Gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số: Doanh nghiệp cần làm gì?

Tổng quan về gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Ngày nay, phương thức làm việc đã và đang trải qua những thay đổi đáng kể, xuất phát từ sự gia tăng của các công việc từ xa, cũng như các công cụ giao tiếp trực tuyến và tự động hóa. Do đó, các công ty cần phải xem xét lại các chiến lược của mình để đảm bảo nhân viên luôn gắn kết, tận tâm, nhiệt tình và cam kết đối với công việc/ tổ chức của họ.

Công tác gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số cần tập trung cụ thể vào việc ứng dụng công nghệ để đáp ứng nhu cầu của một lực lượng lao động ngày càng phân tán – làm nền tảng để mọi nhân viên cảm thấy kết nối và làm việc năng suất hơn. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải chú ý đến những nội dung như sau:

• Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác: Tạo điều kiện để người lao động dễ dàng kết nối, chia sẻ ý tưởng và phối hợp hiệu quả cùng nhau, bất kể họ đang ở đâu.
• Chính sách công nhận & đánh giá: Ghi nhận thành tích và đóng góp của mọi thành viên trong nhóm.
• Khuyến khích học tập và phát triển (Learning & development – L&D): Tổ chức các chương trình đào tạo trực tuyến, các buổi chia sẻ kiến thức và cơ hội học tập liên tục.
• Trao quyền: Nuôi dưỡng nhận thức về quyền sở hữu và khả năng tự chủ trong công việc thông qua sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật số.
• Kết nối xã hội: Nuôi dưỡng cảm giác gắn kết và thân thuộc nội bộ, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa hoặc hybrid.

Ví dụ:

Một công ty quyết định thiết lập hệ thống Intranet để công nhận thành tích của nhân viên cách công khai. Ngoài ra, hệ thống này cũng có thể được tận dụng để mọi người chia sẻ thông tin cập nhật về dự án, đặt câu hỏi và tham gia các hoạt động xây dựng nhóm trực tuyến – ngay cả khi họ không có mặt ở công ty.

Sau đây là một vài ví dụ về các công cụ kỹ thuật số giúp hỗ trợ gắn kết nhân viên:

• Nền tảng truyền thông: Công cụ cộng tác, mạng xã hội nội bộ, phần mềm hội nghị truyền hình.
• Công cụ phản hồi và công nhận: Khảo sát nhanh, nền tảng ghi nhận thành tích, gamification.
• Nền tảng học tập và phát triển: Khóa học trực tuyến, hệ thống quản lý kiến thức, công cụ học tập vi mô (microlearning).
• Công cụ duy trì sức khỏe & hiệu suất: Ứng dụng chánh niệm (mindfulness), máy theo dõi sức khỏe, ứng dụng quản lý thời gian.

Tầm quan trọng của gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Từ trước đến giờ, gắn kết nhân viên (employee engagement) luôn là yếu tố then chốt đối với thành công trong kinh doanh – và thậm chí càng trở nên quan trọng hơn trong thời đại hiện nay. Với việc môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi, doanh nghiệp đang rất cần đến những cá nhân có khả năng thích ứng và đổi mới nhanh chóng. Những nhân viên cảm thấy gắn kết với công ty sẽ có nhiều động lực để nỗ lực hơn, tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề hiệu quả. Điều này không chỉ dẫn đến chất lượng công việc và dịch vụ cao hơn – mà còn tác động đến cảm giác hạnh phúc và sự bình ổn trong lực lượng lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng, cũng như góp phần xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực, thu hút nhân tài hàng đầu.

Theo báo cáo của Deloitte, nghiên cứu của Forbes và Microsoft cho thấy những nhân viên tuyến đầu được trao quyền kỹ thuật số có cơ hội đem lại mức tăng trưởng hàng năm trên 20% cao gấp 3 lần. Mặt khác, thống kê của McKinsey phát hiện ra rằng, áp dụng công nghệ hợp tác sẽ có thể giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất thêm 20-30% . Khi các thành viên trong nhóm toàn tâm vào công việc của họ và được trang bị các công cụ thích hợp, họ sẽ trở thành động lực tăng trưởng mạnh mẽ cho công ty – sẵn sàng phát huy năng lực tự chủ, đóng góp sáng tạo và cộng tác hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt đúng đối với các thế hệ trẻ như Millennials và Gen-Z – vốn có định hướng công nghệ và thường gặp vấn đề với các hệ thống phần mềm cồng kềnh/kênh truyền thông thiếu minh bạch trong các doanh nghiệp theo mô hình kinh doanh cổ điển.

Gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Đọc thêm: Quản lý nhân tài – 13 hạng mục chính & Bí quyết thực hành

Công nghệ tác động thế nào đến sự gắn kết nhân viên?

Bên cạnh những tác động đáng hoan nghênh, công nghệ hoàn toàn có thể trở thành “con dao hai lưỡi” về phương diện gắn kết nội bộ.

Tích cực:

• Hỗ trợ cộng tác và giao tiếp: Các công cụ như hội nghị truyền hình, nền tảng quản lý dự án và nhắn tin tức thời cho phép giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả, ngay cả khi người lao động bị ngăn cách về khoảng cách địa lý. Đây là cơ sở rất quan trọng để đảm bảo các thành viên luôn gắn kết với nhau.
• Tối ưu năng suất và hiệu quả công việc: Tự động hóa, quy trình làm việc hợp lý và nền tảng chia sẻ kiến thức giúp người lao động có thể tập trung vào các đầu việc có giá trị cao, mang đến cho họ cảm giác thỏa mãn khi hoàn thành xong.
• Cơ hội học tập và phát triển: Các khóa học trực tuyến, hệ thống quản lý học tập và quyền truy cập vào các nguồn tài liệu trong ngành giúp nhân viên được trang bị các kỹ năng cần thiết để phát triển và đóng góp nhiều hơn, nhờ đó cải thiện gắn kết nội bộ.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Các công nghệ như lưu trữ đám mây và công cụ làm việc từ xa cho phép mọi người có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Chính nhờ sự linh hoạt này mà người lao động có thể duy trì cân bằng công việc và cuộc sống, khiến họ cảm thấy hài lòng hơn.

Rủi ro:

• Kiệt sức do làm việc không ngừng: Tình trạng kết nối liên tục thông qua công nghệ dẫn tới nguy cờ “xóa bỏ” ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, điều này – nếu không được kiểm soát – tất sẽ dẫn đến căng thẳng và kiệt sức.
• Cô lập xã hội & thiếu kết nối với con người: Việc quá phụ thuộc vào giao tiếp kỹ thuật số là nguyên nhân giảm tương tác trực tiếp – từ đó gây ra cảm giác cô lập và tinh thần đội nhóm.
• Quá tải thông tin: Thông tin liên tục được cập nhật từ nhiều kênh có thể khiến nhân viên choáng ngợp và khó tập trung vào các công việc cần ưu tiên.

Thách thức đối với công tác gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

• Mất kết nối do làm việc từ xa:

Thách thức: Khoảng cách vật lý khiến nhân viên làm việc từ xa khó cảm thấy kết nối với đồng nghiệp và văn hóa công ty.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm trực tuyến, sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp và trò chuyện không chính thức, cũng như thiết lập các kênh truyền thông dành riêng cho tương tác xã hội.

Đọc thêm: 10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

• Quá tải thông tin:

Thách thức: Việc phải liên tục nhận email, thông báo và tin nhắn khiến người lao động dễ rơi vào tình trạng quá tải thông tin và căng thẳng mãn tính.

Giải pháp: Tổ chức các hoạt động như “thời gian tập trung” (focus time), khuyến khích nhân viên đặt ra ranh giới đối với làm việc ngoài giờ hành chính, cũng như triển khai các công cụ hợp lý hóa giao tiếp và giảm bớt các tin nhắn lặp đi lặp lại.

• Sợ công nghệ:

Thách thức: Một số nhân viên – đặc biệt những ai thuộc nhóm lớn tuổi – có thể cảm thấy không thoải mái hoặc gặp khó khăn khi học hỏi công nghệ mới.

Giải pháp: Cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục cho việc áp dụng công nghệ mới, phù hợp cho nhiều phong cách học tập khác nhau (hướng dẫn bằng video, hội thảo trực tiếp) tùy theo nhu cầu cá nhân. Nuôi dưỡng văn hóa giao tiếp cởi mở, nơi mọi thành viên luôn cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi.

• Chống lại sự thay đổi:

Thách thức: Nhân viên có thể không muốn áp dụng các công cụ và quy trình mới vì sợ điều mới lạ/ thích làm theo những gì đã quen thuộc.

Giải pháp: Tạo điều kiện để họ được tham gia vào quá trình ra quyết định về công nghệ mới. Cho họ thấy rõ lợi ích của việc thay đổi, đặc biệt về phương diện cải thiện trải nghiệm công việc – cũng như cân nhắc áp dụng ưu đãi/khen thưởng cho những ai sẵn sàng áp dụng công nghệ/ phương thức mới.

Đọc thêm: Quản trị sự thay đổi – Định nghĩa, Mô hình & Chiến lược

• Thiếu công nhận và phản hồi:

Thách thức: Trong môi trường làm việc kỹ thuật số với tốc độ nhanh chóng như hiện nay, cáp lãnh đạo thường rơi vào tình trạng không thường xuyên ghi nhận và phản hồi đúng lúc – hệ quả là nhân viên cảm thấy không được chú ý/đánh giá cao, ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và mức độ gắn kết của họ.

Giải pháp: Thường xuyên ghi nhận những đóng góp của nhân viên, dù lớn hay nhỏ. Triển khai hệ thống quản lý hiệu suất cung cấp phản hồi liên tục và cơ hội phát triển.

• Nền kinh tế Gig & sự thay đổi trong tính chất công việc:

Thách thức: Sự phát triển của nền kinh tế Gig – đặc trưng ở sự gia tăng của các công việc tự do và theo hợp đồng tạm thời – có thể dẫn đến cảm giác cô lập và thiếu kết nối với văn hóa công ty truyền thống.

Giải pháp: Đối với các công ty có một lượng lớn lao động tự do, hãy cân nhắc xây dựng cộng đồng hoặc diễn đàn trực tuyến để mọi thành viên kết nối và chia sẻ kiến thức. Ngoài ra, nên cân nhắc có chính sách đảm bảo lợi ích/ đặc quyền cho những ai làm nghề tự do để nuôi dưỡng cảm giác gắn bó.

Đọc thêm: Văn hóa làm việc từ xa – Cách xây dựng & duy trì

Bí quyết gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

1. Giao tiếp & truyền thông

Gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số ngày nay đòi hỏi doanh nghiệp phải từ bỏ cách giao tiếp một chiều truyền thống – để chuyển qua thúc đẩy đối thoại hai chiều. Các tổ chức cần tránh việc chỉ đưa ra thông tin từ trên xuống. Thay vào đó, họ nên khuyến khích phản hồi thông qua các cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến và hội nghị tương tác. Bằng cách trao tiếng nói cho các thành viên trong nhóm và thông báo cho họ về các mục tiêu, cập nhật tiến độ và thậm chí là thách thức của công ty, doanh nghiệp sẽ góp phần nuôi dưỡng nhận thức về quyền sở hữu và mối quan tâm đối với thành công tập thể.

Công nghệ là công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự tương tác này. Các kênh như công cụ cộng tác, nền tảng truyền thông xã hội nội bộ và tin nhắn tức thời đặc biệt hữu ích để giữ cho các nhóm làm việc từ xa được kết nối và cập nhật thông tin. Thay vì các cuộc họp kéo dài, doanh nghiệp nên chọn cập nhật thông tin cách thường xuyên, ngắn gọn. Bản tin email, tin nhắn video ngắn hoặc thậm chí là podcast nội bộ có thể truyền tải thông tin hiệu quả mà vẫn giữ được sự tương tác nội bộ.

Mặt khác, các công ty cũng nên cân nhắc tổ chức các sự kiện xã hội trực tuyến, đêm trò chơi hoặc các buổi họp từ xa để xây dựng mối liên kết và tình cảm giữa các đội nhóm bị ngăn cách về mặt địa lý.

2. Đào tạo & phát triển

Trong hoàn cảnh môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi như hiện nay, việc trang bị cho nhân viên những năng lực phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo gắn kết nội bộ và thành công của tổ chức. Để phục vụ mục tiêu này, doanh nghiêp có thể tổ chức đào tạo nhân sự (training) theo 3 hướng tiếp cận như sau:

• Thu hẹp khoảng cách kỹ năng số

Xác định chính xác những kỹ năng cần thiết bằng cách tiến hành khảo sát và đánh giá (ví dụ: kiến thức về sử dụng CRM và phân tích dữ liệu). Một khi đã vạch ra được khoảng trống cụ thể, doanh nghiệp có thể hướng tới giải pháp, qua việc tổ chức các khóa học trực tuyến, hội thảo và thậm chí là các chương trình cố vấn (mentoring) để trang bị cho nhân viên những năng lực cần thiết.

• Cơ hội học tập vi mô (Microlearning)

Môi trường làm việc bận rộn ngày nay đòi hỏi sự linh hoạt trong công tác học tập. Với microlearning, nhân viên sẽ được cung cấp các mô-đun dễ hiểu, dễ tiếp thu về các công nghệ/ quy trình mới trong thời gian ngắn – rất phù hợp khi họ đang đi công tác.

• Lộ trình học tập cá nhân hóa

Thay vì áp dụng phương pháp đào tạo theo một khuôn mẫu chung kém hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các lộ trình học tập cá nhân hóa, phù hợp với vai trò và nguyện vọng nghề nghiệp của từng người. Đây là cách để thể hiện cam kết của tổ chức đối với sự phát triển và tương lai của nhân viên.

Lấy ví dụ, giả sử doanh nghiệp bạn có một chuyên viên dịch vụ khách hàng tên A, người có nguyện vọng trở thành chuyên gia marketing. Thông qua các buổi thảo luận và đánh giá hiệu suất, cấp lãnh đạo nhận ra điểm mạnh của cô nằm ở khả năng giao tiếp bằng văn bản và tương tác trên mạng xã hội. Trên cơ sở này, họ quyết định tạo cơ hội cho A tham gia các khóa học về content marketing, truyền thông trên mạng xã hội và viết quảng cáo – thay vì chỉ đào tạo về dịch vụ khách hàng chung chung. Đồng thời, A cũng được giao phó thêm công việc vượt ra khỏi vai trò thông thường của cô (ví dụ: viết bài đăng trên blog, quản lý các chiến dịch trên mạng xã hội, hỗ trợ email marketing) – và được kết nối với một nhân viên marketing giàu kinh nghiệm, người sẽ hướng dẫn và giải đáp thắc mắc liên quan đến các khái niệm về marketing. Bằng cách làm như trên, doanh nghiệp sẽ có thể nuôi dưỡng lòng trung thành và thúc đẩy A hoàn thành tốt vai trò hiện tại của mình – đồng thời chuẩn bị trước nền tảng cho lộ trình tương lai của cô trong công ty.

3. Công nhận & khen thưởng

Trong thời đại kỹ thuật số, việc giữ chân nhân viên bằng công nghệ mới đòi hỏi doanh nghiệp không được bỏ qua khía cạnh công nhận và khen thưởng. Việc công nhận những cá nhân sớm áp dụng công nghệ/ phương thức mới một cách công khai trong các cuộc họp công ty hoặc bản tin nội bộ sẽ tạo nền tảng khuyến khích những người khác làm theo.

Gamification (game hóa) là một phương pháp hay mà doanh nghiệp có thể cân nhắc. Bằng cách triển khai các hệ thống tính điểm hoặc các cuộc thi đấu thân thiện xung quanh việc học hỏi ứng dụng các công cụ mới, các tổ chức sẽ không chỉ khiến cho quá trình chuyển đổi trở nên thú vị hơn – mà còn góp phần nuôi dưỡng ý thức cạnh tranh lành mạnh. Đây là cách để phát huy mong muốn tự nhiên của con người là đạt được thành tựu và do đó thúc đẩy sự tham gia vào các sáng kiến đào tạo.

Cuối cùng, khen thưởng không nên chỉ dừng lại ở động lực tài chính truyền thống. Bên cạnh lương thưởng, việc cung cấp chế độ làm việc linh hoạt, thời gian nghỉ có lương bổ sung hoặc thậm chí là “huân chương” ghi nhận thành tích trong áp dụng kỹ thuật số cũng rất đáng cân nhắc. Những phần thưởng này đáp ứng nhu cầu đa dạng của lực lượng lao động hiện đại, cũng như thể hiện cam kết của công ty đối với phúc lợi của nhân viên và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

4. Đầu tư vào phúc lợi

Tình trạng quá tải thông tin và áp lực phải duy trì kết nối trong thời đại kỹ thuật số là lý do đằng sau sự gia tăng tình trạng kiệt sức (burnout) tại nơi làm việc. Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp phải đưa ra các sáng kiến về phúc lợi – bắt đầu bằng việc thừa nhận thực tế về các vấn đề khi sử dụng công nghệ số. Nhân viên cần cảm thấy được hỗ trợ trong việc thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Thúc đẩy sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Doanh nghiệp có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm ngắt kết nối sau giờ làm việc/ trong khi nghỉ phép. Ngoài ra, chế độ làm việc linh hoạt, cho phép làm việc từ xa/ tuần làm việc rút ngắn sẽ giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc và cuộc sống cá nhân hiệu quả hơn.

Việc đầu tư vào sức khỏe tinh thần thể hiện cam kết của tổ chức đối với sức khỏe tổng thể của người lao động. Bên cạnh các hoạt động kể trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng thiền định hoặc dịch vụ đăng ký trị liệu trực tuyến. Bằng cách này, nhân viên sẽ có động lực để gắn kết với công ty và làm việc năng suất hơn.

Gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Vai trò của cấp lãnh đạo đối với công tác gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Trong thời đại kỹ thuật số, cấp lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự gắn kết nội bộ – qua việc khuyến khích chuyển đổi số và nêu gương cho các thành viên trong nhóm áp dụng công nghệ/ quy trình mới.

Để hoàn thành tốt vai trò này, nhà lãnh đạo sẽ cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Kỹ năng số: Bản thân họ cần phải cho thấy bản thân có thể thoải mái sử dụng các công nghệ mới và có mong muốn học hỏi. Điều này sẽ gửi đi một thông điệp mạnh mẽ rằng chuyển đổi số là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty.
• Giao tiếp cởi mở: Cần minh bạch về các mục tiêu chuyển đổi số và chủ động thu thập phản hồi từ nhân viên – để có thể tạo dựng lòng tin và ý thức về quyền sở hữu.
• Chấp nhận rủi ro và thử nghiệm: Khuyến khích một nền văn hóa coi trọng rủi ro được tính toán và thử nghiệm để thúc đẩy năng lực đổi mới.
• Đầu tư vào Đào tạo và Phát triển: Các nhà lãnh đạo nên ủng hộ các sáng kiến học tập và phát triển nhằm thu hẹp khoảng cách kỹ năng số. Ngoài ra, họ nên dành thời gian hướng dẫn và coaching cho đội nhóm về cách sử dụng công nghệ mới.
• An toàn về mặt tâm lý: Một môi trường an toàn, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi, phạm sai lầm và học hỏi từ đó là rất quan trọng để từ đó tạo dựng một nền văn hóa học tập liên tục.

Đọc thêm: Chuyển đổi quy trình kinh doanh – Phân tích tổng quan

Tác động của AI và tự động hóa đến sự gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

• Sự trỗi dậy của tương tác giữa con người và máy móc:

AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, do đó “giải phóng” thời gian để người lao động tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn. Điều này có thể dẫn đến sự gắn kết cao hơn, khiến nhân viên cảm thấy bản thân được thử thách và có ý thức lớn hơn về mục đích.

Tuy nhiên, quá trình này nếu không quản lý tốt sẽ dẫn đến tình trạng mất việc và lo lắng. Các tổ chức sẽ cần tập trung vào việc đào tạo lại và nâng cao kỹ năng cho lực lượng lao động để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

• Học tập & giao tiếp cá nhân hóa

Do khả năng cá nhân hóa trải nghiệm học tập của AI, đáp ứng điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, nhân viên có thể cảm thấy được coi trọng và đầu tư vào sự phát triển của họ. Bên cạnh đó, việc quá phụ thuộc vào AI để đào tạo có thể gây ra sự mất kết nối giữa nhân viên và người quản lý của họ. Do đó, tương tác giữa người và người vẫn rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của quá trình cố vấn và hướng dẫn.

Nhìn chung, AI và tự động hóa có tiềm năng to lớn trong việc cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Tuy nhiên, các tổ chức phải đảm bảo cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm, tận dụng công nghệ để trao quyền cho nhân viên chứ không phải thay thế họ.

Gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số

Lời kết

Đầu tư vào công tác gắn kết nhân viên trong thời đại công nghệ số chính là chìa khóa để “mở khóa” toàn bộ tiềm năng của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Bằng cách triển khai các chiến lược nêu trên, doanh nghiệp sẽ được trang bị tốt hơn để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, thu hút nhân tài hàng đầu và trao quyền cho họ phát triển!

Có thể bạn quan tâm:

• Tư duy lãnh đạo trong thời đại 4.0: Bí quyết thích ứng với kỷ nguyên số
• HR Transformation là gì? 5 bí quyết chuyển đổi nhân sự
• Mô hình HRBP: Quá trình phát triển & Ứng dụng thực tế
• ChatGPT sẽ tác động như thế nào đến ngành Nhân sự?