Dù bạn là một huấn luyện viên chuyên nghiệp, cấp lãnh đạo – quản lý sử dụng coaching để hỗ trợ các thành viên đội phát triển hoặc cho các tình huống khác trong cuộc sống, điều quan trọng là bạn cần nắm bắt một số số kỹ năng coaching chính để đảm bảo lợi ích của quá trình huấn luyện.
Nội dung
Kỹ năng coaching là gì?
Theo Liên đoàn Huấn luyện quốc tế (ICF), coaching (huấn luyện) là quá trình hợp tác giữa huấn luyện viên với khách hàng (gọi là coachee hay người được huấn luyện) nhằm hỗ trợ tư duy sáng tạo, giúp coachee phát huy tiềm năng cá nhân và phát triển chính mình.
Xuất phát điểm của coaching là mong muốn giúp đỡ coachee học hỏi và phát triển. Một huấn luyện viên giỏi không xem mình là chuyên gia có thể giải quyết mọi vấn đề và có tất cả câu trả lời. Thay vào đó, họ xem bản thân là “chất xúc tác” hỗ trợ quá trình học tập của người được coach.
8 kỹ năng coaching chuyên sâu
Dù bạn là chuyên gia huấn luyện chuyên nghiệp hay cấp lãnh đạo muốn thực hành huấn luyện để phát triển nhân viên, sau đây là 8 kỹ năng coaching quan trọng nhất cần hoàn thiện.
1. Đặt mục tiêu
Mục đích của huấn luyện là xác định mục tiêu/ giải pháp. Do đó, khả năng vạch ra các mục tiêu rõ ràng, hấp dẫn về mặt cảm xúc từ coachee là một kỹ năng coaching tối quan trọng.
Một mặt, huấn luyện viên cần biết cách thức và thời điểm đưa thiết lập mục tiêu vào quá trình huấn luyện – thông qua các mô hình như mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Hấp dẫn, Thực tế và Đúng thời gian).
Mặt khác, bạn cũng cần suy nghĩ và đặt câu hỏi để hoàn thành mục tiêu đề ra. Ví dụ như “Công việc ABC sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu như thế nào?” sẽ giúp coachee đánh giá xem những gì họ đang làm có giúp ích hay cản trở họ không.
Một thói quen phổ biến khác của các huấn luyện viên giỏi là khả năng “sắp xếp” vấn đề thành mục tiêu. Ví dụ, nếu coachee chia sẻ những vấn đề họ đang gặp phải với một đồng nghiệp ‘khó tính’, huấn luyện viên có thể hỏi: “Bạn nghĩ mình có thể làm gì để cải thiện mối quan hệ với người này?”.
2. Quan sát và Đánh giá
Quan sát là một kỹ năng coaching thường bị bỏ qua. Khi tổ chức các buổi hội thảo về kỹ năng huấn luyện, chúng tôi thường nói với các huấn luyện viên rằng “Câu trả lời đang ở ngay trước mắt bạn”. Ngôn ngữ cơ thể của coachee sẽ cho bạn biết rất nhiều thông tin về trạng thái cảm xúc và mức độ cam kết của họ – thế nhưng, bạn rất dễ bỏ qua điều đó nếu quá tập trung vào ý tưởng của riêng mình về những gì cần làm tiếp theo.
Một trở ngại khác đối với việc quan sát là khi văn hóa doanh nghiệp khiến mọi người tập trung vào các quy trình và nhiệm vụ, nhưng ít quan tâm đến mối quan hệ con người. Hệ quả là chúng ta sẽ không còn nhìn thấy nơi người khác những gì sâu thẳm trong họ, mà chỉ dừng lại ở chức vụ ‘quản lý’ hay ‘nhân viên’. Trong coaching, việc thiếu kỹ năng quan sát sẽ khiến bạn bỏ lỡ những thông tin giá trị về những gì coachee đang suy nghĩ và cảm nhận.
3. Lắng nghe tích cực
Khác với việc thụ động nghe những gì coachee nói, lắng nghe tích cực đòi hỏi bạn phải nỗ lực tương tác và cho thấy bản thân đang dành cho họ toàn bộ sự chú ý của mình. Là huấn luyện viên, bạn sẽ cần “gạt qua” một bên những mối quan tâm và ý tưởng của riêng bạn trong quá trình lắng nghe. Điều này có thể tỏ ra đặc biệt khó khăn đối với một số cấp quản lý, nhưng đây thực sự là một kỹ năng lãnh đạo rất đáng đầu tư phat triển.
Bạn có nhớ lần cuối cùng ai đó gạt mọi thứ khác sang một bên và dành toàn bộ sự chú ý cho bạn? Đó hẳn là một trải nghiệm vô cùng khó quên với bạn. Bằng cách chăm chú lắng nghe người khác, bạn đồng thời đang gửi đi một thông điệp kép mạnh mẽ – thứ nhất, bạn luôn có mặt để hỗ trợ coachee trong bất cứ việc gì họ đang làm; và thứ hai, bạn đang chú ý và mong họ tuân theo mọi cam kết do chính mình đưa ra.
Có nhiều kỹ thuật và mô hình khác nhau mà bạn có thể vận dụng để phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực. Mấu chốt là bạn phải thực sự quan tâm đến người đối diện và tò mò về những gì họ có thể đạt được.
4. Đồng cảm
Sự đồng cảm (empathy) là hệ quả tự nhiên từ việc quan sát và lắng nghe. Bằng việc chăm chú và cố gắng đặt mình vào hoàn cảnh người khác, bạn sẽ bắt đầu nắm bắt được trạng thái cảm xúc của coachee.
Khả năng thấu cảm là kỹ năng coaching doanh nghiệp tối quan trọng – không chỉ giúp huấn luyện viên chấp nhận người khác theo cách riêng của họ, mà đôi khi còn hỗ trợ ‘điều chỉnh’ những cảm xúc và suy nghĩ mà đồng nghiệp không nhận thức được đầy đủ. Ví dụ:
Tôi bắt đầu cảm thấy khá tức giận khi nghe bạn kể về những gì sếp đã nói với bạn – đó có phải là cảm giác của bạn hiện tại không?
Việc tập trung vào người khác trong một thời gian dài có thể khiến bạn mệt mỏi lúc đầu. Tuy nhiên, sau một thời gian, bạn sẽ nhận thấy đây là bí quyết của những huấn luyện viên giỏi – rằng đồng cảm với người khác sẽ mang lại một trải nghiệm khó quên đối với bạn cũng như coachee.
Một người quản lý đồng cảm sẽ khiến nhân viên của họ luôn mong đợi các buổi huấn luyện tiếp theo – với ý thức rằng họ sẽ được đưa ra khỏi trạng thái tự định hướng thông thường của mình, được tiếp thêm một “nguồn sinh lực” mới sau buổi trò chuyện huấn luyện.
5. Đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi là một kỹ năng coaching điển hình trong kinh doanh. Trọng tâm của huấn luyện là sẵn sàng gạt bỏ những ý tưởng của riêng mình về cách tốt nhất / đúng đắn / rõ ràng nhất để làm điều gì đó, và đặt câu hỏi để khơi gợi ý tưởng về cách tiếp cận vấn đề.
Với tư cách huấn luyện viên, đặt câu hỏi thể hiện sự tò mò của bạn về cuộc sống nói chung và năng lực sáng tạo của coachee nói riêng. Từ đó, hiệu quả coaching sẽ được nâng lên đáng kể nhờ những tác động sau:
- Tập trung sự chú ý – Các câu hỏi coaching không nên mang tính định hướng. Thay vào đó, chúng gợi ý coachee tìm kiếm một ý tưởng hoặc giải pháp mới trong một lĩnh vực cụ thể. Các huấn luyện viên kinh nghiệm rất thành thạo trong việc sử dụng câu hỏi để giúp coachee bước ra ngoài ‘tư duy lối mòn’ và tìm kiếm câu trả lời ở những nơi họ ít ngờ tới nhất.
- Khơi gợi ý tưởng mới – Dù câu trả lời có thể vô cùng ‘hiển nhiên’, bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy coachee có khả năng đưa ra những phương án thay thế khác nhau và thường hiệu quả hơn hẳn suy nghĩ của bạn. Nếu không đặt câu hỏi, bạn sẽ không thể khai thác được năng lực sáng tạo của họ.
- Nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm – Có sự khác biệt rất lớn giữa việc làm điều gì đó do ai đó bảo bạn làm – và làm một điều chính bạn hằng mơ ước. Ngay cả khi coachee đưa ra ý tưởng giống như coach suy nghĩ trong đầu, thì việc họ tự mình nghĩ ra ý tưởng đó sẽ mang lại ý thức sở hữu và tinh thần trách nhiệm lớn hơn nhiều khi áp dụng ý tưởng đó vào thực tế.
Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết về kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching
6. Đưa ra phản hồi
Phản hồi (Feedback) luôn là một chủ đề “nóng” trong các buổi hội thảo về kỹ năng coaching. Chìa khóa thành công là phản hồi của bạn phải mang tính quan sát và không phán xét. Nếu bạn đưa ra phản hồi rõ ràng, cụ thể về các hành động của coachee và hậu quả của chúng, họ sẽ hoàn toàn có thể tự đánh giá hiệu suất của chính mình.
Việc cung cấp ‘phản hồi tiêu cực’ (negative feedback) thường đòi hỏi bạn phải khá tế nhị – các nguyên tắc sau đây có thể khiến quá trình này trở nên “dễ thở” hơn:
- Hãy cố gắng đưa ra nhiều phản hồi tích cực trước. Việc khen ngợi ai đó một cách cởi mở, trung thực sẽ giúp quá trình coaching diễn ra dễ dàng hơn nhiều so với việc chỉ lao vào chỉ trích khi sự việc diễn ra không như ý.
- Đánh giá cao (hoặc ít nhất là thừa nhận) CON NGƯỜI – đồng thời cung cấp phản hồi về HÀNH VI cụ thể. Bạn không cần phải thay đổi tính cách của coachee, nhưng chỉ cần hỗ trợ họ làm điều gì đó khác biệt.
- Tập trung vào TƯƠNG LAI nhiều hơn QUÁ KHỨ. Đôi khi, phân tích quá khứ và những gì đã xảy ra sẽ rất hữu ích – nhưng hãy cẩn thận khi bạn bị “sa đà” vào buộc tội và phòng thủ. Nếu có thể, hãy chuyển hướng sang tìm kiếm các giải pháp mới cho tương lai.
- Tránh đổ lỗi. Đối mặt với sự đổ lỗi, phản ứng tự nhiên của con người là tự phòng thủ. Trong khi đó, việc nhỏ nhẹ yêu cầu sẽ thúc đẩy tinh thần cộng tác của coachee – để cùng bạn thảo luận và tìm kiếm hướng đi mới.
Đọc thêm: Feedforward – Phương pháp phản hồi thời đại mới
7. Hành động theo trực giác
Giống như sự đồng cảm, trực giác là khả năng bẩm sinh hoặc được hình thành từ việc thực hành các kỹ năng coaching. Đôi khi trong một buổi huấn luyện, bạn có thể thấy bất chợt xuất hiện một suy nghĩ/cảm giác về coachee hoặc chủ đề đang thảo luận – như thể có điều gì đó đang thúc giục bạn đặt câu hỏi hoặc chia sẻ những gì mình đang suy nghĩ / cảm thấy.
Không quan trọng bạn gọi đây là linh cảm, trực giác, giác quan thứ sáu, tế bào thần kinh phản chiếu hay tâm trí vô thức – điều quan trọng là bạn phải sẵn sàng tin tưởng vào cảm giác này và hành động, với hy vọng rằng nó có thể giúp ích cho bạn.
Đôi khi hiệu ứng xảy ra có thể rất “chớp nhoáng” – coachee không thể tin rằng bạn đã nhận thấy một điều cực kỳ quan trọng mà họ chưa nhận thức được đầy đủ. Những lần khác, những gì bạn nhận thấy sẽ hóa ra vô cùng “hiển nhiên”. Do đó, bạn không nên hoàn toàn cậy dựa vào trực giác, mà hãy luôn kiểm tra xem suy nghĩ của bạn có phù hợp với thực tế của coachee hay không.
Đọc thêm: Coaching NLP – 5 kỹ thuật hữu ích bạn cần biết
8. Kiểm tra thực tế
Kỹ năng coaching này ít được đề cập đến trong các tài liệu liên quan. Thế nhưng, đây thực tế là một yêu cầu quan trọng trong huấn luyện – đòi hỏi khá nhiều kinh nghiệm để biết bạn nên kiểm tra những gì, khi nào và cách thức ra sao. Nếu không, bạn có thể làm đánh mất sự sáng tạo và nhiệt tình của coachee.
Dưới đây là những gì bạn có thể kiểm tra trong các buổi huấn luyện:
- Hiểu biết của bạn về coachee. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những gì coachee đang nói. Đừng ngại ngần đặt câu hỏi – kể cả khi bạn thấy những câu đó thật “ngớ ngẩn” – đồng thời tóm tắt câu trả lời bằng từ ngữ của riêng coachee.
- Sự hài lòng của coachee. Thỏa thuận bằng lời nói là không đủ, trừ khi coachee cũng say mê hoặc ít nhất là đồng lòng thực hiện mục tiêu. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách nhìn và lắng nghe các tín hiệu phi ngôn ngữ, hoặc thậm chí hỏi trực tiếp “Bạn có hài lòng với hướng đi này không?”.
- Các vấn đề khác. Để tránh việc bỏ qua một số khía cạnh quan trọng, huấn luyện viên có thể hỏi những câu như “Bạn còn điều gì cần xem xét nữa không?”, hoặc “Bạn có thấy mình đủ kiến thức để tiến về phía trước không?”.
- Hành động của coachee. Nếu coachee cam kết làm điều gì đó, bạn cần phải thống nhất trước một phương tiện báo cáo tiến độ – nhằm đảm bảo rằng những gì bạn trao đổi với họ không chìm vào quên lãng.
- Tiến độ đạt mục tiêu. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đôi khi coachee có thể cố gắng thực hiện một mục tiêu đến mức không nhận ra họ đã đạt được mục tiêu đó. Trong một số trường hợp, coachee có thể cảm thấy “vấn đề đã được giải quyết” – nhưng khi kiểm tra kỹ hơn, vẫn còn rất nhiều thứ phải làm. Là huấn luyện viên, bạn hãy cố gắng đặt một số câu hỏi thăm dò vào cuối quá trình coaching, để kiểm tra xem liệu coachee có hài lòng với kết quả đó hay không.
Kỹ năng coaching tâm lý chuyên sâu: “Tình ngay lý gian”
Một lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong coaching là cách bạn truyền đạt thông điệp của mình. Những gì bạn nói ra sẽ tác động trực tiếp đến phản ứng tức thời của coachee – phản kháng hay sẵn sàng tiếp thu. Lấy ví dụ:
| Thông điệp bạn nói ra | Thông điệp bạn truyền đạt |
| Bạn sẽ không phiền nếu tôi về sớm chứ? | Tôi sẽ về sớm ngay cả khi điều đó gây khó chịu cho bạn. |
| Bạn có phiền không nếu tôi về sớm một chút? | Tôi thực sự muốn về sớm, nhưng tôi sẽ không làm nếu điều đó khiến bạn khó chịu. |
| Tôi lái xe chứ? | Tôi muốn lái xe. |
| Bạn có muốn lái xe hay để tôi? | Tôi hoàn toàn thoải mái dù là ai lái xe. |
| Bạn sẽ lái xe chứ? | Tôi không thực sự muốn lái xe. |
Bạn không chỉ cần chú ý đến ý nghĩa dự định trong lời nói của mình, mà còn cả những gì người khác “nghe được” từ đó.
Chẳng hạn, nếu bạn nói “Hôm nay tôi muốn về sớm một chút, được không?”, bạn có thể thực sự đang lo ngại rằng điều đó có thể không thuận tiện cho đồng nghiệp của mình.
Tuy nhiên, đồng nghiệp của bạn có thể hiểu thành: “Tôi sẽ về cho dù điều đó có khó chịu với bạn hay không, và bạn sẽ phải ở lại đây cho đến khuya nếu cần.”
Do đó, sẽ tốt hơn nếu bạn nói như sau: “Tôi thực sự muốn về sớm hôm nay, nhưng tôi sẽ không làm thế nếu bạn cũng cần làm vậy. Nếu bạn đồng ý để tôi về giờ này, tôi sẽ trả ơn bạn dịp khác, và bạn có thể về sớm một buổi tối khác được không?”
Vì sao cần quan tâm đến vấn đề này trong coaching?
Trọng tâm của huấn luyện là mối quan hệ hỗ trợ. Huấn luyện viên không nói, nhưng “xin phép” đưa ra đề xuất và đặt câu hỏi, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với coachee. Đây là điều bạn cần tuyệt đối lưu ý nếu muốn hoàn thiện kỹ năng coaching tâm lý chuyên sâu.
Có một sự khác biệt lớn giữa việc nói: “Tôi nhận thấy rằng buổi huấn luyện thường hiệu quả nhất nếu chúng ta trao đổi ngoài công sở. Vậy bạn có phiền không khi ta đi cà phê một tí?” và “Chúng ta sẽ gặp nhau bên ngoài, như vậy sẽ tốt hơn”.
Cách nói đầu tiên cho phép coachee cơ hội để trả lời ‘có’ hoặc ‘không’. Câu thứ hai lại nói lên rằng “Tôi biết điều gì tốt nhất, vì vậy ta hãy làm điều đó”. Cách tiếp cận này không thể hiện sự tôn trọng ý kiến của coachee, và do đó khó có thể dẫn đến một mối quan hệ huấn luyện hiệu quả.
Đọc thêm: Các bước thực hiện quy trình coach cho nhân viên
Bí quyết phát triển kỹ năng coaching nhân viên
Phát triển kỹ năng coaching là một quá trình đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Tham gia một khóa học coaching luôn là lựa chọn tuyệt vời – tuy nhiên, bạn vẫn có thể bắt đầu cải thiện năng lực ngay hôm nay, ngay cả khi bị hạn chế về ngân sách.
- Bắt đầu bằng cách cải thiện trí tuệ cảm xúc ở nơi làm việc. Mức độ hài lòng và hiệu suất công việc cao hơn có mối tương quan mật thiết với trí tuệ cảm xúc tốt. Việc nâng cao năng lực lãnh đạo sẽ dẫn tới tác động lan tỏa, dẫn tới những thay đổi tích cực trong kỹ năng coaching.
- Xây dựng quan hệ đối tác trong nội bộ tổ chức. Nhân viên của bạn luôn muốn biết rằng công việc của họ được đánh giá cao. Huấn luyện hiệu quả là cơ sở cung cấp cho nhân viên các kỹ năng cần thiết đối với phát triển bản thân. Việc xây dựng một môi trường khuyến khích phát triển sẽ truyền cảm hứng cho toàn bộ nhân viên thể hiện những năng lực tốt nhất của họ.
- Thực hành cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong mọi tương tác hàng ngày. Việc thực hành những kỹ năng này, với tư cách là nhà lãnh đạo – quản lý, sẽ biến bạn trở thành “hình mẫu” của doanh nghiệp.
Tham khảo
Coaching Skills. https://www.skillsyouneed.com/learn/coaching-skills.html. Truy cập ngày 09/03/2021.
12 Essential Coaching Skills for Managers and Leaders. https://positivepsychology.com/coaching-skills-managers-leaders/. Truy cập ngày 09/03/2021.
ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.
BẠN THẤY BÀI VIẾT HỮU ÍCH? CHIA SẺ NGAY!
