhiệm về công việc của mình, nâng cao sự hài lòng trong công việc, sự đổi mới và hiệu suất chung của nhóm cũng tăng lên.

Làm gương là một yêu cầu thiết yếu khác. Các nhà lãnh đạo cần thể hiện hành vi và giá trị mà họ mong đợi từ các thành viên trong nhóm của mình, từ đó đặt nền tảng cho sự tin tưởng và tôn trọng. Bằng cách thể hiện những phẩm chất mong muốn (ví dụ: tính chính trực, minh bạch), họ đặt ra một tiêu chuẩn rõ ràng cho hành vi, thúc đẩy nhóm của mình phấn đấu đạt đến sự xuất sắc.

Đọc thêm: Executive Coaching – Cẩm nang cho cấp lãnh đạo điều hành

7. Cung cấp nguồn lực và hỗ trợ cần thiết

Khi nhân viên có đầy đủ nguồn lực cần thiết, họ sẽ hoàn thành xuất sắc vai trò của mình và đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu của nhóm. Điều này bao gồm quyền truy cập vào công nghệ, công cụ và thông tin mới nhất, cũng như môi trường làm việc thuận lợi thúc đẩy sự sáng tạo và cộng tác. Ví dụ, một nhóm tiếp thị được trang bị phần mềm thiết kế mới nhất và các công cụ phân tích dữ liệu có thể tạo ra các chiến dịch chất lượng cao và đo lường tác động của chúng một cách chính xác.

Hơn nữa, thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều cần thiết để duy trì sức khỏe và năng suất của nhân viên. Cung cấp các chế độ làm việc linh hoạt, khuyến khích thời gian nghỉ ngơi và cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe là một trong những điều mà các tổ chức có thể làm để thể hiện cam kết đối với phúc lợi chung của nhân viên.

Đầu tư vào các chương trình coaching và mentoring là điều bắt buộc. Nhân viên sẽ được hướng dẫn, hỗ trợ và đánh giá để mài giũa các kỹ năng, xây dựng sự tự tin và phát huy hết tiềm năng của mình. Ngoài ra, đào tạo quản trị thay đổi trang bị cho họ các công cụ và chiến lược để điều hướng quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn. Bằng cách hiểu được quá trình thay đổi và tác động của nó đối với cá nhân và nhóm, các thành viên trong nhóm có thể thích nghi nhanh hơn và đóng góp tích cực vào thành công chung.

Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Danh ngôn về đội nhóm hiệu suất cao

“Mối quan hệ bền chặt là nền tảng của các đội hiệu suất cao. Và tất cả các đội hiệu suất cao đều có xuất phát điểm từ sự tin tưởng.” – Simon Sinek

“Một đội không phải là một tập hợp những người làm việc cùng nhau. Một đội là một nhóm người tin tưởng lẫn nhau.” – Simon Sinek

“Đến với nhau là một khởi đầu. Ở lại với nhau là một quá trình. Làm việc cùng nhau là một thành công.” – Henry Ford

“Tài năng sẽ giúp chiến thắng các trò chơi, nhưng tinh thần đồng đội và trí tuệ sẽ giành chức vô địch.” – Michael Jordan

“Điều tuyệt vời nhất về tinh thần đồng đội là bạn luôn có những người sát cánh cạnh bên mình.” – Margaret Carty

“Mọi đội hiệu suất cao đều tin rằng họ tồn tại vì một lý do chính đáng và thế giới sẽ tốt đẹp hơn nhờ những gì họ làm. Mục đích của họ không phải là nhiệm vụ hay công việc họ làm mà là lợi ích họ mang lại.” – Linda Hill & Kent Lineback

“Tuy nhiên, điều tạo nên sự khác biệt của các đội hiệu suất cao là mức độ cam kết, đặc biệt là mức độ cam kết sâu sắc của các thành viên đối với nhau.” – Jon Katzenbach

“Tốc độ của người lãnh đạo chính là tốc độ của tập thể.” – Lee Iacocca

Đào tạo xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

Tại ITD World, chúng tôi tin rằng chìa khóa thành công nằm ở sức mạnh và sự phối hợp của một nhóm được đào tạo bài bản. Đó là lý do tại sao chúng tôi tận tâm xây dựng các giải pháp đào tạo và coaching nhóm sáng tạo và hiệu quả.

Các chương trình của chúng tôi được thiết kế để giải quyết nhiều thách thức và mục tiêu khác nhau. Cho dù bạn đang muốn cải thiện giao tiếp, tăng năng suất, nâng cao kỹ năng lãnh đạo hay thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác hơn, chúng tôi đều có giải pháp phù hợp với bạn!

Chúng tôi áp dụng phương pháp tiếp cận toàn diện đối với đào tạo nhóm, tập trung vào cả sự phát triển cá nhân và động lực nhóm. Do đó, các chương trình của chúng tôi kết hợp kiến thức lý thuyết với các bài tập thực hành và mô phỏng, đảm bảo rằng người tham gia không chỉ học được các kỹ năng mới mà còn áp dụng chúng hiệu quả vào các tình huống thực tế.

• Giải pháp tùy chỉnh: Các chương trình của chúng tôi được thiết kế riêng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của mỗi tổ chức, đảm bảo rằng mọi buổi đào tạo đều xác đáng và có giá trị.
• Giảng viên giàu kinh nghiệm: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi bao gồm các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc về động lực nhóm và hành vi của con người. Họ mang đến nhiều kinh nghiệm và chuyên môn cho mọi buổi đào tạo.
• Kết quả thực nghiệm: Chúng tôi có thành tích đã được công nhận trong việc giúp các tổ chức đạt được những cải thiện đáng kể về hiệu suất, năng suất và tinh thần của nhóm.
• Trải nghiệm hấp dẫn: Các chương trình của chúng tôi được thiết kế để thu hút và tương tác liên tục, giúp người tham gia luôn có động lực học hỏi trong suốt quá trình.

Tham khảo

Building High-performing Teams: Power Up Your People for Success. https://itdworld.com/blog/leadership/building-high-performing-teams/.